In 5 Schritten zu einem Stakeholder Engagement Plan (inkl. Vorlage)

Stakeholder sind oft aus finanziellen oder strategischen Gründen in Projekte involviert. Ihr Interesse an Ihrem Projekt sowie ihr Einfluss darauf sind dabei abhängig von ihren jeweiligen Motivationen. Damit Sie jene Stakeholder mit dem größten Einfluss priorisieren können, müssen Sie Ihren Kommunikationsstil an die Bedürfnisse Ihrer Beteiligten anpassen.

Eine Vorlage für einen SEP hilft Ihnen, nicht nur Ihre Stakeholder zu erfassen, sondern auch deren Einfluss und Interesse sowie die Kommunikationsstrategie, die Sie mit ihnen verfolgen möchten, festzuhalten. Ihr Team kann diese Vorlage nutzen, um den Anforderungen Ihrer Stakeholder gerecht zu werden, und dadurch verhindern, dass Kommunikationsbarrieren zu Unterbrechungen bei Ihrem Workflow führen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen solchen Plan für den Kontakt zu Ihren Kunden, Investoren und Führungskräften nutzen können.

Was ist ein Stakeholder Engagement Plan?

In einem SEP wird dokumentiert zu welchem Grad wichtige Beteiligte in Ihr Projekt involviert sind und wie viel Einfluss sie darauf haben. Außerdem wird darin beschrieben, wie Ihre Strategie für die Kommunikation mit ihnen aussieht. Sie erfassen, wann Sie die einzelnen Stakeholder kontaktieren, welche Plattform Sie dafür verwenden und welche Informationen Sie mit ihnen teilen.

Bei Stakeholdern kann es sich sowohl um Mitglieder Ihres Teams, als auch um externe Beteiligte handeln, die mit Ihrer Arbeit auf irgendeine Weise in Zusammenhang stehen.

• Interne Stakeholder : Dazu zählen Projektmanager, Teams der Geschäftsoptimierung (Operations), Abteilungsleiter und Vorstandsmitglieder.

• Externe Stakeholder : Das können beispielsweise Kunden, Investoren, Zulieferer, Unternehmenspartner oder Aktionäre sein.

Da die Kommunikation mit Stakeholdern gleich mit dem Start eines Projektes beginnt, erstellen Sie Ihren SEP bereits im Zuge derProjektplanung. Sobald Sie eine Idee für ein Projekt haben, klären Sie, wer Ihre Stakeholder dabei sind und wie stark sie involviert werden müssen (oder wollen). Im Laufe Ihres Projektes können Sie Ihren Plan dann noch besser auf die jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse abstimmen und verfeinern.

So verwenden Sie einen Stakeholder Engagement Plan

Ein Stakeholder Engagement Plan hält Ihr Team nicht dazu an, die einen Stakeholder zu berücksichtigen und die anderen zu ignorieren. Dieser Plan ist viel mehr eine Orientierungshilfe für Sie und Ihr Team während der Projektplanungsphase und hilft Ihnen bei der Kommunikation mit jenen Stakeholdern, die am stärksten daran interessiert sind. 

Manche Beteiligte möchten in Entscheidungen miteinbezogen werden und regelmäßig Informationen erhalten. Andere bevorzugen es, Zugriff auf Unterlagen zu haben und sich alles in Ruhe selbst anzusehen. Teilen Sie bei der Erstellung Ihres Plans die Stakeholder in Kategorien ein, damit Sie mit allen auf die Weise kommunizieren, die ihrem jeweiligen Einfluss und Interesse am besten entspricht. 

Ein Vorteil vom Stakeholder Engagement Plan liegt in seinem kollaborativem Charakter. In Kombination mit einer Work Management Software kann Ihr Team das Dokument bei Bedarf jederzeit anpassen und die einzelnen Abschnitte Teammitgliedern zuweisen. Außerdem können Sie Ihren Plan dadurch projektübergreifend nutzen und ihn mit verschiedenen Personen teilen.

Das sollte Ihr Stakeholder Engagement Plan umfassen

Der Inhalt Ihres Plans hängt immer etwas von den Prioritäten Ihres Teams und des jeweiligen Stakeholders ab.

Die zentralen Bestandteile eines SEP:

• Name des Stakeholders: Geben Sie an, um welchen Beteiligten es sich handelt.

• Interesse: Markieren Sie Ihre Stakeholder basierend auf ihrem Interesse an Ihrem Projekt bzw. ihrem Engagement. Weiter unten finden Sie die fünf Engagement-Stufen von Stakeholdern.

• Einfluss: Markieren Sie Stakeholder auch basierend auf den Möglichkeiten ihrer Einflussnahme auf das Projekt von „Sehr hoch“ bis „Sehr niedrig“. 

• Häufigkeit der Kommunikation: Klären Sie, wie oft Sie mit welchem Stakeholder Kontakt aufnehmen.

• Kommunikationsmittel: Legen Sie fest, welches Kommunikationstool Sie für die Kommunikation mit den jeweiligen Stakeholdern verwenden.

• Art der Information: Bestimmen Sie, welche Art der Information Sie welchem Stakeholder übermitteln.

Ziel bei der Erstellung Ihres Plans ist es, die Ziele und Motive Ihrer wichtigen Beteiligten zu identifizieren und festzulegen, auf welche Kommunikationsmethoden Sie zurückgreifen.

In 5 Schritten zu Ihrem Stakeholder Engagement Plan

Ein Stakeholder Engagement Plan soll Ihnen dabei helfen, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass sie von Ihren Stakeholdern wertschätzend und ihrer Rolle entsprechend wahrgenommen wird. Damit das gelingt, müssen Sie zunächst herausfinden, welche Erwartungen sie mitbringen und welchen Einfluss sie auf das Projekt haben. Orientieren Sie sich zu Beginn am besten an den folgenden fünf Schritten.

1. Ermitteln Sie alle erforderlichen Beteiligten

Manche Beteiligte sind von Beginn an stärker in Ihr Projekt involviert. Oft sind ihre eigenen Motive Grund für das erhöhte Engagement.

So wird sich beispielsweise eine interne Führungskraft, die das Projekt überwacht, mehr einbringen, da ihr Job davon abhängt. Ein externer Beteiligter mit geringer finanzieller Beteiligung wird hingegen wahrscheinlich weniger engagiert sein und nicht unbedingt jedes Detail zum Projektverlauf wissen wollen. 

Die fünf Engagement-Ebenen von Stakeholdern

• Führend: Ein führender Stakeholder kennt die erwünschten Ergebnisse und beteiligt sich aktiv am Projekt.

• Unterstützend: Ein unterstützender Stakeholder kennt die erwünschten Ergebnisse und unterstützt das Projekt.

• Neutral: Ein neutraler Stakeholder kennt die gewünschten Ergebnisse, aber weder unterstützt er das Projekt noch blockiert er es.

• Ablehnend: Ein Stakeholder mit ablehnender Haltung kennt die gewünschten Ergebnisse des Projekts, aber sträubt sich gegen Änderungen.

• Unbeteiligt: Ein unbeteiligter Stakeholder weiß weder über das Projekt noch über die gewünschten Ergebnisse Bescheid.

Sobald Sie wissen, in welchem Ausmaß sich Ihre Stakeholder beteiligen werden, überlegen Sie, wie viel Einfluss sie auf das Projekt haben. Laut dem Project Management Institute bedeutet Einfluss dabei, wie viel Macht ein Beteiligter über ein Projekt hat. Wenn ein Stakeholder viel Einfluss hat, kann er zentrale Entscheidungen steuern und andere dazu veranlassen, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen.

Die Skala für den Einfluss von Stakeholdern

• Sehr viel: Ein Stakeholder mit sehr viel Einfluss hat ein erhebliches Maß an Kontrolle bei zentralen Projektentscheidungen.

• Viel: Ein Stakeholder mit viel Einfluss kann andere dazu veranlassen, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen.

• Mittel: Ein Stakeholder mit mittlerem Einfluss nimmt oft am Entscheidungsfindungsprozess teil.

• Wenig: Ein Stakeholder mit wenig Einfluss kann Meinungen zu Entscheidungen und Bedenken äußern. Es kann aber vorkommen, dass Sie seine Ideen nicht berücksichtigen. 

• Sehr wenig: Ein Stakeholder mit sehr wenig Einfluss kann sich am Projekt beteiligen, wenn er das möchte. Auf Entscheidungen kann er aber keinen Einfluss ausüben.

2. Erfassen Sie Einfluss und Interesse Ihrer Stakeholder in einem Raster

Nachdem Sie geklärt haben, welches Ausmaß an Einfluss und Interesse Ihre wichtigen Beteiligten haben, tragen Sie die Werte in das Einfluss-Interesse-Raster ein. Damit können Sie für sich besser bestimmen, welcher Kommunikationsstil und welche Häufigkeit zu den einzelnen Stakeholdern passen. Diese Übersicht werden Sie nicht mit Ihren Stakeholdern teilen, sie dient nur internen Zwecken.

Die vier wichtigsten Stakeholder-Gruppen:

• Viel Interesse und großer Einfluss. Hierbei handelt es sich um Stakeholder aus den Kategorien „Führend“ und „Unterstützend“. Sie sind Schlüsselpersonen bei Ihrem Projekt und somit die wichtigsten Ihrer Stakeholder. Stellen Sie sicher, dass Sie sich regelmäßig mit ihnen austauschen und sie umfassend über das Projekt informieren. Es handelt sich hierbei um jene Beteiligten, deren Unterstützung Sie unbedingt benötigen.

• Viel Interesse und wenig Einfluss. Diese Stakeholder fallen mit großer Wahrscheinlichkeit auch in die Kategorien „Führend“ und „Unterstützend“. Obwohl sie nicht so großen Einfluss haben, sollten sie alle wichtigen Informationen erhalten und je nach Situation ermutigt werden, sich einzubringen. Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können Sie Beteiligte, die viel Interesse an Ihrem Projekt zeigen, ohne Mehraufwand stets über die aktuellen Entwicklungen informieren.

• Großer Einfluss und wenig Interesse. Diese Stakeholder zählen wahrscheinlich zu den Kategorien „Neutral“ oder „Ablehnend“. Und genau deshalb ist es entscheidend, Sie an Bord zu haben. Wenn Sie von Änderungen am Projekt überrascht werden, kann es passieren, dass sie eine noch ablehnendere Haltung einnehmen. Stellen Sie daher sicher, dass diese Beteiligten bei Bedarf jederzeit Zugriff auf die Informationen zum Projekt haben und informieren Sie sie über alle Arbeitsvorgänge, die Auswirkungen auf ihre Projektarbeit haben könnten.

• Wenig Einfluss und wenig Interesse. Diese Stakeholder fallen in die Kategorie „Unbeteiligt“. Wie Sie bestimmt schon vermuten, müssen Sie diese Personen nicht oft kontaktieren, dennoch sollten Sie ihnen monatliche Updates zukommen lassen. Am besten verwenden Sie dafür Ihr Projektmanagement-Tool. Auf diese Weise stellen Sie wichtige Informationen zur Verfügung und zeigen Ihren Beteiligten, dass sie sich jederzeit mehr einbringen können, falls sie dies wünschen.

3. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Durch die Erfassung Ihrer Beteiligten können Sie besser ermitteln, wie Sie basierend auf ihrem jeweiligen Einfluss und Interesse mit ihnen kommunizieren werden. Nachdem Sie die Punkte in Ihrem Raster ausgefüllt haben, können Sie nun einen individuellen Kommunikationsplan für jeden Stakeholder erstellen. 

Ein Kommunikationsplan ist von zentraler Bedeutung, da darin festgelegt wird, wie Sie mit Ihren Stakeholdern in Kontakt treten und sie auf dem Laufenden halten. Ganz egal, in welche Kategorie ein Stakeholder fällt: Sorgen Sie dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, auf relevante Projektinformationen zuzugreifen. Am besten gelingt das, wenn Sie alle Informationen zu Ihrem Projekt an einem zentralen Ort erfassen, zum Beispiel mit einem Projektmanagement-Tool. Stakeholder, die den Projektstatus in Echtzeit verfolgen müssen oder sich einen guten Gesamtüberblick über die Projekt-Zeitleiste verschaffen möchten, können dieses Tool nutzen und jederzeit selbst auf die benötigten Daten zugreifen. 

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan in zwei Schritten: 

1. Identifizieren Sie Ihre Kommunikationskanäle. Welche Kommunikationskanäle nutzt Ihr Team üblicherweise? Wofür werden die einzelnen Kanäle verwendet? 

2. Finden Sie heraus, welche Art von Kommunikation am besten zu den Bedürfnissen der einzelnen Stakeholder-Kategorien passt. Damit die Kommunikation gut funktioniert, muss sie individuell auf eine Person zugeschnitten sein. Klären Sie deshalb, wie Sie im gesamten Projektverlauf mit Stakeholdern kommunizieren werden. 

Zum Beispiel ist es gut möglich, dass Beteiligte mit viel Interesse und Einfluss wöchentlich informiert werden wollen. Um diesem Wunsch zu entsprechen, können Sie mit einem Work Management Tool einfach Ihre Projektstatus-Updates mit ihnen teilen.

Sobald Ihr Kommunikationsplan fertig ist, teilen Sie ihn mit Ihrem Projektteam. Wenn es zu Änderungen kommt, denken Sie daran, Ihren Kommunikationsplan zu aktualisieren und Ihr Team darüber zu informieren. So haben Ihre Teammitglieder immer Zugang zu den aktuellsten Informationen.

4. Überarbeiten Sie Ihren Plan bei Bedarf anhand von Feedback

Es kommt häufig vor, dass Stakeholder im Laufe eines Projekts ihre Meinung ändern. Bedenken Sie daher, dass die Angaben, die Sie in Ihrem Interesse-Einfluss-Raster gemacht haben nicht in Stein gemeißelt sind.

Sie können Ihren Plan aber nicht nur überarbeiten, wenn es zu Änderungen im Verhalten Ihrer Beteiligten kommt. Sie können ihn auch mit ihnen teilen und sie um Feedback dazu bitten. Am einfachsten können Sie Feedback von Stakeholdern einholen, indem Sie klar danach fragen. 

Beispiel: Zeigen Sie Ihren Stakeholdern Ihren Kommunikationsplan und fragen Sie sie: „Erscheint Ihnen dieser Kommunikationsplan stimmig? Möchten Sie, dass wir etwas daran ändern?“

Tipps: So holen Sie Feedback ein!

• Bitten Sie um schriftliches Feedback oder stellen Sie eine Umfrage mit detaillierten Fragen zu Ihrem Prozess zur Beteiligung der Stakeholder zur Verfügung

• Bitten Sie Ihr internes Team um Meinungen zu Ihrem Plan

• Kommunizieren Sie alle Änderungen, die Sie am Plan vornehmen, sowohl mit Ihren Stakeholdern als auch mit Ihren Teammitgliedern

• Wenn es für einen Stakeholder einfacher und praktischer ist, können Sie auch einen Videoanruf nutzen, um das Feedback-Gespräch virtuell zu führen

Vorlage für einen Stakeholder Engagement Plan

Unten finden Sie eine Vorlage für einen Stakeholder Engagement Plan. In der linken Spalte können Sie Ihre Stakeholder eintragen, dann ihren Grad des Interesses und Einflusses festlegen und zum Schluss Angaben zum Kommunikationsplan machen.

Laden Sie unsere kostenlose Vorlage herunter und entwickeln Sie damit für Ihr nächstes Projekt eine gut durchdachte Strategie zur Einbindung von wichtigen Beteiligten.

Welche Vorteile bringt ein Stakeholder Engagement Plan?

Ein gut durchdachter Stakeholder Engagement Plan hilft Ihrem Team dabei, Stakeholder entsprechend ihrer Bedürfnisse zu informieren. Darüber hinaus profitieren Sie auch von folgenden Aspekten:

• Erwartungsmanagement: Es wird sichergestellt, dass wichtige Beteiligte den Verlauf des Projekts kennen und wissen, was sie in den einzelnen Projektphase erwarten können.

• Reduzierung von Projektrisiken: Es wird verhindert, dass Stakeholder große Änderungen vornehmen, die eine Gefahr für den Erfolg Ihres Projektes bedeuten.

• Aufbau von Vertrauen: Die Beziehungen zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern werden gestärkt.

• Verbesserung des Entscheidungsprozesses: Es wird einfacher, die Anforderungen und Bedürfnisse von wichtigen Beteiligten zu antizipieren und über die nächsten Schritte zu entscheiden.

• Förderung von Synergie: Wenn Teams miteinander kommunizieren, können sie zusammenarbeiten, effektiver vorgehen und gemeinsam mehr schaffen. 

Optimieren Sie die Stakeholder-Planung mit Asana

Die Einbeziehung von wichtigen Beteiligten ist ein zentraler Faktor für den Erfolg eines jeden Projektes. Die Anpassung Ihrer Kommunikation an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Stakeholder birgt einen unschätzbaren Wert. 

Dank der Flexibilität von Asana können Sie nicht nur eine Strategie für die Einbeziehung Ihrer Stakeholder entwickeln, sondern sie auch mit anderen Beteiligten teilen und parallel zu Ihrem Projekt umsetzen. Von Marketingkampagnen über Projekte bis hin zu Kundenbeziehungen: Erfassen Sie alle Ihre Arbeitsvorgänge an einem zentralen Ort.