Six Sigma: Grundsätze und Best Practices!

Angenommen, Ihr Entwicklungsteam arbeitet gerade an den letzten Vorbereitungen für eine große Produkteinführung. Beim Testen des Produkts entdeckt das Team mehrere unvorhergesehene Fehler im Code. Wie können Sie verhindern, dass solche Fehler in Zukunft auftreten?

Eine Möglichkeit besteht darin, ein traditionelles Tool der Fertigungsbranche einzusetzen: Die Six-Sigma-Methode. In diesem Artikel werden wir uns näher mit Six Sigma beschäftigen, was hinter dem Prinzip steckt und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bringen kann.

Was ist Six Sigma?

Six Sigma ist eine Methode zur Prozessverbesserung, mit der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verbessern können. Dabei geht es um die Einführung einheitlicher Prozesse, um die Anzahl der Abweichungen im Endprodukt zu minimieren, was letztendlich die Anzahl der Produktfehler verringert. 

Six Sigma beruht im Wesentlichen darauf, dass alle Prozesse definiert, gemessen, analysiert, verbessert und kontrolliert werden können (allgemein als DMAIC-Methode bezeichnet). Six Sigma zufolge erfordern alle Prozesse Inputs und Outputs. Inputs sind die von Ihrem Team durchgeführten Aktionen. Outputs sind die Auswirkungen dieser Aktionen. Grundsätzlich gilt: Wenn sich möglichst viele Inputs (oder Aktionen) kontrollieren lassen, lassen sich auch die Outputs kontrollieren.

Woher stammt der Begriff Six Sigma?

Der Entwickler Bill Smith schuf 1986 als Ingenieur bei Motorola die Methode Six Sigma. Dieser Begriff hat seinen Ursprung in der statistischen Modellierung von Fertigungsprozessen. Den Reifegrad eines Prozesses erkennt man grundsätzlich an seinem Sigma-Level, das den Prozentsatz der fehlerfreien Produkte angibt. Definitionsgemäß ist ein Six Sigma-Prozess ein Prozess, bei dem statistisch gesehen 99,99966 % von einer Million Möglichkeiten fehlerfrei sind. 

Das Six Sigma Modell, welches ursprünglich aus Japan stammt, fand seit der Vorstellung im Jahr 1987 schnell Anklang. Nach Motorola folget 1987 dann auch General Electric (GE), wo das System von Jack Welch eingeführt wurde.

Die Einführung von Six Sigma in der Fertigung und Produktion fand in immer mehr Unternehmen in den USA und weltweit statt, da mit diesem Verfahren die Anzahl der entstehenden Fehler verringert werden kann. Die Methode kann jedoch auch in der Dienstleistungsbranche und bei Softwareentwicklungsteams eingesetzt werden und wird als Methode innerhalb von zahlreichen Management-Systemen eingesetzt, wie etwa Operational Excellence.

Was ist Lean Six Sigma?

Grundsätzlich sollen mit dem Lean-Methode Verschwendung oder Elemente, die keinen Mehrwert für ein Produkt oder einen Prozess darstellen, beseitigt werden. Es steht also ein schlankes Management im Vordergrund, das sogenannte Lean Management.

Bei der Lean Six Sigma-Methode steht die Fehlervermeidung über der Fehlererkennung. Ziel von Lean Six Sigma ist es also nicht, den Fehler zu finden, sondern zu verhindern, dass er überhaupt erst entsteht. Dies wird erreicht, indem die Vorteile von Six Sigma + Lean miteinander kombiniert werden.

Welche 5 Grundsätze gibt es bei Six Sigma?

Die Six Sigma-Methode umfasst 5 Schlüsselprinzipien, die bei der Analyse von Prozessen zum Einsatz kommen können.

1. Der Kunde steht im Mittelpunkt

Bei der Umsetzung von Six Sigma Projekten geht es darum, den Kunden einen möglichst hohen Nutzen zu bieten. Deshalb sollte Ihr Team viel Zeit darauf verwenden, herauszufinden, wer Ihre Kunden sind, welche Anforderungen sie haben und was sie letztlich dazu bewegt, ein bestimmtes Produkt zu kaufen. Dieses Prinzip eignet sich gut für SaaS-Unternehmen, da diese häufig auf wiederkehrende Einnahmequellen setzen. Durch die Ermittlung der Kundenwünsche und -anforderungen kann Ihr Team besser verstehen, wie es Kunden an sich binden und sie dazu bringen kann, Ihr Produkt erneut zu kaufen.

Dazu muss das Team wissen, welche Produktqualität der Kunde wünscht, damit dessen Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen werden können. Wer dieses Qualitätsniveau kennt, kann es als Maßstab für die Produktion verwenden. 

2. Anhand von Daten Abweichungen aufspüren

Skizzieren Sie zunächst alle Schritte des derzeitigen Produktionsprozesses. Anschließend analysieren Sie diesen Prozess und sammeln Daten, um festzustellen, ob es bestimmte Bereiche gibt, die optimiert werden können, oder Bereiche, die einen Engpass im Workflow verursachen. Überlegen Sie zum Beispiel, wie Sie Informationen an Ihr Team weitergeben. Erhalten alle Teammitglieder dieselben Informationen? Oder greifen sie auf veraltete Dokumente zurück? Durch die Einrichtung einer zentralen Stelle für alle relevanten Projektinformationen lässt sich der Zeitaufwand für die Suche nach den richtigen Dokumenten deutlich minimieren.

Mitunter kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Kennzahlen Sie analysieren müssen. Ein einfacher Weg diese Frage zu klären besteht darin, am Prozessende zu beginnen. Legen Sie ein Ziel fest, das Sie erreichen wollen, und nehmen Sie das als Startpunkt Ihrer Überlegungen. Soll beispielsweise die Produktionszeit verkürzt werden, analysieren Sie, wie lange die einzelnen Schritte des Produktionsprozesses dauern.

3. Prozesse kontinuierlich verbessern

Achten Sie bei der Betrachtung des Produktionsprozesses auf alle Schritte, die weder für Ihr Team noch für Ihre Endkunden einen Mehrwert darstellen. Mithilfe von Tools wie der Wertstromanalyse lässt sich feststellen, wo Sie Prozesse rationalisieren und Engpässe verringern können. 

Der Ansatz, Prozesse mit der Zeit in kleinen Schritten zu verbessern, ist unter der Bezeichnung Kaizen oder auch als kontinuierliche Verbesserung bekannt. Dieser Denkweise zufolge kann die kontinuierliche Verbesserung langfristig zu großen positiven Veränderungen führen, wenn man über einen längeren Zeitraum hinweg kleine Änderungen vornimmt.

4. Jeden miteinbeziehen

Bei dieser Methode können alle Teammitglieder einen Beitrag leisten. Hierzu müssen jedoch alle Teammitglieder in den Six-Sigma-Prozessen geschult sein, da sonst die Gefahr besteht, dass weitere Hindernisse entstehen, anstatt die bestehenden zu beseitigen. 

Six Sigma hat sich besonders bewährt, wenn funktionsübergreifende Teams beteiligt sind, da es einen umfassenden Überblick darüber bietet, wie sich ein einzelner Prozess auf alle Teile des Unternehmens auswirken kann. Durch die Einbeziehung von Vertretern aller Teams, die an einem Prozess beteiligt sind, erhalten alle einen Einblick in die Verbesserungen, die vorgenommen werden, und in die möglichen Auswirkungen dieser Änderungen auf ihre Teams.

5. Ein flexibles und reaktionsfähiges Ökosystem schaffen

Bei Six Sigma geht es vor allem darum, für die Kunden positive Veränderungen zu schaffen. Man sollte also ständig nach Möglichkeiten zur Prozessoptimierung suchen. Dabei sollte das gesamte Team flexibel genug sein, um diese Veränderungen ohne größere Störungen umsetzen zu können.

Gleichzeitig gilt, dass die Prozesse leicht austauschbar sein müssen. Hierfür bietet es sich an, die Prozesse in einzelne Schritte aufzuteilen. Wenn nur ein Schritt problematisch ist, muss lediglich dieses eine Problem behoben und nicht gleich der gesamte Prozess geändert werden. 

Welche Methoden gibt es bei Six Sigma?

Bei Six Sigma gibt es zwei gängige Verfahren, die in unterschiedlichen Situationen eingesetzt werden. Die Standardmethode heißt DMAIC und wird bei der Optimierung bestehender Prozesse eingesetzt. Die andere Methode heißt DMADV und wird bei noch nicht etablierten Prozessen eingesetzt, die erst noch geschaffen werden müssen.

Die DMAIC-Methode

DMAIC ist ein Akronym, d. h. jeder Buchstabe steht für einen Prozessschritt. Die einzelnen Buchstaben im DMAIC-Zyklus bedeuten Folgendes:

• Define – Definieren Sie das System. Bestimmen Sie das Profil Ihres idealen Kunden, darunter die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kunden. In dieser Phase sollten Sie auch die Ziele für das gesamte Projekt festlegen.

• Measure – Messen Sie die wichtigsten Aspekte der aktuellen Prozesse. Führen Sie anhand der in der „Define“-Phase festgelegten Ziele ein Benchmarking der aktuellen Prozesse durch, und ermitteln Sie anhand dieser Daten, wie das Projekt optimiert werden soll.

• Improve – Verbessern oder optimieren Sie den Prozess. Erstellen Sie anhand der Analyse aus dem vorherigen Schritt einen neuen Prozess für die Zukunft. Dazu entwerfen Sie ein Muster des verbesserten Prozesses und testen diesen in einer separaten Umgebung, um zu sehen, wie er sich bewährt.

• Control – Kontrollieren Sie den künftigen Prozess. Entsprechen die Ergebnisse in der Phase „Verbessern“ den Anforderungen Ihres Teams, implementieren Sie diesen neuen Prozess in den aktuellen Arbeitsablauf. Dabei ist es wichtig, dass Sie möglichst viele Variablen im Auge behalten, etwa durch eine statistische Prozesskontrolle oder kontinuierliche Überwachung.

Die DMAIC-Methode in der Praxis

Ein Produktteam stellt fest, dass die Kundenabwanderungsrate steigt. Diese Kennzahl gibt an, wie viel Prozent der Kunden dem Unternehmen im Betrachtungszeitraum den Rücken kehren. Um diese Entwicklung zu bremsen, verwendet es die Six Sigma DMAIC-Methode, ermittelt damit das Problem und entwickelt eine Lösung. 

• Definieren (Define): Die Kundenabwanderungsrate ist in den letzten 6 Monaten von 3 % auf 7 % gestiegen.

• Messen (Measure): Dem Team liegen zahlreiche Informationen darüber vor, wie potenzielle Kunden zu Kunden werden, jedoch kaum Informationen darüber, wie es danach weitergeht. Deshalb beschließen die Mitarbeiter, das Nutzerverhalten nach dem Kauf des Produkts zu analysieren und zu messen.

• Analysieren (Analyze): Nachdem das Team das Nutzerverhalten nach dem Erwerb des Produkts untersucht hat, fiel ihm auf, dass sich Neukunden deutlich schwerer an die neue Produktoberfläche gewöhnen als Bestandskunden.

• Verbessern (Improve): Im Team wird ein Onboarding-Workflow für Neukunden implementiert, der den Kunden die Hauptkomponenten des Produkts und den Umgang damit vermittelt. Bei größeren Kunden legt das Produktteam gemeinsam mit dem Kundenerfolgsteam bewährte Verfahren fest und erstellt Schulungen. So erhält das Kundenerfolgsteam alle Informationen, die es für eine erfolgreiche Schulung neuer Kunden benötigt. 

• Kontrollieren (Control): Das Produktteam überwacht sowohl die Kundenabwanderungsrate als auch das Verhalten der Kunden, nachdem die Änderungen umgesetzt wurden. Nach einigen Monaten stellt es fest, dass die Kundenabwanderungsrate wieder zu sinken beginnt, woraufhin es beschließt, die neuen Änderungen am Prozess beizubehalten.

Die DMADV-Methode

Diese Methode wird manchmal auch als Design for Six Sigma (DFSS) bezeichnet. DMADV ist eine Abkürzung für:

• Ziele festlegen. Bei der Festlegung von Zielen für den neuen von Ihnen eingeführten Prozess sollten Sie sowohl Unternehmensziele als auch die Ziele des Profils Ihres idealen Kunden berücksichtigen. 

• Qualitätskritische Merkmale (CTQs) messen und identifizieren. CTQ steht für „critical to quality“, also „qualitätskritisch“. Dabei handelt es sich um die Merkmale, die für die Qualität des Produkts entscheidend sind. In diesem Schritt ermitteln Sie, wie der neue Prozess zur Erreichung dieser CTQs beitragen kann. Zudem nennen Sie alle potenziellen Risiken, die die Qualität beeinträchtigen könnten.

• Analyse, Entwicklung und Gestaltung mehrerer Optionen. Bei der Entwicklung eines neuen Produktionsprozesses sollte man unbedingt mehrere Optionen in Betracht ziehen. Schauen Sie sich die verschiedenen Optionen an, und analysieren Sie die Stärken und Schwächen der einzelnen Optionen. 

• Entwurf der gewählten Option. Wählen Sie anhand der im vorherigen Schritt durchgeführten Analyse die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. 

• Prüfung des Entwurfs und Durchführung von Testläufen. Nach der Implementierung des Prozesses sollte man ihn den Prozessverantwortlichen übergeben und messen, wie gut er sich bewährt. Nachdem der Prozess etabliert wurde, kann ihn das Team mithilfe der DMAIC-Methode optimieren. 

Wie ist die Rangfolge der Six Sigma Gürtel?

Wer die Six Sigma-Methode erlernt, wird feststellen, dass es verschiedene Rangstufen gibt: Ganz ähnlich wie beim Kampfsport entspricht jeder Rang einer anderen Gürtelfarbe.

• Weißer Gürtel (White Belt): Einsteiger in die Six Sigma-Methode beginnen in dieser Stufe. Für den weißen Six Sigma-Gürtel benötigt man keine formale Schulung oder Zertifizierung in Six Sigma, versteht jedoch den grundlegenden Rahmen und die Richtlinien. Somit kann diese Person an Projekten zur Vermeidung von Verschwendung und zur Qualitätskontrolle teilnehmen. 

• Gelber Gürtel (Yellow Belt): Für diese Stufe ist eine formale Schulung in Six Sigma erforderlich, wobei man eine offizielle Zertifizierung für den gelben Gürtel erhalten kann. Eine Person mit einem gelben Gürtel kann einen größeren Beitrag zur Strategie leisten als eine Person mit einem weißen Gürtel. Sie unterstützt Vorgesetzte bei der Problemlösung und Analyse.

• Grüner Gürtel (Green Belt): Nach Erhalt der Zertifizierung für den Six Sigma Green Belt kann die Person selbständig die Planung und Umsetzung kleinerer Maßnahmen zur Prozessoptimierung in Angriff nehmen.

• Schwarzer Gürtel (Black Belt): Eine Person, die den schwarzen Six Sigma-Gürtel erhält, ist in der Lage, Prozesse zu zerlegen und komplexere Projekte zu bewältigen als eine Person mit einem der vorab genannten Gürtel. Dabei lernt sie, wie man groß angelegte Umstellungen bewältigt, die sich auf den Unternehmenserfolg auswirken können.

Um in der Hierarchie von Six Sigma aufzusteigen, müssen Sie Zertifizierungskurse absolvieren. Für die Zertifizierung gibt es zwar keinen einheitlichen Standard, diese Kurse sind jedoch so konzipiert, dass sie das Wesentliche des Six-Sigma-Prozesses vermitteln und den Teilnehmern zeigen, wie man Six Sigma im Arbeitsalltag anwendet.

Was ist der Six Sigma Master Black Belt?

Der Six Sigma Master Black Belt ist in seiner Rolle verantwortlich für die unternehmensweite Aufrechterhaltung der Six Sigma Organisation. Er berät die Geschäftsleitung und kümmerst sich um die Strategie der Kampagnen. Daneben ist ein Six Sigma Master Black Belt noch für einige weitere Dinge zuständig, unter anderem dem Six Sigma Training und der Qualifizierung von unteren Rangfolgen.

Um diesen Rang zu erreichen, sind zwei Jahre Erfahrung mit dem schwarzen Six Sigma Gürtel notwendig, sowie mehrere abgeschlossene Projekte. Danach kann man sich für einen Kurs eintragen, in dem man weiteres Wissen erlangt und in diesen Rang aufsteigen kann. Wer eine Karriere hier anstrebt, kann mit einem durchschnittlichen Gehalt in Deutschland von knapp 95.000 Euro jährlich rechnen. Eine sehr erstrebenswerte Karriere, die sehr wichtig für Six Sigma Organisationen ist.

Arbeitsabläufe mit Asana nachverfolgen und optimieren

Beim Brainstorming und bei der Analyse von Arbeitsabläufen empfiehlt sich eine visuelle Plattform wie Asana. Mithilfe der Zeitleiste in Asana lässt sich jeder Schritt im Produktionsprozess visualisieren und dem jeweiligen Verantwortlichen zuweisen. 

Wer die Arbeitsabläufe in seinem Team verbessern will, setzt am besten eine Software ein, die das Team vernetzt und Ziele verwaltet. Asana-Workflows helfen beim Verwalten und Automatisieren der Arbeitsabläufe. Zudem können Sie andere Teammitglieder ganz einfach über Workflow-Änderungen informieren, Anpassungen in Echtzeit vornehmen und eine zentrale Informationsquelle für das gesamte Team schaffen.