Deal desk: mejora tu flujo de ventas gracias a una mesa de negociaciones

Las empresas deben obtener ganancias para tener éxito, lo que significa que necesitan encontrar clientes potenciales y cerrar acuerdos. Por lo general, esta responsabilidad recae en el equipo de ventas, pero con todo lo que está en juego, ¿no deberían involucrarse también miembros de otros equipos?

Una mesa de negociaciones es un enfoque colaborativo para evaluar acuerdos complejos y aumentar la rentabilidad de la empresa. En este proceso, los miembros de equipos de varios departamentos trabajan juntos para atraer a los mejores clientes potenciales y conducirlos por el proceso de ventas. Sigue leyendo para descubrir cómo crear una mesa de negociaciones que mejore tus operaciones de ventas.

¿Qué es el deal desk o mesa de negociaciones?

Una mesa de negociaciones es un equipo interdisciplinario que trabaja en conjunto para lograr que las operaciones importantes pasen por el proceso de ventas de forma rápida y eficaz. Si bien los representantes de ventas trabajan solos en la mayoría de las operaciones de la empresa, la mesa de negociaciones se centra en los acuerdos complejos o de gran valor. Contar con una mesa de negociaciones para optimizar las operaciones de ventas puede reducir los tiempos del ciclo de ventas hasta un 40 % y mejorar la productividad de las ventas hasta un 20 %.

Roles y responsabilidades de un analista de mesa de negociaciones

Si bien la mayoría de las personas que participan en la mesa de negociaciones tienen otros roles y responsabilidades, deberías asignar a un analista o especialista de mesa de negociaciones para que se encargue de gestionar estas operaciones y se asegure de que todo funcione sin problemas.

Un analista de mesa de negociaciones no es una función de cara al cliente. Se centra en el proceso de las operaciones y sus principales responsabilidades pueden ser:

• Trabajar con los miembros de la mesa de negociaciones para gestionar las responsabilidades individuales durante el proceso de ventas.

• Garantizar que el equipo de la mesa de negociaciones permanezca alineado.

• Establecer acuerdos.

• Mejorar los procesos y hacer un seguimiento del desempeño de la mesa de negociaciones.

El analista de mesa de negociaciones es un miembro fundamental del equipo ya que sirve como principal punto de contacto para todos. Gestiona el flujo de trabajo para la gestión de los acuerdos de alto valor, complejos o de alto nivel que surjan.

Otros equipos que deben participar en la mesa de negociaciones

Crear un equipo interdisciplinario para gestionar los acuerdos de alto valor puede ayudar a que estos acuerdos mejoren. Considera incluir a personas de los siguientes equipos:

• Marketing: Los miembros del equipo de marketing pueden usar los datos para analizar tu público objetivo, completar una lista de clientes potenciales y evaluar sus puntos débiles.

• Ventas: Contarás con representantes de ventas en la mesa de negociaciones que preparen ofertas persuasivas para clientes o consumidores.

• Asuntos Legales: Un miembro del departamento de asuntos legales puede unirse a la mesa de negociaciones para revisar los acuerdos y garantizar que sean sólidos desde el punto de vista contractual.

• Finanzas: Un miembro del departamento de finanzas puede revisar el precio de los acuerdos y facilitar el intercambio de dinero una vez que el acuerdo se lleve a cabo.

Cómo crear una mesa de negociaciones eficaz

Para garantizar el buen funcionamiento de la mesa de negociaciones, hay que establecer de antemano un flujo de procesos sólido. Los miembros del equipo que trabajen en la mesa de negociaciones tendrán tareas ajenas a los acuerdos que pasen por la mesa, por lo que es importante que todos estén alineados y prioricen las tareas en consecuencia.

Sigue los pasos a continuación para crear una mesa de negociaciones eficaz que se esfuerce por hacer avanzar los acuerdos no estándar a través del proceso de ventas con facilidad.

1. Establece expectativas

Cada empresa usa su mesa de negociaciones de manera diferente, y lo primero que debe hacerse es determinar los objetivos de este equipo. Observa tus operaciones de ventas y define qué brechas deben llenarse. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Dónde podría necesitar apoyo el equipo de ventas?

• ¿Qué debilidades tenemos en nuestro proceso de ventas actual?

• ¿Cómo podemos mejorar los tiempos del ciclo de ventas y las tasas de éxito?

Utiliza tus respuestas para establecer las expectativas de lo que quieres que logre tu mesa de negociaciones. Por ejemplo, si el equipo de ventas tiene dificultades con los acuerdos de alto valor porque requieren más tiempo y esfuerzo, entonces la mesa de negociaciones puede gestionar esos acuerdos de principio a fin. De este modo, esos acuerdos reciben más atención y apoyo y, como resultado, los demás tienen más tiempo para centrarse en los acuerdos de menor valor.

2. Identifica a tu equipo

Una vez que conozcas las expectativas para tu mesa de negociaciones, debería resultarte sencillo identificar a los miembros del equipo que necesitas. Si decidiste que tu mesa de negociaciones se encargará de la gestión de los acuerdos de alto valor de principio a fin, entonces necesitarás miembros del equipo que puedan gestionar cada parte del proceso de ventas, incluido un:

• Representante de ventas

• Miembro del equipo de asuntos legales

• Miembro del equipo de finanzas

• Miembro del equipo de marketing

• Miembro del equipo de éxito del cliente

Estas personas se encargarán de la generación de oportunidades de venta, la preparación de los contratos, la fijación de precios, la estructura de los acuerdos y la interacción para los acuerdos de alto valor, mientras el equipo de ventas se dedica a los acuerdos de menor valor.

3. Establece los criterios de los acuerdos

Ahora que ya tienes un equipo listo para trabajar en la mesa de negociaciones, establece los criterios necesarios para que los acuerdos se clasifiquen como de alto valor o complejos. Algunos ejemplos de estos criterios son:

• Clientes con cierto nivel de notoriedad

• Clientes que superan un determinado presupuesto

• Clientes con múltiples puntos de contacto

• Clientes que necesitan mucha interacción

Si quieres que tu mesa de negociaciones se encargue de los acuerdos de alto valor de principio a fin, entonces el equipo de ventas deberá transferir a todos los clientes potenciales que cumplan con los criterios. Sin embargo, la mesa de negociaciones puede involucrarse en cualquier etapa del proceso de ventas. Por ejemplo, quizás decidas que es más efectivo enviar a los clientes potenciales de alto valor a la mesa de negociaciones únicamente después de que los representantes de ventas ya hayan conversado con ellos y estén seguros de que les interesa llegar a un acuerdo.

4. Define tu estrategia de trabajo

Todos los equipos necesitan una estrategia para ejecutar el trabajo. Al definir tu flujo de trabajo desde el principio, te asegurarás de que cuando los miembros del equipo se reúnan, sabrán exactamente qué hacer y cómo hacerlo.

La estrategia de cada mesa de negociaciones será diferente. Pero para continuar con el ejemplo anterior, un traspaso en la mesa de negociaciones podría ser así:

• Un representante de ventas envía a un cliente potencial de alto valor a la mesa de negociaciones

• Esto le indica al equipo de marketing que evalúe al cliente potencial y valore sus necesidades

• El representante de ventas de la mesa de negociaciones desarrolla una estructura de negociación personalizada para el cliente potencial

• El miembro del equipo de asuntos legales evalúa el acuerdo

• El miembro del equipo de éxito del cliente interactúa con el cliente potencial para aumentar el compromiso y la aceptación mientras se lleva a cabo el acuerdo

• El miembro del equipo de finanzas finaliza la transacción

Dado que es posible que el equipo no se reúna en persona, una estructura de traspaso es útil para ayudar a todos a saber cuándo les toca participar.

5. Analiza tu éxito

Como la mayoría de los flujos de trabajo, establecer una mesa de negociaciones no es un proceso que se hace una sola vez. Una vez que tu mesa de negociaciones esté en marcha, esfuérzate por lograr la mejora continua. Tómate el tiempo necesario para ver qué está funcionando y qué no. Usa un software de ventas para evaluar si la mesa de negociaciones está aumentando las ganancias. Quizás notes:

• Más acuerdos de alto valor que avanzan a través del proceso de ventas.

• Menor duración del ciclo de ventas.

• Mayor productividad de los miembros del equipo dentro y fuera de la mesa de negociaciones.

• Aumento del cierre de acuerdos de bajo valor debido al apoyo de la mesa de negociaciones.

También puedes notar áreas que en las que aún se necesita trabajar. Por ejemplo, tu mesa de negociaciones puede haber tenido dificultades para comunicarse al principio. Dado que estos miembros del equipo no han trabajado juntos antes, quizás necesiten tiempo para adaptarse. Intenta organizar talleres o hacer preguntas para romper el hielo (ice breakers) fuera del proceso de la mesa de negociaciones y busca mejorar la dinámica de equipo en el lugar de trabajo.

6. Revisa tu estrategia según sea necesario

Aprovecha la información de tu análisis para revisar la estrategia de la mesa de negociaciones. Si bien una mesa de negociaciones suele mejorar el flujo de ventas, un equipo que no funciona bien puede provocar una disminución en las ganancias. Para evitar estos efectos adversos, realiza un análisis de la mesa de negociaciones durante cualquier momento en el que revises el proceso de ventas; preferiblemente de forma periódica. De ese modo, estarás supervisando el progreso y la eficacia del equipo.

Beneficios de una mesa de negociaciones

Cuando se implementa con efectividad, una mesa de negociaciones es un beneficio tanto para tu equipo de ventas como para tu empresa. Al integrar a miembros de varios departamentos y aportar sus habilidades departamentales únicas, puedes satisfacer las necesidades de los clientes y asegurar triunfos más a menudo, especialmente acuerdos de alto valor.

Otros beneficios de las mesas de negociaciones son:

• Acuerdos más rápidos: Dos cabezas piensan mejor que una, y cuatro cabezas piensan mejor que dos. Cuando los integrantes del equipo comprenden sus roles y colaboran de manera efectiva para cerrar cada acuerdo, estos se cerrarán más rápido.

• Mejor conocimiento de las necesidades de los clientes: Un equipo interdisciplinario cuenta con un conjunto más diverso de habilidades que un equipo compuesto únicamente por representantes de ventas. Esto hace que sea más fácil comprender las necesidades de los clientes desde varias perspectivas.

• Ofertas más alineadas: Contar con un proceso claro hace que a tu equipo le resulte más fácil la creación de ofertas más coherentes en cuanto a su tamaño, calidad y estructura.

• Equipos más alineados: Como tu mesa de negociaciones incluye a miembros de varios departamentos, sirve naturalmente como una manera de mantener a todos informados. Cada integrante puede volver a su respectivo departamento y comunicar el progreso de ventas de la empresa; sin la necesidad de realizar una reunión de actualización de estado o una presentación larga.

• Menos riesgo: Tener una mesa de negociaciones exitosa puede reducir el riesgo al aumentar las ganancias de la empresa y producir un flujo constante de acuerdos de alto valor.

Usa un deal desk o mesa de negociaciones para ganar clientes y cerrar más ventas

Una mesa de negociaciones sólida es un equipo con las habilidades y el respaldo necesarios para convertir clientes potenciales en leales. Usa un software de gestión del trabajo para consolidar un flujo de trabajo para tu mesa de negociaciones de modo que las oportunidades avancen a través de las etapas del proceso de ventas y los miembros del equipo logren completar sus tareas sin problemas.