Cómo usar un diagrama de afinidad para organizar la información

Para convertir la información en acción, primero se deben sacar conclusiones. Sin embargo, suele ser difícil llegar a conclusiones sólidas en un mar de datos e ideas.

Ahí es donde entra en juego un diagrama de afinidad. Este método te permite organizar y consolidar toda la información para poder procesar los conceptos que tienes frente a ti e identificar temas comunes. Con esta herramienta, tu equipo puede obtener mayor visibilidad y realizar un análisis más detallado sobre posibles soluciones o innovaciones.

¿Qué es un diagrama de afinidad?

Un diagrama de afinidad, también conocido como mapa de afinidad, es una herramienta visual que se usa para organizar la información. Al clasificar los datos o ideas por temas comunes, tu equipo puede desarrollar nuevas formas de procesar problemas complejos.

Los diagramas de afinidad también te permiten:

• Promover intercambios valiosos

• Presentar la información a otras personas

• Encontrar soluciones innovadoras

¿Qué es el mapeo de afinidad?

El mapeo de afinidad es el proceso de creación de un diagrama de afinidad, es decir, el resultado final. Realiza un mapeo de afinidad para aprovechar las mejores ideas de todos los empleados y así mejorar la colaboración del equipo.

Luego de recopilar los datos o realizar una lluvia de ideas, el equipo debe trabajar juntos para organizar esa información. Puedes involucrar a otros en el proceso de organización para poder obtener una mejor comprensión de la información antes de comenzar a buscar soluciones.

Cuándo puedes usar un diagrama de afinidad

Si te resulta difícil encontrar una solución a un problema, es posible que tengas demasiados datos u opiniones y te falte estructura. Un diagrama de afinidad te ayuda a organizar la información para que sea más fácil de procesar.

Usa un diagrama de afinidad para:

• Analizar grandes volúmenes de datos

• Encontrar soluciones a problemas complejos

• Ordenar grandes cantidades de ideas por temas

• Visualizar y procesar información

• Colaborar en soluciones

Ya sea que estés buscando mejorar un plan estratégico, desarrollando un producto nuevo o simplemente estés buscando soluciones, el mapa de afinidad te puede ayudar a encontrar información relevante y tomar las medidas necesarias.

Mapeo de afinidad en el diseño UX

Los equipos de diseño de UX suelen usar diagramas de afinidad para analizar la investigación de usuarios. El pensamiento de diseño anima a los equipos de UX a centrarse en la experiencia del usuario. Al agrupar la investigación en categorías, como el público objetivo o los puntos débiles de los clientes, el equipo puede extraer los detalles más relevantes y descartar el resto.

Mapeo de afinidad en la metodología ágil

Los equipos ágiles que siguen el método de mejora continua pueden usar diagramas de afinidad para comprender mejor la información del proyecto. Por ejemplo, si tu equipo quiere mejorar un proyecto anterior, puede clasificar las tareas del proyecto por categorías, como comunicación, proceso o liderazgo. Estas categorías facilitarán la identificación de lo que salió mal.

Cómo crear un diagrama de afinidad

Para crear un diagrama de afinidad, trabaja con tu equipo para encontrar puntos en común en los hallazgos de la investigación. Puedes identificar varios temas, algunos más relevantes que otros. Antes de agrupar los datos, determina qué categorías te ayudarán a sacar conclusiones.

Piensa en el mapeo de afinidad como un paso esencial en el procesamiento de los datos. Sigue los pasos a continuación para crear un diagrama y convertir la información en pasos concretos.

1. Elige un tema

El primer paso para crear un diagrama de afinidad es definir qué tema necesitas organizar o consolidar. Tal vez quieras organizar la investigación de usuarios para optimizar tu estrategia de marketing, o quizás necesites buscar ideas para tu próximo proyecto.

No todos los temas son adecuados para un diagrama de afinidad. Los temas que tengan alguno de los siguientes objetivos serán más apropiados:

• Extrapolar los resultados de la investigación de usuarios

• Mejorar un proyecto anterior

• Desarrollar ideas para un producto nuevo

• Identificar problemas en un proceso

A veces, la mejor manera de resolver un problema es mirarlo desde una perspectiva diferente. Pregúntate si el tema que estás procesando sería más fácil de entender si pudieras organizar la información de manera diferente.

2. Crea un equipo interdisciplinario para realizar una sesión de lluvia de ideas

Un equipo interdisciplinario te ayudará a ver tus datos desde diferentes perspectivas, ya que cada miembro del equipo aportará sus habilidades y experiencias únicas. Por ejemplo, durante una sesión de lluvia de ideas, tal vez quieras agrupar las ideas de forma predeterminada por “tipo de idea”, mientras que otros miembros del equipo quizás encuentren otros métodos de agrupación más efectivos, como “requisitos de implementación”.

Imagina que estás realizando una sesión de lluvia de ideas para encontrar soluciones para mejorar las relaciones con los clientes. Si clasificas las ideas por proponente, es probable que no obtengas mucha información sobre el proceso de desarrollo de productos. En cambio, prueba identificar grupos que impulsen tus ideas. Para una estrategia de CRM, podrías ordenar las ideas en categorías como “Impacto” o “Complejidad de la implementación”. Trabaja con tu equipo interdisciplinario para encontrar los mejores métodos de agrupación.

3. Haz una lista de los datos o ideas

Los diagramas de afinidad se usan con mayor frecuencia durante las sesiones de lluvia de ideas. Cuando organices una sesión con tu equipo, usa una plantilla para lluvias de ideas para ordenar los pensamientos e ideas y convertirlos en acciones.

Por ejemplo, si estás llevando a cabo una sesión de lluvia de ideas para encontrar soluciones para mejorar las relaciones con los clientes, tu lista inicial de ideas podría incluir:

• Contenido segmentado

• Publicaciones en las redes sociales

• Actualización del software CRM

• Más estrategias de venta directa

• Programa de fidelización

• Boletín de noticias por email

Asegúrate de que cada elemento de la lista corresponda a una sola idea o pensamiento para poder agruparlos en función de sus características únicas. Si estás usando el mapeo de afinidad para la investigación, extrae los hechos más relevantes de los datos y enumera cada uno en su propia categoría.

4. Ordena los elementos por categoría

Una vez que tengas una lista exhaustiva de elementos, será el momento de buscar las similitudes entre los datos o ideas. Clasifica los elementos por categoría según los temas más lógicos. Ten en cuenta que la lógica que uses para clasificar estos datos puede cambiar la forma de ver la información, así como las conclusiones que encuentres.

Tema: ideas para mejorar las relaciones con los clientes.

Ideas:

• Contenido segmentado

• Publicaciones en las redes sociales

• Actualización del software CRM

• Más estrategias de venta directa

• Programa de fidelización

• Boletín de noticias por email

Posibles categorías:

• Por esfuerzos internos vs. externos

• Por complejidad

• Por impacto

• Por grado de urgencia

Puedes clasificar las ideas anteriores de varias formas. Una opción sería agrupar los esfuerzos según sean internos o externos. Sin embargo, es probable que esta clasificación no te ayude a acotar las opciones. En cambio, prueba agruparlas según la complejidad del proceso de creación. De esa manera, puedes determinar qué idea tiene más sentido implementar.

5. Elabora un plan de acción

Los diagramas de afinidad ayudan a los equipo a encontrar respuestas para poder implementar medidas con más confianza. Después de clasificar las ideas en grupos, podrás visualizar cuáles son las más adecuadas para impulsar tus objetivos de desarrollo o mejoras.

Ejemplo:

1. Acota tus ideas: Reduce los datos o ideas para trabajar únicamente con la información que consideres más relevante para tus objetivos. Por ejemplo, si tu objetivo es desarrollar un producto de software nuevo, te recomendamos descartar cualquier elemento que no esté relacionado con esta iniciativa.

2. Crea un plan de acción: Una vez que tengas un conjunto sólido de datos, trabaja con el equipo para incorporarlos a tu campaña o proyecto. Un plan de acción detalla los pasos específicos que seguirá el equipo para implementar las ideas o incorporar las investigaciones al proyecto.

3. Establece tu cronograma: Extrae las tareas de tu plan de acción para estimar cuánto tiempo crees que tomará el proyecto.

4. Haz un seguimiento del progreso: Consúltalo con tu equipo y observa cómo va el proceso de implementación.

Cuando tienes en claro lo que se necesita para implementar una idea, te sientes más seguro y confiado con la idea o los datos que has elegido para ese propósito.

Plantilla para diagramas de afinidad

A continuación, verás una imagen de un ejemplo de mapa de afinidad. El concepto es simple, pero la forma en que organices tu diagrama será clave. Tu prioridad debe ser identificar similitudes entre los datos o ideas para lograr obtener información útil.

Usa la plantilla gratuita para diagramas de afinidad a continuación para realizar el proceso con tu equipo. Una vez que hayas creado el diagrama de afinidad digital, compártelo en tu sistema de gestión del trabajo para que tu equipo y las partes interesadas clave puedan consultarlo cuando lo necesiten.

Combina el diagrama de afinidad con herramientas de gestión del trabajo

Los diagramas de afinidad te brindan una nueva perspectiva sobre la información, lo que le permite a tu equipo encontrar rápidamente las respuestas que busca y desarrollar soluciones innovadoras a los problemas.

Si combinas el mapa de afinidad con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, puedes convertir tus conclusiones en acciones rápidamente.