Cómo mejorar las comunicaciones del equipo: 6 estrategias y muchos consejos útiles

Tu estilo de comunicación habla mucho de ti como líder. Cuando guías al equipo en proyectos creativos, ¿eres comprensivo y relajado? ¿o eres más bien intenso y presionas un poco a los miembros del equipo para que trabajen con eficiencia y produzcan entregables atractivos? Hay una gran variedad de estilos de comunicación, pero si estas no logran ser efectivas, tanto el rendimiento como la moral de un equipo pueden verse gravemente afectados.

Las comunicaciones del equipo son de suma importancia. Afortunadamente, el desarrollo de buenas prácticas de comunicación grupal es muy sencillo. Como gerente de proyectos, puedes definir el tono con el que se comunicarán los miembros del equipo. Si en este momento tienes inconvenientes con las comunicaciones, no te preocupes. Los estilos de comunicación no están grabados a fuego. En este artículo, compartimos los conceptos básicos para la implementación de las mejores prácticas de comunicación en equipo. Descúbrelo a continuación.

¿Por qué es tan importante que haya una buena comunicación entre los miembros del equipo?

La solidez en las comunicaciones es la fuerza motriz de todo lo que haces en el trabajo. Notarás que la calidad del proyecto, las relaciones entre quienes participan en él y la satisfacción de los clientes han estado siempre íntimamente relacionadas con la forma que el equipo se comunica entre sí.

Las buenas comunicaciones conducen a decisiones efectivas, favorecen la participación de los miembros del equipo y dan como resultado proyectos exitosos. Por otra parte, las comunicaciones deficientes en un equipo pueden causar lo siguiente:

• Trabajo mal equilibrado o duplicado 

• Corrupción del alcance

• Resultados decepcionantes de los proyectos

• Clientes insatisfechos

• Comentarios desfavorables de los clientes

• Alta rotación de miembros del equipo

• Ambiente muy estresante

• Poca participación de los miembros del equipo

Para mejorar las comunicaciones del equipo, debes liderar con el ejemplo. Pon en práctica la conciencia plena y toma medidas para demostrar transparencia. Responde con proactividad a las consultas y explícales los motivos de tus decisiones. La comunicación efectiva no es sencilla, pero si creas una cultura abierta al diálogo, generarás un ambiente laboral saludable.

¿Cuáles son los 5 tipos de comunicación en equipo?

Hay más de una manera de comunicarse en un grupo. Si esperas forjar un equipo de alto rendimiento, debes conocer estas 5 formas de comunicación. Con este gráfico, identifica las áreas de comunicación que se pueden mejorar en tu caso.

1. Comunicación verbal: es el punto más importante de interacción entre los miembros del equipo. Se puede dar en formar presencial, por teléfono o por videoconferencia. Estas conversaciones pueden ser decisivas con respecto a la precepción que una persona tiene de la otra. La comunicación verbal ofrece una excelente oportunidad para que los miembros del equipo realmente digan lo que piensan. 

2. Comunicación no verbal: la comunicación no verbal incluye elementos como el lenguaje corporal, las expresiones faciales o el tono de voz. Muchas personas desconocen la medida en que la comunicación no verbal afecta sus relaciones. Pero de hecho, más de la mitad de todas las comunicaciones son no verbales. Por este motivo es tan importante prestar mucha atención a las señales de este tipo de comunicación.

3. Comunicación escrita: este tipo de comunicación es fácil de controlar. El equipo debería compartir el objetivo común de comunicarse de manera efectiva a través de cualquier canal de comunicación escrita, como los emails, las herramientas de gestión de proyectos, los mensajes, las encuestas o las reseñas. Saber expresarse a través de la escritura ofrece beneficios tanto para el equipo como para la audiencia. 

4. Comunicación visual: es importante para las reuniones de equipo o las capacitaciones; particularmente, cuando se comparte información con presentaciones de diapositivas o videos. El beneficio de las imágenes es que tienes tiempo de pensar antes de presentar el mensaje a otras personas. Antes de compartirlas, analiza si las imágenes que has elegido efectivamente ayudarán a que el equipo entienda lo que quieres comunicar. 

5. Escucha: es probable que no hayas considerado a la escucha como un tipo de comunicación, pero no se puede producir una comunicación efectiva sin ella. La escucha es la forma en que recibes la información cuando otros te hablan. La escucha activa, en particular, genera un ambiente laboral saludable, porque se le demuestra al comunicador que tienes interés y prestas atención a lo que dice.

6 estrategias para desarrollar las habilidades de comunicación del equipo

Hay varias estrategias que puedes aplicar para mejorar las comunicaciones en el lugar de trabajo. Independientemente de que el equipo trabaje remoto o en la oficina, estos pasos favorecerán la colaboración en equipo y fomentarán las relaciones saludables, más allá del rango o cargo que cada uno ocupe. 

1. Resolver rápido los conflictos

En el trabajo, los conflictos pueden empezar con algo pequeño que parece intrascendente. Por ejemplo, un miembro del equipo puede cambiar su fecha límite; lo que implica que otro miembro tendrá menos tiempo para terminar su parte del proyecto. El primero se disculpa con su compañero. Todo parece estar bien. Pero si sigue cambiando los plazos sin que el compañero haya comunicado de qué manera lo afecta. Este último, en consecuencia, puede sentirse frustrado y con resentimiento. Cuando los miembros del equipo no resuelven rápido los conflictos, la tensión se acumula y el rendimiento laboral lo padece.

Consejo: Enséñales estrategias para resolución de conflictos a los miembros del equipo, para que puedan abordar rápidamente las discrepancias, siendo directos y con respeto. De este modo, los pequeños inconvenientes no se transformarán en grandes problemas. 

2. Fomentar la participación

A nadie le gusta sentir el peso de la microgestión, pero sin algo de orientación o de colaboración del equipo, los integrantes pueden sentirse poco comprometidos y no participar. En tu rol de gerente, es importante que incentives la participación de los miembros del equipo pero que, a la vez, les brindes suficiente libertad como para que sean creativos.

Prueba con intercambiar información e ideas con el equipo en sesiones de lluvias de ideas o talleres semanales. Recuerda no solo pedir que aporten ideas, sino, además, demostrar que las valoras. De esta forma, reafirmarás tu apoyo a los miembros del equipo.

Consejo: Programa reuniones semanales para que cada uno pueda compartir en qué está trabajando y hacer consultas en caso de que lo considere necesario. Las reuniones son excelentes para lograr la participación del equipo sin interrumpir el tiempo dedicado a la concentración.

3. Incentivar las comunicaciones ascendentes

Los miembros del equipo que se encuentran en el nivel más bajo de la estructura jerárquica pueden sentirse incómodos para hablar y compartir sus ideas. Cuando incentivas las comunicaciones ascendentes, animas a todos los integrantes del equipo, independientemente del cargo que ocupen, a aportar ideas y comunicar lo que opinan. Este tipo de comunicación se puede fomentar a través de la confianza y el buen estado de ánimo del grupo. Y también mediante el fortalecimiento de la noción de responsabilidad dentro de cada proyecto.

Consejo: Si quieres que los miembros del equipo se sientan lo suficientemente cómodos como para expresar sus opiniones, es probable que haga falta que los incentives. Pídeles que opinen, que aporten sus ideas y que hagan los comentarios que consideren apropiados, para que se acostumbren a participar. Hazlo en diferentes entornos, como en las reuniones de equipo, con encuestas, en las interacciones individuales o con un modelo al estilo de una caja de sugerencias.

4. Favorecer la transparencia

Un lugar de trabajo comunicativo es aquel en el que los miembros del equipo priorizan la transparencia. Si todos pueden ser honestos entre sí, surgirán menos problemas de comunicación y, además, disminuirán los inconvenientes que estos provocan.

Para ser un líder transparente debes ser honesto con respecto al desempeño de la empresa y revelar la información en el momento en que surge. También puedes ofrecer críticas constructivas cuando sientas que son necesarias para que los miembros del equipo mejoren sus habilidades. Lo que es más importante, resulta esencial que conectes el trabajo diario con los objetivos globales. Brinda contexto a los miembros del equipo y muéstrales por qué su trabajo es importante. De este modo, puedes aumentar su motivación y hacer que se sientan valorados.

Consejo: Hay una gran diferencia entre brindar transparencia y compartir demasiado. Por ejemplo, es útil que los miembros del equipo sepan si la empresa cumple con los objetivos de rentabilidad anual, pero no es necesario compartir los problemas personales que tuviste con el director general esta semana.

5. Organizar reuniones individuales

Las comunicaciones del equipo se producen en entornos grupales y en interacciones individuales. Cuando los miembros del equipo interactúan, aportan al grupo la energía propia que proviene de cada experiencia individual.

Las reuniones individuales periódicas brindan la oportunidad de abordar problemas para resolverlos y de controlar el bienestar de los integrantes del grupo. El equipo se sentirá más confiado si ofreces un espacio en el que se pueda hablar con libertad. También puedes alentar a los miembros del equipo a que organicen sus propias reuniones individuales entre sí, para conocerse mejor y forjar relaciones que propicien la colaboración.

Consejo: No hace falta que asumas el rol de terapeuta siendo gerente, pero sí te debería interesar saber cómo se encuentran los integrantes de tu equipo. Si uno de ellos tiene conflictos emocionales, considera dejar que se tome unos días libres para que vuelva a trabajar en mejor estado más adelante. 

6. Aportar comentarios consecuentes

Los comentarios sobre el desempeño son una parte fundamental de las comunicaciones grupales. Los miembros del equipo necesitan sentir seguridad con respecto a lo que están haciendo para seguir motivados y comprometidos con su trabajo. Durante las reuniones individuales aporta comentarios y habla con ellos sobre las posibles oportunidades de crecimiento. También puedes pedirles que te den su opinión sobre ti.

Consejo: Los miembros del equipo no siempre se sentirán lo suficientemente cómodos como para hacerte los comentarios directamente a ti. Considera la posibilidad de distribuir una encuesta anónima para recibir opiniones sinceras del equipo sobre tu desempeño como líder del equipo.

4 estilos de comunicación en equipo

Saber cómo se comunican los miembros de tu equipo puede resultar muy útil para entender cómo gestionar el equipo en su conjunto. El perfil DiSC es una evaluación de personalidad y comportamiento con la que se categoriza el estilo de comunicación principal de una persona como dominante, influyente, consciente o estable.

Los estilos de comunicación son complejos y los miembros de un equipo pueden tener características de más de uno de los cuatro estilos. Pero entender cuál es el que predomina en cada persona y adaptar la forma de comunicarte según ese estilo, es un factor fundamental para desarrollar un equipo sólido.

Dominante

Los miembros del equipo con estilo de comunicación dominante son intensos, eficientes y centrados en los resultados. Por lo general, los detectas porque son competitivos y firmemente orientados a lograr el éxito. Si bien estos individuos son líderes naturales de equipos, sus debilidades pueden ser la impaciencia y el exceso de confianza.

Consejo: A los miembros dominantes de un equipo ofréceles desafíos para que se sientan motivados en el trabajo, pero recuérdales todo el tiempo que deben centrarse siempre en la misión del equipo y de la empresa. 

Influyente

Los miembros de un equipo con estilo de comunicación influyente son quienes socializan continuamente en el grupo. Estas personas saben cómo cautivar a otros y crear un ambiente con buena energía y mucha participación. Los influyentes de tu equipo lograrán excelentes relaciones con los clientes porque disfrutan de hablar con otras personas.

Consejo: Para que los miembros influyentes del equipo no pierdan el eje, asígnales tareas acordes a sus habilidades. Permíteles expresarse en sus roles y controla que no distraigan a los demás. 

Consciente

Los miembros del equipo con estilos de comunicación consciente son personas que logran gran parte de lo que se proponen. Este tipo de integrantes trabajan arduamente para producir trabajos sin errores y se las ingenian para aprender siempre algo más. Un miembro consciente del equipo puede preferir trabajar de manera independiente para tener el control de su propio desempeño.

Consejo: Estos miembros del equipo tienden a preferir liderazgos objetivos para no dar pie a los problemas de comunicación. Permite que los integrantes conscientes del grupo trabajen en proyectos en los que se destaquen. Bríndales instrucciones claras y comentarios medibles sobre su desempeño. 

Estable

Los miembros del equipo con estilo de comunicación estable valoran la uniformidad y la estabilidad de los ambientes de trabajo. A diferencia de lo que sucede con los del estilo dominante, quienes disfrutan de los desafíos, este tipo de miembros prefiere un rol más predecible en sectores como los de Atención al cliente o TI. Se sienten cómodos y tranquilos en un entorno laboral relajado.

Consejo: A los miembros estables del equipo ofréceles un ambiente laboral sin demasiadas alteraciones. En caso de que se produzcan cambios, y siempre que sea posible, preséntaselos de forma incremental. Escucha activamente a estos integrantes para que sientan que se les presta atención y ofréceles instrucciones claras sobre las tareas complejas, para que no queden dudas sin responder.

Herramientas para la comunicación en equipo que favorecen el trabajo en grupo

El trabajo remoto es cada vez más común en todo el mundo; lo que significa que muchas de las comunicaciones de los equipos se producen en línea. Pero aunque trabajes en una oficina, es muy probable que ya uses herramientas para las comunicaciones del equipo con las que compartan información y simplifiquen los flujos de trabajo.

Hay herramientas de comunicación de equipos útiles para lo que se te ocurra, como por ejemplo, para:

• Enviar mensajes y chatear: Conversa sobre los proyectos y haz preguntas en tiempo real a través de las aplicaciones de mensajería instantánea o de chat.

• Compartir archivos: Las aplicaciones para compartir archivos ofrecen la posibilidad de compartir documentos sin transferirlos entre los miembros del equipo.

• Participar en videoconferencias: Las videoconferencias son excelentes para ver a los miembros del equipo cara a cara cuando trabajan en diferentes lugares o zonas horarias. 

• Editar documentos: La edición de documentos en línea permite compartir y guardar documentación automáticamente. El equipo puede colaborar en esos documentos porque permanecen siempre visibles para los demás miembros del equipo y con la posibilidad de editarlos.

• Gestionar proyectos: No es posible mantener buenas comunicaciones con el equipo sin una herramienta de gestión de proyectos adecuada. Las herramientas de gestión de proyectos como Asana ofrecen la posibilidad de gestionar tareas, establecer objetivos, hacer comentarios, compartir archivos y mucho más.

Cuando puedas guardar, compartir y consultar tu trabajo, el equipo tendrá más claridad y resultará mucho más sencillo comunicarse.

Aumenta la participación de los empleados a través de las comunicaciones del equipo

Para que las comunicaciones mejoren entre los miembros del equipo, debes liderar con el ejemplo. Los integrantes se atreverán a aportar sus opiniones y participarán más cuando los incentives para que lo hagan. Las herramientas de comunicación en equipo como Asana están diseñadas para la colaboración y pueden resultar sumamente útiles para forjar hábitos que conduzcan al éxito.