Vorlage für eine Risikomatrix: So führen Sie eine Risikobewertung durch, um den Projekterfolg zu steigern (mit Beispielen)

Risiken sind ein unvermeidbarer Bestandteil von Projekten. Es gibt keine Methode, um mit Sicherheit vorherzusagen, welche wann eintreten werden. Manche Projekte laufen sogar durchwegs reibungslos ab. Bei anderen haben Sie vielleicht das Gefühl, dass sich alles gegen Sie verschworen hat. Wenn Sie sich also nicht auf die sprichwörtliche Glaskugel verlassen möchten, gibt es nur eine Möglichkeit, Projektrisiken zu vermeiden: nämlich eine proaktive Vorbereitung darauf. 

Mit einer Risikomatrix können Sie die Auswirkungen der identifizierten Risiken auf einer Skala von 1-25 als hoch, mittel und niedrig einstufen. Nachdem Sie Ausmaß und Wahrscheinlichkeit für jedes Risiko bestimmt haben, priorisieren Sie diese und bereiten sich entsprechend darauf vor. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie eine Risikomatrix erstellen und geben Ihnen hilfreiche Tools an die Hand, um die daraus gewonnenen Ergebnisse in Ihre praktischen Maßnahmen einfließen zu lassen.

Was ist eine Risikomatrix im Projektmanagement?

Eine Risikomatrix ist ein Risikoanalyse-Tool, mit dem Sie schon während der Projektplanung die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß von Risiken bewerten können. Nachdem Sie die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß eines jeden Risikos bestimmt haben, erfassen Sie diese in der Matrix, um die Auswirkungen zu bewerten. Diese Bewertungen helfen Ihrem Team dabei, Projektrisiken zu priorisieren und effektiv zu managen. 

Arten von Risiken

Ein wichtiger Schritt beim Erstellen Ihrer Matrix ist die Auflistung verschiedener Risiken, die Sie in Ihrer Risikomatrix erfassen möchten. Mögliche Risiken könnten in die folgenden Kategorien fallen:

• Strategisches Risiko: Zu den strategischen Risiken zählen Fehler bei Leistungen und Entscheidungen, wie die Wahl eines falschen Dienstleisters oder einer für ein bestimmtes Projekt ungeeigneten Software.

• Operatives Risiko: Operative Risiken sind Prozessfehler oder Fehler bei der Vorgangsweise, wie zum Beispiel eine unzureichende Planung oder eine fehlerhafte Kommunikation zwischen den beteiligten Teams.

• Finanzielles Risiko: Zu den finanziellen Risiken gehören alle Vorfälle, die mit einem Gewinnausfall einhergehen. Dazu zählen auch Marktveränderungen, Rechtsstreitigkeiten oder Mitbewerber.

• Technisches Risiko: Unter technische Risiken fällt alles, was mit der Unternehmenstechnologie zusammenhängt, wie Sicherheitslücken, Strom- und Internetausfälle oder Sachbeschädigungen.

• Externes Risiko: Externe Risiken liegen außerhalb Ihrer Kontrollmöglichkeiten. Dazu zählen zum Beispiel Überflutungen, Feuer, Naturkatastrophen oder Pandemien. 

Abhängig von Ihrer Branche müssen Sie auch andere Risikokategorien berücksichtigen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit Regierungskunden, sollten Sie auch rechtliche Risiken bedenken. Wenn Sie ein physisches Produkt verkaufen, könnte es zu Risiken bei der Herstellung kommen.

So erstellen Sie eine Vorlage für die Risikomatrix

Bei der Erstellung Ihrer Risikomatrix beginnen Sie bei der Skala für das Ausmaß, die Sie in den Spalten Ihrer Matrix erfassen. Mit dieser Skala messen Sie, welches Ausmaß die Konsequenzen eines jeden Risikos haben. In einer fünf-mal-fünf Matrix besteht Ihre Skala aus fünf Stufen. 

• Unwesentlich (1): Falls das Risiko eintritt, hat es nur wenige Konsequenzen.

• Gering (2): Die Konsequenzen bei eintretendem Risiko sind leicht beherrschbar.

• Mittel (3): Sollte das Risiko eintreten, brauchen Sie Zeit, um die Konsequenzen zu beheben.

• Hoch (4): Dieses Risiko bringt bei Eintritt erhebliche Konsequenzen mit sich und könnte einen langfristigen Schaden verursachen.

• Kritisch (5): Die Konsequenzen wirken sich stark beeinträchtigend aus und verursachen unter Umständen permanente Schäden.

Im nächsten Schritt ermitteln Sie Ihre Skala für die Wahrscheinlichkeit, die Sie in den Zeilen Ihrer Risikomatrix einfügen. Mit dieser Skala bewerten Sie, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Risiko eintritt.  

• Sehr wahrscheinlich (5): Sie sind ziemlich sicher, dass dieses Risiko früher oder später eintritt.

• Wahrscheinlich (4): Es ist wahrscheinlich, dass dieses Risiko eintritt.

• Eher wahrscheinlich (3): Das Risiko könnte eintreten oder auch nicht. Die Chancen stehen 50:50.

• Unwahrscheinlich (2): Es ist unwahrscheinlich, dass dieses Risiko eintritt.

• Sehr unwahrscheinlich (1): Es ist sehr unwahrscheinlich, dass dieses Risiko eintritt.

Sobald Sie Wahrscheinlichkeit und Ausmaß eines Risikos in Ihre Matrix eingefügt haben, können Sie den Schweregrad der Auswirkungen ablesen. Dieser wird zudem auch farblich von grün bis rot dargestellt und auf einer Skala von 1-25 eingeordnet. 

• Niedrig (1-6): Ereignisse mit niedrigem Risiko werden wahrscheinlich nicht eintreten und falls doch, werden Sie keine erheblichen Konsequenzen für Ihr Projekt oder Unternehmen bedeuten. Sie können diese Risiken mit niedriger Priorität in Ihrem Risikomanagementplan kennzeichnen.

• Mittel (7-12): Ereignisse mit mittlerem Risiko sind ärgerlich und können Zwischenfälle im Projektverlauf verursachen. Wenn Sie aber bereits während der Projektplanung Maßnahmen ergreifen, um sie zu verhindern oder abzufedern, bringen Sie Ihr Projekt schon auf Erfolgskurs. Es handelt sich hierbei um Risiken, die Sie nicht ignorieren sollten, denen Sie aber auch keine besonders hohe Priorität zuweisen müssen.

• Hoch (13-25): Ereignisse mit hohem Risiko sollten Sie bei der Projektplanung vorrangig behandeln, da diese Ihr Projekt gänzlich über den Haufen werfen können. Diese Risiken werden nicht nur mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, sondern auch ernste Konsequenzen mit sich bringen. Daher sind diese in Ihrem Risikomanagementplan auch mit höchster Priorität zu versehen.

Falls die oben genannten Bezeichnungen für Wahrscheinlichkeit und Ausmaß für Ihre persönliche Risikomatrix nicht stimmig wirken, können Sie für Ihr Projekt oder Unternehmen natürlich andere Kategorien verwenden. Sowohl der Umfang der Matrix als auch die Terminologie lassen sich vollständig auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

So verwenden Sie eine Risikomatrix

Sobald Sie Ihre Risikomatrix erstellt haben, steht sie Ihnen als umfassendes Analyse-Tool zur Verfügung. Der große Vorteil dieser Risikomatrix ist, dass Sie sie nicht bei jedem Projekt verändern müssen. Sobald Sie einmal eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie immer wieder nutzen und auch mit Teammitgliedern oder Kollegen teilen. 

1. Identifizieren Sie Projektrisiken

Zunächst benötigen Sie eine Liste aller potenziellen Risiken. In diesem ersten Schritte stellen Sie daher fest, welche Risiken das Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, betreffen könnten. 

Damit Sie die relevanten Risiken identifizieren können, müssen Sie Ihren Projektumfang und die Projektziele kennen. Dies umfasst:

• Der Zeitplan

• Das Budget

• Die Ressourcen

• Eventuelle Einschränkungen

Am besten orientieren Sie sich hier an Ihrem Projektumfang: Denken Sie an riskante Situationen, die Ihr Vorankommen am Projekt beeinträchtigen könnten. Wenn Sie zu Beginn unsicher sind, probieren Sie verschiedene Brainstorming-Techniken wie Mindmapping oder Starbursting aus, um für jede Risikokategorie so viele Risiken wie möglich aufzulisten. 

2. Bestimmen Sie das Ausmaß

Im zweiten Schritt definieren Sie die Kriterien für das Ausmaß und die Wahrscheinlichkeit. Nachdem Sie bereits eine Liste aller potenziellen Projektrisiken erstellt haben, ordnen Sie diese nun mithilfe der Kriterien für die Risikomatrix den Kategorien zu. Beginnen Sie bei der Skala für das Ausmaß und gehen Sie alle aufgelisteten Risiken durch. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

• Was könnte dieses Risiko im schlimmsten Fall auslösen?

• Was sind die schlimmsten Schäden, die durch dieses Risiko entstehen könnten?

• Wie schwer wird es sein, sich von dem Risiko zu erholen, falls es eintritt?

• Welcher der fünf Stufen auf der Skala für das Ausmaß könnte das Risiko am ehesten zugeordnet werden?

Manchmal wird es Ihnen nicht möglich sein abzusehen, wie schwerwiegend die Konsequenzen eines Risikos sein können. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Ihre Projektbeteiligten und bestimmen Sie gemeinsam die möglichen Auswirkungen des Risikos.

3. Beurteilen Sie die Eintrittswahrschinlichkeit

Sobald Sie das Ausmaß aller Risiken definiert haben, haben Sie schon die Hälfte der Risikoanalyse hinter sich gebracht. Als nächstes identifizieren Sie, mit welcher Wahrscheinlichkeit die einzelnen Risiken eintreten könnten. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Ist dieses Risiko bereits eingetreten und, wenn ja, wie oft?

• Gibt es Risiken, die diesem ähnlich und bereits eingetreten sind?

• Kann dieses Risiko eintreten und wenn ja, wie wahrscheinlich ist das?

Bei diesem Schritt kommt der Zusammenarbeit im Team eine zentrale Bedeutung zu, weil Sie selbst vielleicht keine genaue Vorstellung davon haben, ob es bei vergangenen Projekten ähnliche Risiken gab, die eingetreten sind. Nutzen Sie vergangene Projekte als Referenzrahmen und analysieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Wahrscheinlichkeit eines jeden Risikos. Das erlaubt Ihnen, in der Folge einen präziseren Risikominderungsplan zu erstellen.

4. Kalkulieren Sie die Auswirkungen

Den letzten Schritt bei dieser Risikoanalyse bildet die Berechnung der Auswirkungen. Dafür nutzen Sie folgende Formel:

Wahrscheinlichkeit x Ausmaß = Auswirkung 

Platzieren Sie jedes Risiko basierend auf seiner Wahrscheinlichkeit und seinem Ausmaß in Ihrer Matrix. Dann multiplizieren Sie die Nummer der Zeile mit der Nummer der Spalte des Feldes, in der sich das Risiko befindet, um den Schweregrad der Auswirkungen zu berechnen. Hier ein Beispiel: Nehmen wir an, wir haben als Risiko eine Sicherheitslücke identifiziert und bewerten es mit einem hohen Ausmaß (4) und sein Eintreffen als wahrscheinlich (4). Wir multiplizieren 4 mit 4 und erhalten eine Auswirkung von 16, was auf ein hohes Risiko hinweist. 

5. Priorisieren und reagieren Sie auf Risiken

Sie kennen nun für jedes von Ihnen identifizierte Risiko die Risikostufe auf einer Skala von 1-25. Mithilfe dieser Zahlenwerte ist es einfacher, die Risiken mit höchster Priorität herauszufinden. Wenn Sie Risiken mit gleichen Werten haben, liegt es an Ihnen und Ihrem Team, wie Sie bei der Priorisierung vorgehen wollen. Es kann sein, dass Sie Risiken mit demselben Wert bei der Erstellung Ihres Maßnahmenplans auch dasselbe Maß an Aufmerksamkeit zukommen lassen müssen. 

Ihr Risikoreaktionsplan sollte sowohl Schritte umfassen, um Risiken zu verhindern, als auch Maßnahmen, um die Auswirkungen eines Risikos zu mindern, sollte dieses eintreten. Da eine Menge Arbeit in die Projektplanung fließt, sollten Sie das Management von Risiken am besten im Team bewältigen und nicht einer einzelnen Person überlassen.

Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix

Die Größe Ihrer Risikomatrix bestimmt, wie genau Sie Ihre Projektrisiken analysieren können. Je größer die Risikomatrix ist, desto umfassender ist auch die Bandbreite an möglichen Auswirkungen. Dahingegen bietet Ihnen eine kleinere Risikomatrix eine einfachere Bewertung der Auswirkungen und weniger Spielraum für subjektive Annahmen. 

Da jedes Feld in Ihrer Matrix für eine bestimmte Wahrscheinlichkeitsstufe und ein bestimmtes Ausmaß steht, sollte Ihre Risikomatrix aber nicht kleiner als drei-mal-drei-Felder sein.

Eine fünf-mal-fünf-Matrix eignet sich hervorragend, um jedes einzelne Risiko noch eingehender zu analysieren. Sobald Sie mehr Risiken in Ihrer Risikomatrix erfassen, können Sie sehen, dass die Matrix ein größeres Farbspektrum (grün bis rot) aufweist. Damit können Sie schnell ablesen, ob die Auswirkung eines Risikos als hoch, mittel oder niedrig eingestuft wird. 

Im Beispiel unten sehen Sie eine Vorlage für eine fünf-mal-fünf Matrix.

Klicken Sie auf die nachstehende Schaltfläche, um eine kostenlose Vorlage für eine Risikomatrix herunterzuladen. Mit dieser Vorlage können Sie Ihre Projektrisiken visuell darstellen und den Schweregrad der Auswirkungen feststellen.

Verwenden Sie Ihre Risikomatrix in Kombination mit einem Work Management Tool

Sie können diese Vorlage zur Risikobewertung für diverse Projekte verwenden. Denken Sie aber immer daran, dass sich auch Risiken weiterentwickeln. Die Umgebung verändert sich, Technologien werden leistungsstärker und der Arbeitsplatz wächst. Bei jedem Projekt werden Sie mit anderen Risiken konfrontiert und diese müssen Sie von Jahr zu Jahr neu bewerten.

Wenn Sie Ihre Risikomatrix in Kombination mit einer Work Management Software verwenden, können Sie Daten aus früheren Projekten für aktuelle Prozesse nutzen. Mit Asana können Sie die Ergebnisse Ihrer Risikomatrix zudem einfach mit wichtigen Stakeholdern teilen, um gemeinsam an einem Risikomanagementplan zu arbeiten. Sobald Sie diesen erstellt haben, können Sie die Arbeit Ihres Teams in Echtzeit mitverfolgen.