Cómo utilizar el método Hoshin Kanri para la planificación estratégica

¿Recuerdas cuando eras un niño y tenías que hacer una actividad para unir los puntos? Al principio, solo veías un montón de puntos al azar esparcidos por toda la página. Pero a medida que conectabas los puntos, la imagen empezaba a tomar forma.

Si bien el método Hoshin Kanri es un poco más complejo que un rompecabezas de un libro para colorear, se aplica la misma filosofía. Con el método Hoshin Kanri, puedes conectar los puntos entre tu trabajo diario y los objetivos estratégicos más amplios de la empresa para poder ver el panorama general. A continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta metodología.

¿Qué es el método Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que las empresas usan para conectar los objetivos generales de la empresa con el trabajo diario de los colaboradores individuales. En japonés, la palabra “hoshin” significa “política” o “dirección” y la palabra “kanri” significa “gestión”. Así que la frase completa puede traducirse más o menos así: “¿Cómo gestionamos nuestra dirección?”.

El objetivo del método Hoshin Kanri es que todas las personas de la empresa avancen hacia el mismo objetivo al mismo tiempo. Esto sucede a través de un flujo de comentarios denominado Hoshin Kanri Catchball. Funciona así:

• El equipo estratégico lleva la estrategia hasta el nivel de los colaboradores individuales, al proporcionar información y contexto acerca de cómo la estrategia se conecta con su trabajo diario.

• A continuación, los colaboradores individuales ponen en práctica esa estrategia.

• Por último, el ritmo de producción de cada uno de los colaboradores se informa al equipo estratégico para ayudarles a analizar y ajustar la estrategia.

De ese modo, Hoshin Kanri no es un método aislado de pensamiento, sino un ciclo continuo de planificación y mejora.

¿Cuándo conviene aplicar el método Hoshin Kanri?

El método Hoshin Kanri es ideal si estás implementando una estrategia corporativa o si quieres unificar a todo el equipo para alcanzar el mismo objetivo general. Sin embargo, demanda mucho tiempo para su planificación e implementación. 

Si buscas una forma más simple de alinear tus prioridades estratégicas, intenta comenzar con un plan estratégico en su lugar. Pero, ya sea que estés usando un plan estratégico o un Hoshin Kanri Catchball, asegúrate de siempre darles a los miembros de tu equipo el contexto, la claridad y la conexión que necesitan para tener éxito.

La matriz de Hoshin Kanri

La matriz de Hoshin Kanri (o matriz X) es una representación visual del proceso de planificación de Hoshin Kanri. Los equipos la utilizan para hacer el seguimiento de cómo las metas y los objetivos se conectan entre sí al implementar el método Hoshin Kanri. El objetivo de la matriz es identificar quién está trabajando en qué iniciativa, cómo se conectan las estrategias con las iniciativas y cómo se relacionan con los objetivos a largo plazo.

Cómo leer una matriz de Hoshin Kanri

Si estás usando la metodología Hoshin Kanri, también deberías usar la matriz de Hoshin Kanri. Esta matriz es una herramienta sumamente útil para que las personas comprendan cómo su trabajo específico se relaciona con los objetivos a largo plazo. Cuando los miembros del equipo no tienen objetivos claros o no comprenden cómo su trabajo se vincula a los objetivos estratégicos más amplios, es posible que accidentalmente desperdicien tiempo y recursos en trabajos innecesarios. En su lugar, conectar el trabajo con los objetivos puede ayudar a tu equipo a avanzar en la misma dirección.

A pesar de lo compleja que pueda parecer una matriz de Hoshin Kanri, su lectura es, en realidad, bastante sencilla. El gráfico divide la información en cinco secciones principales en un patrón de brújula:

• Los objetivos estratégicos a largo plazo van en la sección sur.

• Los objetivos anuales van en la sección oeste.

• Las iniciativas de mejora van en la sección norte.

• Los objetivos de mejora o KPI van en la sección este.

• Los recursos van en la sección del lejano oriente.

Al leer una matriz de Hoshin Kanri, empieza por la parte inferior y sigue en el sentido de las agujas del reloj. En cada esquina de la matriz, encontrarás pequeños puntos para representar cómo se conecta cada iniciativa u objetivo con los demás. Los recursos en el extremo derecho identifican qué miembro del equipo es responsable de qué iniciativa de mejora y KPI.

Veamos un ejemplo. En la matriz de Hoshin Kanri anterior, empezaríamos en la sección “Objetivos estratégicos” que se encuentra en la parte inferior. Si seguimos los puntos a la izquierda, podemos ver que el objetivo estratégico de “Convertirse en una empresa global” se vincula con el objetivo anual de “Crear una nueva función del producto que se adapte al mercado internacional”. Siguiendo esa columna hasta la esquina superior izquierda, podemos ver que ese objetivo anual se conecta con dos iniciativas de mejora: “Optimizar el programa de éxito del cliente para adaptarlo a sus necesidades” y “Realizar una investigación del mercado internacional”. Puedes continuar con este mismo proceso para conectar los KPI y los recursos, y ver cómo todo se combina.

Los 7 pasos de la planificación Hoshin Kanri

La planificación estratégica Hoshin Kanri consta de siete pasos clave. Si ya cuentas con un plan estratégico, puedes omitir los primeros cuatro pasos. A continuación, te mostramos cómo comenzar.

1. Define la visión de tu organización

Identifica la misión, la visión y los valores clave de tu organización. Por lo general, esto se realiza a través de una declaración de visión. Esta declaración debe respaldar tus objetivos a largo plazo y, a su vez, conectarlos con la declaración de misión de la empresa. 

Durante el proceso de planificación estratégica tradicional, es importante dejar en claro la visión de tu organización para garantizar que tus objetivos a largo plazo estén alineados. Sin embargo, el método Hoshin Kanri va un paso más allá al ayudarte a visualizar de qué manera el trabajo individual influye en los objetivos a largo plazo de la empresa y, por extensión, en la visión de la organización.

2. Establece objetivos estratégicos

Los objetivos estratégicos, a veces llamados objetivos de avance, son los cambios que tu organización debe hacer para lograr la visión que definiste en el primer paso. Estos objetivos forman el pilar de tu estrategia. Te recomendamos que no establezcas demasiados objetivos; apunta a unos tres o cuatro objetivos a largo plazo y tómate de tres a cinco años para alcanzarlos. Tener demasiados objetivos puede dividir el enfoque de tu equipo, lo que podría hacer que te resulte más difícil alcanzar tus objetivos estratégicos. Una vez que hayas determinado tus objetivos estratégicos, agrégalos a tu matriz de Hoshin Kanri en el extremo inferior del gráfico.

3. Establece objetivos anuales

Una vez que hayas identificado los principales objetivos de avance que quieres alcanzar, enfócate en establecer los objetivos anuales que quieres que logre tu equipo. Dado que, por lo general, se necesitan de tres a cinco años para alcanzar un objetivo estratégico, dividirlo en objetivos a corto plazo hace que el gran objetivo parezca más manejable. 

Intenta establecer entre dos y diez objetivos anuales. Ten en cuenta que deben ser objetivos SMART, es decir que deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Para hacer el seguimiento del progreso de tu equipo hacia estos objetivos, también deberías elegir una métrica clave para el éxito de tu negocio y usarla como un indicador clave de rendimiento (KPI) para cada objetivo. En la matriz de Hoshin Kanri, esta es la sección que se encuentra en el lado izquierdo del gráfico.

4. Comunica los objetivos a toda la organización

Antes de que puedas empezar a realizar el trabajo, debes desglosar aún más tus objetivos anuales en tareas más pequeñas y factibles. Para hacerlo, segmenta los objetivos anuales, relativamente amplios, en iniciativas concretas que sean específicas para cada equipo o departamento. Como resultado, todo tu equipo no solo comprenderá los objetivos generales (es decir, los objetivos anuales y estratégicos), sino también los objetivos más pequeños que ellos deberán alcanzar para ayudar a la empresa a lograr los objetivos más grandes. 

Durante este paso, tu equipo empezará a comprender el trabajo que se necesita para alcanzar los objetivos anuales. Estas iniciativas de mejora están en la sección superior de la matriz de Hoshin Kanri. La matriz de cada equipo o miembro del equipo puede ser un poco diferente ya que cada uno es responsable de una parte diferente de la iniciativa.

5. Ejecuta los objetivos anuales

Finalmente, estás listo para la implementación. Como dividiste tus objetivos anuales en objetivos más pequeños, diferentes equipos tendrán diferentes estrategias. Pero, en última instancia, todas estas estrategias se unen para garantizar que tu organización pueda cumplir con sus objetivos anuales.

La forma exacta de ejecutar tus iniciativas depende de ti. Puedes hacerlo mediante el uso de estrategias de mejora continua, como el modelo DMAIC de Six Sigma, el método Kaizen o el ciclo PHVA. 

A medida que la producción se inicie y los resultados comiencen a llegar, los comentarios empezarán a fluir desde la planta de producción hasta el equipo estratégico.

6. Implementa revisiones mensuales

Con demasiada frecuencia, los objetivos y la información estratégica se encuentran en documentos estancados, como hojas de cálculo o presentaciones de diapositivas, mientras que el trabajo diario de tu equipo se encuentra en otro lado. Para unir los puntos, empieza por implementar un sistema de revisión mensual para garantizar que todos estén en la misma página. Además, verifica tus objetivos y el trabajo que se está haciendo para alcanzarlos a fin de asegurarte de que estén alineados.

El método Hoshin Kanri hace que esto sea aún más fácil. Una vez que empieces a hacer tu trabajo anual en el paso cinco, los resultados de la producción empezarán a fluir hacia el equipo de liderazgo estratégico. Al usar esta información, da un paso atrás del trabajo diario y observa cómo mantienes el progreso actualmente. ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué se puede mejorar?

Una herramienta de gestión de proyectos puede facilitar mucho más este proceso. Por ejemplo, Asana te permite crear y dar seguimiento a los objetivos en el mismo lugar en el que tu equipo almacena y da seguimiento a su trabajo diario. También puedes establecer recordatorios automatizados para que no te olvides de actualizar y revisar tus objetivos mensualmente.

7. Realiza revisiones anuales

Cuando hayas finalizado un período completo de 12 meses de progreso, llegará el momento de observar todo lo que ha logrado tu equipo. ¿Pudieron lograr sus objetivos? Si no fue así, ¿qué podría cambiarse la próxima vez? ¿Qué aprendiste que puedas implementar para el próximo ciclo del proyecto?

Una vez que determines las lecciones aprendidas del año anterior, puedes volver a empezar el proceso y establecer nuevos objetivos para el próximo año. De cara al futuro, puedes cambiar de táctica para hacer frente a los obstáculos o puntos débiles del pasado; y luego, vuelve a comenzar el flujo del Hoshin Kanri Catchball una vez más.

Ventajas y desventajas de la metodología Hoshin Kanri

Al igual que todas las estrategias, el método Hoshin Kanri también tiene ventajas y desventajas. Estos son los puntos positivos y los puntos que también deberías tener en cuenta al implementar esta estrategia.

Ventajas de la metodología Hoshin Kanri

• La matriz de Hoshin Kanri es fácil de leer. A simple vista, parece compleja, pero una vez que te familiarizas, realmente es una forma simple y efectiva de gestionar responsabilidades y comprender cómo se conectan las iniciativas con los objetivos más amplios de la empresa.

• Hoshin Kanri desglosa de manera clara una estrategia general. Cuando los equipos debaten la estrategia general, la matriz de Hoshin Kanri es una forma sencilla de analizar las iniciativas más pequeñas y cómo afectan a los objetivos más grandes de la empresa. 

• Te permite saber quién es responsable de qué. Los gerentes pueden identificar rápidamente quién es responsable de qué iniciativa por medio de la matriz de Hoshin Kanri. Esto ayuda a las personas a rendir cuentas de los objetivos de los que son responsables.

Desventajas de la metodología Hoshin Kanri

• La matriz de Hoshin Kanri solo es útil con información mínima. Cuanta más información agregues a la matriz, menos legible será el gráfico. Si estás desarrollando dependencias y responsabilidades más complejas, es posible que la matriz de Hoshin Kanri no sea el mejor método para tu equipo. Si quieres ser más específico con las dependencias, intenta usar el método de la ruta crítica (CPM). 

• Hoshin Kanri solo reduce la estrategia a cuatro niveles de especificidad. Si tu equipo quiere desglosar los objetivos y las estrategias en más de cuatro niveles, no podrás usar el método Hoshin Kanri. Si quieres dividir un proyecto en más secciones, intenta aplicar la metodología en cascada en su lugar.

• La matriz de Hoshin Kanri es estática. Si las estrategias y las responsabilidades cambian a un nivel drástico, la matriz de Hoshin Kanri es difícil de cambiar. Si anticipas que sucederán cambios importantes en un proyecto, te recomendamos que uses una metodología ágil.

Pon en marcha tu matriz de Hoshin Kanri con herramientas de gestión del trabajo

Si bien la matriz de Hoshin Kanri es una buena referencia estática para tener, contar con una herramienta que te permita hacer un seguimiento de los objetivos en tiempo real es aún mejor. Al utilizar una herramienta de gestión del trabajo como Asana, puedes alinear a tu equipo en pos de una misión común. Cuando los equipos comprenden claramente cómo su trabajo contribuye a la empresa en su conjunto, están mejor preparados para brindar resultados que se puedan medir.