Qué es la gestión de riesgos y cómo aplicarla a tu proyecto en solo 6 pasos

Probablemente hayas notado que los proyectos resultan mejor cuando los planificas y gestionas con eficiencia. También será muy útil que desarrolles aun más tus habilidades para gestionar proyectos y que implementes estrategias comprobadas para la gestión de proyectos. Pero incluso los proyectos mejor desarrollados, también tienen riesgos.

La mejor manera de evitar riesgos en los proyectos es enfrentándolos con anticipación. La planificación proactiva de este tipo de imprevistos puede ser útil para encauzar a tu equipo por aguas tranquilas, en vez de quedar atrapado en medio de la tormenta. Si nunca antes has desarrollado un plan de gestión de riesgos, seguramente habrás sufrido, en proyectos anteriores, las consecuencias que tienen los riesgos inesperados. Descubre en este artículo qué es la gestión de riesgos y cómo emplearla en tu proyecto en tan solo 6 pasos, y así garantizar el éxito de este.

¿Qué es la gestión de riesgos de los proyectos? ¿Para qué sirve?

La gestión de riesgos de los proyectos, también conocida como risk management, es la práctica de identificar, analizar y responder de manera proactiva a diferentes tipos de riesgos potenciales de un proyecto. Un riesgo de un proyecto es todo aquello que pueda afectar al éxito del proyecto, puede ser algo que cause retrasos en el cronograma del proyecto, que haga que se exceda el presupuesto previsto o cualquier cosa que derive en la disminución del rendimiento del equipo de un modo u otro.

Con una gestión de riesgos efectiva, puedes detectar cualquier riesgo en potencia que pueda surgir durante el ciclo de vida de un proyecto y mitigarlo para que el proyecto se mantenga en curso, dentro del presupuesto y bien orientado.

¿Cuándo deberías empezar a pensar en la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos no es reactiva, es proactiva. Lo ideal es que elabores un plan para gestión de riesgos durante la fase de planificación del proyecto. De este modo, podrás identificar mejor cualquier riesgo potencial y su impacto, para poder, después, controlar esos riesgos durante el desarrollo del proyecto. En vez de que te tomen por sorpresa, estarás atento a esos factores de riesgo antes de que se transformen en verdaderos problemas. Algunos tipos de riesgos pueden ser desastres naturales, riesgos financieros, posibles pérdidas, amenazas de ciberseguridad, riesgo de mercado, tan solo por nombrar algunos.

Como alternativa, puedes usar la teoría de las restricciones para abordar los riesgos del proyecto para un proceso que ya se haya iniciado. Esta teoría es un marco que te ayuda a identificar el eslabón más débil de un proyecto o proceso (el nivel de riesgo), para que puedas tomar las acciones pertinentes para reducir los riesgos.

¿La gestión de riesgos es realmente importante para mi proyecto en particular?

A decir verdad, no todos los proyectos necesitan contar con un plan de gestión de riesgos. Si tu proyecto cumple un proceso relativamente sencillo, es probable que solamente necesites hablar con los miembros del equipo para pensar cuáles podrían ser los riesgos potenciales y poder detectarlos a tiempo. Los proyectos de este tipo son de corto alcance, no requieren de demasiada dedicación por parte de los miembros del equipo ni de recursos externos (como el presupuesto o la disponibilidad, u otros recursos humanos) y pueden ser procesos que ya has atravesado satisfactoriamente antes.

Pero si trabajas en una iniciativa compleja que involucra a muchos participantes de otros departamentos en el proyecto y a recursos necesarios importantes, es probable que sí te sea muy útil contar con un plan de gestión de riesgos del proyecto. Son proyectos en los que tal vez inviertas gran parte del tiempo y de la disponibilidad de los miembros del equipo, o con los que prepares una cuantiosa inversión financiera. Al contar con un plan para gestión de riesgos, puedes asegurarte de que el proyecto se mantenga dentro del alcance previsto y que, en definitiva, tenga éxito.

Proceso de gestión de riesgos: 6 pasos

La gestión integral de riesgos de un proyecto consiste en identificar, planificar y controlar los riesgos potenciales. No es que todo saldrá mal, probablemente todo resulte perfecto. Pero una evaluación de riesgos proactiva y la gestión de incidentes pueden ser útiles para estar preparado y corregir el curso rápidamente en caso de necesitarlo; y, así, cumplir con los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

A continuación, compartimos esta guía de buenas prácticas con seis pasos muy útiles si recién empiezas con la gestión de riesgos de proyectos. Para cada paso, hemos elaborado un plan de riesgos de proyectos en Asana, a fin de mostrarte qué planes de acción podrían ser los más adecuados para mitigar los riesgos potenciales de tu próximo proyecto.

1. Identificación

El primer paso para crear el proceso de gestión de riesgos de un proyecto es reunir una lista de todos los casos en los que se podrían presentar, potencialmente, riesgos que afectaran al proyecto. Un caso de riesgo es cualquier cosa que pudiese afectar negativamente al programa, al presupuesto o, en definitiva, al éxito del proyecto en sí.

Hay muchas formas de identificar los riesgos de un proyecto:

• Consulta con quienes participan en el proyecto. La mejor manera de identificar los riesgos de un proyecto es preguntándoles a las partes interesadas, a los líderes y a los expertos en el tema. Si ya han trabajado anteriormente con proyectos similares, pregúntales a qué riesgos se enfrentaron y qué se puede hacer para evitarlos. Incluso aunque no hayan trabajado con proyectos similares, habla con los participantes clave para asegurarte de no pasar ningún riesgo importante por alto.

• Organiza una lluvia de ideas sobre los riesgos posibles con el equipo del proyecto. Los integrantes del equipo del proyecto son quienes trabajarán codo a codo contigo a diario. Antes de empezar, pregúntales qué riesgos potenciales ven. Analiza la posibilidad de organizar una sesión de lluvia de ideas para identificar los riesgos graves del proyecto.

• Documenta y ratifica tus supuestos. Según la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Project Management Body of Knowledge) (PMBOK®), los supuestos son cualquier cosa acerca del proyecto que creas que será real, incluso sin tener garantías de que así sucederá. Puedes basar las decisiones de tu proyecto en suposiciones sin siquiera darte cuenta. Al hacerlo sin documentar y comprobar tus suposiciones, quedas expuesto a los riesgos del proyecto. Si los supuestos que asumes no son realmente verdaderos, las bases de tu proyecto pueden volverse inestables y poner en peligro el éxito del proyecto entero.

• Consulta tus listas de verificación. Fíjate si tu equipo o departamento ha elaborado una lista de los riesgos comunes. Si no lo han hecho, empieza a documentar una para estar listo para tener éxito con los próximos proyectos.

Luego de tener todos los riesgos identificados, escríbelos en un registro. Tal como lo sugiere el nombre, un registro es una lista de todos los riesgos del proyecto. El registro de riesgos debería responder a varias preguntas acerca de los riesgos que has identificado, entre ellas, las siguientes:

• ¿Qué probabilidad hay de que se produzca este caso de riesgo?

• ¿Cuál sería el impacto y la gravedad que tendría si se produjese?

• ¿Cuál es nuestro plan de respuesta a este riesgo?

• Dados la probabilidad de ocurrencia y el impacto que podría tener, ¿qué nivel de prioridad le asignarías?

• ¿Quién es el responsable en caso de que este riesgo se haga realidad?

No te preocupes si no puedes responder a todas estas preguntas, algunas las dilucidarás a medida que avances.

2. Análisis de riesgos

Por cada riesgo que hayas identificado, analiza la probabilidad de que se produzca, la gravedad y el plan de respuesta. Dependiendo de la complejidad de los riesgos del proyecto, considera llevar a cabo un análisis del riesgo con el equipo del proyecto o con algunos participantes clave. Para decidir acerca de la gravedad, piensa el impacto que tendría el caso en los objetivos del proyecto. ¿Retrasará lo programado con el cronograma, afectará al presupuesto o reducirá el impacto que tendrán los entregables del proyecto?

Después, por cada riesgo, elabora un plan de respuesta. El plan de respuesta no debe ser necesariamente una acción pendiente a realizar ahora mismo; más bien, es lo que hará tu equipo para revertir rápidamente el riesgo y abordarlo en caso de que surja.

3. Priorización

Para establecer las prioridades de los riesgos, pregúntate lo siguiente: basado en tu registro y análisis de los riesgos, ¿cuáles tienen mayor probabilidad de producirse que sean, potencialmente, los que afecten con mayor intensidad al éxito del proyecto? Lo más importante es detectar los riesgos que tengan mayor probabilidad de ocurrencia y cuya gravedad tenga un mayor impacto. Probablemente quieras controlar y responder a todos los riesgos potenciales, pero son estos a los que debes prestarles más atención y controlar con mayor frecuencia.

4. Asignación

Este paso es opcional, pero recomendado. A pesar de que todavía no se hayan producido los casos de riesgo, es muy útil que les asignes un responsable lo antes posible, para que los miembros del equipo estén bien preparados. La persona asignada no solo debe controlar si se produce o no el caso, sino que además será el contacto para la toma de decisiones y desarrollar el plan de mitigación de ese riesgo; independientemente de que el riesgo, valga la redundancia, corra el riesgo de producirse o no.

5. Supervisión

A estas alturas, tu proyecto ya habrá comenzado. Si todo sale según lo esperado, estarás en marcha y bien orientado para cumplir con los objetivos fundamentales del proyecto. Pero no te olvides de seguir controlando activamente los riesgos para evitar sorpresas desagradables. Haz lo siguiente:

• Envía actualizaciones de estado con regularidad para que el equipo de tu proyecto y los demás participantes estén todos alineados. Recuerda, el sistema de gestión de riesgos debe ser proactivo, no reactivo.

• Consulta con frecuencia a los gerentes responsables de cada riesgo. Cada “encargado” de un riesgo deberá supervisar y estar atento a la probabilidad de que se produzca el caso de riesgo. Como gerente del proyecto o líder del equipo, habla con ellos con regularidad para asegurarte de que todo funcione correctamente.

• No pierdas de vista el registro de riesgos para enterarte de las novedades. Si cambia la probabilidad de que un riesgo se produzca o si se actualiza un plan de mitigación de riesgos, ese cambio debería reflejarse en el registro de riesgos. Al igual que con el resto de los elementos de la gestión de proyectos, tu plan para gestión del riesgo debe ser un documento activo que el equipo use para mantenerse bien orientado.

La colaboración también es muy importante en esta etapa. Con demasiada frecuencia, aparecen problemas en potencia o riesgos nuevos que nota algún miembro del equipo, pero que no se siente con la seguridad como para informarlo inmediatamente. Genera una cultura de colaboración en equipo que sea abierta y honesta.

6. Respuesta

Si en algún momento un riesgo se convierte en realidad, será hora de responder. Si todo resulta como es de esperar, como cuentas con un registro de riesgos y un plan para gestionar los riesgos del proyecto, ya tendrás un excelente plan de contingencia para afrontarlo.

Recuerda: la gestión de riesgos no consiste en evitarlos, aunque sí puede colaborar con la prevención. Más bien, la gestión de riesgos de proyectos es la práctica de prepararse para los casos de riesgo y contar con un excelente plan listo de antemano para que nunca te tomen desprevenido.

Emplea la gestión de riesgos y garantiza el éxito de tus proyectos

Los mejores proyectos son aquellos que tienen planificación, y la gestión de riesgos es una pieza clave del proceso de planificación inicial. No olvides incorporar un plan de gestión de riesgos en cualquiera de los primeros documentos de la planificación, como en el brief del proyecto. De este modo, todos tendrán acceso al plan de gestión de riesgos y podrán reaccionar de manera proactiva a cualquier caso de riesgo que se torne real.

Para obtener más consejos sobre la planificación de riesgos, lee acerca de cómo crear un plan de gestión de proyectos.