Das Stage-Gate-Modell: So vermeiden Sie Projektrisiken

Mit dem Stage-Gate-Modell werden Projektrisiken reduziert, indem nach jeder Phase des Projektlebenszyklus die Ergebnisse zusammengetragen und analysiert werden. Dieses Verfahren wird vor allem bei der Produktentwicklung eingesetzt, um zum Zeitpunkt der Markteinführung das bestmögliche Produkt vorweisen zu können. Zwischen den Projektphasen werden sogenannte Gates eingesetzt. Jedes Gate gibt die Kriterien vor, die erfüllt sein müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase übergehen kann. Mit dieser Methode minimieren Sie während des gesamten Projektlebenszyklus die Fehlerwahrscheinlichkeit und erhöhen damit die Chance auf den erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Was ist das Stage-Gate-Modell im Projektmanagement?

Das Stage-Gate-Modell, auch bekannt als Stage-Gate-Prozess, ist eine Methode zur Verbesserung der Projektergebnisse und zur Vermeidung von Projektrisiken. Dies wird durch Gates – Phasen der Überprüfung und Analyse – ermöglicht, die entlang Ihres Projektplans zwischengeschaltet werden. Zwar wird dieser Ansatz meistens in der Produktentwicklung eingesetzt, doch findet er auch Anwendung für komplexe Projekte jeder Art.

Bei diesem Prozess werden Projekte in Phasen unterteilt. Bevor die nächste Phase erreicht werden kann, muss ein Gate erfolgreich passiert werden. Bei der Anwendung dieser Methode teilen Sie Ihre Projektaufgaben in Phasen ein, die als wichtige Meilensteine fungieren. Anschließend bestimmen Sie die Voraussetzungen für den Eintritt in die einzelnen Phasen. Ihr Projekt sollte diese Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen.

Das Ziel des Stage-Gate-Modells ist es, die Entscheidungsfindung zu erleichtern und die Projektergebnisse zu verbessern. Wenn Sie Fehler in Ihrem Projekt nicht frühzeitig erkennen, könnten diese im späteren Projektverlauf zu massiven Problemen führen und womöglich nicht mehr zu beheben sein. Wenn Sie Ihren Projektplan jedoch regelmäßig reflektieren, erkennen Sie Fehler schnell und können sie direkt beheben. Mehrere Meilensteine im Projektverlauf schaffen darüber hinaus zusätzlich Klarheit unter Ihren Teammitgliedern, die gemeinsam an den Projektaufgaben arbeiten.

Wann ist der Einsatz des Stage-Gate-Modells sinnvoll?

Das Stage-Gate-Modell wird hauptsächlich verwendet, um den Produktentwicklungsprozess zu optimieren. Bei Produktentwicklungsprojekten handelt es sich oft um umfassende Projekte, an denen Teams arbeiten, die aus verschiedenen Bereichen zusammengestellt werden. Der Stage-Gate-Prozess unterteilt das Projekt in kleinere Segmente und schafft Checkpoints, durch die alle Beteiligten den Überblick über den Projektfortschritt behalten. Sie können diesen Prozess für die Produktentwicklung oder für weitere komplexe Vorhaben einsetzen, wie die Überarbeitung einer Website oder eine Marketing-Kampagne.

​​Das Stage-Gate-Modell eignet sich besonders gut für:

• Funktionsübergreifende Teams

• Große, ortsunabhängig arbeitende Teams

• Die Arbeit an komplexen Projekten

Bei folgenden Projekttypen ist der Einsatz des Stage-Gate-Modells sinnvoll:

• Neuentwicklung von Produkten

• Unternehmensweite Vorhaben wie Marketingkampagnen oder Prozessüberarbeitungen

Wenn Sie mit einem funktionsübergreifenden Team arbeiten, kann das Stage-Gate-Modell die Zusammenarbeit verbessern. Die einzelnen Gates sorgen für mehr Vertrauen und Zuversicht der Teammitglieder, da ein Bewusstsein darüber herrscht, dass eventuelle Projektprobleme bereits von anderen Teams behoben wurden. In einem Remote-Arbeitsumfeld kann diese Methode auch die Teamkommunikation verbessern und Fragen und Unklarheiten aus der Welt schaffen.

Die 6 Phasen des Stage-Gate-Modells

Beim Stage-Gate-Modell gibt es sechs Phasen, beginnend bei Phase 0. Jede Phase steht für einen Entwicklungsbereich. Unterteilen Sie Ihren Projektzeitplan und entsprechende Aufgaben in diese Phasen, um den Fortschritt Ihres Projekts in seiner logischen Abfolge nachvollziehen zu können.

Stage 0: Ideenfindung

Die Phase der Ideensuche dient zur grundsätzlichen Orientierung. Tragen Sie Ihre Vorstellungen über das Projekt zum Beispiel in einem Brainstorming-Meeting zusammen und einigen Sie sich darauf, was Sie mit dem Vorhaben erreichen möchten.

Stage 1: Scoping

Jetzt, da Sie eine grundsätzliche Vorstellung über Ihr Projekt haben, gehen Sie in die Scoping-Phase über. Hier klären Sie die Projektanforderungen, identifizieren Stakeholder und legen Projektziele fest.

Stage 2: Machbarkeitsstudie

Als Nächstes erstellen Sie eine Machbarkeitsstudie bzw. einen Business Case, um Ihren Projektplan zu untermauern und Ihre Projektziele mit Daten zu stützen.

Stage 3: Entwicklungsphase

In der Entwicklungsphase setzen Sie Ihre Ideen in die Praxis um. Hier arbeitet das Projektteam an Projektergebnissen, zum Beispiel konkreten Produkten, Berichten oder Kampagnen.

Stage 4: Test- und Bewertungsphase

Hier kommt Ihr Produkt auf den Prüfstand: Überprüfen Sie, ob die Ergebnisse mit den Projektzielen übereinstimmen und den Branchenstandards entsprechen. Wenn das Ziel Ihres Projekts kein tatsächliches Produkt ist, können Sie in dieser Phase Optimierungen an Ihren Ergebnissen vornehmen. Suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten, bevor Sie zur letzten Phase übergehen.

Stage 5: Einführungsphase

Die letzte Phase besteht in der Markteinführung Ihres Produkts beziehungsweise die Übermittlung Ihrer Ergebnisse an die wichtigsten Stakeholder.

Zwischen diesen Phasen gibt es die zuvor erwähnten Gates. Mit Gates validieren Sie vorangegangene Phasen und prüfen deren Ergebnisse. Nur wenn Ihr Produkt ein Gate erfolgreich durchschritten hat, können Sie in die nächste Phase eintreten.

Die 5 Gates des Stage-Gate-Modells

Die Gates des Stage-Gate-Modells werden durch die Ergebnisse der vorangegangenen Phase bedingt. Die erste Phase ist die Ideenfindung, also ist das erste Gate die Bewertung Ihrer Projektideen. Durch diese Methode können Sie nicht in die nächste Phase eintreten, bevor Sie Ihre Ideen nicht vorher erfolgreich validiert haben.

Gate 1: Beurteilung der Ideen

Diskutieren Sie die Qualität und Realisierbarkeit Ihrer Projektidee.

Gate 2: Überprüfung der Machbarkeit

Stellen Sie die Projektziele und -anforderungen der zugrundeliegenden Idee gegenüber und bewerten Sie die Umsetzbarkeit.

Gate 3: Entscheidung über die Umsetzung

Bewerten Sie, ob der Business Case logisch erscheint und ob der entsprechende Maßnahmenplan sinnvoll ist.

Gate 4: Überprüfung des Maßnahmenplans

Entscheiden Sie, ob Sie alle Punkte in Ihrem Maßnahmenplan erfolgreich umgesetzt haben.

Gate 5: Letzte Checks vor der Einführung

Überprüfen Sie die Qualität und die Richtigkeit Ihrer Ergebnisse, bevor Sie den Einführungsprozess einleiten.

3 Aufgaben, die bei jedem Gate erfüllt werden müssen

Bei jedem Gate gilt es, drei Aufgaben zu erledigen:

1. Legen Sie fest, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase eintreten kann.

2. Legen Sie Kriterien dafür fest, wie Sie den Erfolg des Projekts messen werden.

3. Schließen Sie jedes Gate ab, indem Sie mögliche Ergebnisse skizzieren.

Die folgenden Fragen können Ihnen bei diesem Prozess helfen:

Welche Anforderungen muss das Projekt erfüllen, bevor es fortgesetzt werden kann?

• Gewünschte Ergebnisse

• Meilensteine

Anhand welcher Kriterien können wir den Erfolg des Projekts messen?

• Strategische Einordnung

• Produktvorteile und Wettbewerbsfähigkeit

• Beliebtheit auf dem Markt

• Technische Machbarkeit

• Kernkompetenzen

• Finanzielles Chancen-Risiko-Verhältnis

Welche Ergebnisse stehen am Ende eines Gates?

• Go: Das Projekt ist sinnvoll und die Arbeit daran sollte fortgesetzt werden.

• Kill: Das Projekt ist nicht sinnvoll und sollte nicht fortgesetzt werden.

• Hold: Das Projekt wird zurückgestellt, doch kann auch fortgesetzt werden, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

• Recycle: Das Projekt muss überarbeitet werden, bevor es fortschreiten kann.

Sie haben soeben die Standard-Gates und -Kriterien des Stage-Gate-Modells kennengelernt. Natürlich können Sie diese an Ihren eigenen Projektplan anpassen. Wenn Sie zum Beispiel eine Kampagne für eine Produkteinführung starten möchten, sind Ihre Kriterien wahrscheinlich eher digitaler Natur statt auf ein physisches Produkt abgestimmt.

Vorlage für das Stage-Gate-Modell

Unten finden Sie ein Beispiel für das Stage-Gate-Modell, die Stages und Gates sind hier beschriftet. Das Projekt muss jedes Gate durchschreiten, bevor es in die nächste Phase übergehen kann.

Nutzen Sie die untenstehende Vorlage und passen Sie diese für Ihre nächste Produktinnovation oder Marketingstrategie an.

Die Vorteile des Stage-Gate-Modells

Das Stage-Gate-Modell kann die Effizienz Ihres Projekts oder Ihrer Produkteinführung steigern, denn es stellt sicher, dass die Endergebnisse Ihren zuvor gesetzten Erwartungen entsprechen.

Weitere Vorteile des Stage-Gate-Modells sind unter anderem:

• Verringertes Risiko: Wenn Sie den aktuellen Stand Ihres Projekts mithilfe der Gates testen, sinken Projektrisiken, da Sie mögliche Probleme schneller erkennen und darauf reagieren können.

• Höhere Teamleistung: Ihre Teammitglieder leisten bestmögliche Arbeit, wenn ihnen bewusst ist, dass das Projekt keine Fehler aufweist und sich auf dem besten Weg zum Erfolg befindet.

• Verbesserte Projektergebnisse: Durch die regelmäßige Überprüfung Ihres Projekts wird die Qualität Ihrer Projektergebnisse deutlich erhöht.

• Optimierte Zusammenarbeit im Team: Die Zusammenarbeit im Team ist einfach leichter, wenn Sie eine klare Vorstellung über den Fortschritt des Projekts haben.