Die 16 Top-Projektdiagramme zur Visualisierung der Projekteffektivität

Unabhängig davon, ob Sie die Berufsbezeichnung Projektmanager tragen oder nicht, sollten Sie Wege finden, um effizienter arbeiten zu können. Im Team kann die Visualisierung von Aufgaben dazu beitragen, die Kommunikation zu optimieren und mehr Transparenz zu schaffen. 

Projektdiagramme machen Aufgaben sichtbar und helfen den Teammitgliedern zu verstehen, wie diese Tätigkeiten mit übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängen. Von Gantt-Diagrammen bis hin zu Flussdiagrammen können Sie aus einer Vielzahl verschiedener Diagrammtypen wählen. Dazu gehören Diagramme für die Planung und den Einsatz von Ressourcen, wie etwa Gantt-Diagramme, Projektstrukturpläne und die Critical-Path-Methode, Diagramme für die Ausführung wie Kanban und Zeitleisten sowie Diagramme zur Berichterstellung wie Balkendiagramme und Burndown Charts. 

Hier finden Sie 16 der effektivsten Projektdiagramme in den jeweiligen Kategorien. Erfahren Sie hier, wie Ihr Team davon profitieren kann und Sie so Ihre Ziele erreichen.

Projektdiagramme für die Planung und die Bereitstellung von Ressourcen

Ein weit verbreiteter Irrglaube im Projektmanagement besagt, dass Projektdiagramme lediglich der Berichterstellung dienen. In Wirklichkeit zählen zu den wertvollsten Projektdiagrammen diejenigen, mit denen Sie das Projekt und Ihr Team für den Erfolg rüsten. 

Der Einsatz von Projektdiagrammen für die Planung und Bereitstellung von Mitteln kann Ihrem Team auf allen Ebenen zugutekommen: 

• So können sich die Mitarbeiter ein klares Bild von der bevorstehenden Aufgabe machen.

• Teamleiter können so sicherstellen, dass sie über ausreichend Ressourcen verfügen, um ihre Ziele termingerecht zu erreichen.

• Wichtige Beteiligte erhalten einen umfassenden Überblick über die anstehenden Vorhaben, was wiederum das Engagement und die Akzeptanz erhöht.

Hier finden Sie die sieben Top-Projektdiagramme für die Planung und Bereitstellung von Ressourcen: 

1. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das den Zeitplan eines Projekts durch die Darstellung von Aufgaben im Zeitverlauf veranschaulicht. In diesem Diagramm stellt jeder Balken eine Aufgabe oder ein Vorhaben dar, wobei die Länge des Balkens anzeigt, welche Zeitspanne die Aufgabe oder das Vorhaben in Anspruch nehmen. Verwenden Sie Gantt-Diagramme, um den zeitlichen Ablauf, die Aufgaben und die Ziele eines bestimmten Projekts darzustellen. 

Henry Gantt erfand diese Diagramme zwar nicht selbst, doch wurden sie in den 1910er Jahren durch ihn populär. Seit sie ursprünglich zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten in der Fabrik verwendet wurden, haben sich Gantt-Diagramme weiterentwickelt. Heute dienen sie der Überwachung des Projektfortschritts in Echtzeit, der grafischen Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten und der Abbildung wichtiger Meilensteine. 

Ideal für: Teams, die ihren Projektplan grafisch aufbereiten möchten, um voneinander abhängige Aufgaben zu koordinieren und ihre Termine einzuhalten. Gantt-Diagramme sind hilfreich für die Planung und Terminierung von Projekten im gesamten Projektverlauf. 

2. Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan gliedert Projektaufgaben grafisch in kleinere Einheiten. Mithilfe eines Projektstrukturplans können Sie und das Projektteam die geforderten Ergebnisse anhand von Abhängigkeiten sichtbar machen und so die Kommunikation vereinfachen.

Ein Projektstrukturplan besteht aus drei Ebenen: übergeordnete Aufgaben, Abhängigkeiten und Unterabhängigkeiten. Auf diesen Ebenen werden die Aufgaben jeweils in ihre einfachste Form aufgeschlüsselt und die für die Erledigung der übergeordneten Aufgabe erforderliche Tätigkeit dargestellt.

Ideal für: Teams, die an komplexen Projekten arbeiten und Aufgaben in kleine Unteraufgaben aufteilen möchten. Mithilfe eines Projektstrukturplans lassen sich Abhängigkeiten visualisieren und Aufgaben mit größeren Zielen verknüpfen. 

3. Critical-Path-Methode

Ein kritischer Pfad ist die längste Kette von Aktivitäten, die ein Team termingerecht ausführen muss, damit das gesamte Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Mit der Critical-Path-Methode lässt sich ermitteln, wie viel Zeit die einzelnen Aktivitäten in Anspruch nehmen. 

Verzögerungen bei wichtigen Aufgaben können sich negativ auf das gesamte Projekt auswirken. In diesem Fall trägt die Critical-Path-Methode zu einer besseren Ressourcenzuweisung und zur Vermeidung von Engpässen bei. Nachdem Sie den kritischen Pfad ermittelt haben, können Sie für die Aufgaben genügend Zeit einplanen und so sicherstellen, dass das Team die Projektergebnisse fristgerecht bereitstellt. 

Ideal für: Teams, die ein Projekt möglichst effizient im vorgegebenen Zeitrahmen fertigstellen wollen. Die Critical-Path-Methode hilft bei der Planung der Projekttermine, um entsprechende Ergebnisse zu liefern. 

4. PERT-Diagramm

PERT steht für Program Evaluation and Review Technique (Methode zur Evaluierung und Überprüfung von Programmen). Ein PERT-Diagramm dient zur Planung, Strukturierung und Darstellung von Aufgaben, stellt den Zeitplan eines Projekts grafisch dar und untergliedert einzelne Aufgaben.

Ein PERT-Diagramm dient dazu, den Zusammenhang zwischen den Aufgaben besser zu verstehen und Abhängigkeiten deutlich zu machen. Mithilfe eines PERT-Diagramms lassen sich die erforderlichen Ressourcen einschätzen und die Aufgabendauer sowie die Teameinteilung abschätzen.

Ideal für: Teams, die an einem Projekt mit komplexen Unterabhängigkeiten arbeiten. Ein PERT-Diagramm hilft bei der optimalen Zuteilung von Ressourcen und der Einhaltung von Fristen. 

5. Flowchart (Flussdiagramm, Ablaufdiagramm)

Ein Flowchart ist ein Diagramm, das die Schritte, Abläufe und Entscheidungen im Rahmen eines Arbeitsablaufs veranschaulicht. Mithilfe eines Flussdiagramms lassen sich wichtige Schritte in einem Prozess planen, visualisieren und dokumentieren. 

Ein Flowchart kann verschiedene Visualisierungstools wie ein PERT-Diagramm oder ein Swimlane-Diagramm enthalten. Ein Flussdiagramm lässt sich für verschiedene Zwecke verwenden, etwa um komplexe Arbeitsabläufezu vereinfachen, Aufgaben zu strukturieren und Engpässe zu erkennen. 

Ideal für: Teams, die Engpässe beseitigen und Aufgaben strukturieren möchten. Damit lassen sich Projektprobleme und deren Lösungen bequem visualisieren. 

6. Netzdiagramm

Ein Netzdiagramm besteht aus Kästchen und Pfeilen, mit denen Aufgaben dargestellt werden, um zu verdeutlichen, ob sie kritisch sind oder nicht. Es ist eines von vielen Werkzeugen für das Resource Leveling, die zur Anpassung von Projektterminen und zur Bemessung der verfügbaren Ressourcen verwendet werden. 

Mit einem Netzdiagramm lassen sich die zeitliche Abfolge und der Zeitplan von Projektaufgaben darstellen. Damit kann man die Dauer von Projekten planen und den Fortschritt mithilfe eines Netzdiagramms verfolgen. 

Ideal für: Teams, die Schwierigkeiten haben, ihre Projekte auf Kurs zu halten und Prioritäten für die Ergebnisse zu setzen. Ein Netzdiagramm hilft bei der Priorisierung wichtiger Aufgaben. 

7. Matrixdiagramm

Ein Matrixdiagramm hilft Ihnen, die Beziehung zwischen Datensätzen, Funktionen und Projektelementen zu verstehen. Anhand dieses Diagramms können Sie Probleme erkennen, Ressourcen zuweisen und Chancen innerhalb eines Projekts bewerten. 

Zu den verschiedenen Matrixdiagrammen gehören L-, Y-, C-, T- und X-förmige Diagramme. Durch eine Analyse der Ziele und Datenpunkte des Projekts können Sie das richtige Diagramm für Ihr Team bestimmen. 

Ideal für: Teams, die an datenorientierten Projekten arbeiten und Hilfe bei der Verknüpfung von Aufgaben und Zielen benötigen. Ein Matrixdiagramm hilft dem Team, die Beziehung zwischen Daten und Zielen zu verstehen. 

Projektdiagramme für die Ausführung

Nach Abschluss des Planungsprozesses können Sie die Arbeitsschritte mithilfe von Projektdiagrammen ausführen. So verfolgen Sie genau, wer was, wann und warum tut. Halten Sie Ihr Team mit einer zentralen Informationsquelle auf Kurs, und informieren Sie Ihre Kollegen in Echtzeit über etwaige Änderungen. 

Werfen wir nun einen Blick auf die fünf besten Projektdiagramme für die Ausführung von Arbeitsaufgaben:

8. Kanban-Board

Kanban-Boards veranschaulichen die Arbeit, die erledigt werden muss, vor allem wenn sie in verschiedenen Stadien erfolgt. Vielleicht haben Sie bereits eine solche Tafel gesehen, die aus Haftnotizen oder auf einem Whiteboard erstellt wurde.

Virtuelle Kanban-Boards sind dynamischer – damit lässt sich der Arbeitsfortschritt über verschiedene Stadien in Echtzeit verfolgen. Diese Stadien variieren von Team zu Team, bei Ihnen könnten Sie zum Beispiel „Neu“, „Fertig“, „In Arbeit“, „Entwurf“, „Zurückgestellt“ und „Erledigt“ heißen.

Ideal für: Teams, die Kontinuierliche Verbesserung anstreben und lieber in aufeinanderfolgenden Stadien mit klaren Ergebnissen arbeiten. Kanban-Boards veranschaulichen die einzelnen Phasen innerhalb eines Projekts. 

9. Pareto-Diagramm

Laut dem Pareto-Prinzip sind etwa 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen. In einem Pareto-Diagramm lassen sich Projektaufgaben anhand dieser 80/20-Regel veranschaulichen. 

Mithilfe eines Pareto-Diagramms können Sie Prioritäten ermitteln und die für Ihr Team besten Entscheidungen treffen. Überlegen Sie, welche Aufgaben bei einem Zeitaufwand von nur 20 % die größte Wirkung haben. So können Sie kleinere Aufgaben mit größeren Zielen in Einklang bringen und geben dem Team eine klare Richtung vor. 

Ideal für: Teams, die ein hohes Arbeitspensum haben und Hilfe bei der Priorisierung von Projekten benötigen. Mit einem Pareto-Diagramm lassen sich Aufgaben nach Priorität ordnen, so dass Sie die größtmögliche Wirkung erzielen können. 

10. Projektzeitleiste

Eine Projektzeitleiste trägt dazu bei, das Projekt auf Kurs zu halten, damit Fristen eingehalten werden. Mit einer Projektzeitleiste lassen sich Projektfortschritte abbilden und kleinere Aufgaben mit übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen. 

Erstellen Sie zunächst eine Projektzeitleiste, indem Sie die zu erledigenden Aufgaben auflisten, den Zeitbedarf für die jeweiligen Vorhaben abschätzen und Abhängigkeiten aufzeigen. Nachdem Sie Ihre Zeitleiste erstellt haben, teilen Sie diese mit allen Projektbeteiligten, um ihnen einen Echtzeit-Einblick in Ihre Vorhaben und Fristen sowie in alle Änderungen, die Sie im Laufe des Projekts vornehmen, zu geben. 

Ideal für: Teams, die bei knappen Fristen auf Kurs bleiben wollen. Projektzeitleisten veranschaulichen die zum Erreichen der Ziele erforderlichen Arbeitsschritte. 

11. Ursache-Wirkungs-Diagramm

Mithilfe eines Fischgräten- bzw. Ishikawa-Diagramms lassen sich Probleme oder Engpässe innerhalb eines Projekts darstellen. Diese Art von Diagramm wird häufig auch als Ursache-Wirkungs-Diagramm bezeichnet. In einem Fischgräten-Diagramm stellt der Kopf des Fisches das zu behebende Problem oder den Engpass dar, das bzw. der behoben werden sollen, während die Gräten verschiedene Kategorien und damit verknüpfte Aufgaben darstellen. 

Anhand eines Fischgräten-Diagramms können Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern Lösungen für die grundliegenden Ursachen von Problemen finden. Beispiele für Probleme sind unzureichende Ressourcen und fehlerhafte Projektdaten. 

Ideal für: Teams, denen es schwerfällt, Projektprobleme in Echtzeit zu lösen. Das Fischgräten-Diagramm verknüpft Probleme mit potenziellen Lösungen, sodass Sie die passenden nächsten Schritte ermitteln können. 

12. Regelkarte

Mit einer Regelkarte lassen sich Projektänderungen veranschaulichen. Damit können Sie nachvollziehen, wie lange die Erledigung von Aufgaben im Verhältnis zu den zugewiesenen Ressourcen dauert. So erhalten Sie ein genaues Bild des Projektfortschritts im Zeitverlauf. 

Bei der Erstellung einer Regelkarte legen Sie zunächst eine Ober- und eine Untergrenze fest, wie etwa die Aufgabendauer oder die Anzahl der Ressourcen, die bestimmte Meilensteine darstellen. Sprunghafte Veränderungen, die diese Grenzen überschreiten, stehen für drastische Schwankungen. Nachdem diese Schwankungen anhand der Regelkarte ermittelt wurden, können Sie diese schnell bearbeiten und beheben.

Ideal für: Teams, die mit der Lösung von Problemen kämpfen, die Projekte entgleisen lassen oder verzögern. Eine Regelkarte trägt dazu bei, dass Sie mit den zugewiesenen Ressourcen auf Kurs bleiben.

Projektdiagramme für die Berichterstellung

Ein wichtiger – manchmal jedoch übersehener – Teil des Projektmanagements ist die Erstellung von Berichten über die geleistete Arbeit nach Projektabschluss. Natürlich ist es toll, wenn man seine Projektziele erreicht, doch ohne eine Möglichkeit, über die Arbeit zu berichten, kann das Team nicht aus den Erfolgen – oder Fehlern – lernen. 

Effektive Projektdiagramme für die Berichterstattung bieten die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse aus dem Projekt zu gewinnen und diese künftig anzuwenden. 

Als Einstieg sollten Sie sich diese vier Arten von Projektdiagrammen für die Berichterstellung ansehen:

13. Balkendiagramm

Die Darstellung von Projektdaten in einem Balkendiagramm ist ein herkömmlicher Ansatz. Sinn und Zweck eines Balkendiagramms ist die Messbarkeit von Projektvariablen anhand von Meilensteinen. Aufgrund des einfachen Formats und der vielseitigen Komponenten verwenden viele Teams Balkendiagramme. 

Zum Erstellen eines Balkendiagramms werden die gewünschten Variablen, wie beispielsweise die Arbeitsstunden oder die Projektkosten, auf der X- und Y-Achse dargestellt. So lassen sich Projektdaten schnell erfassen und mit den wichtigsten Beteiligten teilen. 

Balkendiagramme lassen sich zwar von Hand erstellen, praktischer ist es jedoch, wenn man für diese Art Diagramm ein Tool für unternehmensweite Berichte einsetzt. Ist das Balkendiagramm direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft, lassen sich manuelle Arbeiten und doppelte Aufgaben reduzieren – und zudem bleibt mehr Zeit für wichtige Vorhaben.

Ideal für: Teams, die Projektkomponenten auf einfache Art und Weise veranschaulichen möchten. Mit einem Balkendiagramm lassen sich verschiedene Projektvariablen und deren Übereinstimmung mit den geplanten Zielen analysieren. 

14. Burndown Chart

Ein Burndown Chart stellt die verbleibende Arbeit im Verhältnis zu der dafür benötigten Zeit grafisch dar. Damit kann man den Zeitaufwand für eine Aufgabe abschätzen, Probleme analysieren und das Datum für den Projektabschluss bestimmen.

Sinn und Zweck eines Burndown Chart ist die genaue Planung künftiger Ressourcen anhand von Daten. Bei einem Burndown Chart stellt man die veranschlagte Bearbeitungszeit der tatsächlichen Zeit in einem Diagramm gegenüber. So wird die ideale Bearbeitungsdauer im Vergleich zur tatsächlichen Dauer dargestellt. 

Ideal für: Teams, die die geschätzte Bearbeitungszeit im Vergleich zur tatsächlichen analysieren möchten. Ein Burndown Chart hilft bei der Festlegung der Projekttermine. 

15. Burnup-Diagramm

Ein Burnup-Diagramm unterscheidet sich von einem Burndown Chart dadurch, dass es den Umfang der noch zu erledigenden Arbeit und nicht die Zeitspanne darstellt. Kurz gesagt, es verfolgt den Projektfortschritt und nicht die Dauer. 

Um ein Burnup-Diagramm zu erstellen, stellt man die im Idealfall verbleibenden Aufgaben der tatsächlichen Anzahl der tatsächlich verbleibenden Aufgaben gegenüber. So erhalten Sie ein klares Bild davon, wo Sie zusätzliche Ressourcen benötigen. Die Kombination von Burndown Chart und Burnup-Diagramm ergibt ein vollständiges Bild der Teameffizienz.

Ideal für: Teams, die den geschätzten Arbeitsaufwand im Vergleich zum tatsächlichen Aufwand analysieren wollen. Ein Burnup-Diagramm erleichtert die Entscheidung über die Ressourcenzuweisung. 

16. Kreisdiagramm

Ein Kreisdiagramm ist ein klassisches Schaubild, das einem Balkendiagramm ähnelt, sich jedoch in der optischen Gestaltung unterscheidet. Ein Kreisdiagramm schlüsselt die verschiedenen Komponenten eines Projekts auf. Wenn man beispielsweise davon ausgeht, dass die Forschungsphase 10 % des Projekts ausmacht, diese jedoch 20 % überschreitet, ist klar, wo man mit der Analyse von Verbesserungsbereichen ansetzen muss.

Mit einem Kreisdiagramm lassen sich wichtige Komponenten eines großen Projekts verfolgen, um die Ressourcenzuweisung sowie wichtige Kennzahlen und Erkenntnisse besser nachvollziehen zu können. 

Ideal für: Teams, die sich einen Überblick über die Aufschlüsselung eines bestimmten Projekts verschaffen möchten. Ein Kreisdiagramm hilft dem Team, mehrere Komponenten gegeneinander aufzurechnen, um festzustellen, wo die meiste Zeit oder die meisten Ressourcen verbraucht werden. 

Arbeit visualisieren, um Klarheit zu schaffen

Ein Projektdiagramm kann dem Team helfen, Projektinformationen durch einfache visuelle Darstellungen besser zu verstehen. Dadurch lässt sich die Projektplanung optimieren, indem bereits im Vorfeld klare Erwartungen festgelegt werden. 

Natürlich gibt es viele verschiedene Arten von Projektdiagrammen, doch mit einer Projektmanagementsoftware ist die Erstellung von Diagrammen ganz einfach. Vom Wechsel zwischen Projekten und Aufgaben bis hin zu Feedback und Teamkommunikation an einem Ort – ein Projektmanagement-Tool kann dabei helfen, die gesetzten Ziele zu erreichen.