10 pasos para organizar la kick off meeting perfecta para tu proyecto

Tu proyecto logró despegar luego de mucha dedicación; sin embargo, no siempre es así, ya que con gran frecuencia puede parecer que el proyecto está retrasado incluso antes de comenzar. Esto se debe a que cada integrante del equipo y participante del proyecto aporta diferentes conocimientos, expectativas y prioridades al proyecto. Si no les ofreces la oportunidad de estar alineados antes de que comience el trabajo, el resto del proyecto será una batalla cuesta arriba, sin importar cuánto intentes corregir el rumbo. Afortunadamente, hay una solución: las kick off meetings o reuniones de inicio de proyecto.

Las kick off meetings son una forma eficaz de que el equipo del proyecto esté alineado, antes de que comience el trabajo. Durante el inicio, describirás el propósito del proyecto, tratarás los detalles en profundidad y hablarás sobre los próximos pasos. De esa manera, independientemente del lugar al que tu plan de proyecto te lleve, todos estarán allí contigo. Sigue leyendo y descubre qué es una kick off meeting y cómo hacer una kick off meeting perfecta para garantizar el éxito de tu proyecto.

¿Qué es una kick off meeting del proyecto?

Una kick off meeting o reunión de inicio del proyecto es una oportunidad para reunirte con tu equipo de trabajo y los participantes antes de que comience el proyecto para que puedan alinearse en cuanto a los detalles clave y así conseguir la aceptación de los hitos críticos. Organiza la reunión inicial después de que tu carta del proyecto haya sido aprobada y de que hayas creado el plan del proyecto, pero antes de empezar a trabajar en dicho proyecto. Cuando realices una reunión de kick off, describirás el propósito, los objetivos, el plan y más aspectos de tu proyecto, pero también dedicarás un tiempo para que los integrantes del equipo hagan preguntas y aclarar cuáles son los próximos pasos. Al final de una reunión de arranque, todo el equipo debe compartir un mismo entendimiento sobre en qué están trabajando, por qué y cómo se realizará el trabajo.

¿Cuál es el propósito de una kick off meeting? ¿Realmente necesito hacerla?

En una palabra: sí. Las kick off meetings son una forma invaluable de comunicar información necesaria y puntos clave del proyecto a tu equipo y brindarles la oportunidad de hacer preguntas en vivo. A diferencia de compartir estos detalles en un plan de proyecto o por email, organizar la reunión de inicio del proyecto reduce las probabilidades de falta de comunicación y garantiza un mismo punto de partida para todos. Sin una kick off meeting, tu equipo de trabajo y los participantes podrían tener diferentes expectativas con respecto al proyecto, lo que produciría la corrupción del alcance y, en el peor de los casos, el fracaso del proyecto.

Eso no significa que debas organizar reuniones iniciales idénticas para todos los proyectos. Algunos proyectos, como el trabajo de cara al cliente o las iniciativas complejas, se beneficiarán de una kick off meeting formal con una preparación notable, como una presentación sólida o incluso una demostración, dependiendo del tipo de proyecto. Otros proyectos, como los que involucran a menos participantes o son más sencillos, podrían tener una reunión de inicio menos formal sin necesidad de una presentación.

Los diferentes tipos de kick off meetings

No todas las reuniones de inicio son iguales. En general, cada tipo de kick off meeting del proyecto debe incluir, en su mayoría, los mismos ingredientes, pero conocer los distintos tipos de inicio de proyecto puede ayudarte a decidir qué tan formal o informal debe ser la reunión de trabajo.

Kick off meeting interna del proyecto

Este es el inicio del proyecto en su forma más simple. El objetivo de una kick off meeting interna es alinear al equipo del proyecto y que estén en la misma página, y brindarles la oportunidad de hacer preguntas antes de que comience el proyecto. Como en cualquier kick off meeting, prepara los materiales con anticipación, pero no te preocupes por pulir los detalles de la reunión.

Proyectos de ejemplo:

• Lanzamiento de marketing de productos

• Producción web

• Plan de pruebas sobre la facilidad de uso

Materiales necesarios:

• Un plan del proyecto que describa los detalles clave de tu proyecto, incluidas las métricas de éxito, el programa para el proyecto, los participantes, etc.

• Los objetivos SMART del proyecto, que capturen lo que tienes que haber logrado al final de tu proyecto.

• Un alcance del proyecto definido, para establecer límites claros sobre cuál es el trabajo que forma parte de este proyecto y cuál no.

• Un cronograma del proyecto visual, con los hitos del proyecto relevantes para identificar cuándo se finalizará el trabajo clave.

Además de compartir estos materiales durante el inicio del proyecto, planifica almacenar la información del proyecto en una plataforma central de gestión del trabajo y de gestión de proyectos. De esa manera, todos los miembros del equipo tendrán fácil acceso a los documentos clave del proyecto.

Kick off meeting del patrocinador ejecutivo

Si tu proyecto o programa tiene patrocinadores ejecutivos, es probable que quieras organizar una kick off meeting de alto nivel para que todos los líderes ejecutivos estén alineados. En este tipo de reunión inicial, planifica centrarte en gran medida en el propósito y los objetivos del proyecto, así como en la manera en que el proyecto afectará a los objetivos de la compañía.

Durante esta kick off meeting, no debes dedicar demasiado tiempo a los hitos individuales o los detalles sobre el proyecto. Es probable que además quieras realizar una kick off meeting interna para el equipo del proyecto.

Proyectos de ejemplo:

• Hoja de ruta del producto

• Campaña de marketing (sin agencia)

• Implementación de software o sistemas

Materiales necesarios:

• Un propósito de proyecto expresado de forma clara, que conecte el impacto comercial de este proyecto con los objetivos de la empresa.

• Si corresponde, el caso de negocio que hayas creado para esta iniciativa.

• Objetivos del proyecto concretos, para mostrarles a los participantes lo que tienes que haber logrado al final de tu proyecto.

• Un plan del proyecto que describa los detalles clave de tu proyecto, incluidas las métricas de éxito, el programa para el proyecto, los participantes, etc.

• Una hoja de ruta del proyecto, que debería funcionar como un cronograma general de los elementos básicos más importantes del proyecto.

• Un resumen ejecutivo con toda esta información clave del proyecto. Planifica presentar la versión general del resumen ejecutivo, luego entrega el documento a los participantes para que puedan leer más detalles después de la reunión de inicio.

• Una presentación formal.

Kick off meeting externa del proyecto o de cara al cliente

Si estás trabajando en un proyecto de cara al cliente, tendrás que organizar una kick off meeting entre el equipo del proyecto y los participantes clave del lado del cliente para alinearse con respecto a los objetivos y los entregables del proyecto. Esta debería ser la versión más pulida de la reunión de inicio de tu proyecto.

Este tipo de kick off meeting es tu oportunidad de establecer expectativas y desarrollar una comprensión compartida de los objetivos del proyecto. Durante esta reunión inicial, dedica un tiempo a presentar al equipo del proyecto, establecer la frecuencia con la que tu cliente y tú se comunicarán y aclarar cómo es la colaboración efectiva. Asegúrate de que tanto tú como el cliente comprenden cuándo se lo incluirá para revisar tu trabajo o de qué manera comunicarás el progreso del proyecto.

Proyectos de ejemplo:

• Campaña de marketing (con agencia)

• Planificación de eventos

Materiales necesarios:

• Un plan del proyecto que describa los detalles clave de tu proyecto, incluidas las métricas de éxito, el programa para el proyecto, los participantes, etc.

• Un brief del proyecto o brief creativo, dependiendo del tipo de trabajo.

• Un alcance del proyecto definido, para establecer límites claros sobre cuál es el trabajo que forma parte de este proyecto y cuál no.

• Una hoja de ruta del proyecto, que debería funcionar como un cronograma general de los elementos básicos más importantes del proyecto e incluir cualquier hito del proyecto que sea relevante.

• Una lista de los participantes del proyecto con sus respectivos roles.

• Dónde se comunicará tu equipo (por ejemplo, Slack, email, Asana) y cómo compartirán informes de estado del proyecto.

• Una presentación formal.

Kick off meeting del proyecto ágil

La mayoría de los equipos ágiles ejecutan sus proyectos en sprints, que son ciclos de trabajo de dos o cuatro semanas. No necesitas una kick off meeting del proyecto para cada sprint; de hecho, hacerlo ralentizaría a tu equipo. Pero deberías planificar una reunión inicial al menos una vez al año para asegurarte de que todos los miembros del equipo estén alineados. Además, si tu equipo comienza un nuevo proyecto o si incorpora a un nuevo miembro del equipo, debes llevar a cabo una kick off meeting del proyecto para que todos se pongan al día.

La kick off meeting del proyecto ágil es una oportunidad para asegurarte de que tu equipo tiene todo lo que necesita durante un sprint, de modo que puedas usar tus reuniones de planificación del sprint y de análisis retrospectivo del sprint para centrarse en la mejora continua.

Materiales necesarios:

• Criterios de éxito, incluido lo que significa “terminado” para tu equipo.

• Roles de equipo formalizados, especialmente si tu equipo implementa el marco Scrum.

• Una lista de las ceremonias de equipo que realizas y cuándo se llevan a cabo.

• Un plan de comunicaciones claro sobre dónde y cómo debe comunicarse tu equipo (por ejemplo, Slack, email, Asana).

• La agenda de reuniones de actualización diarias de tu equipo.

Cómo hacer una kick off meeting perfecta en tan solo 10 pasos

Como director del proyecto de una iniciativa clave, es tu responsabilidad planificar y realizar la presentación durante la kick off meeting del proyecto. De manera similar, si estás ejecutando un programa más grande y planeas una reunión de inicio para ese conjunto de trabajo, es probable que seas la persona que dirija la reunión, aunque puedes contar con que los líderes de cada proyecto presenten su información.

Si nunca has organizado una kick off meeting, ¡no te preocupes! A continuación, te presentamos 10 pasos para organizar una kick off meeting perfecta y aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.

1. Prepárate con una kick off meeting agenda y da una buena primera impresión

En primer lugar, organizar una kick off meeting del proyecto implica decidir quién debe asistir y cuánto tiempo debe durar la reunión. El nivel y el detalle de la preparación dependerán de cuán formal deba ser la reunión de arranque: ¿estás invitando a los participantes ejecutivos o a socios externos? ¿O se trata de una kick off meeting informal con tu equipo de proyecto principal? Mientras te preparas para la reunión:

1. Finaliza la lista de invitados. A esta altura, ya deberías saber qué tipo de reunión de inicio del proyecto vas a realizar, lo que debería darte la pauta de quién asistirá a la reunión. Antes de enviar la invitación a la reunión, repasa la lista de asistentes una vez más para asegurarte de haber incluido a todos los participantes del proyecto relevantes.

2. Programa un horario (y una duración). Asegúrate de separar un momento para las preguntas.

3. Asigna a un encargado para que tome notas. Asegúrate de que haya una persona, que no seas tú, que tome notas en caso de que haya participantes que no puedan asistir a la reunión. Si es una reunión virtual, considera grabar la reunión también, para que los miembros del equipo que no puedan asistir puedan ponerse al día.

4. Crea una kick off meeting agenda. Al enviar una agenda de la reunión con anticipación, puedes asegurarte de que todos estén preparados para la reunión de inicio del proyecto. La agenda de la reunión también es una gran oportunidad para compartir material, como el plan del proyecto y el cronograma, que te gustaría que los asistentes revisaran antes de la reunión.

Ejemplo de una kick off meeting agenda

2. Presenta a los asistentes

Si esta es la primera reunión con el equipo del proyecto, existe la posibilidad de que algunas personas del equipo no hayan trabajado juntas antes. Comienza la reunión presentando a los asistentes o haciendo preguntas para romper el hielo y así ayudar a que todos se conozcan.

3. Comienza con el propósito del proyecto

Lo más importante para alinearse durante la kick off meeting del proyecto es saber con qué fin estás trabajando y por qué dicho trabajo es importante. De acuerdo con un estudio reciente, solo el 26 % de los empleados tiene una comprensión bien clara de cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la compañía a corto y largo plazo. Sin esta claridad, los miembros del equipo no saben qué trabajo priorizar o cómo gestionar las prioridades cambiantes.

Cuando compartas el propósito de tu proyecto, tómate un tiempo para explicar de qué manera el proyecto se conecta con los objetivos comerciales y organizacionales más generales. Responde las preguntas “¿Por qué estamos trabajando en esto?” y “¿Para qué estamos trabajando?”. Más adelante en la reunión, tendrás la oportunidad de tratar en profundidad los detalles del proyecto y los flujos de trabajo específicos, pero compartir el propósito del proyecto al inicio de la reunión es la mejor manera de que todos estén en sintonía.

Ejemplo de propósito del proyecto

El propósito de este proyecto es aumentar el conocimiento de la marca en las regiones NAMER y EMEA a través de una campaña de marca digital durante el tercer trimestre.

4. Comparte el plan del proyecto

Lo ideal sería que ya hayas compartido el plan del proyecto en la kick off meeting agenda para que los miembros del equipo tengan la oportunidad de leerlo antes de la misma. Durante la reunión de kick off del proyecto, no es necesario repasar cada pequeño detalle del plan del proyecto; en cambio, céntrate en información clave como el cronograma del proyecto, los hitos importantes o los entregables clave.

Ejemplo de plan de proyecto

5. Define el alcance del proyecto

Una de las cosas más importantes a tratar como grupo es lo que está dentro del alcance y, con la misma importancia, lo que está fuera del alcance. Asegúrate de que todos tengan las mismas expectativas, para que no haya sorpresas de último momento o cambios en los entregables a medida que avanza el proyecto. Aclarar el alcance del proyecto de manera temprana y con frecuencia es la mejor manera de prevenir la corrupción del alcance, que puede retrasar tu proyecto o incluso hacerlo descarrilar.

Ejemplo de alcance del proyecto

Objetivo del proyecto: Lanzar anuncios gráficos y de video durante el tercer trimestre para aumentar el conocimiento de la marca en las regiones NAMER y EMEA.

Recursos:

• Equipo de diseño de marca (seis personas), 15 horas a la semana durante cuatro semanas

• Presupuesto de inversión en medios de $50 000

Entregables:

• Diseño de página de inicio

• Anuncios gráficos (dos variaciones para las pruebas A/B), dimensionados de acuerdo con la hoja de especificaciones para gráficos

• Anuncios de video (anuncios de 6 y 30 segundos), dimensionados de acuerdo con la hoja de especificaciones para video

Requisitos creativos: Anuncio gráfico

• Muestra el logotipo y llamados a la acción en toda la animación

• Se necesitan carteles estáticos y HTML5

Video

• Presenta la marca en los primeros 5 segundos

• Incluye voz en off

Página de inicio

• Los anuncios y la página de inicio deben crear una experiencia visual coherente

Fuera del alcance:

Traducción de los activos de la campaña de marca

6. Establece los roles y las responsabilidades del proyecto

Es posible que no necesites hacer esto para un proyecto interno sencillo, pero si tu equipo de proyecto nunca ha trabajado en conjunto antes o si estás trabajando con un socio externo, asegúrate de que todos estén alineados en cuanto a roles y responsabilidades. ¿Quién es el principal punto de contacto del proyecto? ¿Este proyecto tiene un patrocinador o líder ejecutivo? ¿Hay un aprobador o un grupo de aprobadores?

Debe incluirse a los diferentes participantes durante las diferentes etapas del proyecto. Si tu equipo de proyecto no tiene en claro cuáles son los roles y las responsabilidades durante la reunión inicial, considera la posibilidad de crear y compartir un gráfico RACI como una acción pendiente.

Ejemplo de roles del proyecto

• Responsable: Daniela Vargas

• Aprobador: Kabir Mandan

• Consultado: Kat Mooney, Ray Brooks

• Informado: Avery Lomax

7. Comparte dónde darás seguimiento a la información del proyecto y a las actualizaciones en tiempo real

El trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo, como tratar de conseguir información y buscar documentos. Estos pormenores del trabajo hacen que tu equipo tenga menos tiempo para concentrarse en su trabajo de alto impacto.

Para reducir los pormenores del trabajo y capacitar a tu equipo para que sea eficaz, asegúrate de tener una fuente central de referencias para todo el trabajo clave del proyecto. Cuando toda la información de tu proyecto está en un lugar donde es fácil de encontrarla, tu equipo puede ubicar rápidamente los documentos del proyecto, obtener actualizaciones del proyecto en tiempo real, verificar los hitos relevantes del proyecto y mantenerse actualizado con respecto a los entregables del proyecto.

8. Separa un momento para las preguntas

Después de la kick off meeting, tu equipo del proyecto puede tener preguntas sobre alguna parte de tu presentación, como el alcance del proyecto o ciertas expectativas de la tarea. Asegúrate de dejar suficiente tiempo al final de la reunión de inicio para responder todas las preguntas. Recuerda: el objetivo de la kick off meeting del proyecto es que todos salgan de la reunión alineados y estén listos para comenzar.

9. Describe los pasos subsiguientes

La última parte de la kick off meeting de tu proyecto debe responder a la pregunta: “¿Qué viene después?”. En este punto, debes aclarar dónde se documenta este trabajo y repasar las acciones pendientes que surgieron de la reunión. También podría ser útil describir rápidamente lo que tu equipo hará primero.

Luego, aclara dónde y cómo compartirás las actualizaciones de estado del proyecto. Tener demasiadas reuniones fue uno de los tres principales obstáculos para la productividad en 2021. En lugar de programar reuniones de estado en persona o virtuales, considera compartir informes de estado del proyecto de forma virtual a través de un sistema de gestión del trabajo. De esa manera, los miembros del equipo podrán estar siempre alineados y conectarse de manera eficiente ante cualquier cambio.

10. Tareas pendientes posteriores a la reunión de inicio del proyecto

¡Felicitaciones, la reunión ha terminado! Después del cierre, pídele al encargado de tomar notas que comparta las notas de la reunión en tu proyecto compartido. Si la reunión fue virtual, asegúrate de compartir también la grabación y/o la transcripción de la reunión. Finalmente, si se produjeron puntos de acción durante la reunión, asegúrate de que se capturen y asignen al integrante del equipo correspondiente.

Qué hacer después de la kick off meeting

Una vez que hayas realizado la kick off meeting del proyecto, estarás listo para comenzar con el trabajo de tu proyecto. La mejor manera de mantener la sintonía y la claridad después de la reunión de inicio de tu proyecto es tener una fuente central de referencias y colaboración, como una herramienta de gestión del trabajo. Al compartir todo tu trabajo, actualizaciones de estado y mensajes en un solo lugar, no solo puedes hacer que los miembros del equipo estén alineados, sino que permanecerán en sintonía a lo largo de todo el proyecto.

Obtén más información sobre la manera en que Asana puede ayudarte a organizar el trabajo para que tu equipo sepa qué hacer, por qué es importante y cómo hacerlo.