Entornos VUCA: gestión de proyectos en un mundo cambiante

El término VUCA (entornos V.U.C.A) es el acrónimo inglés de Volatility, Uncertainty, Complexity y Ambiguity, es decir volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad. Con estas 4 características el modelo VUCA define el entorno actual en el que las empresas deben prosperar, adaptándose a cambios muy rápidos y en escenarios complejos con, a menudo, alta volatilidad. Los nuevos gestores de proyectos que trabajan en entornos VUCA deben así ser capaces de cambiar manteniendo lo que hace único al proyecto y a la organización.

La gran mayoría de las empresas experimentaron de forma radical qué implica la gestión en un mundo VUCA cuando el confinamiento originado por la pandemia mundial obligó a los consumidores a cambiar de forma extrema sus hábitos de consumo. Estar preparado para la gestión en un entorno VUCA hará que mejore tu toma de decisiones aún cuando la presión y la inseguridad asalten a tu organización.

La transformación digital ha impulsado cambios de forma muy acelerada, la innovación también llega antes cada vez y todo esto es, en parte, origen de los escenarios más complejos y volátiles.

Origen del entorno VUCA

Los orígenes del concepto VUCA se remontan a la guerra fría. Fue un término ideado en la Escuela de Guerra del ejército de Estados Unidos durante los años 90 y pasada la guerra fría. Desaparecida la Unión Soviética y tras la caída del muro de Berlín, el mundo era más incierto y complejo. Ya no podía explicarse todo en función de dos bloques. Más tarde, los atentados de 2001 y la gran crisis económica de 2007 validaron la idoneidad de este término que parecía cada vez más adecuado para describir un mundo en constante cambio y en el que todo era posible.

La velocidad de los cambios en nuestro mundo complejo es tan rápida que cada vez resulta más difícil predecir hacia dónde nos dirigimos y qué cómo se comportará una organización a largo plazo.

¿Qué significa entonces VUCA?

VUCA es un modelo de gestión de entornos complejos, volátiles, impredecibles y ambiguos que persigue preparar a los gestores para una nueva realidad en la que es necesaria tener una gran capacidad de reacción.

El modelo VUCA se forma con dos ejes que dividen el área en cuatro zonas. Los dos ejes se corresponden con:

• Eje del conocimiento: en este eje mediremos cuánto sabemos sobre la situación actual.

• Eje de predictibilidad: responde a la pregunta ¿hasta dónde podemos predecir el resultado de las acciones que tomemos?

Las 4 características de los entornos VUCA

Estos dos ejes delimitan 4 áreas que se corresponden con las 4 características del mundo actual:

Volatilidad

En la esquina derecha superior se sitúa el área que describe la volatilidad. Esta característica describe la velocidad a la que se pueden producir un gran volumen de cambios. Se define por un alto conocimiento y una alta predictibilidad. Esto significa que, como líder o gestor de proyectos, hay que estar siempre atento a los cambios que se producen continuamente. Mientras que algunos de ellos sólo pueden tener un impacto mínimo, otros pueden modificar por completo el mercado. Aquí es donde hay que fijarse en los clientes y en la competencia. ¿Hacia dónde se dirige la competencia? ¿Cuál es el comportamiento de compra de los clientes?

 Contrarrestar los efectos de la volatilidad

• Cuando te enfrentes a una situación de alta volatilidad pregúntate. ¿Qué consecuencias tiene para nuestro proyecto u organización? En los escenarios volátiles, la visión de la empresa cobra mayor importancia. Los valores como respuesta a lo volátiles. Para ello:

  • Desarrolla una cultura fuerte construye una visión de la empresa que comparta todo el equipo. Como por ejemplo, a través de un vision board.

  • Busca nuevas oportunidades de desarrollo rápidas y entiende muy bien a tu consumidor. Tal vez, te ayuden herramientas como el buyer persona.

  • Aférrate a modelos de negocio claros y ágiles. Una herramienta muy útil para redefinir los modelos de negocio es el modelo Canvas, utilizado por muchas de las startups de más éxito y por empresas ya consolidadas.

Incertidumbre

El área inferior derecha de la cuadrícula del modelo VUCA se corresponde con la incertidumbre, definida como alto conocimiento y baja predictibilidad. En este escenario, conocemos las causas y efectos de los cambios que se producirán pero no podemos predecir qué resultados tendrá el plan de acción que llevemos a cabo.

Gestionar la incertidumbre

Ante la incertidumbre escuchar a todo el equipo y a todos tus colaboradores es clave. Necesitarás tener una visión 360º de la organización.

• Los investigadores, analistas y especialistas como aliados de nuestra organización nos ayudarán a entender escenarios complejos y prever los efectos de nuestras acciones.

• Definir una visión para diferentes escenarios

• Mejorar la toma de decisiones aún no teniendo toda la información que nos gustaría.

Complejidad

El área dedicada a la complejidad en el modelo VUCA se sitúa en la esquina superior izquierda y se corresponde con un bajo conocimiento pero una alta predictibilidad. En este caso, hablamos de entornos con muchas variables y conexiones entre estas variables. Cuando las empresas se internacionalizan, a menudo, se enfrentan a escenarios complejos, dadas las distintas culturas y escenarios políticos o económicos.

Manejar problemas en entornos complejos

A pesar de la complejidad del escenario, es necesario tomar decisiones. En estos entornos VUCA es clave contar con líderes que tengan el valor de asumir ciertos riesgos. Será importante contar también con:

• Metodologías y herramientas sencillas. La transformación digital de las empresas debe ayudar a las organizaciones a implantar metodologías sencillas y herramientas muy prácticas que ayuden a gestionar problemas complejos.

• Priorización. Cuando las empresas se enfrentan a entornos complejos es frecuente que se detecten diversos riesgos y posibles problemas. Por eso, en estos casos es clave saber analizar los riesgos y priorizar los más relevantes en cada situación.

Ambigüedad

Situaremos la casilla de ambigüedad en la cuadrícula derecha inferior. La ambigüedad se define como un escenario con bajo conocimiento y baja predictibilidad. Se trata de escenarios en los que no hay precedentes por lo que el mundo empresarial se encuentra perdido. Generalmente, hablamos de escenarios caracterizados por la ambigüedad cuando una empresa, por ejemplo, intenta implantarse en un mercado muy inmaduro.

Gestionar la ambigüedad

La adaptabilidad y la capacidad para adaptarse rápidamente son las mejores herramientas para efrentarse a un entorno VUCA ambigüo en el que, en muchas ocasiones, los acontecimientos o tendencias puede resultar contradictorios.

¿Cómo puede una empresa adaptarse al modelo VUCA?

La respuesta está en el cambio de la cultura corporativa encaminado hacia organizaciones ágiles, capaces de cambiar su ritmo y adaptarse rápidamente a entornos VICA. Los organizaciones ágiles, que trabajan en proyectos gestionados con modelos como Agile estarán más preparadas a responder de forma rápida a los cambios más inesperados.

Para que una empresa se adapte al modelo VUCA, se sugieren dos áreas de trabajo: formación constante y preparación para los cambios. En un mundo en el que se suceden cambios tecnológicos rápidamente, es clave contar con el conocimiento actualizado necesario para hacer frente a estos cambios. Por otra parte, no es posible adaptarse si la empresa no está preparada para los cambios.

Veamos algunas herramientas para gestionar proyectos en entornos VUCA:

1. Gestión basada en la consecución de resultados clave (OKR)

Sin una definición clara de los resultados clave de la organización, las estrategias que se lleven a cabo carecerá de efectividad. La organización necesita definir objetivos claros, precisos y medibles y compartirlos con todos los equipos. Para lograr esto, la metodología OKR es una de las técnicas más habituales.

2. Agilidad en la gestión de proyectos

El mundo VUCA se caracteriza por el cambio constante. Ningún mercado permanece igual durante mucho tiempo; siempre se producen cambios ante los que los gestores de proyectos deben reaccionar. Por ello, es sumamente importante familiarizarse con métodos ágiles como Kanban o Scrum.

La gestión ágil de proyectos ha demostrado ser muy prometedora. La gestión ágil de proyectos permite ajustar los objetivos y la dirección sin alterar demasiado el flujo de trabajo de los equipos.

3. Auto-organización

Los equipo que tienen claras las prioridades y los objetivos son más eficaces a la hora de abordar problemas en entornos complejos. Las nuevas herramientas y aplicaciones de gestión y organización del trabajo facilitan a los equipos una forma de trabajo más auto-organizada. Estas herramientas facilitan la colaboración entre los equipos, la definición de objetivos y ahorran mucho tiempo a las organizaciones.

La gestión de proyectos en entornos complejos requiere de herramientas online que ayuden a los equipos a colaborar y trabajar en una misma dirección. Herramientas de gestión como Asana permiten trabajar, además, con modelos ágiles, como Scrum o Agile y facilitan seguir los pasos de estas metodologías.

4. Aprendizaje continuo

No sólo es necesaria una formación continua de todos los equipos, también es necesaria la valentía de aprender de cada proyecto. Las reuniones de retrospectiva son una herramienta muy importante para avanzar, colaborar y aprender.

5. Gestión del cambio

Cuando se producen cambios en el mercado, es importante que el proyecto reajuste los objetivos y la estrategia. Para que esto se acepte, es esencial crear un entendimiento dentro de la empresa. No sólo los gestores de proyectos deben estar dispuestos a aceptar el cambio constante, sino también el personal.

Si un equipo de proyecto no entiende los cambios necesarios en la estrategia, a los empleados también les resultará difícil aceptarlos. Para ello, es esencial que un gestor de proyectos esté familiarizado con los principios básicos de la gestión del cambio. Una gestión eficaz del cambio genera un impulso positivo en el equipo y minimiza la resistencia. Lo mismo se aplica a los grandes cambios en toda la empresa, como una transformación digital.

El método de liderazgo adecuado

Los métodos de liderazgo se refieren al comportamiento de los superiores hacia sus empleados. Existen varios modelos que describen los diferentes métodos y estilos de liderazgo.

En la práctica, debes saber que como líder, no sólo es importante dar órdenes a los empleados. También hay que darles una visión, ayudarles, servir de buen ejemplo y dejarles participar en las decisiones. Cuando a los empleados se les da confianza, también trabajan más en sus áreas de responsabilidad. Tienen la visión en mente y trabajan con el espíritu de los objetivos a largo plazo. También aceptan los cambios necesarios que se producen debido a los retos de la VUCA.

El modelo BANI, la evolución de VUCA

Recientemente, el modelo VUCA ha evolucionado hacia el modelo BANI (brittle, ansioux, Non-linear, Incomprehensible):

Quebradizo (Brittle): Muchas empresas que aparentan ser muy fuertes, pecan en algún momento de su trayectoria de un exceso de confianza. Pero quebrarse es más fácil de lo que parece.

Ansioso (ansioux): El mundo actual es caótico e incierto. La incertidumbre genera ansiedad. Esto hace que los directivos duden a la hora de tomar decisiones y teman cometer errores, lo que puede obstaculizar el desarrollo de una empresa.

No lineal (Non-linear): El mundo actual es muy incierto, ya no es fácil identificar la causa efecto de los problemas. Así, las decisiones más pequeñas pueden dar grandes resultados, pero los proyectos muy costosos a su vez pueden no reportar casi ningún beneficio. La gestión ágil de proyectos es, por tanto, muy importante para sobrevivir.

Incomprensible (Incomprehensible): La cuestión es que disponemos de tal cantidad de información que nos resulta difícil comprenderla en un contexto adecuado. Aquí cobran sentido las herramientas de Business Intelligence que nos ayudan a comprender mejor la ingente cantidad de datos e información con la que cuentan las empresas en la actualidad.

Prepárate para gestionar proyectos en entornos VUCA

Estar preparado para la gestión de proyectos en entornos VUCA es, en realidad, estar preparados para la gestión de proyectos en el mundo actual. Organiza tus objetivos y establece tu estrategia aunando todas las fuerzas de tu organización en una sola plataforma de trabajo.