Projektabhängigkeiten darstellen: Der Leitfaden zum Erfolg!

Ähnlich wie ein Staffellauf werden Projekte oftmals fertiggestellt, indem Aufgaben von einem Teammitglied an ein anderes weitergereicht werden. Einige Projektaufgaben sind davon abhängig, dass andere Aufgaben vorankommen, bevor erstere begonnen werden können. Diese Beziehung zwischen Aufgaben ist als Abhängigkeit bekannt. 

Als Projektmanager kann es hilfreich sein, wenn Sie die abhängigen Projekte grafisch darstellen, damit Sie einen klaren und einheitlichen Plan abstecken können, bevor Sie das Projekt an sich initiieren. Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen sollten.

Was ist eine Projektabhängigkeit?

Allgemein gesagt ist eine Abhängigkeit etwas, das auf etwas anderes angewiesen ist. 

Allgemeine Beispiele für eine Abhängigkeit:

• Babys sind von Betreuungspersonen abhängig

• Pflanzen sind vom Sonnenlicht abhängig

• Fische sind vom Wasser abhängig

Da wir hier vom Projektmanagement sprechen, sind Projektabhängigkeiten Aufgaben, die auf die Fertigstellung anderer Aufgaben angewiesen sind. 

Beispiele für Abhängigkeiten im Projektmanagement:

• Das PR-Statement eines Unternehmens ist von der Genehmigung der Information durch den CEO abhängig

• Eine Rückerstattung ist von der Einreichung einer Spesenabrechnung abhängig

• Eine Fehlerbehebung ist von der Identifizierung der Grundursache des Fehlers abhängig

Darüber hinaus gäbe es auch Abhängigkeiten zwischen Projekten. Im Rahmen einer Portfolioanalyse könnten so Abhängigkeiten zwischen einem Projekten und einem anderen Projekt dargestellt werden.

Warum sind Projektabhängigkeiten wichtig?

Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie ein Auge auf all Ihre Projektabhängigkeiten (Englisch: “project dependencies”) haben, damit Beteiligte sich darüber im Klaren sind, wann sie ihren Teil des Projekts beginnen müssen. Somit haben Sie auch einen Überblick, wie die Priorisierung der Aufgaben ist.

Denn Abhängigkeiten schaffen meist Engpässe und bringen ein gewisses Risiko ein, dass Projekt nicht in der geplanten Zeit abgeschlossen werden können. Dabei ist bereits schwierig, wenn es durch interne Abhängigkeiten zu Verzögerungen kommt. Externe Abhängigkeiten sind hier nochmal komplizierter.

Darum ist es wichtig, dass Sie die für das Projekt anfallenden Abhängigkeiten visualisieren, denn dadurch schaffen Sie einen Überblick für Sie und die Teammitglieder.

Welche Begriffe sind im Zusammenhang mit Projektabhängigkeiten wichtig?

Bevor wir die verschiedenen Arten von Abhängigkeiten vorstellen, haben wir hier einige wichtige Begriffe zum Verständnis für Sie.

Projekteinschränkungen

Eine Projekteinschränkung ist eine Beschränkung, an die sich der Projektmanager während des Projektfortschritts halten muss. Die am häufigsten auftretenden Projekteinschränkungen sind:

• Kosten: Wie viel Geld Sie zur Verfügung haben, um das Projekt fertigzustellen.

• Zeit: Wie viel Zeit Sie auf die Fertigstellung eines Projekts verwenden.

• Umfang: Wie viel der Ressourcen eines Teams Sie verwenden können.

Critical Path (kritischer Pfad)

Im Projektmanagement handelt es sich beim Critical Path (kritischen Pfad) um eine Verkettung von Aktivitäten, die in einem komplett fertiggestellten Projekt enden. Falls sich einige der kritischen Aufgaben oder Aktivitäten verzögern, wirkt sich dies auf die Zeitleiste des gesamten Projekts aus. 

Hindernisse

Ein Hindernis kann alles sein, was die Fertigstellung einer Projektaktivität verhindert. Bei Hindernissen kann es sich um interne Probleme handeln, wie die Abwesenheit eines Teammitglieds für eine Woche, oder um externe, wie die zu späte Erfüllung einer Bestellung durch einen externen Lieferanten.

Welche Arten von Projektabhängigkeiten gibt es?

Während das Konzept von Abhängigkeiten simpel ist, können diese jedoch viele Formen annehmen. Im folgenden Absatz erfahren Sie mehr über die verschiedenen Abhängigkeitstypen.

Logische Projektabhängigkeiten

Diese Projektabhängigkeiten sind auch als kausale Abhängigkeiten bekannt und stellen die Teile eines Projekts dar, die notwendig sind, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Bei ihnen handelt es sich oftmals um das Zielergebnis aller vorausgehenden Aufgaben und sie können somit nicht parallel zu anderen Aufgaben ablaufen.

Sie können z. B. nicht eine Aufgabe an jemand anderen übertragen, wenn keine andere Person in Ihrem Team ist. In diesem Fall wird das Einstellen eines anderen Teammitglieds als logische Abhängigkeit betrachtet.

Ressourcenabhängigkeiten

Ressourcenabhängigkeiten sind Projekteinschränkungen, da sich der Begriff auf eine beschränkte Anzahl von Ressourcen bezieht, die für Ihr Projekt zur Verfügung stehen. Falls für das Projekt zusätzliche Ressourcen verfügbar sind, würden diese Projektabhängigkeiten kein Problem darstellen. 

Nehmen wir folgendes Projektabhängigkeiten Beispiel: Der Fortschritt von Projekt B ist davon abhängig, dass ein einzelner Designer Projekt A fertigstellt, damit für Projekt B ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen, um eine Überlastung von Teammitgliedern zu verhindern.

Bevorzugte Projektabhängigkeiten

Bevorzugte Projektabhängigkeiten entstehen durch teaminterne Prozesse, aber sind nicht unbedingt für die Fertigstellung eines Projekts notwendig.

So kann ein Editor beispielsweise eine abschließende Prüfung vor der Freigabe eines Artikels für die Öffentlichkeit verlangen. Auch wenn es sich hierbei um einen vom Team geschaffenen Schritt handelt, um Fehlerfreiheit zu garantieren, ist dieser Schritt nicht unbedingt nötig, um das Projekt abzuschließen.

Externe Projektabhängigkeiten

Externe Abhängigkeiten sind Aufgaben, die von externen Faktoren abhängig sind, über die Sie oder Ihr Team keine Kontrolle haben. Interne Abhängigkeiten treten häufiger auf, da diese auf Dinge angewiesen sind, die Ihr Team kontrollieren kann.

Ein gutes Beispiel für eine externe Abhängigkeit ist die Verhinderung einer Lieferung von frischem Obst an ein Restaurant aufgrund eines Wetterereignisses. Der Koch hatte möglicherweise Gerichte auf der Speisekarte, für deren Zubereitung Orangen nötig waren, aber aufgrund eines überraschenden Kälteeinbruchs können die gewünschten Speisen nicht zubereitet werden. Der Koch hatte somit eine externe Abhängigkeit vom Orangenhändler, um bestimmte Gerichte zubereiten zu können. 

Welche Arten von Aufgabenabhängigkeiten gibt es?

Manche Abhängigkeiten sind spezifisch für die beiden betroffenen Aufgaben. Hier geben wir Ihnen eine Übersicht über die am häufigsten auftretenden Arten von Aufgabenabhängigkeiten:

• Finish to Start (FtS): Dies ist die am häufigsten vorkommende Aufgabenabhängigkeit. Aufgabe B kann nicht beginnen, bis Aufgabe A fertiggestellt wurde. Diese Funktionalität tritt häufig in der Wasserfall-Methode für Projektmanagement auf.

• Finish to Finish (FtF): Aufgabe B kann nicht beendet werden, bis Aufgabe A ebenfalls abgeschlossen wurde. Dies passiert häufig mit Aufgaben, die Unteraufgaben enthalten – wenn die Unteraufgaben nicht erledigt werden, kann die übergeordnete Aufgabe nicht fertiggestellt werden. 

• Start to Start (StS): Aufgabe B kann nicht begonnen werden, bevor Aufgabe A gestartet wird. Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die parallel zueinander ausgeführt werden müssen. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine zeitlich festgelegte E-Commerce-Produkteinführung. Ein Social-Media-Spezialist möchte möglicherweise eine Ankündigung für ein Angebot, das veröffentlicht wird, genau zu dem Zeitpunkt posten, wenn ein Webentwickler die entsprechende Webseite live schaltet. Der Social-Media-Spezialist beginnt erst dann mit der Aufgabe, wenn der Webentwickler beginnt, damit die Ankündigung auch garantiert zum selben Zeitpunkt veröffentlicht wird.

• Start to Finish (StF): Aufgabe B muss begonnen werden, damit Aufgabe A abgeschlossen werden kann. Dies ist wichtig in Situationen, die Überlappung voraussetzen. Ein Beispiel hierfür wäre die Abdeckung einer Support-Line. Ein Mitarbeiter kann seine Position nicht verlassen, bis ein anderer Mitarbeiter ihn von seinen Aufgaben entbindet, damit stets jemand verfügbar ist, um Kundensupport zu leisten.

4 Tipps für die Koordinierung von Abhängigkeiten

Das Koordinieren von Abhängigkeiten kann zuerst überwältigend erscheinen, aber wenn Sie sich Schritt für Schritt damit vertraut machen, steigert das die Erfolgschancen Ihres Projekts erheblich. Hier finden Sie vier Tipps, um Ihnen bei der Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten zu helfen:

1. Organisieren Sie Aufgaben mittels Projektmanagementsoftware

Das für Ihr Team richtige Projektmanagement-Tool zu finden kann zu bahnbrechenden Veränderungen in Bezug auf interne Abhängigkeiten führen. Die Nutzung eines Tools zur Aufgabenverwaltung, das Ihren Projektplan und die Projektaktivitäten beherbergt sowie abhängige Aufgaben klar identifizieren kann, unterstützt Ihr Team bei der Einhaltung des Projektzeitplans. 

2. Visualisieren Sie Abhängigkeiten

Die Abhängigkeiten visualisieren ist ein einfacher Weg, um besser zu verstehen, was und in welcher Reihenfolge zur Fertigstellung einer Aufgabe notwendig ist. Der Einsatz von visuellen Tools wie ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Board kann Ihren Teammitgliedern klar demonstrieren, in welchem Stadium sich Ihr Projekt derzeit befindet, wie die Workflows aufgebaut sind und welche Aufgaben diese priorisieren sollten. Es ist also immer hilfreich, wenn Sie Projektabhängigkeiten darstellen.

3. Beobachten Sie potenzielle Risiken in einem Projektplan

Wenn Sie einen Projektplan aufstellen und die Abhängigkeiten visualisieren, sollten Sie ein Brainstorming für alle potenziellen internen Abhängigkeiten, die Ihnen im Laufe Ihres Projekts begegnen mögen, durchführen. Hat irgendjemand in Ihrem Team ein höheres Arbeitspensum als gewöhnlich? Arbeiten Sie mit externen Lieferanten zusammen, um dieses Projekt fertigzustellen? Ist das Projektteam im Falle einer Verzögerung auf eine Abweichung im Zeitplan vorbereitet?

Realistisch betrachtet können Sie nicht jedes einzelne potenzielle Risiko, das möglicherweise während Ihres Projekts auftaucht, kontrollieren. Aber Sie können Projektabhängigkeiten überwachen, um sicherzustellen, dass Ergebnisse fristgerecht ausgeführt werden.

4. Fördern Sie das Engagement der Beteiligten

Zu viel Kommunikation gibt es nicht, wenn es um Aufgabenabhängigkeiten geht. Wenn ein Projektbeteiligter weiß, dass sich eine Aufgabe verzögert, ermutigen Sie die Person dazu dies dem ganzen Team mitzuteilen, damit andere Mitglieder ihre Zeitpläne entsprechend anpassen können.

Projektabhängigkeiten auf Kurs halten

Möchten Sie mehr darüber lernen, wie Sie einen besseren Überblick über Ihre Projektabhängigkeiten behalten? Mit Asanas Ressourcen für Projektmanagement erfahren Sie mehr über Abhängigkeitsmanagement!