Alles, was Sie über die Erstellung eines RAID-Logs wissen sollten

Projektmanagement ist eine leichte Sache, wenn alles reibungslos abläuft. Aber leider ist das nicht immer der Fall. Wenn es hart auf hart kommt, ist es wichtig, die im Projekt auftretenden Änderungen zu dokumentieren. So kann Ihr Team Veränderungen nachverfolgen, aus diesen Herausforderungen lernen und die gewonnenen Einsichten auf das nächste Projekt anwenden.

In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, was ein RAID-Log ist und warum diese Logs nützliche Tools fürs Projektmanagement sind.

Was ist ein RAID-Log?

Ein RAID-Log ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Dokumentation aller im Verlauf eines Projekts auftretenden Probleme verwendet wird. Dieses Tool wird während der Projektplanungsphase erstellt und im Verlauf des Projekts durchgängig eingesetzt, um Risiken, Aktionen, Annahmen, Probleme, Entscheidungen und Abhängigkeiten zu dokumentieren. Neben der Nachverfolgung von Änderungen und der Verbesserung der Transparenz können Sie dieses Protokoll bei einer Projektnachbesprechung verwenden, um sich darüber klar zu werden, wie ähnliche Probleme und Herausforderungen in künftigen Projekten vermieden werden können.

Das Kurzwort RAID steht für:

Risks (Risiken)

Risiken sind alle potenziellen Probleme, die negative Auswirkungen auf das Projekt haben können. Es ist wichtig, Projektrisiken im Voraus zu ermitteln, noch bevor das Projekt beginnt. So können Sie Lösungen für diese Risiken finden, bevor sie tatsächlich eintreten, und Ihren Teammitgliedern die nötigen Tools an die Hand geben, damit sie wissen was zu tun ist, wenn ihnen Projektrisiken begegnen. Die proaktive Implementierung von Projektrisikomanagement kann verhindern, dass zu einem späteren Zeitpunkt schwerwiegendere Probleme im Projekt auftreten. 

Dieser Abschnitt eines RAID-Logs ähnelt dem Risikoregister, mit dem Risiken präventiv erkannt, analysiert und beseitigt werden sollen. Falls Ihr Team bereits ein Risikoregister verwendet, können Sie es in den R-Abschnitt des RAID-Logs implementieren. Zusätzlich zum proaktiven Risikomanagement können Sie diesen Abschnitt Ihres RAID-Logs auch dafür nutzen, etwaige unerwartete Risiken zu dokumentieren, sobald diese auftauchen. Ermittelt das Team ein Risiko, sollte eine eindeutig verantwortliche Person bestimmt werden, die sich um das Problem kümmert, falls es später im Projekt auftritt.

Actions (Aktionen) oder Assumptions (Annahmen)

Je nachdem, wie Ihr Team das RAID-Log einrichtet, kann das A in RAID entweder für Actions (Aktionen) oder Assumptions (Annahmen) stehen. Sie können beide Optionen in Ihrem RAID-Log verwenden oder sich für eine der beiden entscheiden. Falls Sie sich fragen, welche Option für Ihr Team geeigneter ist, erwägen Sie Folgendes:

• Actions (Aktionen) , wenn Ihr Projekt eine Menge verschiedener Arbeitsvorgänge beinhaltet.

• Assumptions (Annahmen) , falls es sich um ein langfristiges Projekt handelt, das viel Vorausplanung erfordert.

Actions (Aktionen) – oder Aktionspunkte – sind all die Handlungen, die im Verlauf des Projekts ausgeführt werden müssen. Jeder Aktionspunkt sollte stets einer verantwortlichen Person zugeordnet sein, damit jeder weiß, wer für jeden einzelnen Punkt zuständig ist. Falls es mehrere verantwortliche Personen für einen Aktionspunkt gibt, sollten Sie eindeutig festlegen, welche der Personen die Verantwortung für welches Ergebnis trägt. Projektmanager sollten noch ausstehende Projektaufgaben oder Aktionspunkte regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass das Projekt Fortschritte macht. 

Bei Assumptions (Annahmen) handelt es sich um die Dinge, von denen Ihr Team im Planungsprozess vermutet, dass sie auf eine bestimmte Art und Weise verlaufen werden. In Bezug auf Projektmanagement sind Annahmen Faktoren, über die sich das Team bereits sicher ist. Diese Gewissheit kann entweder auf Erfahrung oder Fachwissen beruhen. Ein gutes Beispiel für eine Annahme im Projektmanagement ist die Erwartung, dass ein wichtiger Maschinenteil unbeschadet und pünktlich geliefert wird.

Da man nicht alles genau im Voraus planen kann, müssen Ihre Teammitglieder im Verlauf des Projekts Annahmen treffen. Wichtig ist, dass all diese Mutmaßungen an einem zentralen Ort festgehalten werden. So können Sie sich schnell auf Ihre Liste von Annahmen berufen, wenn eine unerwartete Hürde auftaucht oder unvorhergesehene Projektrisiken auftreten. Falls Sie eine Annahme getroffen haben, die zu diesem Risiko oder Hindernis geführt hat, kann Ihr Team so schnell die dem Problem zugrunde liegende Ursache ermitteln, indem es auf proaktive Weise untersucht, ob die Annahme korrekt war oder nicht.

Issues (Probleme)

Issues (Probleme) sind die während eines Projekts auftretenden Schwierigkeiten, die Sie nicht erwartet haben. Probleme unterscheiden sich von Risiken in der Hinsicht, dass Sie deren Auftreten nicht vorhergesehen haben. Risiken sind potenzielle Probleme, die Sie einkalkulieren, wohingegen Probleme unverhofft eintreten. Probleme sollten in dem Moment, in dem sie in Erscheinung treten, nachverfolgt werden, damit Ihr Team später nachlesen kann, wie sie gelöst wurden. Treten künftig weitere Probleme als Folge dieses ursprünglichen Problems ein, kann eine Dokumentation Ihrem Team bei der Ermittlung der zugrunde liegenden Ursache helfen. 

Decisions (Entscheidungen) oder Dependencies (Abhängigkeiten)

Ähnlich wie das „A“ in RAID kann „D“ ebenfalls für zwei Begriffe stehen: Decisions (Entscheidungen) oder Dependencies (Abhängigkeiten). Falls Ihr Projekt eine eher freie Form angenommen hat, möchte Ihr Team möglicherweise die Entscheidungen hervorheben, die auf dem Weg zur Lösung gefällt wurden. Besteht Ihr Projekt hingegen aus vielen einzelnen komplexen Aufgaben, die voneinander abhängig sind, wären Abhängigkeiten die sinnvollere Wahl.

Decisions (Entscheidungen) sind alle konkreten Entscheidungen, die Sie im Verlauf eines Projekts fällen. Es handelt sich also um alle abschließenden Überlegungen und Ideen, die dazu führen, dass Ihr Projekt verwirklicht wird. Wichtig ist, zu dokumentieren, welche Entscheidung von wem und warum gefällt wurde. Falls Ihr Team einen iterativen Prozess wie Kaizen einsetzt, kann diese Dokumentation nützlich sein, um Verbesserungen für zukünftige Projekte zu entwickeln.

Im Projektmanagement spricht man von einer Dependency (Abhängigkeit), wenn es eine Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen Aufgabe abhängig ist. Wenn Ihr Projekt wichtige Abhängigkeiten enthält, die seinem Fortschritt im Wege stehen können, sollten Sie diese in dem RAID-Diagramm festhalten. Anhand der Visualisierung von Abhängigkeiten versteht das Team, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, bevor der nächste Schritt kommt. Die Strukturierung von Abhängigkeiten wird oftmals in einem Gantt-Diagramm wiedergegeben.

Wann die Verwendung eines RAID-Logs sinnvoll ist

RAID-Logs sind nützliche Tools, wenn Sie mit der Planung Ihres Projekts beginnen. Außerdem sollten sie im Idealfall konstant im Verlauf des Projekts eingesetzt werden, um wichtige zu überprüfende Aktionspunkte, getroffene Entscheidungen oder auftretende Probleme festzuhalten 

Ein RAID-Log ist hilfreich, um schnell einzelne Punkte einer Liste anzugehen, dieses Tool sollte jedoch nicht Ihre alleinige Form des Projektmanagements sein. Betrachten Sie das RAID-Log als ein Störungsprotokoll fürs Projektmanagement – wenn es zu einem erheblichen Vorfall im Projekt kommt, halten Sie diesen im RAID-Log fest. Stellen Sie sicher, dass Sie das RAID-Log in Kombination mit einem leistungsfähigeren Projektmanagementsystem verwenden, das alle Arbeit, Aufgaben und Pläne Ihres Teams auf Kurs hält. 

Vorteile der Verwendung von RAID-Logs

RAID-Logs sind ein nützliches Tool in Ihrer Projektmanagement-Trickkiste. Hier nennen wir Ihnen ein paar Gründe dafür.

Schnelle Katalogisierung

Einer der größten Vorteile von RAID-Logs ist die Möglichkeit, wichtige Informationen schnell an einem zentralen Ort katalogisieren zu können. Sobald ein Problem eintritt oder eine Entscheidung gefällt wird, kann ein Projektmanager diese Aktion im Handumdrehen im entsprechenden Abschnitt des RAID-Logs festhalten. 

Dokumentation für zukünftige Änderungen

Ihr Team sollte die im Verlauf des Projekts ausgeführten Prozesse und getroffenen Entscheidungen dokumentieren. Auf diese Weise können die von Ihnen an Ihrem aktuellen Projekt vorgenommenen Änderungen dabei behilflich sein, fundierte Entscheidungen für zukünftige Projekte zu fällen. So helfen Ihnen RAID-Logs, aus den gewonnenen Erfahrungen zu lernen und diese Erkenntnisse für bevorstehende Herausforderungen zu nutzen.

Einfache Vorlagenerstellung

Es ist einfach, eine Vorlage für ein RAID-Log zu erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht. Falls irgendwann ein neuer Projektmanager die Leitung übernimmt oder Sie einem MItarbeiter die wichtigen Prozesse Ihres Teams vermitteln möchten, ist das allgemeine Konzept eines RAID-Logs leicht nachvollziehbar. RAID-Logs sind so konzipiert, dass sie wiederholt eingesetzt werden können. Am einfachsten ist es, eine Vorlage zu erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams am besten gerecht wird. Diese Vorlage kann dann für alle weiteren Projekte verwendet werden.

Dokumentation aller Entscheidungen an einem Ort

RAID-Logs bieten Ihrem Team eine zentrale Quelle für alle auf ein Projekt bezogenen Informationen. Falls ein Teammitglied ein Anliegen mit einem wichtigen Beteiligten besprechen muss, kann das RAID-Log auf die zuständige Person verweisen. 

Das RAID-Log dokumentiert nicht nur, wer wofür zuständig ist, sondern bietet auch eine äußerst nützliche Übersicht über den Projektprozess. Teammitglieder können sich leicht ein Bild davon machen, welche Aktionen gerade stattfinden oder welche Entscheidungen kürzlich getroffen wurden. Da jeder Abschnitt klar beschriftet ist, können Teammitglieder direkt die für sie relevantesten Informationen finden.

Nachteile der Verwendung von RAID-Logs

Auch wenn RAID-Logs an sich sehr praktisch sind, kann ihre Verwendung ein paar negative Aspekte beinhalten.

RAID-Logs sind eine Ergänzung

Ihr RAID-Log sollte nicht die einzige zuverlässige Informationsquelle für das Projektmanagement sein. Es ist ein hilfreiches Tool, um wichtige Entscheidungen, zentrale Abhängigkeiten und plötzlich auftretende Probleme festzuhalten. Wenn Sie jedoch differenziertere Informationen zu den Einzelheiten eines Projekts benötigen, wäre z. B. ein Projektplan die geeignetere Methode 

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team zusätzlich zum RAID-Log über ein weiteres zentrales Tool verfügt, in dem alle arbeitsbezogenen Informationen zu finden sind. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied – unabhängig von Abteilungszugehörigkeit oder Aufgabenbereich – auf die benötigten Projektinformationen zugreifen. Dies lässt sich am besten mithilfe eines Arbeitsmanagement-Tools bewerkstelligen. 

RAID-Logs müssen regelmäßig aktualisiert werden

Ein RAID-Log ist nur dann auf dem neuesten Stand, wenn ein Projektmanager es ständig aktualisiert. Trägt er nicht regelmäßig neue Informationen in Echtzeit ein, ist das RAID-Log schnell veraltet. Dieses Vorgehen kann eine Herausforderung darstellen, falls ein Projektmanager nicht dazu in der Lage ist, das Log fortlaufend zu aktualisieren. Überholte Informationen können bei anderen Beteiligten Verwirrung stiften. Daher ist eine einheitliche Botschaft über alle Kommunikationsformen hinweg von besonderer Wichtigkeit.

RAID-Logs können unübersichtlich sein 

Wenn Sie jede einzelne getroffene Entscheidung bis ins kleinste Detail in einem RAID-Log dokumentieren, wird das Log schnell unübersichtlich und das Auffinden von Informationen zur Herausforderung. Daher sollte sich Ihr Team beim Umgang mit dem RAID-Log auf den Detailgrad einigen. Bevor Sie mit der Erstellung eines RAID-Logs beginnen können, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team sich genau darüber im Klaren ist, welche Entscheidungen und Probleme darin enthalten sein sollen – und welche nicht.

Um eine Überladung zu vermeiden, sollte Ihr Team genau festlegen, welche Informationen am wichtigsten sind und unbedingt im RAID-Log dokumentiert werden sollten. Somit werden nur die essenziellsten Informationen im Log festgehalten, was es allen Projektbeteiligten erleichtert, die von ihnen benötigten Informationen im Log nachzuschlagen. 

So setzen Sie ein RAID-Log ein

In ihrer simpelsten Form können RAID-Logs einfach nur ein Stück Papier mit vier Quadranten sein, die jeweils einem Teil des Akronyms zugewiesen sind. RAID-Logs sind jedoch am effektivsten, wenn alle Teammitglieder an einem Ort auf die Informationen zugreifen können. 

Ein RAID-Log lässt sich in vier Schritte erstellen:

1. Ermitteln Sie, wie Sie Ihr RAID-Log am besten darstellen. Wie bereits erwähnt kann ein RAID-Log einfach auf einem Stück Papier stehen, das in vier Abschnitte unterteilt ist. Dies mag jedoch nicht die effizienteste Option sein, wie Ihr Team auf die Informationen zugreifen kann. Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Team, ob Sie dieses Log in einem Dokument, einer Tabelle oder einer anderen Art von Software anlegen möchten.

2. Besprechen Sie erste Risiken, Annahmen und Abhängigkeiten. Indem Sie proaktiv handeln, stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder potenzieller Problemen bewusst sind und wissen, wie diese vermieden werden können.

3. Aktualiseren Sie das Log regelmäßig. Das RAID-Log ist nur dann genau, wenn es regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht wird. Verwenden Sie das Log im gesamten Verlauf des Projekts, und aktualisieren Sie die jeweiligen Abschnitte entsprechend.

4. Reflektieren Sie im Anschluss an das Projekt. Wenn Ihr Team eine Projektnachbesprechung abhält, können Sie das RAID-Log als Basis nutzen, um zu diskutieren, was Sie für Ihr nächstes Projekt verbessern können.

Software für ein RAID-Log verwenden

Durch die Erstellung eines RAID-Logs mit einer Work-Management-Software wie Asana können Sie all Ihre Logeinträge einheitlich organisieren. Durch die klare Definition von Fristen, Beteiligten und Aktionspunkten kann sich Ihr Team erfolgreich auf das konzentrieren, worin es am besten ist.