Ein frischer Blick auf T-Shirt-Größen und wie sie bei der Projektabschätzung helfen können

Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass T-Shirt-Größen nicht nur für Kleidung geeignet sind? Als T-Shirt-Größenschätzung bezeichnet man eine leistungsstarke Projektschätzungsmethode für die Kapazitätsplanung. Dieses nützliche (und zu mindestens zwei Dritteln ernst gemeinte!) Tool verschafft Klarheit darüber, was genau auf die einzelnen Teammitglieder zukommt.

Wann immer Sie überlegen, eine neue Vorgehensweise in Ihrem Team einzuführen, müssen Sie auch über die Komplexität nachdenken: Wie viel Arbeit wird es kosten, sie zu etablieren? Ist es eine Vorgehensweise, die Ihr Team leicht verstehen und von der es profitieren wird?

Mit einer T-Shirt-Größenschätzung können Sie diese Bedenken überspringen. Jeder hat schon einmal ein T-Shirt getragen, und so ist es für die Teammitglieder einfach, den Unterschied zwischen einem extrakleinen und einem großen T-Shirt auf Anhieb zu erkennen. Die Anwendung dieser Größen auf Teamvorhaben ist eine tolle Möglichkeit, den Aufwand für jede Aufgabe abzuschätzen – ohne einen Haufen komplizierter Berechnungen. Und so geht’s.

Was versteht man unter der T-Shirt-Größenschätzung?

Die T-Shirt-Größenschätzung ist eine Methode zur Kapazitätsplanung und Projekteinschätzung, mit der Sie nachverfolgen können, wie viel Zeit oder Aufwand ein Vorhaben in Anspruch nehmen wird. Dazu weisen Sie jedem Projekt oder jeder Aufgabe eine T-Shirt-Größe zu, um den relativen Aufwand der Aufgabe darzustellen – von XS bis XXL. Je nachdem, wie Sie diese Methode verwenden, kann eine T-Shirt-Größe den Umfang einer Aufgabe darstellen, den Aufwand, die Komplexität, die Arbeitsstunden, die geschätzte Zeit – oder alles zusammen.

Die T-Shirt-Größenschätzung ist eine Hilfestellung für Ihr gesamtes Team:

• Projektleiter können schnell die Teamkapazität schätzen.

• Einzelne Mitarbeiter können deutlich ihre Kapazitäten und Prioritäten mitteilen.

• Teammitglieder können sehen, wer was bis wann macht.

Diese Methode wird häufig von Entwicklungs- und Softwareteams verwendet, aber auch jedes andere Team kann davon profitieren. Bei Asana verwenden wir die T-Shirt-Größenschätzung etwa für Content-Projekte (dieser Artikel hat zum Beispiel die Größe M).

Wie Sie T-Shirt-Größen für agile Projekte verwenden

Agile Teams und Scrum-Teams haben die T-Shirt-Größenschätzung zunächst als Methode zur Messung von Story Points populär gemacht. Story Points – auch bekannt als Planning Poker – sind eine Möglichkeit, den Aufwand oder die relative Größe der Arbeit während der Sprintplanung zu schätzen. Normalerweise werden Story Points Anfragen oder Arbeiten in einem Product Backlog zugewiesen. Wenn der Scrum Master den nächsten Sprint-Zyklus beginnt, zieht er Aufgaben aus dem Backlog, bis sie eine bestimmte Anzahl von Story Points erreichen. Auf diese Weise stellt das Scrum-Team sicher, dass es während des Sprints genug (aber nicht zu viel) zu tun hat.

Für Scrum-Teams ist die T-Shirt-Größenschätzung eine Form der relativen Schätzung, und eine Alternative zur traditionelleren, numerischen Story-Points-Schätzungstechnik. Im Gegensatz zu Zahlen erlaubt die relative Schätzung den Teammitgliedern, in mehr Dimensionen zu denken – bei Zahlen denkt man oft an Zeit, aber T-Shirt-Größen können komplexere Ideen darstellen, zum Beispiel Zeit, Aufwand und Komplexität.

6 Schritte zur Nutzung von T-Shirt-Größen für die Projekteinschätzung

Um die T-Shirt-Größenschätzung effektiv zu nutzen, ist es wichtig, im Vorfeld festzulegen, wofür die einzelnen T-Shirt-Größen stehen und wo die Teammitglieder die Größenverhältnisse erklären sollten.

1. Wählen Sie zunächst Ihre Größen

Bevor Sie die T-Shirt-Größenschätzung in Ihrem Team einführen, entscheiden Sie sich für die Größen, die Sie verwenden möchten. Nutzen Sie nicht zu viele Größen, damit die Teammitglieder nicht verwirrt werden. Wenn Sie gerade erst anfangen, bleiben Sie bei S, M, L und XL. Wenn sich Ihre Projekte im Umfang stark unterscheiden, verwenden Sie auch XS oder XXL.

2. Einigen Sie sich darauf, wofür jede Größe steht

Die T-Shirt-Größenschätzung funktioniert nur, wenn jeder versteht, wofür jede Größe steht. Wenn Sie also diese Methode der Projektschätzung in Ihrem Team einführen, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Vorstellungen haben. Es ist hilfreich, allgemeine Beispiele für den Unterschied zwischen einem kleinen und einem großen Projekt zu geben. Im Content-Team von Asana ist ein Artikel wie dieser zum Beispiel mittelgroß. Ein Content-Vorhaben, dass verschiedene Bereiche mit einbindet, aus mehreren Bestandteilen besteht und eine Vielzahl wichtiger Beteiligter hat, ist dagegen ein großes (L) oder in manchen Fällen sogar ein extragroßes (XL) Projekt.

Klären Sie dabei auch, wofür eine T-Shirt-Größe steht. Stellt sie den Aufwand dar? Die Komplexität? Die Zeit? Oftmals repräsentiert eine T-Shirt-Größe alles zusammen, aber es ist hilfreich zu klären, was Sie mit T-Shirt-Größen nachverfolgen und was nicht, damit alle wissen, worum es geht.

3. Entscheiden Sie, wer die T-Shirt-Größen abschätzt

Je nach Ihrer Teamstruktur sollten Sie entweder einschränken, wer die T-Shirt-Größen zuweisen darf, oder die Zuweisung für das gesamte Team freigeben. Hier sind einige übliche Möglichkeiten, die Zuweisung von T-Shirt-Größen einzuschränken:

• Bei Product-Backlog-Projekten vergibt der Product Owner die T-Shirt-Größen, weil er am meisten mit der Arbeit vertraut ist.

• Bei agilen Teams, die mit Scrum arbeiten, überprüft der Scrum Master vor einem Sprint die T-Shirt-Größen, die zuvor von einem Product Owner vergeben wurden.

• Bei allgemeinen Projektteams legt jedes Teammitglied seine eigene T-Shirt-Größen fest – basierend auf dem gemeinsamen Verständnis des Teams dafür, was jede Arbeitsgröße darstellt.

4. Weisen Sie den einzelnen Vorhaben T-Shirt-Größen zu

Wenn Sie gerade erst anfangen, müssen Sie vielleicht rückwirkend T-Shirt-Größen für die laufende Arbeit vergeben. Aber in Zukunft sollte jeder Arbeitsschritt bei der Zuweisung eine T-Shirt-Größe zugeordnet werden, damit sowohl Sie als auch das entsprechende Teammitglied wissen, wie viel Aufwand dieser Vorgang bedeutet.

5. Verfolgen Sie T-Shirt-Größen in einem Work Management Tool

Es ist zwar gut, T-Shirt-Größen mit der Arbeit zu verknüpfen – noch viel besser ist es aber, diese Informationen in einem übersichtlichen, zentral zugänglichen Tool zu sehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die T-Shirt-Größen in einem gemeinsamen Arbeitsmanagement-Tool wie Asana nachverfolgt. Auf diese Weise erkennen Sie – und auch alle anderen – auf einen Blick die aktuelle Arbeitsbelastung eines jedes Teammitglieds.

6. Verwenden Sie die T-Shirt-Größenschätzung, um das Arbeitspensum zu ermitteln

Sobald jeder Aufgabe eine T-Shirt-Größe zugeordnet ist, wird auch die Nachverfolgung der Arbeitsbelastung für Ihr Team möglich. Verwenden Sie ein Work Management Tool wie Asana, um den Aufwand zu ermitteln und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied zu bewältigen hat. Durch die Nachverfolgung des Aufwands können Sie sicherstellen, dass die Teammitglieder nicht überlastet sind.

Beispiele für T-Shirt-Größenschätzungen

Hier ist ein Beispiel für ein Sprint-Planungsprojekt, bei dem T-Shirt-Größen anstelle von traditionellen Story Points verwendet werden:

Entwickler sind nicht die einzigen, die T-Shirt-Größen sinnvoll nutzen können. Hier ist noch ein Beispiel für einen Content-Kalender mit zugehörigen T-Shirt-Größen für jedes Content-Element:

Die Vorteile der T-Shirt-Größenschätzung

Die T-Shirt-Größenschätzung ist eine einfache aber wirkungsvolle Methode, um die Schätzung der Vorlaufzeit zu vereinfachen – insbesondere für Nicht-Entwickler-Teams. T-Shirt-Größen stehen stellvertretend für Kapazität und Aufwand; so verbringen die Teammitglieder weniger Zeit damit, darüber nachzudenken, wie viele Stunden eine Aufgabe dauern wird, und mehr Zeit damit, sie zu erledigen.

Wenn Sie die T-Shirt-Größen in einem zentralen Tool nachverfolgen, sehen alle nicht nur, wer was bis wann macht, sondern auch, wie viel Arbeit jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt hat. Außerdem ist die T-Shirt-Größenschätzung ein hervorragender Einstieg in die Verwaltung des Arbeitspensums und die Kapazitätsplanung. Wenn Sie das Arbeitspensum verwalten, können Sie die Arbeit effektiv auf Ihr Team verteilen, um Burnout zu vermeiden. Mit einer proaktiven Verwaltung des Arbeitspensums können Sie auch verhindern, dass sich Teammitglieder überhaupt erst überlastet fühlen.

Häufige Fehler bei der T-Shirt-Größenschätzung – und wie man sie vermeidet

Die T-Shirt-Größenschätzung ist überaus wirkungsvoll und einfach umzusetzen, aber es gibt ein paar Dinge, auf die Sie bei der Umsetzung dieser Projektabschätzungsmethode achten sollten:

Problem: Die T-Shirt-Größenschätzung ist subjektiv

Lösung: Legen Sie Größen für gemeinsame Projekte fest, damit alle die gleichen Vorstellungen haben.

Um diesem Problem vorzubeugen, stellen Sie sicher, dass Sie bei der Einführung von T-Shirt-Größen den nötigen Kontext für jede Größe bereitstellen. So vermeiden Sie Subjektivität und stellen sicher, dass jeder in Ihrem Team den Unterschied zwischen einem extrakleinen, einem kleinen und einem mittleren T-Shirt klar versteht.

Problem: Die Unterschiede zwischen den einzelnen Größen sind unklar

Lösung: Arbeiten Sie mit wenigen Größen.

Wenn Ihr Team die feinen Unterschiede zwischen verschiedenen Größen nicht versteht, sollten Sie die Anzahl der Größen reduzieren, aus denen es wählen kann. Beschränken Sie sich auf S, M, L und XL – oder streichen Sie XL ganz und bleiben Sie bei S, M und L. Bei Bedarf können Sie jederzeit wieder mehr Größen hinzufügen.

Problem: Es ist schwierig, die einem Vorhaben zugeordnete T-Shirt-Größe nachzuverfolgen

Lösung: Nutzen Sie ein Work Management Tool.

Die T-Shirt-Größenschätzung bietet zwei große Vorteile: Kapazitätsplanung und Übersicht über die Arbeitsbelastung. In beiden Fällen müssen Sie auf die Arbeit aller Mitarbeiter in einem zentralen Tool zugreifen können, um die Vorteile voll auszuschöpfen. Hier kommen Arbeitsmanagement-Tools ins Spiel.

Arbeitsmanagement-Tools schaffen die Klarheit, die Teams brauchen, um ihre Ziele schneller zu erreichen. Mit diesen Tools können Sie Menschen und Aufgaben in Ihrem Team koordinieren und sicherstellen, dass alle über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um die eigene Arbeit bestmöglich zu erledigen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unsere Einführung in das Work Management.

Einfach anprobieren

Mit der T-Shirt-Größenschätzung können Sie praktisch jede Art von Arbeit grob einschätzen. Sie können so auch Methoden zur Verwaltung der Arbeitsbelastung in Ihrem Team schaffen, was Ihnen wiederum hilft, die Kapazität der Teammitglieder effektiv einzuschätzen und Überlastung zu vermeiden. Um die T-Shirt-Größenschätzung möglichst effektiv zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeit in einem zentral zugänglichen Tool wie Asana nachverfolgen.