5 consejos para crear una cultura de intercambio de conocimientos

Todos los días compartimos información con los demás. Un breve mensaje de texto, una conversación durante el desayuno o una llamada telefónica son ejemplos de intercambio de conocimientos. El intercambio de conocimientos es igual de frecuente en el lugar de trabajo. Pero para documentar y retener los conocimientos, necesitas una estrategia, comunicación coherente y actualizaciones regulares. Aquí te mostramos cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos en tu empresa.

¿Qué es el intercambio de conocimientos?

El intercambio de conocimientos es el acto de desarrollar procesos para ayudar a una organización a acceder a la información importante en varios equipos. Existen diferentes subconjuntos de gestión del conocimiento, pero el intercambio de conocimientos es el proceso específico de distribuir información de modo que tu equipo sepa cómo acceder y compartirla con otros miembros del equipo si fuera necesario.

Existen tres tipos principales de conocimiento:

• Conocimiento explícito: la forma más básica de conocimiento. Esta información es fácil de compartir porque se registra y comunica fácilmente. Por ejemplo, las instrucciones sobre cómo iniciar sesión en una nueva cuenta de email se considerarían como conocimiento explícito. 

• Conocimiento implícito: una forma sencilla de explicar el conocimiento implícito es “aprender haciendo”. Este tipo de conocimiento es información que adquieres al aplicar el conocimiento explícito. Por ejemplo, puedes leer información explícita sobre cómo conducir un auto, pero realmente nunca aprenderás a conducir hasta que te subas a un auto y lo hagas. 

• Conocimiento tácito: es información que adquieres a partir de la experiencia personal. Este tipo de información es difícil de compartir porque suele ser de naturaleza personal o cultural. Cuando se comparte esta información, por lo general, implica habilidades que deben practicarse con el tiempo. Por ejemplo, saber cómo dar un discurso de ventas es un buen ejemplo de conocimiento tácito. Puedes ensayar un guion todo lo que quieras, pero para conseguir dar un buen discurso de ventas es necesario escuchar a la audiencia y comprender los pequeños matices que solo se consiguen con la práctica y la experiencia.

Intercambio de conocimientos vs. gestión del conocimiento

El intercambio de conocimientos y la gestión del conocimiento son dos procesos que están estrechamente relacionados. El intercambio de conocimientos es un proceso que forma parte de la gestión del conocimiento. Mientras que esta última es la estrategia proactiva de obtención, organización y almacenamiento de información.

Piensa en este proceso como en una biblioteca pública: la gestión del conocimiento es reunir los libros y decidir cómo organizarlos en los estantes. El intercambio de conocimientos es crear el proceso para compartir esos libros con las personas que necesitan esa información.

La importancia del intercambio de conocimientos

El intercambio de conocimientos es una parte importante de la creación de las bases de tu cultura corporativa. Define las normas para la comunicación y el intercambio de información dentro de la empresa, independientemente de tu función. Estas son algunas razones clave por las que deberías fomentar el intercambio de conocimientos como parte de tu cultura corporativa.

Desarrolla conexiones entre los integrantes del equipo

El intercambio de conocimientos entre los integrantes del equipo es una buena manera de aumentar la colaboración y mejorar el trabajo en equipo. Puedes compartir información importante, como los procesos del equipo, las preferencias sobre las comunicaciones y los documentos de estrategias. Esto ayuda a integrar la información aislada y a compartir la información importante que los equipos necesitan para colaborar con éxito en un proyecto.

Brinda una fuente de referencias para la documentación

El proceso de intercambio de conocimientos le permite a tu equipo establecer una fuente central de referencias para la información importante. Puede tratarse de cualquier cosa, desde los procesos del equipo hasta el código de conducta del lugar de trabajo. En caso de que alguien de tu equipo quiera buscar información, sabrá exactamente a dónde dirigirse.

Evita que la información quede aislada

Cuando tu equipo comparte y almacena regularmente información relevante en una base de datos, todos los integrantes del equipo tienen acceso a la información importante. Esto quiere decir que la información no es propiedad de una sola persona. No es recomendable que solo una persona conozca una información crucial porque si esa persona se enferma o deja la empresa, ya no tendrías acceso a ella. Compartir el conocimiento significa que el resto del equipo tiene la información necesaria para mantener el flujo de trabajo funcionando sin problemas, independientemente de quién esté involucrado.

5 consejos para compartir el conocimiento en tu organización

El intercambio de conocimientos no es responsabilidad de una persona o equipo; es responsabilidad de toda la organización para garantizar que toda la información se comparta correctamente. Estos son algunos consejos que te ayudarán a fomentar el intercambio de conocimientos en tu empresa.

1. Desarrolla una estrategia para la gestión del conocimiento

Si te encuentras en las primeras etapas del intercambio de conocimientos en tu organización, empieza por desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento y de comunicación. La mejor manera de desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento es colaborar con otros miembros del equipo y decidir qué información es importante documentar. Si te resulta difícil decidir qué información es importante, piensa en qué tipo de información necesitan conocer las personas de tu equipo y los colaboradores de otros sectores para realizar su trabajo.

¿Aún no estás seguro sobre qué tipo de información debes incluir en tu estrategia de gestión del conocimiento? Intenta responder estas preguntas:

• ¿Hay algún proceso o procedimiento determinado que alguien debe seguir para realizar una tarea en particular?

• ¿Qué información necesitan conocer nuestros colaboradores habituales para trabajar en este proyecto?

• ¿Qué información necesitaría saber mi equipo en caso de que, de forma inesperada, yo no pudiera trabajar?

• ¿Qué información es crucial para el funcionamiento normal de la empresa?

2. Promueve la cultura correcta

Fomentar una cultura de intercambio de información empieza desde arriba. Si los directivos de la empresa lideran con transparencia y están dispuestos a compartir cómo funcionan sus procesos, es más probable que los colaboradores individuales sigan su ejemplo. Es importante que la dirección de la empresa ofrezca oportunidades para que el intercambio de conocimientos se produzca de forma sistemática y orgánica.

Una manera de hacerlo es crear espacios en el lugar de trabajo que promuevan el intercambio orgánico de conocimientos. Por ejemplo, los espacios de trabajo colaborativo, como las salas de conferencias y las oficinas de planta abierta, pueden ayudar a fomentar la conversación. Si tu equipo trabaja a distancia o tiene un modelo de oficina híbrido, también puedes fomentar el intercambio de conocimientos tanto en un entorno “cara a cara” a través de una videoconferencia, como de forma asincrónica a través de bases de conocimiento y herramientas de gestión de proyectos.

3. Fomenta los diferentes medios de intercambio de conocimientos

Los miembros de tu equipo tienen diferentes habilidades y preferencias a la hora de comunicarse. Quizás uno sea especialmente bueno resumiendo la información por escrito, mientras que otros prefieran comunicar la información verbalmente. Esto significa que tu equipo puede compartir la información de diferentes maneras. Independientemente de la forma en que se comparta el conocimiento, como con un video o un manual paso a paso, todo debe ser accesible y estar en un solo lugar. La mejor manera de hacerlo es utilizar una plataforma de gestión del conocimiento que admita diferentes tipos de archivos.

4. Identifica a los expertos del equipo

Independientemente del tamaño de tu empresa, tu equipo contará con algunas personas expertas en el funcionamiento de los procesos. Si tu empresa recién está empezando, busca a las personas que crean los procesos y pídeles que los escriban. En el caso de organizaciones más grandes, trabaja con los líderes de equipo para identificar a las personas específicas que tienen experiencia en determinadas áreas. Es importante documentar los procedimientos y la información para que el equipo pueda consultarlos.

Aquí en Asana, nuestro equipo usa Áreas de Responsabilidad (AoR). Cualquiera que sea responsable de un área específica también es responsable de documentar los conocimientos relacionados con esa responsabilidad. Esto significa que todos comparten la responsabilidad de documentar la información y los conocimientos. Además, se puede cubrir una gran variedad de temas, sin que nada se pase por alto.

5. Establece una base de conocimientos colaborativa

Los miembros de tu equipo pueden tener diferentes preferencias sobre cómo compartir la información, pero debe haber un lugar central donde se recopile toda esta información. Una base de conocimiento digital permite a los miembros del equipo cargar y actualizar fácilmente la información según sea necesario. Con la gestión digital del conocimiento, tu equipo siempre estará al día, ya que la información puede actualizarse en tiempo real. Esto evita que los miembros del equipo accedan a información obsoleta o innecesaria.