Stacey Matrix: Definition und Bedeutung im Projektmanagement!

Zu Beginn eines jeden Projekts ist es ungemein wichtig, sich für die richtige Strategie bzw. Projektmanagement-Methode zu entscheiden. Diese Entscheidung wiederum ist abhängig von vielen unterschiedlichen Faktoren, wie etwa der Größe, der Komplexität und der Art des Projekts. 

Mit dieser Thematik müssen sich die Projektteams beschäftigen, um den idealen Start und damit auch den Verlauf des Projekts garantieren zu können. Eine der Methoden, mit welcher sich die richtige Herangehensweise für Projekte feststellen lässt, ist die Stacey Matrix.

Ursprünglich für Managementstrategien entwickelt ist die Stacey Matrix heute ein Tool, um die richtige agile Methode für Projekte auszuwählen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen alles Wichtige zu dieser Methodik erklären. Dazu zeigen wir Ihnen die Ursprünge der Stacey Matrix, wie diese heutzutage angewendet wird und welche Vor- und Nachteile mit diesem Modell kommen. Verlieren wir daher keine Zeit und starten direkt los!

Was ist die Stacey Matrix?

Die Stacey Matrix wurde von dem britischen Professor für Management Ralph D. Stacey entwickelt. Dieser beschäftigte sich bei seinen Forschungen mit der Organisationstheorie und komplexen Systemen in Unternehmen. 

Mit seiner Stacey Matrix wollte sich Ralph Douglas Stacey mit der Frage auseinandersetzen, wie Unternehmen Entscheidungen unter Unsicherheit treffen und welche Managementstrategien daraus resultieren. Heutzutage wird das Modell allerdings genutzt, um die richtige agile Methode im Projektmanagement zu finden. Hierzu wurde das ursprüngliche Modell der Stacey Matrix vereinfacht und mit dem sogenannten Cynefin Framework kombiniert.

Die originale Stacey Matrix

Beginnen wir mit dem Aufbau der ursprünglichen Stacey Matrix und zwar so, wie sie von Ralph Stacey entwickelt wurde. Die Matrix ist im Grunde genommen einfach ein Koordinatensystem mit zwei verschiedenen Dimensionen:

• Übereinstimmung der Stakeholder (Agreement among stakeholders): Hier geht es darum, wie einig sich die Stakeholder bei den unterschiedlichen Entscheidungen sind. Im einfachsten Fall gibt es eine volle Übereinstimmung - hier sind sich alle Beteiligten bei den Entscheidungen einig. Im Extremfall hat aber jeder Stakeholder eine eigene Entscheidung, wodurch sich keine Übereinstimmung ergibt.

• Sicherheit (certainty): Bei dieser Dimension geht es um die Sicherheit, mit der Entscheidungen getroffen werden. Im besten Fall herrscht hier eine hohe Sicherheit, im schlechtesten Fall eine totale Ahnungslosigkeit.

Mit diesen zwei Dimensionen wird nun ein Koordinatensystem erstellt. Hieraus entwickelte Stacey insgesamt fünf verschiedene Felder, jeweils mit ihren eigenen Management-Strategien:

Just do it

Im einfachsten Fall der Stacey Matrix gibt es eine klare Übereinstimmung der Stakeholder, zudem können Entscheidungen sicher getroffen werden. In diesem Fall spricht man von einer rationalen Entscheidungsfindung. 

Sie können in diesem Fall einfach Standard-Prozeduren, Checklisten oder “Best Practices” abarbeiten. Dies ist das optimale Vorgehen bei einer einfachen und unkomplizierten Entscheidung.

Beratung

Im zweiten Szenario gibt es zwar eine sehr hohe Übereinstimmung zwischen den Stakeholdern, die getroffene Entscheidung ist jedoch relativ unsicher. Es ist hier also nicht klar, welche Schritte für diese Entscheidung notwendig sind. 

In diesem Fall sollte eine bewertende Entscheidung getroffen werden. Das bedeutet, dass zur endgültigen Entscheidung die Meinung von Experten herangezogen werden sollte. Diese führen dann Forschungen oder Analysen durch, um die Sicherheit der Entscheidung schlussendlich zu erhöhen.

Verhandlung

In diesem Szenario der Stacey Matrix sind sich zwar die Stakeholder relativ sicher, dass etwas passieren oder durchgeführt werden muss, es gibt jedoch unterschiedliche Ansichten und Meinungen. Ein Beispiel wäre etwa, dass ein Unternehmen ein neues Produkt entwickeln muss, um relevant auf dem Markt zu bleiben. Jedoch sind sich die Stakeholder nicht sicher, welches Produkt ideal wäre.

In diesem Fall müssen viele Gespräche und Diskussionen geführt werden, bis es schlussendlich zu einer Abstimmung kommt. Man spricht hier auch von der politischen Entscheidungsfindung. Es gilt, Kompromisse zu finden, denn irgendwann müssen sich die Stakeholder für eine Herangehensweise entscheiden, je früher, desto besser.

Co-Creation

In dem Feld der Co-Creation befinden wir uns nun in einem komplexen Umfeld. Dies bedeutet, dass entweder die Sicherheit über die Entscheidung, die Übereinstimmung zwischen den Stakeholdern oder sogar beides sinkt. 

Hier ist eine komplexe Entscheidungsfindung notwendig. Zum Beispiel könnten etwa Brainstorming-Sessions, Mindmaps oder auch Workshops hilfreich sein. So kommen viele verschiedene Sichtweisen und Meinungen auf, aus denen man ein besseres Verständnis und somit mehr Gewissheit erlangen kann. Hier dauert die Entscheidungsfindung oft länger, Sie sollten sich aber dafür Zeit nehmen, um die Sicherheit und die Übereinstimmung der Stakeholder zu erhöhen.

Chaos

Im letzten Abschnitt der Stacey Matrix gibt es sehr viele unterschiedliche Ansichten und auch eine völlige Unsicherheit über die notwendigen Schritte, die für die Entscheidung notwendig sind. In diesem Fall ist es wichtig, schnell zu handeln, die Schritte immer wieder zu analysieren und anzupassen, um so mit der Zeit Sicherheit und Klarheit gewinnen zu können. Hier hilft reden meist nicht weiter.

Die neue Stacey Matrix fürs Projektmanagement!

Kommen wir jetzt aber zu der abgewandelten Version der Stacey Matrix. Diese Version ist nun ideal dazu geeignet, die beste Methode fürs Projektmanagement zu finden. Hierzu wurden zwei neue Dimensionen definiert, nämlich die Anforderung (WAS) und der Lösungssatz (WIE):

• Anforderung: Aus der Übereinstimmung im Original werden nun die Anforderungen. Bei dieser Dimension geht es darum, was für ein Problem zu lösen ist und welche Anforderungen bzw. Aufgaben dafür notwendig sind. Im besten Fall gibt es hierzu klare Anforderungen und Schritte, im Extremfall jedoch völlig unklare Schritte.

• Lösungsansatz: Aus der Sicherheit im Original wird nun die Methode bzw. der Lösungsansatz. Hier geht es darum, ob der Lösungsansatz, welcher zum Projektziel führt, bekannt oder unbekannt ist.

Aus diesen zwei Dimensionen ergeben sich nun nicht wie beim Original fünf, sondern vier verschiedene Dimensionen. In den folgenden Absätzen möchten wir nun näher darauf eingehen und Ihnen dazu einige Tipps geben, wie Sie bei diesen Feldern vorgehen sollten.

Simpel

Im ersten Feld der Stacey Matrix haben wir es mit einem einfachen Problem und einer klaren Lösung zu tun. Dieses Problem lässt sich also mit einer hohen Gewissheit sehr gut lösen. Ähnlich wie im “Just do it” Bereich im Original sollten Sie hier mit Standard-Prozeduren und “Best Practices” arbeiten. So lässt sich die Arbeit schnell und ohne viele Ablenkungen erledigen.

Als Beispiel können hier einfache Bauprojekte oder die Inbetriebnahme einer Standard-Software angeführt werden. Es ist hier nicht notwendig, auf ein agiles Vorgehen zu setzen. Vielmehr reicht es hier, auf das Wasserfallmodell oder das V-Modell zu setzen.

Tipp: Unterschätzen Sie die Komplexität nicht!

So einfach wie das Problem und der Lösungsweg auf den ersten Blick jedoch scheinen mag, man sollte die Situation nicht unterschätzen. Denn in diesem Bereich befinden wir uns in einer Komfortzone, in der wir scheinbar klar und einfach arbeiten können. 

Unterschätzen Sie jedoch die Komplexität nicht und seien Sie in solchen Situationen wachsam! Denn wenn sich die Komplexität erhöht oder der Lösungsansatz auf einmal nicht mehr ganz so klar wird, sollten Sie schnell und gewissenhaft reagieren.

Kompliziert

In diesem Bereich gibt es schon mehr Einflussfaktoren, die entweder das Problem oder den Lösungsansatz unklarer machen. Trotzdem sind die Projekte noch in einem gewissen Maß vorhersehbar, sie folgen einer relativ klaren Ursache-Wirkungskette. 

Es gibt in diesem Bereich zwar oft viele Fragen, welche jedoch relativ gut mit Analysen und Verhandlungen beantwortet werden können. Auch in diesem Bereich sollte man die Komplexität nicht unterschätzen, sie aber auch nicht überschätzen.

Eine sehr gute Projektmanagement-Methode in diesem Bereich ist Kanban oder Lean Management. Diese haben bereits einiges an Agilität in ihren Ansätzen, welche für komplizierte Projekte hilfreich sein können.

Komplex

Im komplexen Bereich haben wir es mit noch mehr unbekannten Variablen zu tun. Mittlerweile gibt es viele Probleme, die Anforderungen oder den Lösungsansatz gut definieren zu können. Auch die gewisse Vorhersehbarkeit, die im komplizierten Bereich gegeben ist, gibt es fast nicht mehr. 

In diesem Bereich ist es also unbedingt wichtig, auf eine agile Projektmanagement-Methode zu setzen. Sie müssen hier mit kurzen Iterationen und vielen Prüfpunkten arbeiten, auch die Transparenz der Prozesse und die Möglichkeit zur kreativen Entfaltung sind hier sehr wichtig. Denn im Laufe des Projekts werden sich die Anforderungen verändern, auch der Ansatz zur Problemlösung wird nicht immer gleich bleiben.

Setzen Sie daher in diesem Bereich auf den Einsatz agilerProjektmanagement-Methoden, wie Scrum. Das Scrum-Framework ist sehr ausgiebig, ist jedoch sehr hilfreich bei komplexen Projekten. Hier können Sie mehr dazu lesen.

Chaos

Im chaotischen Bereich haben wir es mit völlig unklaren Anforderungen und Lösungsansätzen zu tun. Es ist sehr schwierig zu sagen, wie hier die ideale Herangehensweise ist. Auf jeden Fall sind hier agile Projektmanagement-Methoden wichtig, sehr gut bewährt hat sich Design Thinking oder Lean Startup, oder auch die Methode des Minimum Viable Products.

Auf jeden Fall sollte man diesen Bereich nicht unterschätzen, denn er ist mit viel Komplexität und Projektplanung verbunden. Trotzdem ist dies der Bereich, an dem echte Innovationen stattfinden können. Neue Technologien oder Produkte zu entwickeln kann schwer sein, das Endergebnis kann jedoch sehr profitabel für das Unternehmen sein.

Setzen Sie hier also auf schnelles Handeln, kurze Iterationen bzw. Sprints und viel Feedback, vor allem von den potentiellen Kunden.

Tipp: Versuche, die Komplexität zu verringern!

Es kann bei chaotischen Projekten hilfreich sein, zu Beginn in einem gewissen Maß eine Klarheit über die Anforderungen zu erlangen. Dadurch kann bereits eine vorläufige Entscheidung über den Lösungsansatz getroffen werden und das Projekt kann beginnen. 

Natürlich können sich beide Dimensionen noch im Laufe ändern, es hilft jedoch, das Projekt ins Rollen zu bringen. Und damit tun sich viele Teams bei chaotischen Projekten schwer.

Vor- und Nachteile der Stacey Matrix

Die Stacey Matrix bringt einige Vorteile mit sich, welche Projektteams nutzen sollten. Gleichzeitig gibt es aber auch einige Nachteilen bzw. Schwachstellen, die wir an dieser Stelle noch erwähnen möchten:

Welche Vorteile bietet die Stacey Matrix?

• Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Die Matrix kann dabei helfen, die ideale Projektmanagement-Methode zu identifizieren.

• In vielen Branchen anwendbar: Die Stacey Matrix lässt sich zudem in fast allen Unternehmen und Bereichen anwenden, da das Grundprinzip sehr breit ausgelegt ist.

• Gute Übersicht: Die Stacey Matrix gibt uns einen guten Blick darüber, wie Projekte hinsichtlich ihrer Komplexität eingeteilt werden können.

Welche Schwachstellen hat die Stacey Matrix?

• Das Projektumfeld wir nicht ausreichend berücksichtigt

• Nicht immer ist die Komplexität das beste Kriterium zur Wahl der Projektmanagement-Methode

• Es ist keine Matrix mit genau definierten Feldern

Mittlerweile hat sich der Gründer Ralph Stacey von seiner eigenen Stacey Matrix distanziert, zudem spricht er sich gegen die Verwendung aus. Das Modell könnte nämlich sehr schnell fehlinterpretiert werden.

Heißt das nun, dass Sie das Modell nicht mehr verwenden können? Keinesfalls! Zwar sollte man die Stacey Matrix nicht als einziges Hilfsmittel zur Entscheidung über die Projektmanagement-Methode nehmen, es ist jedoch nicht schlecht, sich dadurch einen Überblick zu verschaffen.