S&OP: una guía para gestores de proyectos

¿Has tenido dificultades para alinear a los equipos en tu empresa? Este es un problema que enfrentan muchos gestores de proyectos. Afortunadamente, existe una solución, es el desarrollo de procesos de S&OP, Sales and Operations Planning.

En este artículo, repasaremos todos los aspectos, desde las etapas del proceso hasta el impacto comercial de implementar un proceso de S&OP. Además, te proporcionaremos algunas plantillas para planes de proyectos para ayudarte a empezar.

¿Qué es un S&OP o planificación de ventas y operaciones?

La planificación de ventas y operaciones, S&OP, es un proceso de negocios de seis etapas que ayuda al equipo directivo a lograr la coordinación y el enfoque en todas las áreas y procesos de la empresa, desde la cadena de suministro hasta la demanda del producto, y a modificar las necesidades según corresponda. Si bien puede parecer un poco abrumador, puedes usar esta guía paso a paso para aportar mayor claridad y lograr la alineación de la empresa.

Etapas de un proceso de S&OP

1. Pronosticar

La primera etapa en el proceso S&OP (Sales & Operations Planning) es realizar un pronóstico, que implica recopilar los datos necesarios para pronosticar correctamente las ventas futuras. Los tipos de datos recopilados e información estratégica dependerán de tu línea de negocio, pero en todos los casos deberías incluir tanto factores internos, como procesos actuales, flujo de caja e inventario, como factores externos, como las tendencias de la industria y la competencia.

Estos pronósticos iniciales te ayudarán a planificar e implementar correctamente tus procesos de S&OP y garantizarán que tus datos sean actuales y precisos. Además de estos pronósticos internos y externos, existen otros tipos de métodos de previsión que puedes usar, como el análisis de clientes potenciales, la etapa de oportunidad y la planificación intuitiva.

El método de pronóstico que elijas dependerá de ti y puede que te lleve algún tiempo de prueba y error hasta encontrar el adecuado. Independientemente del método que uses, es importante que puedas recopilar datos suficientes para pasar a la etapa dos, que implica ajustar la demanda del producto en función de los resultados del pronóstico.

Pronóstico de análisis de clientes potenciales

El pronóstico de análisis de clientes potenciales se centra en establecer relaciones con tus clientes y analizar las fuentes de clientes potenciales para convertir el tráfico cualificado en ventas. Al asignar valores a los diferentes clientes potenciales, podrás predecir mejor las ventas y la generación de ingresos.

Una plantilla para procesos de ventas, como la que se muestra a continuación, establece un flujo de trabajo simple para ayudarte a registrar, dar seguimiento al progreso y priorizar los clientes potenciales. Esto te permite analizar los procesos pasados para predecir las ventas futuras.

Este método implica analizar:

• La cantidad de clientes potenciales nuevos

• La tasa de conversión de los clientes potenciales nuevos

• Las ventas generadas por cliente potencial

• El canal mediante el cual se adquirieron los clientes potenciales.

El análisis de los datos de los últimos meses o incluso años permitirá que tu equipo pueda estimar con mayor precisión los números a incluir en su S&OP.

Pronóstico de la etapa de oportunidad

Este tipo de método implica dividir cada proceso de ventas en etapas más pequeñas. Un proceso de ventas es un resumen de las próximas oportunidades de venta. Al analizar estas oportunidades, puedes crear un plan controlable y una estrategia clara para aplicar en cada etapa del ciclo de vida del cliente.

Un proceso de ventas puede ayudarte a anticipar tus ingresos, tu flujo de caja y a identificar la falta de recursos y de personal cualificado. Para esto, necesitas dividir tu proceso en ocho etapas diferentes:

1. Prospección: durante esta etapa, debes escoger un cliente potencial o empresa e iniciar el primer contacto para programar una reunión inicial.

2. Demostración: en esta segunda etapa, aprovecha la reunión para dar un discurso de presentación y realizar una demostración del producto a tu cliente potencial. 

3. Evaluación: durante la etapa de evaluación, usa la información obtenida durante la demostración para determinar si tu producto o nivel de servicio es adecuado para tu cliente potencial.

4. Prueba: luego de que hayas confirmado que es el adecuado, el cliente puede probar el producto presentado para determinar si resuelve su problema. 

5. Propuesta: una vez que el cliente confirma que está interesado en tu producto, envíale una propuesta con todos los detalles y formalidades, incluido el precio.

6. Obstáculos: una vez hayas implementado el producto en el cliente, deben trabajar juntos para resolver los obstáculos iniciales que se presenten, como problemas con el contrato, el producto, etc.

7. Negociaciones: luego de resolver todos los obstáculos, revisa la propuesta para realizar cambios de última hora antes de cerrar la venta, incluida la documentación legal necesaria. 

8. Venta cerrada/perdida: Una negociación exitosa da como resultado una venta cerrada, donde la propuesta ha sido firmada y aceptada. Si la propuesta es rechazada, se considera una venta perdida.

Una vez que cada proceso de ventas se divide en las etapas mencionadas anteriormente, los equipos de ventas analizan los datos recopilados para predecir los resultados futuros para su S&OP.

Pronóstico intuitivo

El pronóstico de ventas intuitivo se basa en la información brindada verbalmente por los representantes de ventas. Para usar este método, analiza los nuevos clientes potenciales del proceso con el equipo de ventas, estima los ingresos que podrían derivar de dichos clientes potenciales y las probabilidades de que se cierre la venta.

Si bien el pronóstico intuitivo es más subjetivo que los dos métodos anteriores, es una buena opción para los equipos que buscan realizar pronósticos rápidos y generales en lugar de pronósticos detallados y precisos. También es una buena opción para empresas que aún no tienen datos históricos para analizar. Ten en cuenta también esta técnica para tu S&OP.

2. Planificar la demanda

El siguiente paso en el proceso de S&OP es ajustar la demanda en base al pronóstico realizado en el paso anterior. Analiza tus pronósticos en función de los factores internos y externos que podrían afectar la demanda y modifica el inventario en caso de ser necesario. Luego, usa esta información para crear un programa para el proyecto.

Un proceso de planificación de la demanda exitoso consta de tres partes:

• Promoción comercial

• Gestión de la cartera de productos

• Análisis estadístico 

Durante esta etapa del proceso de gestión también puedes optar por gestionar la demanda, implementado varias tácticas como incentivos de precios y modificaciones de costos para cumplir con tus objetivos de demanda. Si bien este paso puede resultar útil, no siempre es necesario.

Gestión de promociones comerciales

La gestión de promociones comerciales se refiere a la planificación e implementación del gasto comercial, a veces con la ayuda de herramientas de software. La promoción comercial se usa durante la planificación de la demanda en el proceso de S&OP para establecer precios de productos especiales con el fin de aumentar la demanda de dichos productos.

La promoción comercial abarca una variedad de técnicas de promoción que incluyen las mejores prácticas en:

• Descuentos: una de las promociones más habituales de las empresas. Se trata de vender uno o más productos a un precio más bajo para incentivar las ventas. 

• Paquetes de productos: un paquete consiste en combinar varios productos de una misma familia y ofrecerlos juntos, generalmente a un precio reducido. Además de incentivar la compra de varios productos, también es una excelente manera de mostrar cómo tus productos funcionan en conjunto. 

• Reembolsos: se trata de un descuento que se otorga a un producto luego de la compra. Dado que los consumidores deben solicitar el reembolso de alguna manera, tienen una tasa de ejecución más baja que varía entre el 5 y el 80 %. 

• Concursos: un concurso es otra forma de promocionar un producto, en donde se ofrece la posibilidad de ganar un premio (como un producto gratuito o dinero en efectivo) por la compra de determinado producto.

La promoción comercial está estrechamente relacionada con el marketing, con la diferencia de que el marketing puede centrarse en una variedad de métricas de rendimiento diferentes, mientras que la promoción comercial se centra únicamente en impulsar las ventas directas. La implementación de estas tácticas puede ayudar a aumentar la demanda de tu producto y, por lo tanto, impulsar las ventas.

Gestión de la cartera de productos

La gestión de la cartera de productos te permite gestionar todos los aspectos de los productos que vende tu empresa, es decir, la cartera de productos. Estos aspectos pueden incluir desde la evaluación del desempeño hasta la priorización del valor del producto.

La gestión de la cartera de productos también puede incluir:

• Alineación del producto: alinear los productos en función de la oferta, la marca, la singularidad y el precio para crear una cartera de productos coherente. 

• Análisis del producto: analizar un producto según su posición en el mercado y el impacto que tiene en el crecimiento de tu cartera.  

• Eliminación de la baja rentabilidad: eliminar los productos menos rentables para mantener una cartera exitosa y asegurar un crecimiento constante del valor. . 

• Asignación de recursos: asignar y programar recursos para el desarrollo de productos que satisfagan la demanda del mercado.

Los gestores de carteras de clientes se ocupan de estos aspectos de la hoja de ruta del producto y garantizan que el equipo tenga las herramientas adecuadas para trabajar con eficiencia.  

Análisis estadístico

El análisis estadístico es la recopilación e interpretación de datos para identificar patrones y tendencias. Esto también incluye el uso de análisis de datos para identificar los cambios necesarios en la demanda de productos.

El análisis estadístico consta de los siguientes pasos:

1. Identificar el tipo de datos

2. Analizar la relación entre los datos y las tendencias del mercado

3. Resumir la relación entre los datos y las tendencias del mercado

4. Comprobar o refutar la validez de la relación

Estos pasos te permiten obtener una comprensión integral de los datos del producto, como la demanda, el precio y la demanda del mercado. Esto te ayuda a desarrollar un plan estratégico claro a largo plazo y garantizar que tu planificación de la demanda esté respaldada por datos.

3. Planificar el suministro

La colaboración entre equipos entra en juego durante la fase de planificación de la cadena de suministros o supply chain, donde los gerentes de Finanzas, Operaciones y Productos trabajan juntos para ajustar las necesidades de la cadena de suministro. 

Este paso en S&OP se basa en los ajustes de inventario anteriores y tiene como objetivo determinar si existen restricciones relacionadas con las personas, los proveedores, la maquinaria o la tecnología. Luego de analizar estos factores, el equipo puede crear un plan de suministro que describa los cambios que se deben realizar.

Si solo necesitas hacer cambios menores, organiza tu planificación de la cadena de suministros como un Integración de la cadena de suministro y la planificación empresarial

La planificación de la cadena de suministro tiene como objetivo ajustar las necesidades de la oferta y la demanda, en tanto la planificación empresarial implica la gestión de los objetivos estratégicos y operativos del suministro de productos.

La integración de los objetivos y necesidades de tu cadena de suministro garantiza que todas las áreas, desde los ejecutivos hasta la atención al cliente, estén alineadas y proyectadas para alcanzar los mismos resultados.

Previsión de la demanda

Puedes comenzar a anticipar la oferta y la demanda durante la fase inicial de pronóstico de tu S&OP basado en datos internos. Sin embargo, durante la fase de oferta, el pronóstico de la demanda dependerá del consumidor final.

Para ello, puedes analizar los datos internos de tus pronósticos y los datos externos que has recopilado sobre tus clientes. Estos datos generalmente provienen del análisis del comportamiento de los clientes, como los patrones de compra, el tipo de competidores frecuentados y el estudio sobre mercado objetivo.

Usa datos en tiempo real

El uso de datos en tiempo real durante la fase de planificación de la cadena de suministro puede garantizar que los datos que has recopilado durante las fases iniciales se usen adecuadamente en todas las áreas de tu cadena de suministro.

Puedes hacerlo de forma manual o puedes usar recursos de inteligencia artificial como la automatización de procesos de negocios que automatiza la recopilación de datos y asigna la información correcta a los perfiles de los consumidores.

La recopilación de estos datos te permitirá adaptar los procesos de la cadena de suministro para aumentar la eficiencia y realizar los ajustes de inventario necesarios.

4. Reunión previa de ventas y operaciones

Una vez realizado el pronóstico y los planes de productos, se avanza al proceso de implementación, que comienza con una reunión inicial. Esta es una oportunidad para que los gerentes de las áreas involucradas en la fase anterior, así como los departamentos de Recursos Humanos, Marketing, Ventas y cualquier otro equipo que pueda estar involucrado, se reúnan para tratar los cambios necesarios. 

Puedes usar una plantilla para agendas de reuniones para prepararte para la reunión y garantizar que cubras todos los puntos importantes en esta primera instancia.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de preguntas deben hacerse durante esta reunión:

• ¿Cuáles son las implicaciones financieras de estos cambios?

• ¿Cómo se verá afectado el flujo de caja?

• ¿Estas acciones ayudarán a prevenir la incertidumbre en la empresa?

El objetivo de esta reunión es analizar el impacto que estos cambios tendrán en las finanzas de la empresa y de cara al cliente. Dado que estos cambios suelen afectar a muchas áreas dentro de la empresa, es importante que participen todos los gerentes involucrados para que cada uno pueda aportar sus conocimientos y experiencias.

5. Reunión ejecutiva de ventas y operaciones

Después de realizar la reunión inicial, se identifican y resuelven las situaciones correspondientes, es el momento de llevar a cabo una reunión con los ejecutivos de la empresa. El objetivo de esta reunión es obtener la aprobación del equipo ejecutivo con relación a los planes de cambio de suministro previamente establecidos, también conocido como S&OP.

Dado que ya has tenido una reunión inicial, deberías poder proporcionar fácilmente toda la información necesaria al equipo ejecutivo. También puedes enviarles un brief con los temas a discutir el día previo a la reunión.

Si se rechaza la propuesta, deberás revisar el plan del proyecto y realizar las modificaciones necesarias. Si se aprueba, puedes pasar a implementar tu S&OP.

6. Finalización del proceso de ventas y operaciones

Para finalizar e implementar tu proceso de S&OP, deberás delegar trabajo a los participantes correspondientes. También puedes guardar la información en un espacio compartido para brindar la máxima visibilidad a tu equipo y permitir el acceso a los recursos en tiempo real.

Una vez que se hayan finalizado las tareas y se haya implementado el proceso de ventas y operaciones, debes estar atento a los cambios en tu sistema de oferta y demanda. Es particularmente importante en lo que respecta al flujo de caja para mantener a la empresa a salvo de contratiempos financieros.

Para ello, puedes revisar las métricas de indicadores clave de rendimiento (KPI) como los que enumeramos a continuación:

• Pronóstico de la demanda y la producción

• Rotación de inventarios

• Utilización de la capacidad

• Entregas a tiempo (OTD)

• Precisión en la entrega de pedidos

• Ventas totales 

• Margen bruto

• Flujo de caja

Estar atento a estos cambios puede ayudarte a solucionar cualquier problema en tiempo real antes de que afecte la rentabilidad de forma negativa.

Beneficios y consecuencias de la S&OP

La implementación de un S&OP puede tener un impacto positivo en varios aspectos diferentes de la empresa. Desde simplificar el proceso de identificación de valor hasta la colaboración entre diferentes departamentos y el trabajo en equipo, la S&OP puede mejorar tu estrategia general de ventas. Veamos algunos de los beneficios y las consecuencias que puede generar en tu equipo.

Simplifica el proceso de identificación de valor

Un plan de ventas y operaciones reúne con frecuencia al equipo ejecutivo para analizar la alineación de toda la empresa, creando así un enfoque de valor consistente para cada departamento.

Esto es importante, no solo para proporcionar claridad organizacional verticalista descendente, sino también para facilitar la resolución de problemas y la toma de decisiones difíciles. Esto se debe a que todos tienen expectativas claras sobre dónde se puede crear valor agregado y qué pasos es necesario seguir para lograrlo.

Impacto en el equipo: aporta valor a tu equipo interno y a tus clientes externos, además de ayudarte a crear un plan de negocios coherente respaldado por datos relevantes.

Aumenta la visibilidad de la cadena de suministro

En las empresas grandes, puede ser un desafío generar visibilidad de la cadena de suministro cuando hay varios equipos trabajando de forma aislada. Con un proceso de S&OP, los gerentes de cada departamento tienen más información sobre el plan de gestión de la cadena de suministro por lo que pueden aportar claridad y visibilidad a los miembros de niveles inferiores.

El beneficio de la visibilidad de la cadena de suministro es que permite que los diferentes departamentos tomen sus decisiones en base al plan de demanda de la empresa.

Impacto en el equipo: permite optimizar el plan de producción y los tiempos de entrega, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y un incremento de las ventas.

Mejora la colaboración entre departamentos

Otro beneficio clave de un S&OP es una mejor colaboración entre equipos, departamentos y gerentes. Este es un resultado directo del trabajo en conjunto que realizan permanentemente los gerentes para coordinar todos los aspectos del negocio.

La colaboración entre diferente departamentos puede crear una dinámica más consistente entre las unidades de negocio y ayuda a promover un entorno de trabajo más agradable, centrado en el equipo.

Impacto en el equipo: mejora la comunicación y la eficiencia entre los diferentes departamentos, lo que permite un mayor cumplimiento de los plazos y un ciclo de vida del producto más breve.

Software para planes de ventas y operaciones que debes considerar:

Si quieres implementar tu propia solución de S&OP, te recomendamos usar herramientas de software que te permitan optimizar y automatizar las tareas. Además, puedes coordinar toda la información en un solo lugar, para que esté accesible para todo el equipo en tiempo real, sin importar desde dónde trabajen.

Puedes usar una plantilla para planificación de ventas para gestionar y dar seguimiento a las tareas en un solo lugar. Al compartir esta plantilla con los participantes, también puedes organizar tus planes y mantener los objetivos del proyecto claros entre todos los equipos.

Además de la implementación del software de S&OP, también puedes integrar otros aspectos de la planificación de la cadena de suministro, como la planificación de inventario, la planificación de la demanda y la planificación de suministro para crear un plan realmente efectivo.

A continuación, te mostramos algunas soluciones específicas que puedes implementar para crear un proceso de ventas y operaciones más sólido:

Para equipos grandes

Para las empresas grandes que buscan ampliar sus procesos de S&OP, es importante reducir el desperdicio y automatizar tantas tareas como sea posible. Esto permitirá crear procesos más eficientes y dará más tiempo a las personas que lo necesiten.

A continuación, te mostramos algunas funciones de software que debes tener en cuenta para el desarrollo de una empresa grande:

• Automatización: La automatización de procesos de negocios te ayuda a eliminar el trabajo repetitivo, ahorrándole tiempo a tu equipo y aumentando la eficiencia en toda la empresa. 

• Gestión de riesgos: para reducir la pérdida de tiempo y recursos durante un proyecto, primero debes evitar que surjan riesgos. Crear un registro de riesgos puede ayudarte a dar seguimiento a estos incidentes en tiempo real.

• Análisis: Analizar los datos antes, durante y después de los proyectos puede ayudar a tu equipo a implementar mejoras continuas. 

Si bien estas no son las únicas funciones que ofrece una herramienta de planificación de ventas y operaciones, son muy importantes para poder planificar adecuadamente el crecimiento de tu empresa.

Para las necesidades de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro consta de diferentes variables. Por lo tanto, la implementación de un software puede ayudarte a optimizar y mejorar tus procesos actuales de desarrollo de productos.

Las siguientes funciones de software pueden mejorar tu cadena de suministro:

• Planificación de productos: La herramienta adecuada puede facilitar el lanzamiento de un producto nuevo al brindar una forma sencilla de planificar y comunicarse con los miembros del equipo. También puede ayudarte con la gestión de inventarios al dar seguimiento al progreso de tu equipo para asegurarte de que se cumplan los plazos.

• Pronóstico: La precisión de tus previsiones es esencial para crear una cadena de suministro eficiente, no solo para fines internos, sino principalmente para satisfacer las necesidades de los clientes y así evitar que tengan una mala experiencia. La herramienta adecuada te proporcionará datos procesables que podrás visualizar en hojas de cálculo. 

• Producción: Las necesidades de producción pueden variar desde un plan de ventas hasta el abastecimiento de productos y los plazos de ejecución. Con el software de S&OP adecuado puedes organizar estas tareas y asegurarte de que los miembros de tu equipo sean debidamente informados cuando se cumplan las dependencias de producción. 

Conclusión: la herramienta adecuada puede ayudar a que la cadena de suministro contribuya a los objetivos de la empresa.

Sirve para promover las habilidades de comunicación

Si hay un proceso que prepara a los equipos para el éxito, es la colaboración. Empoderar a tu equipo para que trabajen juntos permitirá que haya mayor transparencia y responsabilidad.

Estas son algunas de las funciones que puede ofrecer la herramienta de software adecuada:

• Alinea las comunicaciones: la herramienta adecuada debe centralizar la comunicación en un solo lugar, para permitir que los equipos intercambien ideas sobre proyectos, tareas y planes tácticos.

• Asigna tareas: asignar tareas a los miembros del equipo puede crear responsabilidad. También se pueden organizar las dependencias para garantizar que el trabajo no se pase por alto. 

• Alinea el trabajo con los objetivos del proyecto: vincular el trabajo con los objetivos del proyecto ayuda a que los miembros del equipo estén en sintonía y a mantener los objetivos y resultados clave (OKR) siempre presentes. 

• Recordatorios de tareas automatizados: el software de colaboración te permite automatizar los recordatorios y asegurarte de que lleguen a las personas correctas sin tener que hacer ningún esfuerzo manual. 

Si bien la comunicación es esencial en todas las áreas del negocio, es especialmente importante cuando se pretende crear un S&OP sólido que ayude a alinear a los equipos dentro de la empresa.

Alinea tu equipo con un plan de ventas y operaciones

Implementa un proceso de S&OP para mantener alineados a tus equipos y, en última instancia, a toda la empresa. Desde optimizar el proceso de identificación de valor hasta mejorar la colaboración entre departamentos, la planificación de ventas y operaciones llevará a tu empresa a un nivel superior.

Combina un plan de ventas y operaciones con un software de gestión del trabajo para reducir el trabajo improductivo y mejorar la eficiencia general de la empresa. ¿Estás listo para empezar? Descubre cómo Asana puede ayudarte a implementar tu propio proceso de ventas y operaciones.