Obeya-Raum-Methode: Erklärung und Vorteile!

Die heutige Geschäftswelt ist zunehmend von Komplexität geprägt. Immer mehr Informationen müssen bei Entscheidungsfindungen berücksichtigt werden. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, suchen Unternehmen und auch Projektleiter nach effizienten Methoden, die zur Unterstützung verwendet werden können.

Eine mögliche Herangehensweise ist die Verwendung von visuellen Darstellungen. Zahlreiche Projektmanagement-Methoden, wie zum Beispiel das Kanbanboard, setzen bereits auf dieses Prinzip. Denn durch die Visualisierung können Informationen übersichtlich dargestellt werden. Somit verhindern Sie, wichtige Informationen während des operativen Alltags zu übersehen. 

Einer der beliebtesten Ansätze zur Visualisierung ist der Obeya-Raum. Mit dieser Methode können Sie die Herangehensweise an komplexe Prozesse wesentlich vereinfachen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über Obeya. Wir zeigen Ihnen, wie die Methode funktioniert und welche Vorteile sie für Ihr nächstes Projekt bietet.

Was ist ein Obeya-Raum?

Ein Obeya-Raum (englisch “obeya room”) ist ein physischer Raum, der von Teams genutzt wird, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Der Raum wird dabei mit einer Vielzahl an Informationen gefüllt, sodass die Teams einen klaren Überblick erhalten.

Der Begriff “Obeya” stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt “großer Raum” oder “großes Zimmer”. Die Methode ist auch unter dem Namen “Big Room” oder auch “War Room” bekannt.

Das Prinzip stammt aus der japanischen Automobilindustrie, genauer gesagt bei Toyota. Damals wurde das Prinzip von Takeshi Uchiyamada zur Entwicklung des Prius entwickelt, dem ersten Hybridfahrzeug.

Dank der Obeya-Methode konnte das Unternehmen die Zeit der Fahrzeugentwicklung deutlich reduzieren. Genauer gesagt realisierte Toyota die Entwicklung neuer Fahrzeuge in weniger als 20 Monaten. Vergleichbare Automobilmarken benötigen dafür etwa 36 Monate.

Das Prinzip wurde im Anschluss durch die Obeya-Association weltweit bekannt. Heutzutage wird das Prinzip in zahlreichen Branchen angewendet. Viele Unternehmen nutzen die Methode der visuellen Darstellung, um einen Überblick über alle Informationen zu erhalten und dadurch fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Wie funktioniert die Obeya-Raum-Methode?

Für die Obeya-Methode benötigen Sie zu Beginn einen großen Raum. Dieser sollte genug Platz bieten, um alle notwendigen Informationen grafisch darstellen zu können. Wie der Obeya-Raum genau aufgebaut ist und was Sie dazu beachten sollten, besprechen wir in den folgenden Absätzen.

1. Raumgestaltung

Die Obeya-Methode dient dem Zweck, wichtige Daten und Fakten grafisch darzustellen. Damit Sie eine klare Struktur in den Raum bringen, sollten Sie diesen in fünf verschiedene Bereiche unterteilen. Diese orientieren sich stark am PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) und liefern so eine stabile Grundlage.

• Strategie: Der erste Bereich umfasst alle Informationen, die für die Gesamtstrategie wichtig sind. Dies umfasst sowohl die Strategie für Ihr Projekt als auch für das gesamte Unternehmen. Ergänzend dazu können Sie auch Erwartungen und Anforderungen von Stakeholdern näher erläutern.

• Wertschöpfung: Im Bereich der Wertschöpfung sollten Informationen, wie Portfolio-Funnels, Wertströme oder Roadmaps angezeigt werden. Diese geben einen Überblick über das aktuelle Projekt.

• Operatives Tun: In diesem Bereich befinden sich alle wichtigen Informationen, die das aktive Handeln betreffen und bei denen die Beteiligten gemeinsam Entscheidungen treffen. In diesem Bereich werden die aktuellen Fortschritte und Hindernisse im Projekt besprochen und sichtbar gemacht.

• Leistungsmessung: Der vierte Bereich befasst sich mit dem Thema “Performance”. Dabei geht es um die Auswirkungen von bestimmten Handlungen anhand von Metriken. Im Fokus stehen die KPIs (Key Performance Indicator) oder auch Key Value Indicators.

• Problemlösung: Im letzten Bereich sollen aktuelle Probleme näher besprochen und gelöst werden.

Während der Obeya-Raum-Methode sollten die Teilnehmenden gemeinsam durch alle fünf Bereiche geführt werden. Dies garantiert, dass alle Beteiligten Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben. Dadurch können fundierte Entscheidungen im letzten Bereich, der “Problemlösung”, getroffen werden.

2. Wahl der richtigen Tools

Bei der Obeya-Raum-Methode geht es darum, die Informationen, Zahlen und Fakten visuell darzustellen. Nutzen Sie daher verschiedene Hilfsmittel für die Raumgestaltung.

Im Bereich der Strategie ist es beispielsweise nur notwendig, Informationen aufzuzeigen. Dazu können Sie digitale Displays oder auch ausgedruckte Kopien nutzen. 

Bei der Problemlösung hingegen ist es wichtig, dass die Beteiligten ihre Gedanken gemeinsam aufschreiben können. Nutzen Sie dazu ein Whiteboard oder ein Clipboard.

Auch für die Nachbereitung sollten Sie sich Gedanken zu den richtigen Tools machen. Für eine optimale Aufbereitung der Informationen nach dem Meeting empfehlen wir Ihnen eine Work-Management-Software wie Asana.

Mit Asana lassen sich alle Informationen zentral speichern und direkt in konkrete Aufgaben umwandeln. Sie können also die Informationen, die im Obeya-Raum gesammelt wurden, nutzen, um Aufgaben für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Mehr über unsere Software erfahren Sie hier:

3. Schulung der Mitarbeiter

Bevor Sie damit beginnen, Meetings in dem Obey-Raum abzuhalten, sollten Sie vorab noch die Mitarbeiter entsprechend schulen. Dazu kann es helfen, ein einleitendes Gespräch mit allen Beteiligten abzuhalten.

In diesem Gespräch sollten Sie näher darauf eingehen, wie der Raum aufgebaut ist und in welcher Reihenfolge sich die Beteiligten durch die verschiedenen Bereiche arbeiten sollten. Unterstützend dazu kann es auch hilfreich sein, Ihr Team in die Prinzipien des Lean Managements einzuschulen, da der Obeya-Raum auf dieser Methode basiert.

4. Regelmäßige Updates

Den Obeya-Raum werden Sie in der Regel für einen längeren Zeitraum nutzen. Daher sollten Sie darauf achten, die dargestellten Informationen stets aktuell zu halten. Sollte es zum Beispiel Veränderungen der Strategie geben, sollte dies aktualisiert werden.

Auch neue Status-Updates des Projekts sollten angeführt werden. Dadurch stellen Sie sich, dass sich die Beteiligten mit aktuellen Problemen auseinandersetzen. 

Für welche Bereiche eignet sich die Obeya-Methode?

Der Obeya-Raum als Methode zur visuellen Darstellung von Informationen lässt sich für zahlreiche Bereiche einsetzen. Allgemein eignet sich diese Methode besonders gut für komplexe Projekte, die von Interdisziplinarität und Zusammenarbeit geprägt sind.

In den folgenden Absätzen finden Sie eine Auflistung möglicher Projekte und Aufgaben, in denen Sie von dieser Methode profitieren können:

• Forschung und Entwicklung: In diesem Bereich geht es darum, innovative zu entwickeln. Dies erfordert einen klaren Überblick über Daten, Kosten und Regulierungen. Ein Obeya-Raum kann dabei helfen, den Ressourcenbedarf und den Stand der Forschung zu visualisieren.

• Produktentwicklung: Auch in der Produktentwicklung werden Obeya-Räume regelmäßig verwendet. In diesem Bereich sind verschiedene Teams in ständigem Austausch miteinander. Dazu zählen Ingenieure, Designer und auch Fertigungsteams. Es kann daher hilfreich sein, diese Teams zusammenzuführen, um gemeinsam an Problemstellen zu arbeiten.

• Bauprojekte: Bauprojekte sind oft komplex und erfordern ein großes Maß an Koordination. Es ist leicht, hierbei den Überblick zu verlieren und wichtige Aufgaben zu übersehen. Auch hierfür kann die Obeya-Methode hilfreich sein. Sie können damit den Projektstatus und mögliche Herausforderungen übersichtlich visualisieren.

Selbstverständlich können Sie die Methode auch in anderen Bereichen verwenden, wie Krisenmanagement, Marketing und Prozessverbesserung.

Welche Vor- und Nachteile hat die Obeya-Raum-Methode?

Die Obeya-Raum-Methode bietet viele Vorteile, wie etwa eine visuelle Darstellung von komplexen Projekten. Jedoch gibt es auch einige Herausforderungen und potenzielle Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten. In diesem Absatz möchten wir Ihnen daher sowohl die Vor- als auch die Nachteile aufzeigen, damit Sie einen objektiven Überblick erhalten.

Vorteile

• Verbesserte Transparenz: Der Obeya-Raum ermöglicht eine visuelle Darstellung aller Aspekte eines Projekts. Dadurch erhalten alle Beteiligten einen klaren Überblick über die wichtigsten Informationen.

• Verbesserte Entscheidungsfindung: Indem alle Beteiligten Zugang zu Informationen, Daten und Metriken haben, können Entscheidungen schnell und fundiert vor Ort getroffen werden. Besonders bei schnelllebigen Projekten ist dies klar von Vorteil.

• Bessere Zusammenarbeit: Darüber hinaus hat die Obeya-Methode auch eine soziale Komponente. Denn dadurch kommen alle Beteiligten eines Projekts regelmäßig zusammen. Dies kann den Teamgeist stärken und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen.

Nachteile

• Hoher Aufwand: Es erfordert Zeit und Ressourcen, um einen Obeya-Raum aufzubauen. Dessen sollten sich Teams bewusst sein, bevor Sie sich für diese Methode entscheiden.

• Platzbedarf: Gerade für Unternehmen, die in einem kleinen Büro arbeiten, kann diese Methode unpraktisch sein. Wenn nicht genügend Platz vorhanden ist, macht eine Umsetzung nur wenig Sinn.

• Präsenz vorausgesetzt: Auch für virtuelle Teams empfiehlt sich ein Obeya-Raum nicht. Denn für diese Methode müssen die Mitarbeiter vor Ort anwesend sein.

Unser Fazit

Ein Obeya-Raum ist eine spannende Möglichkeit, mit der Sie Informationen visuell darstellen können. Die Umsetzung nimmt zwar einiges an Zeit in Anspruch, dafür können Sie sicher sein, dass Sie dadurch fundierte und transparente Entscheidungen treffen können.

Jetzt sind Sie an der Reihe: Starten Sie noch heute mit der Umsetzung Ihres Raums und profitieren Sie bei Ihrem nächsten Projekt bereits von den Vorteilen.