Raci-Matrix: Beispiele und Vorlage im Überblick!

Wissen Sie genau, wer was bis wann für die jeweiligen Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse in Ihrem Projekt erledigt? Wenn nicht, können Sie eine RACI-Matrix erstellen.

RACI ist ein Akronym, das Teams dabei hilft, Projektaufgaben zu klären und herauszufinden, welche Person für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist. Ganz gleich, ob Sie noch nie etwas von der RACI-Methode gehört haben oder ob Sie überlegen, ein RACI-Chart für Ihr nächstes Projekt zu erstellen, hier finden Sie Tipps zur RACI-Matrix und alles, was Sie über die Erstellung und Verwendung dieser Diagramme wissen müssen.

Was ist die RACI-Matrix?

Beginnen wir mit der Definition der RACI-Matrix.Eine RACI-Matrix (manchmal auch RACI-Diagramm, RACI-Chart. Verantwortlichkeitsmatrix oder Responsibility Assignment Matrix (RAM) genannt) ist eine Möglichkeit, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Projektteams für die einzelnen Aufgaben, Meilensteine oder Projektergebnisse zu identifizieren. Anhand der RACI-Methode klären Sie Zuständigkeiten und beseitigen Unklarheiten. RACI steht für:

• R – Responsible (verantwortlich). Diese Person ist unmittelbar mit der Arbeit betraut. Es sollte immer nur eine verantwortliche Person pro Aufgabe geben, damit Sie wissen, an wen Sie sich bei Fragen oder Aktualisierungen wenden müssen. Wenn es für eine Aufgabe mehr als eine verantwortliche Person gibt, können Sie die Übersicht verlieren und für Verwirrung sorgen. Versuchen Sie stattdessen, zusätzliche Mitarbeiter für einige der anderen Rollen der RACI-Methode hinzuzufügen, die für mehr als eine einzelne Person vorgesehen werden können.

• A – Accountable (rechenschaftspflichtig). Die rechenschaftspflichtige Person ist dafür verantwortlich, dass alle Aufgaben auch erledigt werden, auch wenn sie nicht die Person ist, die die Arbeit tatsächlich ausführt. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine rechenschaftspflichtige Funktion zuzuweisen. Manchmal ist der Rechenschaftspflichtige der Projektmanager (oder sogar der Verantwortliche, obwohl die Person in diesem Fall zwei verschiedene Rollen während des Aufgaben-Workflows einnimmt). In diesen Fällen ist der Rechenschaftspflichtige dafür verantwortlich, dass die gesamte essenzielle Arbeit erledigt wird. In anderen Fällen ist der Rechenschaftspflichtige ein leitender Angestellter oder eine Führungskraft, die dafür verantwortlich ist, die Arbeit zu genehmigen, bevor sie als erledigt angesehen wird. Wie bei der Funktion des Verantwortlichen sollte es immer nur einen Rechenschaftspflichtigen geben.

• C – Consulted (konsultiert). Hierbei handelt es sich um die Person(en), die die Arbeit überprüfen und abzeichnen sollte(n), bevor sie übergeben wird. Es kann mehrere Consulted-Rollen für die jeweilige Aufgabe, den Projektmeilenstein oder das Ergebnis geben.

• I – Informed (informiert). Hierbei handelt es sich um die Person oder Gruppe von Personen, die über den Fortschritt und Abschluss der Arbeit informiert wird/werden. Unter Umständen ist diese Person oder Gruppe an keinem anderen Aspekt des Arbeitsergebnisses beteiligt.

Wann sollte ich eine RACI-Matrix erstellen?

RACI-Diagramme sind hilfreich, um die Funktion der einzelnen Beteiligten für eine Aufgabe, einen Meilenstein oder ein Ergebnis festzuhalten – insbesondere, wenn Sie ein komplexes Projekt mit vielen Entscheidungsträgern und Experten betreuen. Indem Sie ein RACI-Chart erstellen, können Sie Fehlentscheidungen vermeiden und Blockaden im Genehmigungsprozess verhindern, die den Gesamterfolg des Projekts beeinträchtigen könnten.

Die RACI-Matrix ist dabei auf keinen Fall ein Ersatz für andere Techniken, wie etwa Projektstrukturpläne oder Gantt-Diagramme, sondern eine hilfreiche Ergänzung.

Diese Diagramme sind besonders nützlich, wenn die Beteiligten im Laufe des Projekts unter Umständen unterschiedliche Funktionen einnehmen. So könnte es beispielsweise einen Beteiligten geben, der für ein bestimmtes Ergebnis verantwortlich ist, während er über ein anderes informiert wird. Wenn Sie eine RACI-Matrix erstellen, können Sie diese Details klar umreißen und sicherstellen, dass jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist.

RACI-Matrix Beispiel

Zur Erstellung einer RACI-Matrix führen Sie die jeweiligen Aufgaben, Meilensteine oder Ergebnisse für Ihr Projekt auf. Legen Sie dann fest, wer die verantwortlichen, rechenschaftspflichtigen, konsultierten und informierten Teammitglieder jeweils sind.

Nehmen wir einmal an, Sie aktualisieren die Homepage Ihrer Website. Projektbeteiligte umfassen hier:

• Texter

• Designer

• Verantwortlicher für die Website

• Webentwickler

Sie erstellen für die Aufgabenverteilung und Durchführungsverantwortung jetzt ein RACI-Chart für fünf Aufgaben und Ergebnisse:

• Homepage-CTAs aktualisieren

• Kundenstory auf der Homepage aktualisieren

• Website neugestalten

• Ladegeschwindigkeit der Homepage verbessern

• Design der Homepage aktualisieren

Die passende RACI-Matrix Vorlage

Homepage-CTAs aktualisieren

• Verantwortlich: Texter

• Rechenschaftspflichtig: Web-Entwickler

• Konsultiert: Verantwortlicher für die Website

• Informiert: Designer

Kundenstory auf der Homepage aktualisieren

• Verantwortlich: Texter

• Rechenschaftspflichtig: Webentwickler

• Konsultiert: Verantwortlicher für die Website

• Informiert: Designer

Video auf der Homepage umgestalten

• Verantwortlich: Designer

• Rechenschaftspflichtig: Webentwickler

• Konsultiert: Verantwortlicher für die Website

• Informiert: Texter

Ladegeschwindigkeit der Homepage verbessern

Verantwortlich: Webentwickler

• Rechenschaftspflichtig: Webentwickler

• Konsultiert: Verantwortlicher für die Website

• Informiert: Texter und Designer

Design der Homepage aktualisieren

• Verantwortlich: Designer

• Rechenschaftspflichtig: Webentwickler

• Konsultiert: Verantwortlicher für die Website

• Informiert: Texter

Welche Vor- und Nachteile hat eine RACI-Matrix?

Letztendlich stellt sich die Frage: Ist ein RACI-Chart sinnvoll? Wie Sie anhand der RACI-Matrix-Vorlage sehen können, ist ein RACI-Chart zwar ein nützliches Werkzeug, um Projektverantwortlichkeiten festzulegen, im Laufe des Lebenszyklus eines Projekts kann es sich jedoch als etwas umständlich entpuppen. Hier die Vor- und Nachteile der Erstellung einer RACI-Matrix für die Arbeit Ihres Teams:

Vorteile einer RACI-Matrix

Klare Funktionen und Verantwortungen im Projekt können Ihrem Team helfen, schnell voranzukommen und Verwirrung darüber zu vermeiden, wer woran arbeitet. Mit einem RACI-Chart können Sie sicherstellen, dass nicht zwei Teammitglieder an der gleichen Sache arbeiten. Dadurch fällt Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team leichter.

Die Vorteile der RACI-Matrix werden auch dann besonders deutlich, wenn die Gesamtverantwortung und der Entscheidungsprozess in verschiedene Aufgaben unterteilt ist. Es kann Szenarien geben, in denen der Informierte bei einer Aufgabe oder einem Meilenstein der Verantwortliche oder Beratende bei einer anderen ist – um das klar zu definieren, ist es hilfreich, diese Arbeit mit der RACI-Methode nachzuvollziehen.

Nachteile der RACI-Matrix

Die RACI-Methode konzentriert sich auf das Detail, anstatt die Arbeit auf der Projektebene zu erfassen. Sie wissen vielleicht, wer der Beratende bei der Durchführung der Aufgabe ist – was hilfreich ist -, allerdings hilft Ihnen diese Information nicht dabei, zu verstehen, wie verschiedene Beteiligte innerhalb der übergeordneten Projektarbeit interagieren.

Versucht man außerdem, jede einzelne Aufgabe und Funktion aufzunehmen, kann die RACI-Matrix unübersichtlich ausfallen. Schlimmer noch, wenn sich das Projekt in bestimmter Hinsicht ändert, wäre das RACI-Chart sofort veraltet. In Echtzeit Klarheit darüber zu gewinnen, wo sich die jeweiligen Aufgaben im Projekt-Workflow befinden, kann sich schwierig gestalten.

RACI-Diagramme sind begrenzt nutzbar, weil sie sich nicht in Echtzeit an Ihre Projektanforderungen anpassen können. Um klare Erwartungen zu formulieren und Verwirrung auf Projektebene zu beseitigen, benötigen Sie ein Projektmanagement-Tool.

Best Practices zur RACI-Matrix

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen noch kurz einige Tipps mit auf den Weg geben:

1. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software

Bei der Erstellung einer RACI-Matrix sollten Sie auf die Verwendung einer Excel-Tabelle verzichten. Eine solche Tabelle kann schnell unübersichtlich werden, vor allem bei mehrere Beteiligten. Bei einer Projektmanagement-Software hingegen gibt es für jede Aufgabe einen Zuständigen – das ist der Verantwortliche. Die Arbeit ist auf Projektebene sichtbar, so dass der Rechenschaftspflichtige und der Informierte sich nicht per E-Mail oder bei Statusbesprechungen austauschen müssen. Zudem lassen sich alle Genehmigungen, die Sie von den Beratenden benötigen, durch Überprüfungen und Genehmigungen an einem Ort verfolgen. So hat Ihr gesamtes RACI-Team eine zentrale Informationsquelle für die gesamte Arbeit, die geleistet wird.

Anstatt die RACI-Matrix getrennt vom Ort zu führen, an dem die Arbeit stattfindet, erfassen Projektmanagement-Tools das Thema, die verantwortliche Person und andere wichtige Angaben wie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe oder die relative Wichtigkeit. So hat Ihr gesamtes Projektteam einen Überblick darüber, wer was bis wann erledigt. Dadurch sind Sie nicht auf eine einzige Person angewiesen, die Ihre RACI-Matrix verwaltet und aktualisiert. Projektmanagement-Tools werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie genau sehen können, an welcher Stelle des Genehmigungsprozesses Sie gerade stehen.

2. Beachten Sie alle Mitwirkenden

Bei einer RACI-Matrix definieren Sie vier Verantwortungsbereiche, in der Praxis gibt es jedoch häufig mehr. Dazu zählen Mitarbeiter, die nicht in der Darstellung erwähnt werden, wichtige Stakeholder oder Lieferanten, etc.

Obwohl diese nicht direkt Teil des Diagramms sind, sollten Sie diese in der Praxis dennoch berücksichtigen. Ansonsten könnte Ihnen der Gesamtüberblick für Ihr Projekt fehlen, was negative Folgen mit sich ziehen kann.

3. Hinterfragen Sie den Nutzen

Eine RACI-Matrix bietet Ihnen viele Vorteile. Dennoch ist dieses Modell nicht für jedes Unternehmen bzw. jedes Projekt geeignet. In manchen Fällen lässt sich die Realität einfach nicht richtig in einem Diagramm darstellen.

Daher ist es wichtig, regelmäßig Kontrollen durchzuführen. Bietet die RACI-Matrix die erhofften Vorteile oder ist es eher ein Hindernis? Indem Sie objektiv diese Frage beantworten, können Sie daraufhin entscheiden, ob es weiter Sinn macht, mit diesem Modell zu arbeiten oder nicht.

Verschiedene Varianten der RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist im Grunde genommen sehr einfach zu verstehen. Es gibt deshalb auch verschiedene Varianten zur klassischen Version, die an die verschiedensten zusätzlichen Bedürfnisse angepasst sind. Folgende Varianten werden sehr häufig verwendet:

• RASCI: Bei dieser Variante wird das herkömmliche RACI-Modell um die Dimension “Support” ergänzt. Damit sind all jene Personen gemeint, die den “responsible” Personen bei der Erledigung der Aufgaben helfen.

• DRASCI: Bei der DRASCI-Matrix wird noch eine weitere Dimension hinzugefügt, nämlich der “Driver”. Damit sind die Bearbeiter auf Management-Ebene gemeint.

• RACI-VS: Auch bei dieser Variante kommen gleich zwei extra Bereiche zur klassischen Version hinzu. Es werden hier mit “Verify” und “Signatory” noch weitere Prüfschritte hinzugefügt. Diejenige Person, der “Verify” zugeordnet wird, muss prüfen, ob die gewünschten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. “Signatory” hingegen überprüft noch einmal das Ergebnis der “Verify” Person und segnet dieses ab.

• CAIRO: Auch dieses Modell ist sehr ähnlich zur klassischen RACI-Matrix. Bei dem CAIRO-Modell wird zusätzlich noch die Kategorie “Omitted“ hinzugefügt, was bedeutet, dass gewisse Beteiligte von einer Aufgabe ausgeschlossen werden.

• REWA: Diese Variante ist unterteilt in “Responsible”, “Expert”, “Work” und “Approver”. Der “Expert” entspricht bei diesem Modell ungefähr dem “Consulted” bei der RACI-Matrix. “Work” bezeichnet die eigentliche Ausführung der Arbeit und “Approver” bezeichnet die Abnahme einer Tätigkeit.

Erfassen Sie mit der RACI-Methode, wer was bis wann erledigt

Klare Funktionen und Verantwortlichkeiten im Team helfen Ihnen dabei, Ihre Ergebnisse pünktlich zu erreichen. Das Nachverfolgen verschiedener und komplexer Verantwortlichkeiten von Projektbeteiligten in einer RACI-Matrix kann Ihnen dabei helfen – aber RACI-Matrizes sind erst der Anfang. Erfahren Sie mehr über Work Management und darüber, wie Ihr Team davon profitieren kann.