Was ist VUCA: Definition und Bedeutung im Projektmanagement!

Die heutige Welt ist von ständigen Veränderungen geprägt. Konzepte wie New Work sprechen davon, wie sich die Arbeitswelt der heutigen Zeit verändert, etwa durch Home-Office oder die 4-Tage-Woche. Megatrends wie die Digitalisierung oder die Globalisierung stellen die Unternehmen vor viele Herausforderungen. Prozesse und Projekte werden komplexer, die Branchen unsicherer.

In dieser sich schnell verändernden Welt ist es als Unternehmen oft schwer, sich anzupassen und zu überleben. Man spricht hier auch von der VUCA-Welt. Erfahren Sie hier mehr über den Begriff VUCA, welche Herausforderungen die VUCA-Welt mit sich bringt und welche Kompetenzen in dieser Zeit gefordert werden, um langfristig den Umsatz auf einem hohen Niveau zu halten.

Was ist das VUCA-Modell?

Fangen wir zu Beginn mit dem Begriff VUCA an. Das VUCA-Modell beschreibt die veränderten Rahmenbedingungen, denen sich Führungskräfte und Projektmanager stellen müssen. Das Akronym VUCA steht hierbei für die vier wichtigsten Eckpunkte:

V steht für volatility (Volatilität)

Hiermit ist gemeint, dass Märkte sehr volatil sind und sich schnell verändern können. Diese Veränderungen sind teilweise unvorhersagbar und können entweder minimal oder radikal ausfallen. Projektmanager und Führungskräfte müssen hier die Teams agil leiten, um sich diesen Veränderungen anpassen zu können.

U steht für uncertainty (Ungewissheit)

Das U in der VUCA Bedeutung steht für die Unvorhersehbarkeit der Märkte. Wann und wie sich Märkte verändern bzw. entwickeln, ist schwer vorherzusagen. Keiner kann genau sagen, wass eine Entwicklung in der Zukunft stattfindet.

C steht für complexity (Komplexität)

Die heutigen Märkte bestehen aus vielen verschiedenen Elementen, welche voneinander abhängig sein können und in ständiger Interaktion miteinander stehen. Um ein Projekt vom Beginn bis zum Schluss erfolgreich durchführen zu können, muss man sich mit diesem Thema auseinandersetzen.

A steht für ambiguity (Ambiguität)

Zudem sind nicht alle Informationen, die man findet, eindeutig zu bewerten. Ambiguität beschreibt die Mehrdeutigkeit verschiedenster Faktoren. Oftmals ist es also schwer, echte Wirkungszusammenhänge zu finden, wenn Fehler im Projekt auftreten.

Wer hat VUCA erfunden?

Tatsächlich stammt der Begriff VUCA nicht aus der Unternehmenswelt, sondern vom Militär. In den 1990er Jahren in der US-Army, um genau zu sein. Dort wurde der Begriff im US Army War College angewendet, um die Veränderungen zu beschreiben, die nach dem Ende des Kalten Krieges eingetreten sind. 

Der Begriff verbreitete sich schlussendlich und fand auch in anderen Bereich Anwendung, unter anderem auch in der Wirtschaft und im Projektmanagement. Heute wird mit dem VUCA-Modell das Marktumfeld eines Unternehmens beschrieben, mit dem sich Führungskräfte und Projektmanager auseinandersetzen müssen.

Was ist die VUCA-Welt?

Die heutige Zeit ist vielen Veränderungen ausgesetzt. Dies bedeutet auch, dass Führungskräfte und Projektmanager anders agieren müssen als noch vor einigen Jahrzehnten. Sie müssen neue Kompetenzen erwerben, die es ihnen erlauben, ihr Team und das Unternehmen durch die verändernden Rahmenbedingungen zu führen und zu leiten. 

Sie müssen sich also durch die sogenannte VUCA-Welt navigieren. Die VUCA-Welt, auf deutsch auch öfters VUKA Welt genannt, ist das Marktumfeld eines Unternehmens, welches aufgrund der vier Merkmale der VUCA Bedeutung analysiert wird.

Die Auswirkungen von VUCA

Nun ist es oft schwer, sich diese veränderten Rahmenbedingungen vorzustellen. In diesem Absatz gehen wir näher auf die großen Herausforderungen der VUCA-Welt anhand von Beispielen ein, wodurch Sie erkennen können, welche Auswirkungen VUCA auf die Arbeitswelt von heute hat:

Beispiel 1: Veränderungen durch Volatilität

Mit Volatilität ist gemeint, dass die Märkte heutzutage von einer Unbeständigkeit geprägt sind. Dies bedeutet, dass man als Führungskraft bzw. Projektmanager immer wachsam sein muss über Veränderungen, die laufend geschehen. Während manche davon nur minimale Auswirkungen haben können, können manche Veränderungen den Markt komplett verändern. Hier muss man sich vor allem an den Kunden und der Konkurrenz orientieren. In welche Richtung entwickelt sich die Konkurrenz? Wie ist das Kaufverhalten der Kunden?

Ein sehr bekanntes Beispiel dazu ist die Firma Kodak. Im 20. Jahrhundert war Kodak eines der führenden Unternehmen im Bereich der Kameras. Die von ihnen entwickelten Rollfilme veränderten damals den Markt sehr stark, wodurch sie schnell zum Branchenführer wurden. Damals hatten sie das Vorgängermodell der Glasplatten schnell ersetzt. 

Jedoch ereilte Kodak ein ähnliches Schicksal. Als Ende der 1970er Jahre die Digitalkamera eingeführt wurden, weigerte sich Kodak, dem Trend nähere Beachtung zu schenken. Sie vertrauten auf ihr Unternehmen und ihr Geschäftsmodell, anstatt sich den neuen Herausforderungen zu stellen. Dies wurde ihnen allerdings zum Verhängnis, denn heute im 21. Jahrhundert sind Unternehmen wie Nikon oder Canon Branchenführer. Kodak musste im Jahr 2011 Insolvenz anmelden.

Beispiel 2: Veränderungen durch Unsicherheit

Im Bereich der Unsicherheit geht es darum, dass schwer zu sagen ist, welche Veränderungen in Zukunft noch auf die Märkte zukommen. Durch die Globalisierung ist es oft schwer, die ganeu Anzahl an konkurrierenden Unternehmen und Kunden festzustellen. Es ist auch schwer zu sagen, inwiefern Trends in der Zukunft erfolgreich sind und ob man diesen Trends intensivere Beachtung schenken sollte.

Ein sehr gutes Beispiel dazu ist die Automobilindustrie von heute. Von der Einführung der Elektroautos hielten viele bekannte Unternehmen, wie Porsche oder Mercedes-Benz, noch nicht viel. Elon Musk sah die Chance und gründete sein Automobilunternehmen Tesla. Dieses verzeichnete einen großen Erfolg, denn das Interesse der Kunden an Autos mit Elektro-Autos war und ist sehr hoch. Es fiel den anderen Automobilherstellern danach sehr schwer, ihre Unternehmensstrategie anzupassen und sich auf dem Markt der Elektroautos zu etablieren.

Beispiel 3: Veränderungen durch Komplexität

Komplexität beschreibt die Tatsache, dass Märkte in der heutigen Zeit aus vielen verschiedenen Elementen bestehen. Dies beinhaltet beispielsweise neue Technologien oder neue Regulationen. Ein Beispiel wäre hier ein Problem, welches oft in Unternehmen auftreten kann.

Mit den neuen Technologien, die Expertenwissen benötigen, stellen Unternehmer viele Mitarbeiter ein, die nur einen kleinen, aber komplexen Aufgabenbereich haben. Mit der Überwachung dieser Experten sind Manager beauftragt, die wiederum von einer höheren Management-Ebene kontrolliert werden. So steigert sich die Unternehmenshierarchie und das Organigramm wird immer komplexer.

Hier müssen sich Unternehmen dem Wandel der Zeit anpassen. Es reicht nicht, Fachkräft für einen gewissen Bereich einzustellen, wenn sich diese nicht an Veränderungen anpassen können. Allrounder werden hier zu einem wichtigen Asset für Projekte, da diese verschiedene Rollen einnehmen können und schnell auf Trends reagieren.

Beispiel 4: Veränderungen durch Ambiguität

Mit Ambiguität ist die Mehrdeutigkeit von Elementen und Informationen gemeint. Die VUCA-Welt ist von einer Informationsflut geprägt, die es schwer machen, richtige Entscheidungen zu treffen. Auch hier könnte man wieder das Unternehmen Kodak anführen, welches Schwierigkeiten damit hatte, sich gleichzeitig auf den Hauptmarkt der Rollfilme und den aufsteigenden Trend der digitalen Fotografie zu konzentrieren.

Welche Kompetenzen sind in der VUCA-Welt wichtig?

Wenn man sich die Auswirkungen der VUCA-Welt ansieht, scheint es oft schwer, als Unternehmen heute noch langfristig erfolgreich zu bleiben. Dennoch gibt es Firmen, die sich bereits seit vielen Jahrzehnten an der Spitze Ihrer Branchen halten und die erfolgreich den Wandel der Zeit bestanden haben. Hierzu haben sich diese Unternehmen einige Kompetenzen angeeignet, die für die VUCA-Welt wichtig sind.

Die Agilität im Projektmanagement

Die VUCA-Welt zeichnet sich durch ständige Veränderungen aus. Kein Markt bleibt über längere Zeit gleich, es treten immer wieder Changes auf, auf die man als Projektmanager reagieren sollte. Daher ist es ungemein wichtig, sich mit agilen Methoden, wie Kanban oder Scrum, vertraut zu machen.

Agiles Projektmanagement hat sich als sehr erfolgsversprechend herausgestellt. Denn die Agilität erlaubt es, flexibel zu sein. Gibt es Veränderungen innerhalb des Marktes, muss die Strategie wenn nötig angepasst werden. Agiles Projektmanagement erlaubt es, die Ziele und die Ausrichtung anzupassen, ohne den Arbeitsablauf für die Teams allzu stark zu stören.

Zudem richtet sich agiles Projektmanagement an den Bedürfnissen der Kunden aus. Wenn man die Kundenbedürfnisse erfüllt, hat das Projekt auch eine höhere Chance auf einen Erfolg. Ändern sich die Ansprüche, kann man durch die Agile Methode schnell reagieren.

Das Verständnis für Veränderungen

Wenn Veränderungen am Markt auftreten, ist es wichtig, dass das Projekt die Ziele und die Strategie neu ausrichtet. Damit dies auch akzeptiert wird, muss unbedingt ein Verständnis im Unternehmen geschaffen werden. Nicht nur Projektmanager müssen eine Bereitschaft zum ständigen Wandel zeigen, sondern auch die Mitarbeiter.

Wenn ein Projektteam die notwendigen Veränderungen an der Strategie nicht versteht, fällt es den Mitarbeitern auch schwer, diese zu akzeptieren. Dafür muss ein Projektmanager unbedingt mit den Grundprinzipien des Change-Managements vertraut sein. Durch ein effektives Change-Management wird eine positive Dynamik im Team aufgebaut und Widerstände werden minimiert. Dasselbe gilt auch für große Veränderungen im gesamten Unternehmen, wie etwa eine digitale Transformation.

Die geeignete Unternehmensstruktur

Auch die Unternehmensstruktur kann einen großen Einfluss auf den Erfolg für die Zukunft haben. Ist eine Hierarchie sehr hoch und mit vielen Management-Ebenen gestaltet, fällt es den einzelnen Projektteams oft schwer, agil, effizient und selbstbestimmt zu agieren. 

Hierbei gibt es einige Lösungsansätze, die Unternehmen anwenden können. Zum einen wären das flache Hierarchien. Teams und Mitarbeiter arbeiten hier selbstbestimmt, sie können Veränderungen in einem gewissen Rahmen ohne die Erlaubnis höherer Management-Ebenen durchführen. 

Aber auch ganz neue Unternehmensstrukturen haben sich in den letzten Jahrzehnten gebildet. Holacracy beispielsweise ist ein neues Konzept zur Organisierung der Unternehmensstruktur. Statt Hierarchien und Positionen gibt es hier Kreise und Rollen. Sie finden mehr über Holacracy in diesem Artikel.

Worum es geht: Projektteams können nur so agil arbeiten, wie es das Organigramm erlaubt. Wird dieses zugunsten der Agilität gestaltet, erleichtert es den Teams, in der VUCA-Welt zu agieren.

Die passende Vision

Als Projektmanager muss man mit einer Vision denken können. Was ist das Ziel? Was möchte man auf lange Sicht erreichen? An der Vision sollte man idealerweise auch mit den Mitarbeitern arbeiten. Denn so können sich die Mitarbeiter mit dem Ziel identifizieren und sie sind auch motivierter, diese Ziele zu erreichen. 

In diesem Zusammenhang kann man mit einer richtigen Vision auch an den Prioritäten arbeiten. Welche Prozesse sind essentiell für den Erfolg, welche eher unwichtig? So wird Klarheit geschaffen und die Prozesse sind transparenter gestaltet.

Die passende Führungsmethode

Führungsmethoden bezeichnen das Verhalten der Vorgesetzten gegenüber ihren Mitarbeitern. Hierbei gibt es mehrere Modelle, die die verschiedenen Methoden und Stile der Führung beschreiben sollen.

In der Praxis sollten Sie eines wissen: Als Führungskraft ist es nicht nur wichtig, dass Sie den Mitarbeitern Befehle geben. Sie müssen Ihnen auch eine Vision geben, Ihnen helfen, als gutes Beispiel dienen und sie an den Entscheidungen teilhaben lassen. Dies sorgt dafür, dass die Mitarbeiter weitgehend intrinsisch motiviert werden.

Wenn den Mitarbeitern Vertrauen geschenkt wird, arbeiten diese auch intensiver an Ihren Aufgabenbereichen. Sie haben die Vision im Hinterkopf und arbeiten im Sinne der langfristigen Ziele. Sie akzeptieren auch notwendige Veränderungen, die durch die Herausforderungen von VUCA auftreten. Die Führungskräfte in den Unternehmen sollten sich daher der Art Ihrer Führungsmethode bewusst sein.

Ist VUCA noch aktuell?

Das VUCA Modell begleitet uns bereits seit einiger Zeit, es ist zum derzeitigen Stand jedoch nicht mehr so aussagekräftig wie früher. Zusammenhäge und Wechselwirkungen sind nicht mehr leicht erkennbar, die Folgen unberechenbar.

Um der neuen Zeit stand halten zu können, wurde ein neues Modell entwickelt, das BANI-Modell. Wir möchten hier zum Schluss noch kurz auf die Bedeutung von BANI eingehen:

• B steht für brüchtig (brittle): Damit ist gemeint, dass ein System oft von außen stark wirken kann, innen jedoch nicht flexibel und brüchtig ist. Ein Unternehmen kann viel Gewinn machen, es kann jedoch auch eine hohe Mitarbeiterunzufriedenheit geben, wodurch die Fluktuation hoch ist.

• A steht für ängstlich (anxious): Die heutige Welt ist chaotisch, daher entsteht auch viel Angst. Dies führt dazu, dass die Führungskräfte zögerlich mit Entscheidungen sind und Angst von Fehlern haben. Dies kann ein Unternehmen in der Entwicklung hemmen.

• N steht für nicht linear (non-linear): Die heutige Welt ist sehr unsicher, Ursache und Wirkung lässt sich nicht mehr leicht erkennen. So können die kleinsten Entscheidungen große Ergebnisse mit sich bringen, sehr aufwändige Projekte jedoch wiederum fast keinen Gewinn abwerfen. Agiles Projektmanagement ist deshalb sehr wichtig, um zu überleben.

• I steht für unverständlich (incomprehensible): Hier geht es darum, dass uns so eine unendliche Menge an Informationen zur Verfügung steht, dass es uns schwer fällt, all das in einem geeigneten Kontext verstehen zu können.

Das BANI Modell ist aktueller als VUCA und ist vor allem für die heutige Zeit besser anwendbar. Man sollte jedoch beide Modelle kennen.