¿Qué es el diseño de proyectos? 7 pasos que incluyen consejos de expertos

A la hora de gestionar proyectos, lograr que todos los involucrados estén en sintonía puede ser todo un desafío. Con varias piezas en movimiento, diferentes entregables y la colaboración entre diferentes departamentos, una reunión inicial del proyecto puede no ser suficiente.

La fase de diseño de proyectos es una oportunidad para alinear las ideas, las diferentes partes de un proyecto, los procesos y los entregables. Es una etapa temprana del ciclo de vida del proyecto que a menudo precede al plan o la carta del proyecto. Esto se debe a que se centra principalmente en la descripción general del proyecto y no tanto en los detalles específicos. Durante este paso inicial, suelen usarse ayudas visuales, como diagramas de flujo, diagramas de Gantt y cronogramas, para brindar un panorama general a todos los participantes del proyecto.

En este artículo, repasaremos los conceptos básicos del diseño de proyectos, analizaremos los siete pasos necesarios para diseñar un proyecto y compartiremos algunos consejos de expertos para ayudarte a comprender mejor este proceso.

Cómo funciona el diseño de proyectos

El diseño del proyecto es una de las fases iniciales de su ciclo de vida donde se planifican ideas, procesos, recursos y entregables. Esta fase suele crearse antes que el plan del proyecto, ya que brinda una descripción general, mientras que un plan del proyecto contiene información más detallada.

El diseño de un proyecto consta de 7 pasos, incluyendo la definición de objetivos y el uso de medios visuales para comunicar mejor esos objetivos.

Estos medios visuales incluyen una variedad de métodos, como diagramas de Gantt, tableros Kanban y diagramas de flujo. Al proporcionar una representación visual de la estrategia de tu proyecto podrás brindar mayor transparencia entre los participantes y aclarar diferentes aspectos del proyecto, incluyendo la viabilidad general. 

Los 7 pasos del diseño de proyectos

Un proceso de diseño de proyectos exitoso se desarrolla en 7 pasos. Estos incluyen desde la definición de metas y objetivos básicos hasta la consolidación de tu estrategia. Esto te permitirá mantenerte organizado al momento de gestionar un proyecto nuevo.

Repasemos todas las partes de un proyecto y cada uno de los pasos necesarios para crear un diseño de proyecto.

Repasemos cada uno de los pasos necesarios para crear un diseño de proyecto.

Paso 1: Definir los objetivos del proyecto

En el primer paso debes definir los objetivos de tu proyecto. Para empezar, organiza una primera reunión de ideación en la que establezcas el cronograma general y los entregables del proyecto.

Para empezar, considera los requisitos del proyecto y los participantes. ¿Qué problema estás intentando solucionar? Empieza por escribir una breve descripción del proyecto y de quiénes participarán.

Una vez que hayas delineado los objetivos básicos del proyecto, determina los objetivos más concretos en detalle.

Consejo profesional: Usa objetivos SMART al comenzar el diseño de tu proyecto para visualizar mejor hacia dónde avanzas. SMART es un acrónimo en inglés que significa: specific (específico), measurable (medible), achievable (alcanzable), realistic (realista), y time-bound (de duración limitada).

Paso 2: Determina los resultados

A continuación, define los resultados del proyecto. Estos suelen ser más detallados que los establecidos en la fase inicial de planificación de objetivos e incluyen las tareas específicas que completarás durante el proyecto.

Por ejemplo, imagina que estás trabajando en un proyecto para crear una nueva página de inicio para tu sitio web. Uno de tus resultados puede ser agregar un formulario de registro por email.

Además de establecer los objetivos del proyecto, documenta los resultados y los principales entregables para comenzar a construir un cronograma. Te recomendamos consultar las metodologías de gestión de proyectos más populares para decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu proyecto.

Consejo profesional: Para proyectos complejos, aplica la metodología ágil con iteraciones para dividir tareas grandes en sprints cortos. Para proyectos más tradicionales, aplica el método de gestión en cascada que proporciona un enfoque detallado paso a paso.

Paso 3: Identificar riesgos y limitaciones

Luego de determinar los resultados, identifica los riesgos y obstáculos de tu proyecto. Evalúa los aspectos de tu proyecto que podrían constituir posibles riesgos para evitar malgastar tus recursos durante la ejecución del proyecto.

Para identificar los riesgos y las limitaciones, establece las herramientas de gestión de recursos necesarias, los fondos y los plazos requeridos. Trabaja con los participantes y los equipos del proyecto para minimizar o resolver estas limitaciones antes del inicio del proyecto.

Consejo profesional: Usa un registro de riesgos para analizar, documentar y resolver los riesgos que surjan.

Paso 4: Usar medios visuales para perfeccionar la estrategia del proyecto

Una estrategia de proyecto es una hoja de ruta visual de tu proyecto que te permite comunicar el propósito a los miembros del equipo. Crea tu estrategia usando un medio visual que puedas compartir con los participantes.

Existen varios medios visuales disponibles que puedes elegir. A continuación, te mostramos las herramientas más populares:

• Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo te permite visualizar los diferentes pasos y decisiones necesarios para realizar un proceso. Es una herramienta particularmente útil para visualizar enfoques paso a paso y organizar los entregables del proyecto de manera eficaz. 

• Diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se usa para visualizar el cronograma de un proyecto. Las barras en un diagrama de Gantt representan las tareas del proyecto y la longitud de las barras representa la cantidad de tiempo que tardarán en completarse.

• Estructura de desglose del trabajo (WBS): Una estructura de desglose del trabajo representa el desglose de todas las tareas de un proyecto dado. Los gerentes de proyecto usan estructuras de desglose del trabajo para ayudar a los equipos a visualizar los entregables sin perder de vista los objetivos 

• Mapas mentales: Un mapa mental es un diagrama de jerarquía que se usa para visualizar proyectos y tareas. Permite a los gerentes de proyecto vincular los entregables con una idea o concepto central, como un objetivo específico del equipo. 

• Diagrama de PERT: Un diagrama de PERT es una herramienta que se usa para planificar, organizar y crear tareas. Puede ser útil para gestionar proyectos complejos y para estimar el tiempo necesario para finalizar las tareas.

Dado que cada herramienta visual tiene sus propias características, la ayuda que elijas dependerá de las preferencias de tu equipo. Si bien una estructura de desglose del trabajo que detalla las dependencias funciona bien para equipos grandes, un diagrama de flujo funciona bien para equipos más pequeños con proyectos más sencillos.

Consejo profesional: Analiza las funcionalidades de cada una de las herramientas visuales antes de implementarla para diseñar tu proyecto. Examina el nivel de detalle, la facilidad de uso y la apariencia visual de cada herramienta para poder encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. 

Paso 5: Calcular el presupuesto

A continuación, calcula el presupuesto de tu proyecto para poder asignar tus recursos. Tu presupuesto debe tener en cuenta la rentabilidad del proyecto, los recursos disponibles y el trabajo externo necesario. En algunos casos, también deberás ajustarte al presupuesto establecido por el equipo directivo para poder ejecutar los entregables del proyecto.

Es posible que el equipo directivo deba revisar o aprobar tu presupuesto. Una vez aprobado, puedes comenzar a asignar responsables, redactar documentos y crear tareas para tu proyecto.

Consejo profesional: Al momento de asignar recursos, prueba implementar procesos automatizados usando un software de automatización para mejorar la eficiencia y reducir los errores del proyecto.

Paso 6: Crear un plan de contingencia

Antes de empezar a asignar tareas, te recomendamos crear un plan de contingencia, es decir, un plan de respaldo para afrontar los riesgos y limitaciones del proceso descritos anteriormente. Un plan de contingencia te ayudará a resolver los problemas que surjan en tiempo real y a optimizar la eficiencia.

Para crear un plan de contingencia, organiza tus riesgos usando un diagrama de Gantt o una herramienta de cronograma y elabora un plan para cada uno. Por ejemplo, si uno de tus riesgos implica que los materiales no lleguen a tiempo, tu plan de contingencia puede ser obtener materiales de otro proveedor o realizar otras tareas del proyecto mientras esperas que lleguen los materiales.

Una vez que hayas creado un plan para cada riesgo, estarás listo para comenzar a ejecutar tu proyecto.

Consejo profesional: Usa las vistas de Lista, de Cronograma y de Calendario para visualizar el plan de tu proyecto de la forma que te resulte más útil. 

Paso 7: Documentar los hitos

Durante el paso final, registra los hitos de tu equipo. Esto sirve para garantizar que el trabajo se realice a tiempo y para identificar fácilmente las inconsistencias a medida que surjan.

Puedes hacer esto con un software de gestión de proyectos para que los participantes puedan acceder a la información y visualizar el progreso del proyecto. Te recomendamos gestionar estos hitos hasta el final del proyecto para garantizar que las tareas se finalicen a tiempo.

Consejo profesional: Comunícate regularmente con todos los involucrados del proyecto para mantener las dependencias de las tareas bajo control y garantizar que se cumplan los objetivos a corto plazo.

3 consejos de expertos para mejorar el diseño de tu proyecto

Desarrollar un diseño de proyecto que ayude a mejorar la colaboración y promover la eficiencia del equipo no es una tarea sencilla. Además de los siete pasos que componen el proceso de diseño del proyecto, compartimos algunos consejos que pueden llevar tu diseño a otro nivel.

Ten en cuenta estos tres consejos al momento de crear tu propio diseño de proyecto:

1. Comunícate con las partes interesadas con frecuencia y desde el primer momento: La comunicación es esencial, independientemente del proyecto en el que estés trabajando. Colaborar desde el principio del proyecto es la mejor manera de garantizar que todos los involucrados estén en sintonía y comprendan los objetivos más importantes. Para establecer una comunicación eficaz, organiza reuniones durante todo el transcurso del proyecto e implementa procesos para agilizar el trabajo en equipo.

2. Mantén tus objetivos siempre presentes: Conectar tus objetivos con los entregables del proyecto te permite garantizar que estos se cumplan. Para esto, te recomendamos usar un software de cronograma, donde puedas conectar fácilmente los objetivos con el trabajo necesario para alcanzarlos. 

3. Usa elementos visuales para dar seguimiento a los hitos: Si bien los casos de negocios y las tareas pendientes diarias son extremadamente útiles, los elementos visuales ayudan a las partes interesadas a tener una visión más general del trabajo. Puedes visualizar el trabajo de tu proyecto de muchas formas. Los diagramas de Gantt o diagramas de PERT son algunas de las opciones disponibles. 

Además de estos tres consejos, siempre ten presente los intereses de tu equipo. Si proporcionas toda la información necesaria y programas el trabajo dentro de plazos razonables, tu equipo se mantendrá comprometido y trabajará de manera eficiente.

Aprovecha el diseño del proyecto para contar una historia

El diseño del proyecto es una fase importante para ejecutar un proyecto exitoso. Desde la recopilación de la información y los recursos necesarios hasta la coordinación con los miembros del equipo, tu trabajo es hacer que los detalles cobren vida. Con el diseño de proyectos adecuado, tú y tu equipo podrán afrontar cualquier desafío que se les presente y lograr grandes resultados.

Adopta un software de gestión del trabajo para dominar el arte de planificar proyectos. Asana puede ayudar a tu equipo a enfrentar cualquier desafío con claridad y confianza, desde agilizar el trabajo hasta mejorar la visibilidad.