Was ist Projektdesign? 7 Schritte mit Expertentipps

Beim Management von Projekten kann es eine ganz schöne Herausforderung sein, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Bei vielen laufenden Vorgängen, verschiedenen geforderten Ergebnissen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit ist ein anfängliches Projekt-Meeting dafür oft nicht ausreichend. 

Das Projektdesign bietet Ihnen eine Möglichkeit, alle Beteiligten hinsichtlich der Ideen, Prozesse und gewünschten Ergebnisse zu informieren. Es handelt sich dabei um eine frühe Phase im Projektlebenszyklus, die oft noch vor der Erstellung eines Projektplans oder einer Projektcharta stattfindet, da man sich dabei vor allem auf die Projektübersicht und nicht auf spezielle Details konzentriert. In dieser frühen Phase werden gerne visuelle Hilfsmittel wie Flowcharts, Gantt-Diagramme und Zeitleisten genutzt, um Projektbeteiligten eine Übersicht über das Projekt zu bieten. 

Im Folgenden sehen wir uns grundlegende Aspekte des Projektdesigns an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in sieben Schritten ein eigenes Projektdesign erarbeiten und geben Ihnen Tipps von Experten, die den Prozess noch besser veranschaulichen. 

So funktioniert Projektdesign

Das Projektdesign ist eine frühe Phase im Projektlebenszyklus, in der Ideen, Prozesse, Ressourcen und gewünschte Ergebnisse geplant werden. Es wird noch vor einem Projektplan erstellt, da es einen allgemeineren Überblick bietet. Ein Projektplan beinhaltet bereits detailliertere Informationen. 

Die Erstellung eines Projektdesigns erfolgt in sieben Schritten und beinhaltet unter anderem das Definieren der Ziele und die Nutzung visueller Hilfsmittel, um Ziele besser zu verdeutlichen.

Diese visuellen Elemente umfassen eine Vielzahl an Methoden, wie z. B. Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Flowcharts. Indem Sie Ihre Projektstrategie visuell darstellen, sorgen Sie für Transparenz unter den Beteiligten und klären verschiedene Aspekte Ihres Projekts, wie unter anderem auch die allgemeine Machbarkeit.

In 7 Schritten zum Projektdesign

Die Erstellung eines erfolgreichen Projektdesigns erfolgt in sieben Schritten. Dazu gehört alles von der Definition der Ziele und den grundlegenden Ergebnissen bis hin zur Festigung Ihrer Strategie, damit Sie bei der Umsetzung eines neues Projekts stets alles im Griff behalten.

Sehen wir uns nun die einzelnen Schritte genauer an, die zur Erstellung des Projektdesigns nötig sind. 

Schritt 1 – Projektziele definieren

Im ersten Schritt definieren Sie Ihre Projektziele. Berufen Sie dafür zunächst ein erstes Meeting zur Ideenfindung ein. Dabei erfassen Sie die grundlegende Projektzeitleiste sowie die Ergebnisse.

Überlegen Sie sich, welche Anforderungen es seitens des Projekts und der Beteiligten gibt. Welches Problem oder Thema möchten Sie mit Ihrem Projekt lösen oder angehen? Schreiben Sie zunächst eine kurze Projektbeschreibung und tragen Sie alle involvierten Personen zusammen. 

Sobald Sie die grundlegenden Ziele Ihres Projekts ermittelt haben, bestimmen Sie die konkreten angestrebten Ergebnisse und beschreiben Sie sie ausführlicher.

Pro-Tipp: Nutzen Sie SMART-Ziele, wenn Sie mit Ihrem Projektdesign beginnen, um Ihre gewünschten Ziele besser zu definieren. Das Akronym SMART steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. 

Schritt 2 – Gewünschte Ergebnisse festlegen

Als Nächstes grenzen Sie die gewünschten Ergebnisse Ihres Projekts ein. Diese sind für gewöhnlich detaillierter als die Ziele, die Sie in der anfänglichen Planungsphase festgelegt haben. Sie enthalten außerdem bereits bestimmte Aufgaben, die Sie im Laufe des Projekts erledigen wollen.

Sehen wir uns das anhand eines Beispiels an. Nehmen wir an, Sie arbeiten an einer neuen Landingpage für Ihre Website. Ein Ergebnis dabei könnte sein, ein Anmeldeformular für E-Mails hinzuzufügen.

Dokumentieren Sie das gewünschte Resultat und die grundlegenden angestrebten Ergebnisse, die Sie abgesehen von den großen Projektzielen benötigen. Damit können Sie dann einen Zeitrahmen planen. Wir empfehlen Ihnen, sich verschiedene Methoden aus dem Projektmanagement anzusehen, um festzustellen, welche sich für Ihr aktuelles Projekt am besten eignet.

Pro-Tipp: Greifen Sie bei komplexen Projekten auf die Agile-Methode zurück. Dabei werden Prozesse immer wieder wiederholt, um umfassende Arbeitsschritte in kurze Sprints aufzuteilen. Für traditionellere Projekte eignet sich die Wasserfallmethode mit ihrer sorgfältigen, schrittweisen Vorgehensweise.

Schritt 3 – Risiken und Hindernisse ermitteln

Sobald Sie das gewünschte Resultat definiert haben, wenden Sie sich Ihren Projektrisiken und möglichen Hindernissen zu. Untersuchen Sie verschiedene Aspekte Ihres Projektes, die mögliche Risiken bergen, um einer Verschwendung von Ressourcen im Verlauf des Projekts vorzubeugen. 

Um Risiken und mögliche Hindernisse zu identifizieren, bestimmen Sie die notwendigen Ressourcenmanagement-Tools, finanziellen Mittel sowie den benötigten Zeitrahmen. Versuchen Sie, die von Ihnen identifizierten Hindernisse bereits vor Projektbeginn mit relevanten Beteiligten und Projektteams aus dem Weg zu räumen. 

Pro-Tipp: Verwenden Sie ein Risikoregister, um auftretende Projektrisiken zu analysieren, dokumentieren und beseitigen. 

Schritt 4 – Ihre Projektstrategie durch visuelle Darstellungen weiter verfeinern

Eine Projektstrategie ist ein visueller Strategieplan Ihres Projekts, der Sie dabei unterstützt, Ihren Teammitgliedern den Zweck des Projekts zu erläutern. Nutzen Sie bei der Entwicklung Ihrer Strategie visuelle Hilfsmittel, die Sie mit Ihren Beteiligten teilen können. 

Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, die Sie für die visuelle Darstellung wählen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein paar davon vor:

• Flowchart: Ein Flowchart, auch Flussdiagramm genannt, stellt die Schritte und Entscheidungen, die für die Durchführung eines Prozesses notwendig sind, visuell dar. Flowcharts eignen sich besonders gut zur Darstellung schrittweiser Vorgehensweisen und unterstützen Sie bei einer effektiven Organisation Ihrer Projektergebnisse. 

• Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm für die Visualisierung von Projektzeitleisten. Die Balken eines Gantt-Diagramms stehen für die verschiedenen Arbeitsschritte in einem Projekt und Ihre Länge steht für die Zeit, die Sie brauchen werden, um diese jeweiligen Schritte zu erledigen.

• Projektstrukturplan (PSP): Ein PSP ist die Aufschlüsselung aller Aufgaben eines Projektes. Projektmanager nutzen Projektstrukturpläne, um ihren Teams einen visuellen Überblick über die geforderten Ergebnisse zu verschaffen und gleichzeitig den Fokus auf die Ziele nicht zu verlieren. 

• Mindmap: Eine Mindmap ist ein hierarchisch angeordnetes Diagramm, das zur Visualisierung von Projekten und Aufgaben dient. Sie ermöglicht Projektmanagern, Ergebnisse rund um ein zentrales Konzept oder eine grundlegende Idee (wie z. B. ein Teamziel) anzuordnen und damit zu verbinden. 

• PERT-Diagramm: Ein PERT-Diagramm ist ein Tool, das für die Planung, Organisation und Visualisierung von Aufgaben eingesetzt wird. Es eignet sich für komplexe Projekte und um die Zeit, die die Erledigung von Aufgaben in Anspruch nehmen wird, abzuschätzen.

Da sich all diese visuellen Tools etwas voneinander unterscheiden, sollten Sie Ihre Wahl anhand der Präferenzen Ihres Teams treffen. Während ein Projektstrukturplan, der Abhängigkeiten detailliert darstellt, für große Teams gut funktioniert, empfinden kleinere Teams mit weniger komplexen Projekten ein Flowchart oft als sehr hilfreich.

Pro-Tipp: Sehen Sie sich die einzelnen Funktionen der unterschiedlichen visuellen Hilfsmittel genau an, bevor Sie sie in Ihr Projektdesign aufnehmen. Am besten berücksichtigen Sie dazu die Detailtiefe, die Bedienfreundlichkeit und die visuelle Aufbereitung. So können Sie herausfinden, welches Tool am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. 

Schritt 5 – Ihr Budget festlegen

Damit Sie mit der Ressourcenverteilung beginnen können, schätzen Sie als Nächstes Ihr Projektbudget. Dieses umfasst die Profitabilität Ihres Projekts, die verfügbaren Ressourcen und die benötigten externen Arbeitskräfte. Bei manchen Projekten kann es sein, dass das Budget von Führungskräften vorgegeben wird und Sie dies für die einzelnen Ergebnisse beachten müssen. 

Andere Budgets sind von der Genehmigung oder Überarbeitung von Führungskräften abhängig. Sobald dies erfolgt ist, können Sie Beteiligte zuweisen, Dokumente entwerfen und Aufgaben für Ihr Projekt erstellen. 

Pro-Tipp: Bei der Verteilung von Ressourcen kann die Einführung automatisierter Prozesse mithilfe einer Automatisierungs-Software die Effizienz steigern und Fehler verhindern. 

Schritt 6 – Einen Notfallplan aufstellen

Bevor Sie mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen, sollten Sie noch einen Notfallplan erstellen. Ein Notfallplan ist ein Backup-Plan für die Risiken und Hindernisse, die Sie in Schritt 3 identifiziert haben. Sollten Probleme auftreten, können Sie sie mit Ihrem Notfallplan in Echtzeit lösen und die Effizienz optimieren. 

Um diesen Plan zu erstellen, organisieren Sie Ihre Risiken in einem Gantt-Diagramm oder einem Zeitleisten-Tool. Darin erfassen Sie zu jedem Risiko eine Lösung. Nehmen wir an, eines Ihrer Risiken ist es, dass benötigte Materialen nicht fristgerecht geliefert werden. Ihr Plan könnte dann vorsehen, dass Sie die Materialen von einer anderen Quelle beziehen oder an anderen Aufgaben Ihres Projekts arbeiten, solange Sie auf die Materialien warten. 

Sobald Sie für jedes Risiko einen Notfallplan entwickelt haben, können Sie mit der Durchführung Ihres Projekts beginnen. 

Pro-Tipp: Nutzen Sie Asana, um Ihren Projektplan mithilfe von Listen, Zeitleisten und Gantt-Diagrammen noch besser zu visualisieren. 

Schritt 7 – Ihre Meilensteine dokumentieren

Im letzten Schritt erfassen Sie die Meilensteine Ihres Teams. Damit stellen Sie sicher, dass Arbeitsvorgänge fristgerecht erledigt werden. Außerdem können Sie dadurch Unstimmigkeiten einfach erkennen, sobald sie entstehen. 

Sie können das mithilfe einer Projektmanagement-Software umsetzen, die Beteiligten Zugriff auf Informationen und Fortschritte gibt. Wir empfehlen Ihnen, diese Meilensteine bis zum Ende des Projekts im Blick zu behalten, um sicherzugehen, dass wirklich alle Aufgaben rechtzeitig fertiggestellt werden. 

Pro-Tipp: Achten Sie auf regelmäßigen Kontakt zu Ihren Projektbeteiligten, um Aufgabenabhängigkeiten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass auch kurzfristige Ziele erreicht werden. 

Im Designprozess gibt es aber nicht nur dieses 7-Schritte-Modell, sondern auch noch andere Möglichkeiten. Dazu gehört etwa auch der Double Diamond. Mehr dazu erfahren Sie, wenn Sie auf den Link klicken.

Verbessern Sie Ihr Projektdesign mit diesen 3 Expertentipps

Ein Projektdesign zu erstellen, das die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz fördert, ist keine leichte Aufgabe. Neben diesen sieben Schritten möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps an die Hand geben, mit denen Sie Ihrem Projektdesign noch einen Feinschliff geben können. 

Beachten Sie bei der Erstellung Ihres Projektdesigns diese drei Tipps:

1. Frühe und regelmäßige Kommunikation mit Beteiligten: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, egal an welchem Projekt Sie gerade arbeiten. Durch eine frühe Zusammenarbeit stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf demselben Informationsstand sind und die wichtigsten Ziele kennen. Nutzen Sie dazu Meetings während des gesamten Projektverlaufs und Workflows für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team.

2. Ihre Ziele stehen an oberster Stelle: Verknüpfen Sie Ihre Ziele mit Projektergebnissen, damit Ihr Team in jeder Phase wirklich alle Ziele erreicht. Nutzen Sie dafür eine Zeitleisten-Software, mit der Sie Ziele ganz einfach mit den Arbeitsvorgängen, die dafür notwendig sind, verbinden können. 

3. Visuelle Darstellung von Meilensteinen: Ein Business Case und tägliche To-dos sind zwar überaus hilfreich, aber visuelle Darstellungen ermöglichen Projektbeteiligten einen Blick auf das große Ganze. Von Gantt-Diagrammen über Mindmaps bis hin zu PERT-Diagrammen gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie Sie Ihre Projekte und die dafür nötige Arbeit visualisieren können. 

Denken Sie abgesehen von diesen drei Tipps immer an das Wohl Ihres Teams. Stellen Sie Ihren Teammitglieder alle benötigten Informationen zur Verfügung und achten Sie auf umsetzbare, vernünftige Fristen, damit sie motiviert bleiben und effizient arbeiten können. 

Erzählen Sie mit Ihrem Projektdesign eine Geschichte

Das Projektdesign ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Durchführung eines Projekts. Vom Beschaffen aller benötigen Informationen und Ressourcen bis zur Koordinierung mit Ihren Teammitgliedern: Es ist Ihre Aufgabe, alle Details zu einem großen Ganzen zusammenzufügen. Aber mit dem richtigen Projektdesign können Sie und Ihr Team alles schaffen. 

Verbessern Sie Ihre Projektplanung mit einer Work-Management-Software. Von der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe bis hin zu erhöhter Transparenz: Mit Asana erhält Ihr Team mehr Klarheit und Selbstbewusstsein.