Modelo RFI: consejos para crear una solicitud de información empresarial [Plantilla RFI gratis]

La solicitud de información (RFI) es el punto de partida ideal si buscas a un proveedor para encarar tu próximo proyecto, ya sea un proyecto de construcción o cualquier otro tipo de iniciativa. Las plantillas para RFI no solo sirven para organizar las ideas, sino que además, son útiles para obtener información sobre proveedores y así hallar a los mejores especialistas para el proyecto.

En esta guía te contamos qué es un documento RFI, cuándo deberías usarlo y cuáles son los pasos para generar este modelo. Después, usa nuestra plantilla RFI gratis y comienza el proceso con el pie derecho.

¿Qué es una plantilla RFI?

Un modelo RFI, o solicitud de información, es un documento que un gerente de proyectos envía a potenciales proveedores para reunir información acerca de los servicios que prestan y de los productos que ofrecen. La RFI se envía con el propósito de recibir propuestas de soluciones por parte del contratista para llevar a cabo con éxito tus proyectos de negocios. A este punto, no es necesario que conozcas cómo se resolverán tus dificultades, sino que la misma RFI puede formar parte del proceso de entender exactamente cuál es la mejor solución para abordar el problema.

En un modelo RFI se incluye lo siguiente:

• Los detalles, como el nombre del proyecto

• El criterio de evaluación

• Las competencias

• Los datos de envío

• La fecha límite para responder

• La información necesaria a solicitar

• El número de RFI para su identificación

La empresa puede adaptar el formulario de RFI para hacerles preguntas específicas a los proveedores sobre el público objetivo, los proyectos anteriores y las características de la empresa. Sin duda, resultará de gran ayuda, ya que si las preguntas son pertinentes, los proveedores tendrán más herramientas para hallar una solución más rápido y de una forma más efectiva.

Las plantillas RFI ayudan a reducir la posibilidad de error a futuro por parte del equipo, porque a los proveedores se les solicita la información detallada necesaria para trabajar. Para tomar la decisión final sobre cuál será el proveedor que selecciones, puedes usar una combinación de respuestas obtenidas con los documentos de solicitud de información (RFI), de propuesta (RFP) y de presupuesto (RFQ).

Es importante mencionar que muchas empresas utilizan herramientas como Word o Excel para crear sus plantillas RFI, lo que las hace fácilmente editables y compartibles. Además, es común incluir una sección para adjuntos donde los proveedores puedan incluir documentación adicional si es necesario.

RFI vs. RFP

La principal diferencia entre un proceso de solicitud de información (RFI) y uno de solicitud de propuestas (RFP) se evidencia cuando los pones en práctica. Primero, deberías enviar el modelo de solicitud para pedir información cuando quieras saber qué harían los potenciales proveedores para resolver algún problema del proyecto.

El documento de solicitud de propuesta ofrece información sobre los antecedentes, los detalles y el presupuesto del proyecto. Deberías enviar este tipo de plantillas a los proveedores potenciales y pedirles que respondan con una propuesta. Usa una solicitud de propuesta cuando quieras averiguar sobre los pasos específicos que seguirá un proveedor para terminar un proyecto; es la forma en que los proveedores también compiten con sus servicios.

RFI vs. RFQ

Con una solicitud de información se reúnen los datos generales sobre un proveedor potencial. La solicitud de presupuesto (RFQ) es un documento que las empresas envían a los proveedores para fijar los precios y tener un control de costos.

Por lo general, antes de enviar una RFQ, envías una plantilla RFI, pero lo que sí está claro es que ambas solicitudes se usarán para decidir qué proveedor es el mejor para ocuparse del trabajo en cuestión. La solicitud de información se centra en los detalles del proyecto y en el panorama general, mientras que la solicitud de presupuesto está enfocada principalmente en obtener el costo de los bienes y servicios que ofrece un proveedor.

¿Cuándo deberías usar una plantilla RFI?

Al documento de solicitud de información deberías usarlo como el primer paso de la etapa de planificación del proyecto.

La plantilla para RFI es particularmente útil cuando tienes un problema por resolver, pero no sabes bien por dónde empezar o cómo resolverlo. Si envías una descripción del problema a los proveedores, te ayudarán a hallar las soluciones posibles para tu prespuesto del proyecto. Por ejemplo, imagina las siguientes situaciones:

• Si quieres una opinión sobre cómo remodelar tu lugar de trabajo en casa, probablemente envíes un modelo RFI a un diseñador de interiores.

• Si lo que buscas son formas de evitar que se inunde tu sótano, puedes enviar un documento de solicitud de información a varios contratistas diferentes.

• Puedes enviar por email una plantilla de RFI a un experto en SEO si lo que necesitas es hallar la mejor estrategia para aumentar el tráfico de tu sitio web.

Una vez que hayas revisado el documento de RFI completado, podrás decidir qué proveedores aún te interesan. A continuación, podrás usar esta lista ya reducida para saber a quién enviar la solicitud de propuesta a fin de obtener aún más detalles sobre qué harán para llevar a cabo el proyecto.

Cómo crear un documento de RFI

Después de determinar que tienes un problema que hay que resolver o un proyecto para el que necesitas del respaldo de un proveedor, será el momento de enviar el documento de RFI. Recuerda que no es necesario tener la solución totalmente pensada a esta altura.

Los proveedores responderán con diferentes formas en las que te pueden ayudar a cumplir con tu propósito. A continuación, compartimos cuatro pasos para crear un modelo RFI destinado a hallar a los contratistas adecuados para tu próximo proyecto.

1. Redacta una declaración de lo que necesitas

Antes de hacer cualquier otra cosa, deberás llenar la declaración de necesidades dentro del documento de RFI. En esta sección deberás incluir un breve resumen del problema que intentas resolver y los criterios de selección del proveedor. Brinda solo la información suficiente como para que un proveedor entienda la situación aunque no conozca tu empresa.

Un buen ejemplo sería que te comunicaras con un especialista en marketing para que te ayude con el plan de marketing de tu marca de ropa. Deberías enviarle una plantilla de RFI que incluyera una declaración de necesidades en la que se explique tu interés por aumentar la conciencia de marca y los ingresos de la empresa. Los especialistas de marketing responderían en la sección de “información solicitada” del documento y mostrarán cómo pueden resolver el problema.

2. Agrega información sobre tu empresa

Si aportas detalles extra sobre tu modelo de negocios, al proveedor le resultará más sencillo hallar una solución más eficiente a tu problema. Brinda información sobre tu sector del negocio, la audiencia objetivo y los valores de la empresa para ayudarlos a adecuar sus soluciones para cumplir con tus necesidades. Al ofrecer esta información importante de contexto también ayudas a que el proveedor entienda cuáles son los problemas específicos que intentas resolver más en detalle.

3. Incluye datos importantes del proyecto

Después, pregúntate cuál es la información crucial que debe incluir indefectiblemente la respuesta a la plantilla RFI. No olvides incorporar cualquier dato que necesite el proveedor para poder finalizar tu proyecto.

A continuación, compartimos algunos factores a incluir cuando crees tu documento de RFI:

• Los objetivos del proyecto: Brinda los detalles y objetivos del proyecto para ayudar a que los proveedores tengan suficiente información como para hallar una solución a tu problema.

• Los datos de envío, incluyendo la información de contacto: Agrega tu email o direcciones postales en el documento para asegurarte de que los proveedores sepan a dónde enviar la respuesta de tu documento RFI.

• La fecha límite para responder: Si indicas cuál es la fecha límite para responder y el período de trabajo directamente en el documento de RFI, te asegurarás de que todos los participantes entiendan cuándo deben enviar sus documentos para poder cumplir con el plazo y evitar incumplir plazos del proyecto.

• El criterio de evaluación: Si los requisitos de evaluación son claros, los contratistas potenciales sabrán si cumplen con las competencias mínimas para ser seleccionados para trabajar con el proyecto.

• El cronograma del proyecto: te ayuda a planificar y organizar el tiempo del equipo. Cuando se hace bien, brinda claridad en torno a quién está disponible para responder a las solicitudes y preguntas.

Si incluyes todos los detalles del proyecto, hallarás a un contratista que pueda finalizarlo y a alguien que realmente tenga la solución a tus problemas. Además, resultará realmente útil para que los contratistas y subcontratistas puedan adaptar sus respuestas exactamente a lo que se necesita para tu proyecto. De este modo, lograrás adquirir una idea bien formada de cuáles cumplen realmente con tus requisitos.

4. Añade una sección para respuestas

Ofréceles un espacio en el cual tener la oportunidad de explicar cómo se ocuparán del proyecto. Es un punto esencial, porque te servirá para evaluar si la solución potencial es la adecuada o no. Además, pídele al potencial proveedor que explique por qué cuenta con el equipo más adecuado para el trabajo. Puedes proporcionar una plantilla de respuesta estructurada para facilitar la comparación entre proveedores. Toda esta información te será útil para analizar cómo está compuesto el equipo, cómo piensan abordar el trabajo y cuál es su ética laboral. Las respuestas te ayudarán a determinar con qué proveedor debes avanzar para enviarle la solicitud de propuesta (RFP).

En particular, asegúrate de que tu documento de RFI tenga secciones para todo lo siguiente:

• La información solicitada: Resulta esencial incluir una sección en la que los proveedores completen las respuestas a cualquier duda que haya planteado tu empresa con respecto al proyecto.

• Las competencias: Incluye una sección en la que los proveedores puedan completar e incluir sus competencias, para ayudarte a tomar una decisión basada en información sobre con quién es mejor trabajar.

Ejemplo de plantilla RFI

Usa la plantilla de RFI que se encuentra a continuación para hallar al mejor proveedor posible que te ayude a resolver los problemas de tu proyecto. Cuando envíes el documento RFI, no olvides completarlo con la información de tu empresa, las metas y objetivos, los requisitos comerciales, el alcance del trabajo y la sección de información solicitada.

Tal como se muestra en el siguiente documento de ejemplo para solicitud de información, deja una sección vacía para que el proveedor cuente con espacio suficiente para redactar sus respuestas.

Combina una plantilla de RFI con Asana para tu próximo proyecto

Con una plantilla RFI detallada lograrás hallar las mejores soluciones para hacer frente a los obstáculos en tu empresa. El documento de solicitud de información puede resultar muy útil para crear una lista breve de los potenciales proveedores y sentar las bases sobre las expectativas de los entregables del proyecto.

Para el próximo proyecto, prueba con Asana para dar seguimiento a los documentos de RFI, RFP y RFQ a tiempo real en cada paso.

Preguntas frecuentes