Tres consejos para usar con eficacia la API de Asana

Nota del editor: Esta publicación está escrita por Richard Uruchurtu, vicepresidente de Operaciones de KlientBoost.

KlientBoost es una agencia de marketing digital que se centra principalmente en brindar respuesta directa a los clientes y en las etapas finales del embudo de marketing a través de PPC, CRO, SEO y el marketing por email. En KlientBoost, valoramos la visibilidad y la comunicación, por lo que tenemos un proyecto de Asana para cada uno de nuestros clientes, en el que se realiza un seguimiento del trabajo. Los clientes pueden acceder a este proyecto como invitados para estar al día con todas las notificaciones y actualizaciones relevantes.

Cuando empezamos a usar Asana para gestionar las campañas publicitarias de nuestros clientes, teníamos unos 110 clientes o 110 proyectos en Asana. Con los Portafolios, pudimos obtener una visión integral de todos estos proyectos a la vez para ver qué listas de verificación de la campaña estaban en curso, en riesgo o con retraso. 

Con un Portafolios tan grande, necesitábamos una forma de identificar rápidamente lo que estaba sucediendo dentro de cada proyecto a nivel de las tareas. Para obtener ese nivel de detalle integral, decidimos utilizar la API de Asana para construir informes para visualizar el progreso de nuestras campañas y analizar los resultados. Después de construir no uno, sino dos informes con la API de Asana, aquí compartimos nuestros tres principales consejos para ayudar a tu equipo a usar la API de Asana con eficacia. 

1. Brinda claridad acerca de tu proceso

En KlientBoost, usamos la API de Asana para crear informes para varios segmentos de nuestro negocio, pero lo más importante es que la usamos para darles seguimiento a las estrategias de marketing específicas que usamos para nuestros clientes. Cada informe de la API es ligeramente diferente, pero para el informe principal, nos era crítico poder decidir qué queríamos lograr con el informe antes de realmente crearlo.

Lo crucial al crear un informe personalizado es decidir qué detalles y procesos son importantes antes de trabajar con la API. Si no tienes claro qué procesos intentas crear, tendrás que volver una y otra vez y ajustar o cambiar constantemente la forma en que intentas ver los datos. Tener en cuenta el objetivo desde un principio te ayudará a tener una idea muy clara de los datos que necesitas. 

Visualiza los datos con un informe de la API

El primer informe que hicimos fue exclusivamente para nuestros diseñadores que crean activos creativos para nuestros clientes. El objetivo de este primer informe fue tomar datos de las tareas de todos nuestros proyectos de Asana para ver cómo avanzaba el trabajo de cada diseñador en muchos proyectos. Agregar etiquetas en nuestros informes nos permitió precisar datos específicos, como si una prueba creativa tuvo éxito o no. Con esta información, fuimos capaces de empezar a responder preguntas interesantes y adaptar nuestro proceso.

Después de ver los beneficios de los informes de la API personalizados para nuestros diseñadores, decidimos ampliar los informes para todos los gerentes de Cuentas de KlientBoost. Este es el equipo que se encarga de optimizar nuestros anuncios de pago por clic. Con la experiencia de nuestro primer informe de la API, decidimos crear un segundo sistema de informes más robusto, al que llamamos BoostFlow (un término de marca para nuestro proceso de flujo de trabajo y un juego de palabras con el nombre de nuestra empresa).

Desarrolla un sistema antes de crear un informe de la API

Construir nuestro informe BoostFlow fue más un ejercicio mental que un ejercicio de codificación. Antes de que pudiéramos finalizar este informe, necesitábamos un sistema uniforme de cómo ingresar los datos en Asana que nos ayudara a determinar con precisión los diversos datos que queríamos ver en los informes fuera de Asana. Había dos elementos principales para aclarar este proceso: 

• En primer lugar, creamos campos personalizados en cada proyecto para dar seguimiento a la información, como la estrategia de un gerente de Cuentas y un valor numérico para “calificar” el impacto de la estrategia. Por ejemplo, el hecho de poder medir el nivel de impacto de las diversas pruebas publicitarias que se realizan en diferentes plataformas nos permitiría comprender qué gerentes de Cuentas eran los mejores en Google, Facebook o Bing. 

• Luego, desarrollamos un sistema para asegurarnos de que estos campos personalizados se aplicaran y utilizaran uniformemente en todo nuestro equipo de gerentes de Cuentas. Para ello, llevamos a cabo importantes programas de capacitación con todos nuestros gerentes de Cuentas. Por ejemplo, cada tarea en Asana tiene una Puntuación de impacto que va de -3 a +3. Muchas de nuestras capacitaciones se centraron en la estandarización de las entradas para esos puntajes. También creamos un espacio para que el equipo capacite y mejore el nivel del resto del equipo. 

2. Usa los campos personalizados, pero no exageres

Aunque usamos etiquetas en nuestro primer informe de la API, nos dimos cuenta que los campos personalizados son una parte integral de los informes de la API de BoostFlow que usamos hoy en día, porque son una buena manera de estandarizar y capturar los datos. 

Con los campos personalizados (y la capacitación), los gerentes de Cuentas pueden estandarizar los datos en todos los proyectos. Entonces, cuando extraemos la información en nuestro proceso de visualización de datos, somos capaces de entender con detalle lo que nuestros gerentes de Cuentas realizan, con la mínima cantidad de trabajo manual. Podemos mirar las líneas de tendencia para la empresa agregada, para equipos específicos, plataformas específicas, anuncios específicos, lo que sea que necesitemos. Todo con los campos personalizados.

Recopilar esos datos a través de los campos personalizados es realmente maravilloso y fácil de visualizar en los informes, pero siempre ten en cuenta el impacto que tendrá en el usuario de Asana. Si tienes demasiados campos personalizados, no puedes ver la descripción de la tarea en Asana. La clave es la simplicidad.

3. Usa las herramientas a tu favor

Es sencillo acceder a los datos de tu cuenta de Asana usando la API. No tienes que reinventar la rueda, el uso de herramientas facilita increíblemente la extracción de los datos. Antes de empezar a codificar, asegúrate de que entiendes cómo es la estructura de Asana en los Equipos, Portafolios, Proyectos y Tareas para poder utilizar las llamadas de API correctas.

En nuestro primer informe de la API, exportamos la información a Amazon AWS y la almacenamos en una hoja de cálculo de Google. Para nuestro segundo informe de la API, BoostFlow, usamos una herramienta llamada StitchData, que brinda un conector de la comunidad para Asana. Esto me permitió acceder a la API de Asana y enviar los datos a BigQuery. En BigQuery, pude ejecutar una consulta SQL apropiada para los datos específicos que necesitaba. Luego, envié esa fuente de datos a Google Data Studio para crear nuestros paneles de BoostFlow.

Anímate con éxito a la API de Asana

KlientBoost comenzó como un negocio de pago por clic y optimización de la tasa de conversión, por lo que BoostFlow está optimizado para tal fin. Pero ahora también ofrecemos SEO, marketing por email y creatividad. BoostFlow nunca fue diseñado para incorporar esos tipos de servicios y nos limita en la forma en que podemos interpretar los datos de esos servicios. Por lo que ahora estamos pensando nuevamente cómo integrar estos tres servicios relativamente nuevos en BoostFlow de una manera que tenga sentido. Pero con la API, estoy seguro de que no habrá más problemas.

Nos inspiran los clientes como KlientBoost que usan Asana para cumplir con su misión. Descubre lo bien que trabajan los equipos de todo el mundo con Asana.