¿Cuál es la diferencia entre Waterfall, Agile, Kanban y Scrum?

¿Qué son las metodologías de gestión de proyectos Waterfall, Agile, Kanban y Scrum, cuáles son sus diferencias y cómo puedes elegir la más adecuada para tu equipo?

Si no conoces estos marcos, no te preocupes, en este artículo exploraremos qué representa cada uno, cuáles son sus ventajas y desventajas, y cómo se diferencian.

Usa los enlaces a la izquierda para explorar un tema específico de la gestión de proyectos que te interese o lee todo el artículo para obtener la guía definitiva para responder todas tus dudas sobre Waterfall, Agile, Kanban y Scrum.

¿Qué es la metodología Waterfall?

Con el modelo en cascada o Waterfall, los proyectos se dividen en diferentes fases que debes completar en un orden secuencial. Ninguna puede comenzar hasta que la anterior haya finalizado. En general, cada fase termina en un hito del proyecto que indica que puedes comenzar la siguiente.

Las fases específicas de esta metodología dependen del trabajo del equipo, pero suelen ser como estas:

1. Fase de requisitos, a veces, dividida en una fase de análisis adicional

2. Fase de diseño del sistema

3. Fase de implementación, también conocida como fase de desarrollo o de codificación, según el tipo de proyecto

4. Fase de pruebas

5. Fase de implementación, también conocida como fase de operaciones

6. Fase de mantenimiento

Cómo funciona la metodología de gestión en cascada

Este método debe su nombre en inglés a la forma que tiene el esquema del proceso, similar a una cascada (waterfall), donde las fases del proyecto “caen” a la siguiente.

La implementación de esta metodología de gestión de proyectos requiere mucha planificación y preparación por adelantado. Una gran parte de la gestión de proyectos en cascada se centra en crear un plan de proyeto consolidado para que el equipo comprenda claramente los requisitos y restricciones del proyecto antes de comenzar con el trabajo. Esto se debe a que, una vez que inicia el proyecto, no siempre es posible realizar cambios o adaptar las fases ante un problema.

Con una planificación cuidadosa y flujos de trabajo claros y predecibles puedes lograr tener éxito en el producto final. Esta metodología de proyectos es excelente para la gestión del tiempo y el seguimiento del progreso, aunque es menos flexible que otros modelos, como Agile.

¿Qué es la gestión de proyectos Agile?

La gestión ágil de proyectos (o gestión de proyectos Agile) es una metodología iterativa en la que el trabajo se completa en sprints breves. Al priorizar un enfoque flexible y una entrega continua, es más fácil adaptar este método cuando ocurren cambios inesperados en el proyecto. Sin embargo, esto puede provocar una corrupción del alcance.

La metodología ágil se desarrolló como una alternativa a la gestión tradicional de proyectos en cascada. Cuando el desarrollo de software se hizo más importante a principios de la década de 2000, los desarrolladores se vieron en la necesidad de implementar un enfoque iterativo para la creación de prototipos y la gestión de proyectos. Así fue que nació el desarrollo ágil de software.

Desde entonces, el Manifiesto ágil es el recurso de referencia de los valores y principios ágiles para cualquiera que busque implementar esta metodología, que ya no es exclusiva del desarrollo de software. Equipos de marketing, TI, planificación de eventos y desarrollo de productos, entre otros, han adaptado y modificado este marco para adaptarlo a sus industrias.

Cómo funciona la metodología ágil

La gestión ágil de proyectos incluye la gestión iterativa del trabajo pendiente, los sprints, la reflexión, la iteración y más sprints. Cada sprint ágil suele durar de dos a cuatro semanas.

En cada sprint se completan las siguientes fases:

• En primer lugar, el encargado del producto organiza el trabajo pendiente, es decir, una lista de todas las tareas en las que se puede trabajar durante el sprint. En general, esta información se almacena en una herramienta de gestión de proyectos.

• Antes del sprint, todo el equipo del proyecto participa en su planificación a fin de identificar las mejores tareas en las que trabajar durante el período de dos semanas.

• Durante el sprint, los equipos ágiles se reúnen con frecuencia para abordar los obstáculos y las acciones pendientes.

• Una vez que finaliza el sprint, los miembros del equipo se reúnen para realizar un análisis retrospectivo del sprint e identificar qué salió bien y qué se puede mejorar.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una subsección de la metodología ágil que se desarrolla dentro de la mentalidad ágil más amplia. Esta filosofía se centra en la planificación adaptativa, la entrega temprana y la mejora continua, aspectos que el marco Kanban puede respaldar.

Cuando se menciona Kanban en la gestión de proyectos, lo más común es que se haga referencia a los tableros Kanban. Estos representan las etapas del trabajo con columnas que incluyen las tareas individuales para cada etapa. Más adelante abordaremos este tema en profundidad.

El marco Kanban es muy flexible y puede ayudar a tu equipo a volverse más dinámico y ágil con el tiempo.

Cómo funcionan los tableros Kanban

Taiichi Ohno desarrolló este método en la década de 1940, que luego se digitalizó, adaptó y optimizó durante varias décadas. En pocas palabras, el marco Kanban moderno es un método visual en línea para administrar el trabajo.

Cuando las personas mencionan “Kanban”, con frecuencia, hacen referencia a los tableros Kanban: la representación visual de la gestión de proyectos que da vida a esta metodología.

En un tablero Kanban, las columnas representan las distintas etapas del trabajo. Dentro de cada columna, las tarjetas visuales representan tareas individuales y en qué etapa se encuentran. Por lo general, estas etapas son “pendientes”, “en curso” y “finalizadas”.

Los tableros Kanban son uno de los medios más populares de gestión de proyectos visual, ya que son más eficaces para proporcionar información de un proyecto de forma rápida y sencilla.

Beneficios de los tableros Kanban

Cuando utilizas un tablero Kanban para la gestión visual de proyectos, proporcionas al equipo una gran cantidad de datos de un vistazo, entre los que se incluyen:

• Tareas o entregables

• Responsable de la tarea

• Fechas de entrega

• Etiquetas relevantes, como prioridad o tipo de tarea

• Detalles de la tarea

• Contexto

• Archivos relevantes

Los tableros Kanban permiten al equipo visualizar el trabajo en curso de forma flexible. Tradicionalmente, las columnas del tablero representan las etapas del trabajo, por lo que son herramientas de gestión de proyectos visuales populares para los equipos que ejecutan procesos y proyectos continuamente, como solicitudes creativas o proyectos de seguimiento de errores.

También puedes personalizar las columnas de tu tablero según las tareas asignadas, agregar nuevos “carriles” o crear columnas por fechas de entrega.

Estos tableros son un componente clave en la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos debido a que son muy efectivos para visualizar el trabajo y, si estás buscando la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu equipo, asegúrate de que ofrezca la posibilidad de visualizar el trabajo en un tablero Kanban. Mejor aún, busca una herramienta que te permita ver el trabajo en diferentes formatos. Por ejemplo, en Asana, la vista de tableros (o Kanban) es una de las cuatro opciones disponibles, además de la vista de cronograma, calendario y lista.

¿Qué es Scrum?

Scrum es uno de los marcos ágiles más populares y, a diferencia de Kanban, que generalmente se usa como herramienta para visualizar el trabajo, Scrum es un marco completo que puedes implementar para administrar equipos. Taiichi Ohno desarrolló esta metodología, que ofrece un modelo de valores, pautas y roles para ayudar a tu equipo a centrarse en la mejora continua y la iteración.

Es mucho menos flexible que Kanban, pero es una excelente manera de colaborar y realizar el trabajo de alto impacto.

Cómo funciona Scrum

Si bien Scrum, al igual que Agile, se creó originalmente para equipos de desarrollo de software, otros sectores, como las industrias de productos o ingeniería, ahora usan Scrum para completar el trabajo de manera más rápida y efectiva.

Para implementar Scrum, los equipos generalmente asignan un Scrum master, que es el responsable de liderar las tres fases de la metodología y de mantener a todos en el camino correcto. Esta persona puede ser el líder del equipo, el gerente del proyecto, el encargado del producto o cualquiera que esté interesado en llevar a cabo esta función.

El Scrum master es responsable de implementar las tres fases tradicionales de Scrum:

• Fase 1: planificación del sprint. Estos suelen durar dos semanas, aunque los equipos pueden realizar sprints más rápidos o breves. Durante esta etapa, el Scrum master y el equipo analizan el trabajo pendiente y determinan qué tareas realizar durante el Sprint.

• Fase 2: reuniones diarias de actualización. Durante el transcurso del Scrum (también conocido como el “ciclo” de Scrum), los equipos suelen reunirse durante 15 minutos todos los días para hablar sobre el progreso y asegurarse de que la cantidad de trabajo asignado sea la adecuada.

• Fase 3: análisis retrospectivo del sprint. Cuando finaliza el proceso, el Scrum master organiza una reunión retrospectiva del sprint para evaluar qué trabajo se realizó, agregar cualquier tarea incompleta a la lista de trabajo pendiente y prepararse para el siguiente sprint.

El objetivo de este método no es fabricar un producto en dos semanas, enviarlo y no volver a verlo nunca más. Por el contrario, Scrum adopta una mentalidad de mejora continua, donde los equipos dan pequeños pasos hacia objetivos más amplios. Al dividir el trabajo en partes más pequeñas y trabajar en ellas, Scrum ayuda a los equipos a priorizar mejor y completar el trabajo de manera más eficiente.

Beneficios del marco Scrum

Los equipos que implementan Scrum tienen reglas, rituales y responsabilidades claramente establecidos. Además, si combinas las reuniones diarias de Scrum con la planificación y la revisión de sprints (o reuniones “retrospectivas”), tu equipo podrá analizar y mejorar los procesos actuales de forma continua.

Este modelo se basa en una lista de trabajo pendiente y se inicia con una reunión de planificación de sprints, por eso, ofrece una estructura sencilla e integrada para que los líderes del equipo o los encargados de productos administren y respalden el trabajo más importante de su equipo. Durante el proceso, el equipo tiene una cantidad preestablecida y limitada de trabajo y tiempo para cada sprint. Este nivel de priorización integrado se combina con responsabilidades claramente definidas, lo que garantiza que todos sepan de qué son responsables en todo momento.

Cómo elegir la metodología adecuada

Hasta ahora, hemos abordado los detalles de las diferentes metodologías y los marcos individuales. A continuación, los compararemos para que sepas cuál deberías implementar para ayudar a tu equipo a alcanzar sus objetivos.

Agile vs. Waterfall

Al evaluar las ventajas y desventajas de cada metodología, probablemente te resulte más fácil elegir la mejor para tu equipo. ¡Comencemos!

Ventajas de la gestión de proyectos en cascada

La gestión de proyectos en cascada o Waterfall es más eficaz para trabajos entre diferentes departamentos. ¿Qué te permite lograr esta metodología?

• Planificar los proyectos con anticipación para evitar la corrupción del alcance.

• Hacer un seguimiento del progreso fácilmente en las diferentes fases del proyecto.

• Trabajar en varios proyectos sin estar completamente dedicado a una iniciativa.

• Gestionar las dependencias fácilmente.

Desventajas de la gestión de proyectos en cascada

Esta metodología también tiene algunas desventajas que es importante tener en cuenta:

• Puede conducir a un mayor riesgo del proyecto debido a la falta de flexibilidad.

• Puede provocar la pérdida de información si diferentes personas trabajan en el proyecto durante las diferentes fases y no se documenta con claridad.

• Puede provocar errores inesperados si los controles de calidad se realizan tarde.

• Puede disminuir la satisfacción del cliente sin su participación.

Ventajas de la metodología Agile

La metodología ágil o Agile es popular por una razón, te permite lograr todo esto y más:

• Adaptarte rápidamente a los cambios inesperados.

• Centrarte en la satisfacción del cliente.

• Lograr una gran motivación intrínseca al centrarte en el trabajo en equipo y la participación de los miembros.

Desventajas de la metodología Agile

Toda esta flexibilidad trae consigo algunas desventajas que los equipos ágiles deben enfrentar:

• Puede aumentar la corrupción del alcance y el presupuesto del proyecto de forma inesperada.

• Puede ser difícil interactuar con los clientes si no tienen el tiempo o la disponibilidad.

• Al centrarse exclusivamente en el proceso de sprint de la metodología ágil, tu equipo no podrá trabajar en otras iniciativas.

• Puede ser difícil para los equipos virtuales prosperar en entornos ágiles.

¿Cuándo conviene usar cada una de estas metodologías?

Si bien la mayoría de los equipos pueden beneficiarse de alguna manera de ambas metodologías, compartimos a continuación un análisis para ayudarte a decidir cuál es la más indicada para ti:

Puedes usar la metodología en cascada si...

• Estás trabajando en un proyecto secuencial y ninguna fase puede comenzar a menos que la otra esté completa.

• Quieres controlar de cerca la corrupción del alcance.

• Priorizas una planificación clara y eficaz.

• Quieres conocer todo el ciclo de desarrollo antes de comenzar el proyecto.

• Priorizas la funcionalidad sobre la entrega rápida.

Puedes usar la metodología Agile si...

• Quieres implementar un proceso más iterativo.

• Deseas obtener resultados rápidamente; incluso si eso implica realizar mejoras más adelante.

• Tu equipo trabaja rápidamente.

• Tu equipo prioriza la capacidad de adaptación sobre la previsibilidad.

• Tus clientes quieren participar activamente.

Si consideras que la metodología Agile es la mejor opción para tu equipo, el próximo paso probablemente será evaluar si Scrum es la mejor manera de implementarla.

Agile vs. Scrum

Cuando hablamos de Agile y Scrum, no se trata de cuál elegir, sino más bien de si quieres que Scrum sea el marco ágil que implementarás.

¿Puedes ser ágil sin Scrum?

¡Claro que sí! Scrum quizá sea el marco ágil más común, pero aún puedes ser ágil sin seguir las reglas de Scrum. Si estás buscando una metodología que les permita trabajar de forma más colaborativa y flexible, pero no crees que las reglas de Scrum sean útiles para tu equipo, existen otros marcos que puedes aprovechar, como Kanban.

También puedes usar Agile únicamente, sin embargo, sin un Scrum master, reuniones diarias ni sprints quincenales, hay algunas prácticas recomendadas que debes tener en cuenta para lograr un flujo de trabajo fluido:

• Crea proyectos pequeños. Sin las reglas de Scrum, será mucho más fácil administrar un proyecto pequeño con un equipo reducido que trabaja para alcanzar objetivos pequeños.

• Designa un encargado del producto. Si no tienes un Scrum master, un miembro del equipo debe encargarse de los requisitos del proyecto y las necesidades de recursos. Si los demás miembros del equipo tienen preguntas relacionadas con el flujo de trabajo, los cambios del proyecto y la asignación de recursos deben acudir a esta persona.

• Organiza reuniones periódicas. Con un equipo reducido y un objetivo general del proyecto más pequeño, una frecuencia de reuniones semanal será ideal para alcanzar el éxito. Aprovecha la oportunidad para revisar el progreso del proyecto y abordar los objetivos de todos para la próxima semana a fin de mantener la moral alta y al equipo comprometido.

• Programa revisiones frecuentes. Además de reunirse para hablar sobre los objetivos semanales, el equipo ágil también se beneficiará de las revisiones periódicas de calidad. Estas permiten identificar detalles del proyecto que necesitan más atención y garantizar que la calidad general sea buena.

Ahora, echemos un vistazo a otro marco ágil, Kanban, y cómo se compara con Scrum.

Kanban vs. Scrum

Kanban y Scrum son las dos metodologías ágiles más comunes, y ambas motivan a los equipos a adoptar la mejora continua.

Uno de los principios básicos de la metodología ágil es la flexibilidad y la mejora continua. De hecho, esta es una de las razones por las que los equipos de desarrollo de productos, ingeniería y software se sienten tan atraídos por las filosofías ágiles. La mejora continua es una gran parte tanto de Kanban como de Scrum.

Kanban y Scrum son excelentes herramientas de colaboración en equipo. Aunque la colaboración es diferente según el marco que elija el equipo, tanto Kanban como Scrum son, básicamente, un método para que los equipos trabajen mejor juntos.

Si bien los dos tienen aspectos en común, existen algunas diferencias importantes entre ellos. A continuación, exploraremos cuáles son.

• Scrum es más estricto que Kanban. Este marco incluye un conjunto específico de reglas que los equipos deben seguir, mientras que Kanban se usa más para visualizar el trabajo. Muchos equipos implementan Scrum en un tablero Kanban, pero en esos casos, la metodología sigue siendo Scrum, no Kanban. Esta última, más que una metodología estricta, es una forma de visualizar el trabajo.

• Scrum tiene un límite de tiempo, Kanban es flexible. Scrum se ejecuta en sprints, que suelen ser ciclos de trabajo de dos semanas. Al final de un sprint, tienes un conjunto de tareas terminadas, sin importar cuáles sean. Los tableros Kanban no necesariamente tienen una fecha de inicio o finalización. De hecho, en Asana, a menudo usamos tableros Kanban para visualizar procesos en curso.

• Las columnas del tablero Kanban se pueden organizar de diferentes formas. Cuando implementas un Scrum, es importante realizar un seguimiento del trabajo a medida que avanzas por las diferentes etapas. Sin embargo, en un tablero Kanban que no se basa en Scrum, las columnas pueden representar diferentes aspectos, no solo el estado; como, por ejemplo, el trabajo que se realizará cada mes, una retrospectiva que identifica las tareas que se completaron anteriormente, o cualquier otra cosa que necesites. En esto se diferencia de las reglas más definidas de Scrum.

¿Cuándo conviene usar cada una de estas metodologías?

No existe una regla definida sobre cuándo el equipo debe usar Kanban, Scrum u otro método de gestión de proyectos visual. Sin embargo, si se cumplen estas condiciones, Kanban podría ser adecuado para ti:

• Tu equipo necesita un sistema de gestión de proyectos visual.

• Quieres conocer de forma rápida y visual el estado de un proyecto.

• No formas parte de un equipo de desarrollo de software, producto o ingeniería.

• Llevas adelante procesos y proyectos de forma continua.

• La mayor parte de tu trabajo no se produce en períodos cortos de tiempo.

Incluso si decides no implementar un marco Scrum, aún puedes obtener inspiración de este modelo. Por ejemplo, tal vez no quieres limitar tu trabajo a sprints de dos semanas, pero sí aprovechar una lista de tareas pendientes para que el equipo comprenda mejor el trabajo y priorice las acciones. La mejor parte de Kanban es que puedes usar las técnicas útiles para tu equipo y dejar de lado el resto.

Scrum puede ser una forma poderosa de organizar y priorizar todo tu proceso. Aunque no todos los equipos prosperan con Scrum, podrías sacarle provecho en los siguientes casos:

• Formas parte de un equipo de ingeniería, producto, desarrollo de software o basado en Agile.

• Crees que tu equipo podría beneficiarse de una estructura un poco más rígida.

• Tienes una gran cantidad de trabajo pendiente.

• Tu equipo se centra en plazos breves y entregables rápidos.

• Algún miembro del equipo está interesado en asumir el rol de Scrum master.

Recuerda que siempre puedes combinar los dos métodos al implementar Scrum en un tablero Kanban.

Cómo combinar Scrum y Kanban

Para organizar reuniones de actualización diarias eficaces, planificar sprints y realizar análisis retrospectivo relevantes, necesitas un medio para visualizar el trabajo a través de las diferentes etapas y para realizar un seguimiento de todo el trabajo en curso. Los tableros Kanban pueden ayudarte a abordar el trabajo pendiente de los sprints y organizar el flujo de trabajo durante un sprint, por lo que cada ciclo de Scrum será un éxito.

Los equipos que implementan Scrum en tableros Kanban (o, como a veces se les llama, tableros Scrum), suelen crear un tablero nuevo para cada sprint. Esto tiene dos razones principales:

1. Los equipos que crean tableros nuevos para cada sprint pueden comenzar desde cero. Esto hace que sea más fácil para el Scrum master y el equipo de Scrum visualizar el trabajo nuevo que se debe completar en cada sprint.

2. Los Scrum masters utilizan tableros Scrum anteriores para dar seguimiento al trabajo realizado durante cada ciclo de Scrum. Dado que una de las principales razones por las que los equipos implementan Scrum es la mejora y la eficiencia de los procesos, puede ser útil mirar hacia atrás y ver qué se ha logrado.

Como puedes notar, todo se reduce a encontrar la combinación ideal de metodologías, marcos y herramientas para tu equipo y proyecto.

Optimiza tu trabajo en Asana

Ya sea que adoptes un enfoque en cascada o ágil, o quieras implementar Scrum o usar tableros Kanban, asegúrate de realizar un seguimiento del trabajo en una herramienta centralizada.

Cuando los miembros del equipo tienen una idea clara de quién está haciendo qué y para cuándo, pueden planificar con mayor precisión su propio trabajo y alcanzar los resultados deseados.

Si tienes todo listo para comenzar, prueba Asana, una herramienta de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a organizar el trabajo, realizar un seguimiento de los procesos y alcanzar sus objetivos.