Was ist ein Projektsponsor? (Rollenschwerpunkte und Aufgaben)

Der Projektsponsor, auch Executive Sponsor genannt, ist eine Person oder eine Gruppe von Personen auf der oberen Managementebene. Als Projektsponsor ist man für den Erfolg eines Projekts verantwortlich und gibt dem Projektteam und dem Projektmanager die notwendigen Anweisungen und Ressourcen. Im Idealfall sorgen Projektsponsoren für eine hohe Projektnachhaltigkeit, strategische Planung und eine erfolgreiche Umsetzung der Projektziele.

Der Projektsponsor steht über dem Projektmanager. In den meisten Fällen ist der Projektsponsor die Person, die sich für das Projekt eingesetzt hat und vom ersten Tag an dabei war.

Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Aufgaben und Pflichten eines Projektsponsors, wie er den Projektmanager während des gesamten Projektzyklus unterstützt, und klären die Unterschiede zwischen Projektsponsoren und wichtigen Projektbeteiligten.

Aufgaben eines Projektsponsors

Projektsponsoren sind in der Regel leitende Führungskräfte. Oft arbeiten sie direkt unterhalb der Vorstandsebene und sind an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt. Ein Projektsponsor hat drei Hauptaufgaben:

• Vision und Menschen: Ausrichtung des Projekts auf die Ziele und Strategie des Unternehmens.

• Management: Sicherstellung eines reibungslosen Starts und einer ordnungsgemäßen Durchführung des Projekts.

• Wert und Nutzen: Management von Risiken und Änderungen bei gleichzeitiger Sicherung der Projektqualität.

Wenn wir diese Kategorien weiter aufschlüsseln, werden die verschiedenen Verantwortlichkeiten eines Projektsponsors deutlich:

• Auswahl des richtigen Managers für das Projekt und Verfügbarkeit als Mentor während der gesamten Laufzeit.

• Aushandlung der Finanzierung und Vertretung des Projektmanagers gegenüber der Unternehmensführung.

• Mitwirkung an der anfänglichen Projektplanung sowie der Entwicklung von Projektchartas und der Definition des Projektumfangs.

• Definition der Erfolgskriterien für das Projekt und Einbindung wichtiger Beteiligter, um deren Unterstützung zu sichern.

• Darstellung des Projektwertes und Sicherung der Ressourcen für den Projekterfolg.

• Unterstützung des Projektmanagers mit Wissen und Beratung.

• Sicherstellung einer kontinuierlichen Kommunikation zwischen dem Projektmanager, dem Team und den wichtigen Beteiligten.

• Überprüfung von Änderungen in der Projektumgebung (Zeitpläne, Aufgaben, Prioritäten usw.) und Management von Risiken, wenn diese auftreten.

Aufgaben des Projektsponsors während des gesamten Projektlebenszyklus

Der Projektsponsor ist von Anfang bis Ende an einem Projekt beteiligt, und hat daher während des gesamten Projektlebenszyklus eine Vielzahl von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Pflichten. Sowohl der Projektmanager als auch der Projektsponsor sollten sich über die Zuständigkeiten des Sponsors im Klaren sein, damit jeder innerhalb seines Aufgabenbereichs bleibt und die an ihn gestellten Anforderungen erfüllt.

Projektinitiierung

• Ernennung eines Projektmanagers und eines Lenkungsausschusses. Ein Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus leitenden Managern und wichtigen Beteiligten, die während des gesamten Projektzyklus beratend zur Seite stehen. Da die Mitglieder eines Lenkungsausschusses nicht aktiv am Projekt beteiligt sind, können sie aus der Vogelperspektive wertvolle Hinweise geben und den Projektfortschritt überwachen.

• Definition von Projekterfolg und Projektergebnissen. Der Projektsponsor sollte auch sicherstellen, dass diese Ziele richtig kommuniziert und von allen Teammitgliedern verstanden wurden.

• Organisation und Abbildung von Aufgaben in einer zentralen Informationsquelle wie z. B. einem Projektmanagement-Tool, damit sie für alle Projektbeteiligten verfügbar sind.

• Überwachung und gegebenenfalls Unterstützung der Projektinitiierung. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass jeder im Projektteam das tut, was er tun soll, damit das Projekt später reibungslos ablaufen kann.

• Bereitstellung von Feedback zu den Dokumenten der Projektinitiierung (zum Beispiel Projektcharta, Business Case oder Machbarkeitsstudie), um sicherzustellen, dass das Projekt von Beteiligten auf Führungsebene genehmigt wird.

• Überprüfung des Projektumfangs, um sicherzustellen, dass die Projektziele realistisch sind und Scope Creep verhindert wird.

• Vorantreiben des Projekts während des Kick-off-Meetings und Bereitschaft zur Unterstützung des Projektmanagers, falls Fragen aus dem Team auftauchen.

Planung

• Beobachtung und Anpassung von Projektplänen, um realistische Abgabetermine zu gewährleisten.

• Ansprechpartner für den Projektmanager bei Herausforderungen und Eskalationsproblemen.

• Überwachung der Effektivität und der Gruppendynamik des Projektteams und Übermittlung von Informationen über Erfolge und Chancen an den Projektmanager.

• Überprüfung des RAID-Logs (RAID steht für Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies – Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten). Dieses Log oder Protokoll ist ein wichtiges Projektplanungsdokument und enthält eine Auflistung der potenziellen Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken können, der Annahmen, die Sie bezüglich des Projektfortschritts oder des Projektergebnisses haben, der Probleme, die während des Projektlebenszyklus auftreten können, und der Abhängigkeiten, auf die Ihr Projekt angewiesen ist (z. B. Input von einem Experten).

• Überprüfung, ob der Projektplan Qualitätsanforderungen, klare Projektergebnisse und gut geplante Projektmeilensteine enthält. Letztendlich wird der Projektsponsor alle Projektanforderungen genehmigen.

Ausführung

• Zusammenarbeit mit dem Projektmanager, um gesunde Grenzen zwischen Manager und Sponsor sowie Sponsor und Führungsebene zu schaffen (und Mikromanagement zu vermeiden). Es ist wichtig, dass der Sponsor dem Projektmanager zutraut, das Team durch das Projekt zu führen und bei Bedarf um Unterstützung durch den Sponsor zu bitten.

• Unterstützung des Teams und des Projektmanagers durch Erfüllung der Projektbedürfnisse. Dabei kann es sich um Ressourcen wie Hardware oder Software, zusätzliche Mittel oder mehr Mitarbeiter zur Unterstützung des Projektteams handeln.

• Implementierung von Verfahren zur Änderungssteuerung, um Scope Creep zu reduzieren.

Leistung

• Bewertung des Projektfortschritts und gegebenenfalls Feedback. Je nach Art des Projekts kann es hilfreich sein, wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Besprechungen zur Bewertung des Fortschritts und zur Anpassung von Fristen oder Zielen anzusetzen.

• Bestärken des Projektmanagers und des Teams darin, eigene Lösungen für auftretende Probleme zu finden. Mit gutem Beispiel vorangehen, gute Problemlösungsstrategien vorleben.

• Erkennen, Angehen und Lösen von Problemursachen.

• Aktualisierung des RAID-Logs in regelmäßigen Abständen, um Änderungen im Projekt während seines Lebenszyklus zu berücksichtigen.

• Bestätigung des erfolgreichen Abschlusses von wichtigen Projektmeilensteinen. Es ist wichtig, diese Meilensteine zu würdigen, um die Anstrengungen und Ergebnisse des Teams wertzuschätzen.

Abschluss

• Bewertung der Projektleistung anhand der zuvor festgelegten Erfolgskriterien. Diese Daten sind wichtig, um die Projektleistung in der Nachbesprechung oder Retrospektive zu analysieren.

• Sicherstellen einer erfolgreichen Projektübergabe an den Kunden. Dieser Schritt markiert das Ende des Projekts, da alle Ergebnisse nun in den Händen des Kunden liegen.

• Teilnahme an bzw. Leitung einer Projektnachbesprechung oder einer Besprechung der gewonnenen Erkenntnisse, um Projekterfolge und -misserfolge zu diskutieren. Ermutigung des Projektmanagers, diese Erkenntnisse für künftige Projekte zu dokumentieren.

• Sicherstellen, dass die Projektabnahme abgeschlossen ist. Dazu gehört die Auflösung des Projektteams, aber auch die Erledigung aller rechtlichen Formalitäten.

Diese Aufgaben können je nach Intensität und Komplexität des jeweiligen Projekts variieren, aber unabhängig davon sollte die Bedeutung und Beteiligung eines Projektsponsors nicht unterschätzt werden.

Projektsponsor vs. wichtiger Projektbeteiligter (Stakeholder)

Obwohl die beiden Begriffe sehr ähnlich klingen, haben Projektsponsoren und wichtige Beteiligte (auch Stakeholder genannt) sehr unterschiedliche Rollen.

Ein wichtiger Projektbeteiligter kann jeder sein, der von dem Projekt betroffen ist – von Mitgliedern des Projektteams bis hin zu Personen, die nicht aktiv am Projektprozess mitwirken, wie Investoren, Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten.

Im Gegensatz dazu gehört ein Projektsponsor im Allgemeinen nicht nur zum Unternehmen, sondern ist auch für das Projekt zuständig. Er ist für den Gesamterfolg des Projekts verantwortlich und definiert und sichert in der Regel das Gelingen des Projekts. Je nach Projekt fungiert ein Sponsor häufig auch als Mentor für den Projektmanager.

Projektsponsor vs. Projektmanager

Sowohl der Projektsponsor als auch der Projektmanager sind maßgeblich an dem Projekt beteiligt und für das Ergebnis und den Erfolg verantwortlich. Der Projektsponsor ist das Bindeglied zwischen der Führungsebene des Unternehmens und dem Projektmanager; der Projektmanager ist das Bindeglied zwischen dem Projektsponsor und dem Projektteam.

Die Rolle des Projektmanagers besteht darin, sein Team zu organisieren, zu überwachen und letztendlich bei der Projektarbeit zu führen. Im Tagesgeschäft leitet ein Projektmanager das Team – die Person ist verantwortlich für die Überwachung der Ressourcen und des Arbeitsaufwands, die Erledigung der Aufgaben und die Unterrichtung der wichtigen Beteiligten über den Projektfortschritt. Bei Bedarf kann der Projektmanager den Projektsponsor um zusätzliche Unterstützung bitten. Seine Aufgabe ist es auch, die Ziele und Erwartungen im Auge zu behalten und den Projektsponsor zu warnen, wenn der tatsächliche Zeitplan nicht den geschätzten Fristen entspricht.

Zusammenarbeit zwischen Projektsponsor und Projektmanager

Die Beziehung zwischen dem Projektsponsor und dem Projektmanager kann über den Ausgang eines Projekts entscheiden. Klar definierte Erwartungen, häufige Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen sind der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt.

Transparenz trägt dazu bei, das Vertrauen zu stärken. Wenn Sie Ihr Team wissen lassen, was passiert und was Sie denken, wird Ihre Beziehung dabei glaubwürdiger. Wenn Sie Ihr Team dann fragen, was es denkt, und diese Gedanken in Ihre Pläne einbeziehen, schaffen Sie ein gemeinsames Zielbewusstsein.”

Je nach der Komplexität des Projekts und der Erfahrung des Projektmanagers kann der Projektsponsor eher zurückhaltend vorgehen oder sich für eine stärkere Beteiligung und Unterstützung entscheiden; in diesem Fall führt er den Projektmanager und das Team durch die einzelnen Schritte und Aufgaben des Projekts. Im Idealfall agiert der Projektsponsor als Mentor des Projektmanagers.

Zusammenarbeit in Echtzeit für erfolgreiche Projekte

Projektmanager und Projektsponsoren sind aufeinander angewiesen, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Damit beide Parteien den Überblick über ihre Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Ziele behalten, ist eine zuverlässige Software für die Zusammenarbeit unerlässlich. Asana ist ein Work Management Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu verwalten und ihre Ziele zu erreichen. Mit Asana können Sie sich gegenseitig in Echtzeit auf dem Laufenden halten, sodass nichts mehr vergessen wird.