Jones Knowles Ritchie utiliza Asana para diseñar marcas que soportan la expansión y el crecimiento, que son disruptivas e inspiran a hacer el bien

Jones Knowles Ritchie (JKR) es una de las agencias de diseño más premiadas del mundo. Durante los últimos 30 años, han colaborado con clientes como ABInBev, Dunkin’, Burger King y muchos más en proyectos que incluyen el diseño de la marca, la estrategia, el empaque, la publicidad y la producción creativa.

Con una banda tenaz de 300 “personas que piensan de modos diferentes” y que trabajan en tres zonas horarias distintas, JKR opera de manera firme en base a la creencia de que la creatividad tiene la capacidad única —y la obligación— de impulsar el cambio. Para ese tipo de trabajo que rompe con la cultura se requiere excelencia operativa y organizativa, que es donde Casey James entra en juego. Como director de Operaciones Creativas en Nueva York, Casey vincula departamentos y garantiza que todo funcione correctamente, tanto interna como externamente, para los clientes y los equipos. También brinda asistencia con el reclutamiento, la asignación de recursos y la implementación de tecnología, y ayuda a la dirección ejecutiva de JKR a tomar decisiones al compartir información sobre proyectos que están activos.

Cuando Casey se unió al equipo, el personal de JKR gestionaba su trabajo con varias herramientas, además de usar emails, hojas de cálculo, chats y reuniones. Cada equipo tenía una forma diferente de trabajar y la información estaba desconectada:

• Los compañeros de equipo tenían dificultades para dar seguimiento a lo que se les pedía que hicieran, dado que las solicitudes provenían de muchos canales y personas diferentes.

• Era difícil conseguir las aprobaciones y el trabajo se estaba pasando por alto.

• No había suficiente visibilidad para que los líderes pudieran identificar cómo estaba asignado el personal y cuál era el estado de los proyectos del estudio.

Debido a que no había un lugar de reunión central, no había una forma estándar de trabajar, lo que dificultaba la colaboración y el crecimiento como organización. Casey comenzó a buscar una plataforma de gestión del trabajo que ayudara al estudio de Nueva York a hacer las cosas de forma conjunta y que pudiera ampliarse.

No se estaba dando seguimiento al trabajo de manera efectiva. Esperábamos que todos entregaran a tiempo y en el formato correcto.”

La búsqueda de una “base de operaciones” para el trabajo

Casey necesitaba una herramienta que ayudara a JKR a establecer las secuencias del trabajo, gestionar la colaboración y enviar solicitudes; básicamente, necesitaban estandarizar la forma en que se trabajaba. Su principal objetivo era lograr que todos los equipos y personas de JKR usaran la herramienta. Diseñaba en función de procesos que involucraban a varios equipos. Por ejemplo, la incorporación de un empleado nuevo requería la colaboración entre el gerente de Contratación, los departamentos de Reclutamiento, Recursos Humanos y TI.

Casey evaluó todas las herramientas de gestión del trabajo del mercado, clasificándolas en las categorías “abrumadoras”, “decepcionantes” y “perfectas”. Asana era “perfecta”. Casey vio que sirve para una amplia gama de casos de uso y equipos, es fácil de usar para las personas de todos los niveles de habilidad técnica y tiene diferentes vistas para los proyectos: Listas, Tableros y Cronograma que son útiles para personas que trabajan con la información de diferentes formas.

A Casey también le gustó que Asana esté basada en la nube, lo que facilita el acceso a información actualizada desde cualquier lugar. Y Asana constantemente agrega valor a su sistema con nuevas funciones, lo que se ha convertido en un punto destacado para los usuarios avanzados de Asana en JKR.

Mi objetivo principal era que todos participaran en Asana. Por ejemplo, cuando incorporamos a un empleado nuevo, usamos Asana para unir a muchos equipos a través de un solo proceso.”

Los usuarios avanzados y los servicios profesionales de Asana

Casey comenzó a implementar Asana centrándose en un solo equipo de JKR que estaba familiarizado con la herramienta. Introdujo algunas normas de estructura y nomenclatura, luego las expandió con éxito a otro equipo. Después de meses de probar, testear y desarrollar flujos de trabajo complejos, toda la oficina de JKR en Nueva York adoptó Asana. Las reglas y procedimientos específicos ayudaron al equipo a incorporar y a comprender cuándo usar Asana en lugar de un email o Slack.

Durante la implementación más general, Casey contrató los Servicios Profesionales de Asana para recibir soporte, y su experiencia ayudó a refinar los flujos de trabajo y brindar formas de trabajo de primera clase. Los Servicios Profesionales proporcionaron información sobre un marco de gestión de cambios, mejores prácticas y soluciones para garantizar que todos los equipos de JKR aprovecharan la plataforma al máximo.

Casey identificó a quienes eran usuarios avanzados para armar un grupo de empleados de JKR que se capacitaran directamente con los Servicios Profesionales. Reunió a estos usuarios avanzados en lo que llamó la “Clase magistral de Asana”, y se convirtieron en impulsores de Asana dentro de JKR. La clase magistral de Asana se formó con talentos de toda la organización, incluidos gerentes de proyectos, productores y gerentes de cuentas. Esto proporcionó perspectivas de cómo se utilizaba Asana en los diferentes equipos, por lo que sería valioso para todos ellos.

El equipo de Servicios Profesionales brindó soluciones de primera clase. Su apoyo y experiencia ayudaron a hacer que el trabajo evolucionara.”

Casey señala que establecer expectativas y objetivos realistas es una parte importante de la implementación exitosa de la tecnología. Al implementar Asana, apuntó a tres niveles de adopción:

1. Navegación. Todos pueden “moverse” en Asana, entender lo que se hace y dónde está cada cosa.

2. Competencia y coherencia. Los equipos usan Asana de la misma manera en toda la empresa, utilizando normas de nomenclatura y herramientas como los Formularios para las solicitudes.

3. Uso avanzado. Un estado al que se pretende llegar, en el que las personas utilizan funciones y flujos de trabajo avanzados, como la integración con Adobe Creative Cloud y la aprobación de archivos de diseño en Asana.

El estímulo también puede ser útil durante la implementación. Casey se asegura de felicitar a las personas que están haciendo un gran trabajo en Asana, tanto en reuniones públicas como en privado.

Asana es dinámica. Mejoró significativamente la manera en que las personas veían, gestionaban y daban seguimiento al trabajo; además, de la forma en que colaboraban.”

Asana ayuda a JKR a crecer

En la actualidad, Asana se utiliza en la oficina de Nueva York y en una selección de equipos colaborativos globales que se encuentran en Londres y Shanghái. Ya sea que se trate de un cambio de marca, visualización en 3D o una sesión de fotos, los proyectos comienzan con una plantilla maestra, lo que ahorra tiempo de preparación. El equipo agrega tareas a varios proyectos para mantener el trabajo actualizado en todo el portafolio.

Los equipos de JKR utilizan Asana para muchas funciones, en las que se incluyen la colaboración creativa, el seguimiento y el envío de solicitudes, la gestión de trabajadores independientes y la ejecución de todo, desde iniciativas internas hasta el trabajo del cliente. Se ha convertido en una plataforma en la que las personas también pueden crear listas de verificación personales y autogestionarse. Desde el departamento de TI al de Diseño, Asana es la plataforma donde el trabajo cobra vida y se lleva a cabo de principio a fin.

JKR también ha creado un tablero en Asana llamado “Herramientas del equipo”, un espacio que contiene videos de capacitación internos, información de políticas internas y mejores prácticas, como normas de nomenclatura de archivos. Este espacio de autoservicio ayuda a todos a encontrar documentos importantes sin necesidad de pedirlos, lo que también ahorra tiempo.

JKR ha integrado Asana con sus otras herramientas tecnológicas para mantener todo sincronizado: con la integración con Slack, pueden ver las actualizaciones de Asana y convertir los mensajes de Slack en tareas de Asana; con Asana + Outlook, los emails pueden convertirse en acciones concretas y en comentarios en las tareas; y la integración de Asana + Miro crea tareas a partir de las sesiones de lluvia de ideas en la pizarra virtual. La integración con Everhour podría tener el potencial para realizar un seguimiento de cuánto tiempo se dedica a una tarea o proyecto si se busca aprovechar aún más las integraciones.

Los líderes ahora tienen visibilidad con respecto al trabajo, y la gestión de recursos del proyecto es más concisa y repetible. Los gerentes pueden ver rápidamente cuánto tiempo se espera que tome un proyecto y cuántas tareas se asignaron a sus compañeros de equipo.

¿Te menciono otra gran ventaja? Casey dice que rara vez necesita revisar la bandeja de entrada de su email.

Cuando comencé a trabajar en JKR, recibía entre 30 y 50 emails por hora, en su mayoría de personas que preguntaban cosas como ‘¿Dónde está este PDF?’. Con Asana, ya no recibo esos emails aislados.”

Asana ayuda a JKR a mitigar el riesgo y expandir su estudio

Asana ha ayudado a sistematizar el trabajo de JKR y el valor de esto quedó claro cuando la pandemia por COVID-19 hizo que los equipos tuvieran que trabajar desde casa. El sistema de trabajo remoto de JKR de Nueva York es apenas diferente a estar en la oficina, en gran parte porque habían implementado Asana de antemano. Todo era visible, a todo se le podía dar seguimiento y se podía acceder a todo desde cualquier lugar, por lo que cuando, de repente, todos se encontraron trabajando a distancia, pudieron seguir en marcha sin problemas.

De acuerdo con la encuesta “Anatomía del trabajo: Equipos remotos”, cuando el trabajo remoto aumentó drásticamente en 2020, casi dos tercios (62 %) de los trabajadores del conocimiento a tiempo completo aumentaron el uso de herramientas de colaboración, y una quinta parte de ellos las usaba por primera vez. A JKR no se le movió un pelo cuando se produjo la pandemia.

Más allá de la pandemia, JKR ahora tiene una visión holística de cómo se realiza su trabajo. Están unificados bajo la misma visión, tienen un eje central y esto les permite colaborar mejor; lo que les ayuda a crecer como organización y expandirse al ofrecer nuevas prestaciones a sus clientes globales.

Fue casi como una cuestión del destino que tuviéramos la suerte de haber comenzado a usar Asana a fines de 2019, y de manera más intensa en enero [de 2020]. Cuando pasamos a trabajar de manera remota, fue una transición bastante fluida para muchos de los equipos. Asana ayudó a mitigar el riesgo y crear continuidad.”