Cómo organizar tu stand up meeting o daily Scrum

Si eres parte de un equipo de desarrollo de software, es probable que hayas participado en una reunión diaria de actualización o ‘stand up meeting’. Las reuniones de actualización son comunes en las metodologías ágiles, y especialmente en Scrum, porque son una forma rápida en que los miembros del equipo pueden ponerse al día y realizar consultas con el resto del equipo.

Pero las stand up meetings o daily scrum, como se suele conocer a este tipo de reunión diaria, no se limitan a los equipos de desarrollo de software. Estas reuniones pueden ser beneficiosas para cualquier equipo que desee compartir actualizaciones rápidamente, y de esa manera asegurarse de que los miembros del equipo estén alineados. Ya sea que estés organizando tus reuniones en salas de conferencias o los miembros del equipo se hallen en diferentes zonas horarias, aprende a realizar una stand up meeting de actualización de forma eficaz y sencilla.

¿Qué es una daily scrum o stand up meeting?

Una stand up meeting o daliy scrum es una reunión breve que suelen utilizar los equipos que aplican las metodologías Agile o Scrum, aunque cualquier equipo puede implementar este tipo de reunión. Durante las daily scrum, los miembros del equipo se turnan para abordar tres preguntas principales:

• ¿Qué lograste ayer?

• ¿En qué trabajarás hoy?

• ¿Hay algo que esté obstaculizando el trabajo que estás realizando?

Dependiendo del tipo de metodología que utilice tu equipo, estas reuniones de actualización pueden durar entre 5 y 15 minutos. Las mejores prácticas ágiles establecen que estas reuniones no deberían durar más de 15 minutos. La justificación para el límite de tiempo estricto es permitir que todos presenten sus actualizaciones rápidamente sin que les lleve demasiado tiempo.

La daily scrum es una de las 5 ceremonias scrum o eventos que se contemplan en Scrum. Otras ceremonias habituales en la gestión de proyectos con metodología Scrum son: la reunión de Sprint Planning, la Sprint Review, la reunión retrospectiva y la Sprint Grooming o reunión de refinamiento.

¿Quién acude a la reunión diaria de Scrum?

Las personas más importantes que deben asistir a la stand up meeting son los miembros del proyecto (team members). Aunque el scrum master y el product owner pueden asistir como oyentes no serán imprescindibles. El objetivo de la stand up meeting es hacer equipo y piña y solucionar los obstáculos que los miembros del equipo puedan estar encontrándose.

Ventajas de las daily scrum

La daily stand up meeting ayuda a los equipos de Agile a eliminar obstáculos remotos y a identificar lo que se debe hacer a diario. También pueden proporcionar indicadores claros de cómo avanzan los proyectos. Por ejemplo, si tu equipo utiliza una herramienta de gestión de proyectos con tableros Kanban, los miembros del equipo mueven las tarjetas en un tablero Kanban para indicar en qué etapa se encuentra una tarea. Durante la reunión diaria de actualización, es fácil poder visualizar el progreso cuando una tarjeta se traslada de una etapa a la siguiente.

Si bien la metodología ágil favorece las reuniones en persona, no es necesario que organices tu reunión de esa forma. Con un software de videoconferencia como Zoom, los empleados remotos pueden asistir fácilmente a stand up meetings de manera virtual.

Cómo organizar una stand up meeting eficaz en Scrum

Para llevar a cabo las daily scrum, recomendamos poner en práctica seis pasos muy sencillos. No importa la frecuencia con la que se reúna tu equipo o la metodología de gestión de proyectos que se utilice, a continuación, compartimos algunos consejos para que tus reuniones de actualización sean rápidas y eficaces.

1. Encuentra el momento adecuado y transfórmalo en una costumbre

El compromiso y la coherencia son componentes clave de la metodología Agile. Estos valores también se aplican a las reuniones de actualización. La daily scrum debe llevarse a cabo a la misma hora todos los días, en el mismo lugar y deben tener prioridad sobre otras reuniones. Mantener constancia en estas reuniones facilita el hecho de que todos asistan, y es importante que todos estén presentes para que el equipo entero esté en sintonía.

2. Asegúrate de que todos los miembros del equipo participen

Una stand up meeting solo es efectiva si todo el equipo asiste. Eso significa que todo el equipo debe estar presente en cada una de las reuniones de actualización. Si un miembro del equipo comparte su información de actualización y se retira, la reunión no es tan eficaz porque esa persona no sabrá si puede ayudar a otro compañero de equipo con el trabajo que debe hacer ese día.

El objetivo es que te mantengas conectado con tu equipo, tanto física como mentalmente. Dado que en la metodología Agile se valora la conversación y la comunicación en persona, las daily scrum son una forma importante de conectarte con el resto de tu equipo. Una buena práctica a seguir es comenzar la reunión todos juntos y finalizarla juntos. Es imprescindible que estén los miembros del equipo, ya que el scrum master o product owner asistirán solo como oyentes.

3. Asegúrate de que haya un líder bien definido

Ya tienes una idea de qué es una reunión de actualización diaria, pero ¿quién empieza la daily scrum? El líder de la stand up meeting está a cargo de moderar la reunión y asegurarse de que sea exactamente como debe ser: breve y concisa. Eso se puede lograr de muchas maneras diferentes: con la técnica de timeboxing para que las actualizaciones de estado sean breves, realizando una reunión de estilo ‘round-robin’ o invitar a todos a una videoconferencia en lugar de una reunión en persona.

La elección de la persona que dirija tu reunión de actualización dependerá del tipo de metodología ágil que estés utilizando. Si tu equipo usa Scrum, el Scrum Master puede dirigir las reuniones de actualización de Scrum. Aunque no es imprescindible. De hecho, lo ideal es que el equipo logrue autogestionarse para las daily scrum. En otras formas de gestión de proyectos, los gerentes de producto u otros gerentes de proyecto estarán a cargo de las reuniones de actualización.

4. Asegúrate de que sea breve

Como se mencionó anteriormente, las stand up meetings no deben durar más de 15 minutos. Si tu equipo es grande, puedes usar los 15 minutos en su totalidad. Si necesitas más de 15 minutos para que todos compartan su actualización, es posible que tu equipo sea demasiado grande.

5. Define claramente el propósito de la reunión de actualización

Cada miembro del equipo debe saber exactamente para qué se convocó la daily scrum y cómo debe estructurar la actualización que compartirá con su equipo. Si tienes un miembro nuevo en el equipo, está bien si al principio quieres permitirle que solamente observe. Más tarde, aprenderá cómo funciona y luego compartirá actualizaciones con todos los demás.

Todos deberían compartir los mismos tres puntos. Cualquier otro tipo de información en esta instancia no es considerada relevante. El líder de la reunión de actualización está a cargo de moderar la conversación y mantener la dinámica, de ser necesario.

6. Programa las conversaciones secundarias para otro momento

No es raro que los miembros del equipo intenten resolver algunos problemas durante la reunión de actualización. Pero este no es el momento, programa las conversaciones como esta para después de la daily scrum. Toma nota del problema y luego permite que la siguiente persona comparta su actualización de estado.

Una vez concluida la reunión de actualización, las personas que buscan resolver un problema pueden reunirse para tratar de profundizar en el problema.

Errores frecuentes en la stand up meeting

Cuando el equipo lleva junto demasiado tiempo, las reuniones de actualización pueden parecer repetitivas. Aquí se detallan algunos errores comunes que suelen ocurrir en las daily scrum y cómo puedes evitar que parezcan (y sean) demasiado repetitivas.

1. La reunión se convierte en una reunión de actualización genérica

Todos los participantes de la stand up meeting del equipo deben trabajar en estrecha colaboración. Si los miembros de tu equipo comparten actualizaciones de estado que no son relevantes para el trabajo que están haciendo, la reunión de actualización terminará siendo genérica. Y eso no es hacer un uso efectivo del tiempo de los miembros del equipo.

Si esto sucede, los gerentes de proyectos deben dividir al equipo en diferentes grupos. La mejor manera de hacerlo es separar los equipos en función del trabajo que están haciendo. Aquellos cuyo trabajo se relaciona de forma más estrecha deberían estar en el mismo grupo. De esa manera, toda la información que se comparta será relevante para todos.

2. Reuniones demasiado largas

Recuerda que las stand up meetings deben ser breves. El objetivo es que sean rápidas y concisas. Si tus reuniones duran más de 15 minutos, es una señal de que necesitas pulir algunos detalles. Los facilitadores del equipo deben ayudar a los miembros a concentrarse en los tres puntos principales y, si comienzan a tratar algún otro tema, deben pedir respetuosamente que lo programen para una conversación posterior.

3. Los miembros del equipo no identifican los obstáculos

Una de las principales razones por las que los equipos de desarrollo realizan las daily scrum es para identificar cualquier obstáculo para el trabajo. Si los miembros del equipo no exponen sus problemas, esos problemas podrían extenderse al resto del equipo. A menudo, el trabajo de un miembro del equipo dependerá del trabajo de otro miembro. Si una persona no saca a la luz su problema, este puede convertirse en un obstáculo para todos. Por eso, es importante abordar cualquier problema durante las reuniones diarias de actualización, para que el problema no se convierta en un obstáculo para todo el equipo.

4. Contestar exclusivamente a las preguntas de control

Un stand up meeting no debe convertirse en una reunión de control por parte del product owner o en una secuencia repetitiva de respuestas a las 3 preguntas guía. Estas preguntas deben tratarse como una ayuda para dirigir la reunión, pero lo más importante es poder ver entre todos los miembros se va a alcanzar el objetivo del sprint y se llegará a tiempo con la calidad esperada.

Gestión del trabajo para equipos ágiles

Si deseas implementar la metodología Agile en tus equipos, necesitarás las herramientas adecuadas para mantener todo organizado. Asegúrate de tener acceso a una herramienta dinámica para organizar y gestionar el trabajo de tu equipo en un solo lugar. Gestiona las agendas de las stand up meetings y mucho más en una herramienta de gestión del trabajo como Asana.