Benchmarking: cómo definir tus estándares para el éxito

El éxito es un término bastante impreciso. ¿Qué significa exactamente? ¿Y cómo sabes si tú, tus proyectos y tu negocio tienen éxito? La realidad es que todos miden el éxito de manera diferente. Esto hace que sea un concepto difícil de definir, especialmente cuando gestionas un equipo o buscas expandir tu negocio.

Por eso es tan importante establecer tus propios estándares para el éxito. Y lo puedes hacer a través de un enfoque basado en datos conocido como benchmarking. Con un benchmarking, usas competidores y comparaciones internas para definir puntos de referencia confiables para el éxito de tu trabajo.

¿Qué es el benchmarking?

Los puntos de referencia (benchmarks) son estándares predefinidos, mientras que el benchmarking es el proceso en el cual se establecen esos estándares. Para definir los puntos de referencia, debes comparar tu trabajo con otra línea de base. Existe una variedad de elementos con los que puedes establecer puntos de referencia, como por ejemplo:

• Competidores. Comparar tu trabajo o los resultados deseados con los de tus competidores te ayuda a comprender qué se considera normal en un sector determinado y qué esperan los clientes. Una vez que tengas esta información, puedes ajustar tu negocio, producto o mensaje para seguir siendo competitivo.

• Resultados anteriores. Usar los resultados anteriores como puntos de referencia te permite identificar si hay mejoras internas y si hay brechas en tus procesos y flujos de trabajo. Si estás mejorando, puedes redoblar tus esfuerzos (porque sabes que está funcionando). Si no, esta es una gran oportunidad para hacer cambios.

• Objetivos. Usar los objetivos como puntos de referencia te permite visualizar si tus resultados son los que esperabas o deseabas al comienzo de tu iniciativa. Si no estás logrando los resultados esperados, es posible que debas ajustar tus objetivos para asegurarte de que sean alcanzables.

¿Cuál es la diferencia entre el benchmarking y el establecimiento de objetivos?

Puedes usar tanto los objetivos como los puntos de referencia para analizar los resultados del proyecto; sin embargo, son ligeramente diferentes en la práctica. La diferencia fundamental es el objetivo. Los objetivos son lo que deseas lograr y tienden a estar orientados al crecimiento, mientras que los puntos de referencia sirven para comparar tus resultados reales con una línea de base. En otras palabras, los objetivos son lo que intentas lograr, mientras que los puntos de referencia comparan tu desempeño con otro parámetro.

Por ejemplo, imagina que has establecido un objetivo empresarial para alcanzar $500 000 en ingresos recurrentes este año. Este objetivo muestra lo que pretendes lograr para crecer y expandir tu flujo de caja. Por otro lado, tus puntos de referencia de ingresos te mostrarían la cantidad de dinero que generes en comparación con la competencia o con lo que generaste el año pasado. Por lo general, puedes usar puntos de referencia para definir objetivos informados. Si sabes que generaste $200 000 en ingresos el año pasado y sigues creciendo de forma exponencial, entonces $500 000 es un objetivo realista.

Benchmarking vs. análisis de la competencia

Tanto el benchmarking como el análisis de la competencia realizan una investigación de otras empresas del sector para conocer cómo estas operan. La diferencia se encuentra en el alcance: el benchmarking es más pequeño y se centra en los procesos comerciales individuales, mientras que el análisis de la competencia tiene un alcance mayor y se centra en estrategias y objetivos generales.

En un benchmarking usas los datos recabados al analizar la competencia para revisar tus propios procesos y mejores prácticas. Puedes registrarlos y guardarlos como puntos de referencia y usarlos para establecer el estándar de tu forma de trabajar. Esto es ligeramente diferente de un análisis de la competencia, donde usas los datos para revisar tu estrategia comercial general. Dependerá del alcance de tu proyecto si decides usar el benchmarking o el análisis de la competencia. Si solo estás observando los procesos, el análisis comparativo es la herramienta correcta. Si, en cambio, estás buscando datos sobre estrategias y objetivos más amplios, es posible que debas usar un análisis de la competencia.

¿Por qué es importante realizar un benchmarking?

El benchmarking te ayuda a establecer los estándares para tu forma de trabajar. Pero en lugar de definir estándares basados ​​en opiniones o ideas, lo haces en base a datos concretos. Esto garantiza que tus estándares de trabajo estén dirigidos y enfocados en las acciones que tendrán el mayor impacto.

El benchmarking también sirve para mostrar a los empleados el fundamento de las expectativas y objetivos de trabajo. Esta técnica te ofrece datos para demostrar por qué las tareas diarias de tu equipo son importantes, para que todos sepan claramente para qué están trabajando y por qué motivo.

El benchmarking ofrece muchos beneficios, como por ejemplo:

• Definir y determinar el éxito. El benchmarking te permite definir qué constituye el éxito para tu empresa. Por ejemplo, si tu punto de referencia para el éxito es un aumento constante del 10 % interanual en la generación de oportunidades y estás próximo a alcanzar el 11 %, entonces sabrás que has superado las expectativas.

• Identificar brechas. El benchmarking revela los puntos débiles de tu negocio en comparación con tu competencia. Por ejemplo, es difícil mantenerse competitivo si tu empresa está desarrollando tres funciones de productos nuevas en el mismo período que tus competidores están desarrollando ocho.

• Establecer estándares más altos para la calidad del producto. El benchmarking da como resultado productos o servicios de mayor calidad que ayudan a mejorar la satisfacción del cliente. Por ejemplo, si tu punto de referencia es organizar cuatro eventos para la comunidad al año, estás definiendo un estándar para interactuar con tus clientes con mayor frecuencia.

Los puntos de referencia pueden ayudarte de la siguiente manera:

Definir puntos de referencia es sencillo, pero es un proceso. Antes de comenzar, debes recopilar los datos relevantes del benchmarking para usarlos como comparativa. Estos pueden ser datos sobre tus competidores, tus iniciativas anteriores o tus objetivos. Las métricas obtenidas de esta recopilación de datos serán la línea de base para tu análisis de referencia.

Por ejemplo, supongamos que haces un seguimiento de los lanzamientos de productos. Descubres que te toma tres meses pasar de la idea al lanzamiento. Podrá parecerte un tiempo largo o corto dependiendo de tu percepción, pero la percepción no es una forma precisa de determinar si este es el mejor momento para lanzar un producto. En cambio, puedes usar puntos de referencia para definir cuánto tiempo debe tomar el lanzamiento de cada producto. Por ejemplo, puedes investigar:

• ¿Cuánto tiempo le toma a tu competidor lanzar un producto similar? 

• ¿Cuánto tiempo tomó el lanzamiento del último producto?

• ¿Hemos implementado mejoras en nuestros procesos que nos permitan ahorrar tiempo durante este lanzamiento?

Ten en cuenta que aquí también entrarán en juego otros detalles. Tu competidor puede lanzar un producto más rápido que tú, pero eso no es relevante si su equipo y presupuesto son el doble que los tuyos. Debes considerar qué tan relevante es tu punto de referencia para tu situación actual y debes elegir uno que tenga más sentido para cada escenario específico.

Tipos de benchmarking

Existen tres tipos diferentes de benchmarking: interno, competitivo y estratégico. El tipo que uses dependerá de lo que quieras medir y de los resultados que esperas obtener de dicho proceso.

Benchmarking interno

Si es la primera vez que implementas esta técnica, el benchmarking interno es el más fácil para empezar. Al igual que otras partes de la gestión de proyectos, el benchmarking interno usa el conocimiento de la empresa para responder preguntas. Además, dado que estás revisando información interna, la recopilación de datos está totalmente bajo tu control. Para el benchmarking interno, debes revisar los indicadores de rendimiento empresarial de otros departamentos, equipos o incluso de trabajos anteriores. Busca mejores prácticas o procesos efectivos que puedas aplicar a tu trabajo actual.

Puedes recopilar información interna de la siguiente manera:

• Usa cuestionarios y pregunta a colegas o subordinados directos qué han logrado y de qué manera lo han logrado.

• Revisa proyectos anteriores y busca procesos de negocios que le hayan dado a tu empresa una ventaja competitiva.

• Estudia iniciativas de alto impacto. ¿Cuál fue la clave para que funcionaran correctamente? Si puedes reutilizar y estandarizar los procesos o las mejores prácticas que hicieron que estos proyectos fueran exitosos, entonces serán buenos ejemplos para el benchmarking del rendimiento.

• Analiza objetivos anteriores para entender si tu trabajo coincide con tus expectativas.

A medida que recopilas esta información, toma nota de los resultados deseados (es decir, los procesos que te gustaría replicar y que podrían convertirse en un estándar). Al mismo tiempo, debes estar atento a cualquier brecha de rendimiento, es decir, la diferencia entre tu desempeño real y lo que pretendías alcanzar. Este proceso es similar a un análisis de brechas, que compara tu desempeño actual con el desempeño deseado, con la diferencia que en el benchmarking interno, estás comparando tu desempeño actual con desempeños anteriores o con el desempeño de otros equipos.

Una vez que hayas identificado qué funcionó y qué no, puedes finalizar la revisión interna y realizar un benchmarking para los procesos y flujos de trabajo que te gustaría estandarizar.

Benchmarking competitivo

Esta es la otra cara de una revisión interna, ya que aquí se observan los resultados de otras empresas en el sector. El benchmarking competitivo es un poco más complejo, ya que es más difícil obtener datos confiables. Debes confiar en tus competidores para compartir información u obtener datos de un tercero que probablemente no puedas verificar.

De todos modos, vale la pena hacerlo. Una vez que hayas superado los obstáculos de la recopilación de datos, la investigación competitiva es una de las mejores formas de obtener una ventaja competitiva. Te ayuda a detectar patrones o temas comunes a tu industria, que puedes usar para realizar tu benchmarking y mejorar los procesos en general.

Supongamos, por ejemplo, que descubres que un competidor directo tiene mayor participación en las redes sociales que tus cuentas. Con esta información, puedes establecer un punto de referencia para la participación en las redes sociales de tu propia empresa. En resumen, estás decidiendo qué métricas de rendimiento de redes sociales debe alcanzar tu empresa para mantener la competitividad en el sector.

Benchmarking estratégico

A veces sabes que algo no funciona correctamente, pero no logras entender por qué. Tal vez solo estés atrapado en la resolución de un problema complejo, o tal vez te estés expandiendo hacia nuevos mercados y estés desarrollando una forma completamente nueva de trabajar. El benchmarking estratégico es una forma creativa de ir más allá del conocimiento del sector. Para este tipo de análisis, deberás buscar el mejor rendimiento de tu clase. A menudo, esto significa centrarte en otras empresas, sectores o incluso culturas para ver si puedes definir un punto de referencia estratégico nuevo para tu trabajo.

El benchmarking estratégico se ha usado a lo largo de la historia para impulsar la innovación. Por ejemplo, cuando una empresa de escaleras mecánicas ingresó al mundo de los centros comerciales, debió resolver el problema de ayudar a las personas a subir de forma rápida por un espacio empinado, contra la gravedad. No había ningún precedente en el sector, por lo que debieron buscar ideas en otras áreas de la industria. Finalmente, usaron técnicas del sector minero para diseñar las escaleras mecánicas para centros comerciales. Cuando el benchmarking estratégico se realiza con éxito como en este caso, puede catapultarte mucho más allá de la competencia.

Los 8 pasos en el proceso de benchmarking

Si sigues estos ocho pasos sencillos, puedes usar el benchmarking para implementar mejoras continuas en tus flujos de trabajo y procesos.

1. Decide qué estás comparando. Define qué te gustaría comparar. Si es la primera vez que lo haces, comienza por crear puntos de referencia para proyectos, procesos o resultados deseados que tengan un mayor impacto en tu trabajo.

2. Decide el tipo de benchmarking a usar. En otras palabras, determina si tus datos provendrán de un benchmarking competitivo, interno o estratégico.

3. Revisa y crea registros. Identifica para qué estás creando los puntos de referencia. Mantén registro de todos los procesos y flujos de trabajo relacionados para tener una idea concreta de tu situación actual, antes de comenzar. 

4. Recopila datos. Según el tipo de benchmarking que elijas, los datos se pueden obtener de investigaciones de la competencia o pueden ser datos internos. Al realizar una investigación de la competencia, debes tener cuidado con la información secundaria sobre los competidores (es decir, sitios web o artículos de noticias) que pueda ser difícil de verificar.

5. Analiza los datos. Compara los datos con tu propio desempeño o trabajo para identificar brechas, patrones y oportunidades de mejora.

6. Elabora un plan. Los datos por sí solos no serán de utilidad. Una vez que tengas un análisis completo, usa la planificación de proyectos para decidir cómo quieres definir y usar estos puntos de referencia.

7. Implementa cambios. Ahora ya puedes pasar a la etapa de gestión de proyectos para implementar completamente tus puntos de referencia y establecer un estándar nuevo para tu trabajo, equipo y empresa.

8. Repite. El benchmarking es un proceso continuo, pero es específico para cada idea o flujo de trabajo nuevo. Vuelve a iniciar el proceso para cada proyecto nuevo.

El benchmarking define el estándar de excelencia

Un benchmarking de procesos, flujos de trabajo y resultados te brinda una línea de base para medir el éxito de tu trabajo. Los puntos de referencia aclaran las expectativas y le permiten saber a tu equipo cómo pueden producir los mejores resultados.

Un benchmarking te ayuda a definir los estándares de trabajo que impulsan tu negocio, pero no te ayudará a realizar ese trabajo. Con Asana, puedes dar seguimiento, automatizar y crear flujos de trabajo que te permitan obtener mejores resultados, más rápido.