Scrumban: lo mejor de dos metodologías ágiles

Tragicomedia. Motel. Cuchador. Todas empezaron como entidades separadas y se combinaron para crear algo completamente nuevo.

Es la misma idea en la que se basa la nueva metodología ágil conocida como Scrumban. En este artículo, profundizamos un poco más acerca de este nuevo marco ágil, Scrumban, y de lo útil que puede resultar para que tu equipo cumpla con los plazos previstos y con sus objetivos.

¿Qué es Scrumban?

Scrumban es una metodología de gestión de proyectos que combina dos estrategias ágiles comunes: Scrum y Kanban. Scrumban se desarrolló inicialmente para ayudar a los equipos en su transición de Scrum a Kanban o viceversa. Si los equipos tienen más experiencia con una de las estrategias que con la otra, esta técnica les servirá para cambiar gradualmente de una metodología a la otra. 

Si bien el motivo inicial por el que nació Scrumban fue para ayudar a que los equipos migraran de un método al otro, en algunos casos, se descubrió que esta combinación de ambas estrategias resultaba beneficiosa. Scrumban funciona mejor en equipos que ya conocen algunas de las facetas de Scrum o de Kanban. La experiencia que tengan les dará la familiaridad necesaria para empezar a usar la metodología Scrumban.

Scrum vs. Kanban

Scrum y Kanban son dos metodologías ágiles muy populares que tienen sus diferencias. Scrum es un marco ágil que ayuda a los equipos a colaborar y realizar un trabajo de alto impacto. Tradicionalmente, Scrum se lleva a cabo en sprints que, por lo general, duran dos semanas. La estrategia Scrum ofrece un modelo para los valores, los roles y las pautas sobre cómo trabajar de manera efectiva con los sprints.

Por otra parte, Kanban es un marco ágil muy útil para que los equipos distribuyan equitativamente el trabajo según la capacidad productiva disponible de cada integrante. La estrategia Kanban se basa en la filosofía de la mejora continua. Las actividades ‘se extraen’ del backlog del producto para formar un flujo regular de trabajo. Por lo general, la metodología Kanban se pone en práctica con los tableros Kanban, en particular con un software con tableros Kanban.

¿Cómo funciona Scrumban?

Tal como lo sugiere el nombre, la metodología ágil Scrumban toma características tanto de la estrategia Scrum como de Kanban.

Funciones de Scrum en Scrumban

• La iteración de procesos se produce a intervalos constantes, normalmente al final de los sprints en las reuniones retrospectivas y de revisión del sprint. 

• El trabajo se prioriza según la complejidad de la tarea y la demanda del producto.

• El equipo entero se pone de acuerdo y se alinea con respecto a qué significará “trabajo terminado”, para que todos entiendan qué implica finalizar una tarea. De este modo, los resultados finales quedan claramente plasmados y definidos.

Funciones de Kanban en Scrumban

• Se trabaja con un conjunto claro de tareas que se deben realizar. Una vez que un miembro del equipo empieza a trabajar con una tarea, la extrae del backlog y la ingresa a su propia carga de trabajo actual.

• Hay límites estrictos con respecto a la cantidad de tareas en progreso, para evitar el exceso de trabajo en el equipo.

• Por lo general, las tareas se representan con tarjetas que avanzan a través de diferentes etapas del proceso en un tablero Kanban.

Funciones exclusivas de Scrumban

• En Scrumban no hay jerarquías. Es decir, todos los integrantes del equipo de desarrolladores tienen las mismas oportunidades que cualquier otra persona para elegir o tomar decisiones. Además, el grupo no tiene un líder claro. Más bien, el equipo se gestiona solo.

• Los proyectos Scrumban no tienen que tener necesariamente un vencimiento. Los sprints, por lo general, se trabajan en períodos incrementales de dos semanas, para que los miembros del equipo se puedan centrar en las tareas de cada sprint específico, hasta que llegue el momento de la revisión y de reiterar. Esto es lo que convierte a Scrumban en una excelente opción para proyectos a largo plazo o proyectos con un objetivo ambiguo.

El proceso Scrumban

Hay cuatro simples pasos del proceso Scrumban. Como en Scrumban no hay un Scrum Master, es muy importante que todos en el equipo conozcan bien estos cuatro pasos esenciales. A continuación, te mostramos cómo empezar.

1. Crea un tablero Scrumban

Un tablero Scrumban es un tablero Kanban que puede incluir un backlog del producto, un backlog del sprint, las etapas del flujo de trabajo de tu equipo (como “sin empezar”, “en progreso” o “en revisión”) y una columna clara para las tareas finalizadas. El equipo decide todas las etapas que aparecen en el tablero Kanban. Por ejemplo, algunos equipos eligen no colocar el backlog del producto en el tablero Scrumban, sino que allí solamente dejan el del sprint.

Scrumban sigue la naturaleza cíclica de los sprints. Cuando no haya más tarjetas en el tablero, los miembros del equipo las tomarán del backlog del producto. Lo ideal es que el equipo revise las tareas del tablero todas las semanas y que agregue las que correspondan al backlog del producto, según el objetivo del sprint de esa semana.

2. Establece los límites para la etapa de trabajo en curso

En Scrumban, no se usan los “puntos de historia”, una estrategia mediante la cual se asignan puntos a las tareas según el tiempo estimado o la dedicación que demandarán. Por el contrario, el tablero Kanban solamente debe tener una cantidad determinada de tareas para evitar el exceso de trabajo. Normalmente, a esta táctica se la conoce como los límites del trabajo en curso o del WIP, por sus siglas en inglés. Los equipos que trabajan con Scrumban deciden en grupo cuántas tareas puede haber y en qué etapa en un momento dado, para que los integrantes no se sientan agobiados con tantas tareas.

Un beneficio fundamental del Scrumban es la posibilidad que ofrece de planificar y cambiar el flujo de trabajo en cualquier momento durante el proceso. Por ejemplo, si el equipo considera que hay muchas tareas en el tablero a la vez, pueden elegir fácilmente dejar de tomar tareas hasta que algunas más se muevan a la categoría “Trabajo terminado”.

3. Trabaja con el equipo para establecer las prioridades de las tareas

Scrumban es una de las metodologías ágiles más flexibles. En Scrumban, no hay jerarquías dentro de los equipos. Entonces, todos tienen la posibilidad de elegir con qué trabajará el grupo. La manera más sencilla de establecer las prioridades de las tareas en Scrumban es prestando atención a lo que sea más útil para el producto. Dado que el proceso de priorización es continuo, los miembros del equipo pueden elegir lo que crean que es más importante para el producto. Como no hay un Scrum Master ni gerente de producto, todos los integrantes del equipo tienen la libertad de decidir qué creen que es mejor.

4. Organiza reuniones diarias de actualización

Las reuniones diarias ayudan a que todo el equipo entienda con qué se trabaja. Los miembros del equipo pueden decidir con qué tareas quieren trabajar basándose en las tareas del tablero. Cuando todos participan en las reuniones diarias de actualización, el equipo de desarrollo puede establecer mejor las prioridades de cada tarea, porque todos conocen la carga de trabajo de cada uno. Como en el método Scrumban no hay un líder definido, los miembros del equipo pueden designar a diferentes personas para que dirijan las reuniones diarias de actualización.

Cuándo conviene aplicar el método Scrumban

Uno de los beneficios más importantes de implementar la metodología Scrumban es que se trata de una forma de gestión de proyectos extremadamente flexible. A continuación, compartimos algunas maneras en las que puedes aplicar el método Scrumban para crear procesos más eficientes para el equipo.

Cuando necesitas mantener proyectos a largo plazo

Si el equipo trabaja con un proyecto continuo o a largo plazo, sin una fecha de entrega precisa, Scrumban puede ser una buena opción para garantizar que haya un flujo constante de trabajo. Scrumban es útil porque aporta controles graduales. Como con Scrumban se trabaja en sprints, durante los períodos de revisión o planificación, el equipo puede supervisar si el trabajo sigue avanzando. Entonces, aunque no haya fechas de entrega o vencimientos en un proyecto continuo, la aplicación del método Scrumban puede agilizar el flujo de tareas en el tablero.

Cuando Scrum no funciona del todo

Para algunos equipos de desarrollo, la rigidez de la estructura de una plataforma Scrum puede dificultar seriamente el flujo de trabajo del equipo. Si a tu equipo le cuesta mucho trabajar con la inflexibilidad de Scrum, Scrumban es el enfoque ágil que puede hacer que el sistema de trabajo resulte más sencillo. Como Scrumban es una combinación híbrida entre Scrum y Kanban, el equipo puede aprender a usar los elementos clave de Scrum y, a la vez, mantener la flexibilidad del método Kanban.

Ventajas y desventajas de la metodología Scrumban

Todas las metodologías de gestión de proyectos tienen sus ventajas y desventajas. A continuación, compartimos algunas facetas de Scrumban que te pueden resultar interesantes a la hora de decidir si esta metodología es adecuada para tu equipo o no.

Ventajas de Scrumban

• Puede ser útil para ahorrar tiempo: Si tu equipo no usa ninguna forma de gestión de proyectos, el método Scrumban es una excelente opción para empezar a dar seguimiento al trabajo que ya se está llevando a cabo. Si aplicas la metodología Scrumban puedes evitar que el equipo haga trabajos duplicados o que pierda tiempo con tareas que no aportan nada a los objetivos de un sprint específico.

• Es magnífico para proyectos a largo plazo o a gran escala: Debido a que Scrumban es un método ágil iterativo, se pueden realizar pequeños cambios gradualmente a intervalos prolongados. Es lo que lo convierte en un marco formidable para implementar en proyectos a largo plazo, ya que las necesidades de los proyectos cambian a medida que pasa el tiempo. Cuando surgen los cambios, Scrumban ayuda a iterar y mejorar esos procesos para adaptarse a los cambios.

• Los miembros del equipo tienen más independencia: Si tu equipo busca tener más autonomía, la metodología Scrumban podría ser el punto de partida que estabas esperando. El método Scrumban les brinda a los integrantes de tu equipo la oportunidad de tomar decisiones y priorizar los trabajos según su criterio, en vez de solamente realizar los trabajos que les asigna el Scrum Master o el Product Owner.

Desventajas de Scrumban

• La falta de gestión puede causar confusión: Si bien la independencia y la autonomía pueden motivar a un equipo, la falta de supervisión puede causar confusión y desorganización en otro. Recuerda que lo que funciona para un grupo puede no funcionar para otro. Para hallar la metodología correcta de gestión de proyectos, debes descubrir qué es lo que sí funciona bien específicamente para tu equipo.

• Scrumban es una metodología relativamente nueva: Como Scrumban es una metodología de las más nuevas, no hay muchos procesos ya establecidos de este tipo. El proceso de un equipo que trabaja con Scrumban puede tener un aspecto ampliamente diferente del de otro equipo y parte del motivo es porque no hay un marco estándar aún como sí lo hay para Scrum o la gestión de proyectos Lean.

• Los gerentes de proyectos tienen menos control: Si tienes un gerente de proyecto o de producto siempre dispuesto a actuar, es probable que esta metodología no funcione tan bien. En Scrumban, no hay roles específicos dentro del equipo de desarrollo. Significa que todos tienen las mismas libertades para elegir lo que creen que es la decisión correcta para el sprint.

Usa una herramienta de gestión del trabajo para Scrumban

La planificación a largo plazo para un proyecto llevado adelante con Scrumban funciona mejor con una herramienta de gestión del trabajo. La vista de Tablero de Asana ofrece a tu equipo, que trabaja con Scrumban, la posibilidad de ver en qué trabaja cada uno y en qué etapa del proceso se encuentran. ¿Todo listo para empezar a probar un tablero Kanban con tu equipo?