Projektkostenrechnung: Kosten-Nutzen-Analyse leicht gemacht

Von der Planung über die Terminierung bis hin zur Recherche und Berichterstattung – ein Projektmanager muss ein echtes Multitalent sein. Und hier kommt ein weiterer Kniff, den Sie beherrschen sollten: die Projektkostenrechnung.

Auch wenn der Begriff „Kostenrechnung“ vielleicht nicht explizit in Ihrer offiziellen Stellenbeschreibung erwähnt wird, ist das Wissen um die Budgetierung ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung und Ressourcenzuweisung. Die projektbezogene Kostenrechnung kann Ihnen dabei helfen, das Kosten-Nutzen-Verhältnis eines Projekts zu ermitteln, indem Sie die täglichen Transaktionen und Einnahmen berechnen – denn niemand möchte an einem Projekt arbeiten, das mehr kostet als es wert ist.

Was ist Projektkostenrechnung?

Die Projektkostenrechnung ist eine Methode zur Erfassung, Verfolgung und Darstellung der Kosten jedes einzelnen Projektabschnitts im Laufe des Projektlebenszyklus. Sie umfasst Elemente der Finanz- und Managementbuchhaltung, die es Ihnen als Projektmanager ermöglichen, die positive Bilanz und die Gewinnspanne eines Projekts zu überwachen.

Diese Art der Kostenrechnung ist sehr nützlich, weil sie Ihnen und Ihren Stakeholdern helfen kann, die Rentabilität des Projekts zu berechnen. Durch die Nachverfolgung der Kosten und der potenziellen Einnahmequellen eines Projekts können Sie schon frühzeitig feststellen, ob die Ergebnisse den Aufwand wert sind. Sie können diese detaillierten Daten nutzen, um Materialkosten, Arbeitsaufwand und den Zeitplan zu ermitteln.

Projektkostenrechnung vs. Finanzbuchhaltung

Was ist der Unterschied zwischen Projektkostenrechnung und Finanzbuchhaltung? Auch wenn es in beiden Fällen um die Nachverfolgung von Geschäftskosten und -einnahmen geht, konzentriert sich die Projektkostenrechnung auf Transaktionen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt. Sie unterscheidet sich durch die Verwendung anderer Systeme, Prozesse und Berichtsstandards. Dazu gehören:

• Festgelegte Start- und Enddaten, damit Ihre Nachverfolgung direkt bei Projektbeginn startet.

• Eine ergebnisbasierte Berichterstattung, sodass Sie die Ausgaben für bestimmte Meilensteine oder Produkte, die Sie kaufen mussten, nachverfolgen können.

• Kleine, spezifische Kostenaufschlüsselungen durch Auflistung der Kosten für jede einzelne Aufgabe.

• Austauschbare Methoden: Egal, ob Sie eine Kostenrechnung oder eine Periodenrechnung verwenden – die Methode hat keinen Einfluss auf diesen Prozess.

• Gemeinsame Zuständigkeiten: Da die Projektkostenrechnung eine Mischung aus Projektmanagement und Buchhaltung ist, können Sie die Rollen aufteilen oder die gesamte Verantwortung auf einen der beiden Bereiche übertragen.

Wann Sie eine Projektkostenrechnung nutzen sollten

Wenn Sie die Details auf jeder Ebene Ihres Projekts exakt ermitteln möchten, dann ist die Projektkostenrechnung die richtige Methode für Sie. Durch die sorgfältige Überwachung der täglichen Kosten, Ausgaben, Rechnungen und Einnahmen können Sie dieses Verfahren nutzen, um Ihr Budget zu optimieren und die finanziellen Ziele für ein bestimmtes Projekt einzuhalten.

Sie können die Projektkostenrechnung für jedes beliebige Projekt verwenden, zum Beispiel für...

• Die Vorbereitung auf eine Finanzprüfung

• Die Übernahme neuer Projekte außerhalb Ihres üblichen Aufgabenbereichs

• Die Entwicklung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung

• Die Implementierung von Verbesserungen bei Geschäftsprozessen und Technologien

• Die Nachverfolgung von Auftragsarbeiten für einmalige Projekte

Stellen Sie sich vor, wie Sie die Projektkostenrechnung beispielsweise in der Baubranche einsetzen könnten. Wenn Sie gleichzeitig Eigenheime, Büros, Wohnhäuser und Einkaufszentren bauen, können Sie die Kosten für diese Bauprojekte nicht nur an einer Stelle ausweisen. Um einen klaren Überblick über das Kosten-Nutzen-Verhältnis der einzelnen Gebäude zu erhalten, müssen Sie die Finanzdaten und Budgets der einzelnen Projekte nachverfolgen.

Mit der Projektkostenrechnung können Sie Kosten und Einnahmen den einzelnen Projekten zuordnen, so dass Sie den Fortschritt jedes einzelnen Projekts erkennen können.

So verwenden Sie die Projektkostenrechnung

Die Aufnahme der Projektkostenrechnung in Ihren Workflow kann dazu beitragen, Ihr Projektmanagement zu optimieren. Folgen Sie dem nachstehenden Prozessablauf für Projektkostenrechnungen und verfolgen Sie Ihr Budget von A bis Z.

Der Prozessablauf für Projektkostenrechnungen

Mit der Projektkostenrechnung können Sie Methoden des Finanzmanagements nutzen, um einzelne Projektbudgets zu organisieren, zuzuweisen und zu verwalten. Der Prozessablauf der Projektkostenrechnung gliedert sich in sechs Hauptphasen:

Projektinitiierung

Bevor ein Projekt beginnt, sollten Sie eine erste Budgetabschätzung und eine Kostenanalyse durchführen. Während der Initiierungsphase sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um ein neues Projekt in Angriff zu nehmen? Schauen Sie sich die Ressourcen, Tarife und Finanzen Ihres Unternehmens sowie den Fortschritt der laufenden Projekte genau an. Nutzen Sie diesen Einblick, um zu entscheiden, ob ein weiteres Projekt das Risiko wert ist.

• Welche Schätzungen kann ich aus ähnlichen Projektbudgets ableiten? Nutzen Sie bei der Berechnung Ihres Budgets und der Kostenanalyse Informationen aus früheren Projekten, um Ihre Schätzung zu erstellen. Wenn es sich bei dem vorgeschlagenen Projekt um das erste seiner Art handelt, können Sie eine Top-Down-Schätzung verwenden, um eine Gesamtzeitleiste und ein Budget festzulegen.

Ziel der Initiierungsphase ist es, auf der Grundlage relevanter Finanzdaten und Prognosen eine Argumentation zu erstellen, und die Geschäftsleitung davon zu überzeugen oder abzubringen, das neue Projekt in Angriff zu nehmen. Sie können dem Auftraggeber auch eine grobe Schätzung und Zeitleiste für das Projekt vorlegen.

Kostenplanung

Die Kostenplanung gibt an, wie viel Geld für einen bestimmten Zweck zur Verfügung steht. Sobald die Initiierung abgeschlossen ist, entscheiden Sie über das Budget, das Sie jeder Gruppe von Aktivitäten oder Kategorie für ein Projekt zuweisen werden. Jedem Ergebnis sollten Kosten zugewiesen werden. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Budget auch indirekte Kosten und nicht abrechenbare Elemente im Zusammenhang mit Kostenvorgängen zu berücksichtigen, wie z. B. Gemeinkosten.

Es ist auch wichtig, bei der Festlegung Ihres Budgets Risiken zu berücksichtigen. Planen Sie einen Puffer von 10 Prozent für unvorhergesehene Kosten ein, beispielsweise für Preissteigerungen bei Zulieferern.

Die Nachverfolgung der Ausgaben auf den verschiedenen Ebenen eines Projekts ermöglicht Ihnen die Kontrolle darüber, wie effizient die Ressourcen und Ausgaben eingesetzt werden. So können Sie sicherstellen, dass das Projekt das Budget nicht überschreitet.

Administration

Im Laufe des Projekts müssen Sie dann jede Transaktion bearbeiten, die finanziellen Verpflichtungen und die Umsatzrealisierung nachverfolgen, die Rechnungsstellung durchführen und Rentabilitätsberichte erstellen.

Diese Phase wird sich wahrscheinlich über die gesamte Dauer des Projekts erstrecken. Um den Prozess zu vereinfachen, sollten Sie alle Finanzdaten Ihres Projekts in einer einzigen Informationsquelle zusammenfassen, z. B. in einer Work-Management-Plattform, damit Sie sich voll auf die strategischen Ziele konzentrieren können.

Richten Sie Ihre besondere Aufmerksamkeit auf die Planungsphase der Projektkostenrechnung, um im weiteren Verlauf die geplanten und tatsächlichen Kosten, Gewinne und Einnahmen leicht nachverfolgen zu können und sich so einen klaren Überblick über den Projektfortschritt vor der nächsten Phase des Projekts zu gewinnen.

Ausführung

Sie haben Ihr Budget in der Budgetphase in Kategorien aufgeteilt – jetzt ist es an der Zeit, das Projekt noch weiter zu untergliedern. Wenn die Ausführungsphase beginnt, wird jedes Teammitglied innerhalb der ihm zugewiesenen Kategorie an den Aufgaben des Projekts arbeiten. Das für diese Kategorie festgelegte Budget sollte dann den einzelnen Aufgaben zugewiesen werden. Ab diesem Zeitpunkt werden Sie eine Diskrepanz zwischen Ihren geplanten Ausgaben und den für Ihr Projekt tatsächlich benötigten Mitteln feststellen.

Ohne sorgfältige Überwachung werden die meisten Budgets während der Ausführungsphase überzogen. Einer der Hauptgründe dafür ist Scope Creep – das Hinzufügen von Projektergebnissen, die nicht im ursprünglich festgelegten Projektumfang enthalten waren. Um den Umfang zu kontrollieren, ist es wichtig, genau nachzuverfolgen, wie jedes Team seine Zeit und Ressourcen einsetzt.

Pflege

Richten Sie ein Verfahren ein, mit dem Ihr Projektteam das Projektbudget und die Ressourcen kontinuierlich in Echtzeit überprüfen, validieren und aktualisieren kann. So können Sie Ungereimtheiten schnell erkennen und Budgetüberschreitungen vermeiden.

Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, spielt eine Rolle bei der Einhaltung des Budgets. Ein Mitarbeiter kann etwa die Stunden, die er für eine Aufgabe aufgewendet hat, genau festhalten oder dokumentieren, welche Ressourcen wofür verwendet wurden. Ihr Produktbudget sollte keine starre Aufstellung sein, auf die Sie ab und zu zurückgreifen – es sollte in Echtzeit aktualisiert werden, und zwar von jedem Teammitglied, um möglichst genaue und aktuelle Informationen zur Verfügung zu haben. Führen Sie nach Abschluss jeder Projektkategorie eine gründliche Budgetanalyse durch, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und Mittel bei Bedarf neu zuzuweisen.

Analysen und Berichterstattung

In der letzten Phase der Projektkostenrechnung müssen Sie auf der Grundlage Ihrer Berichte die Summe der Kosten und Einnahmen sowie die Gewinnspanne Ihres Projekts berechnen. So kann das Management feststellen, ob sich ähnliche Projekte auch in Zukunft lohnen werden.

Selbst wenn Ihr Projekt das Budget überschritten hat oder die Kosten am Ende höher waren als der Mehrwert, können Sie aus diesen Versäumnissen lernen. Wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben, sehen Sie sich Ihre Berichte an und analysieren Sie: Was ist nach Plan gelaufen und was haben Sie nicht bedacht? So können Sie feststellen, was Sie für das nächste Projekt verbessern müssen, sei es, dass Sie Ihren Prozess der Projektpflege straffen oder eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.

Bewährte Vorgehensweisen bei der Projektkostenrechnung

Eine korrekte Projektkostenrechnung verschafft Ihnen den Überblick über jedes Projekt in Ihrer Pipeline und hilft Ihnen dabei, die kleinsten Aspekte jedes Projekts aufzuschlüsseln, um zu sehen, was Ihnen Kosten verursacht (und was Geld einbringt). Befolgen Sie diese Grundsätze der Projektkostenrechnung, damit Ihr Projekt reibungslos abläuft.

Verwenden Sie separate Buchhaltungssysteme

Die projektbezogene Kostenrechnung ist sehr viel detaillierter als die typische Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens. Es ist daher empfehlenswert, diese Projekte in separaten Finanzkonten zu verwalten. Auf diese Weise können Sie die für die einzelnen Projekte benötigten Informationen leichter organisieren und abrufen.

Schließen Sie Ihre Budgetschätzung ab, bevor Sie ein Projekt anstoßen

Die Budgetprognose ist Teil einer jeden erfolgreichen Projektplanung. Führen Sie diesen Schritt vor Projektbeginn durch, damit Sie eine Grundlage haben, um den Fortschritt zu messen, potenzielle Probleme zu erkennen und festzustellen, ob der Nutzen des Projekts Ihre Kosten übersteigt.

Konzentrieren Sie sich auf das Ressourcenmanagement

Jedes Projekt ist in hohem Maße von Ressourcen abhängig – etwa von Zeit, Arbeit oder Material. Für die Projektkostenrechnung ist es wichtig zu wissen, wie diese Ressourcen zugewiesen und eingesetzt werden sollen. Auf diese Weise können Sie nachverfolgen, ob sich Ihr Budget innerhalb der festgelegten Parameter bewegt.

Verfolgen Sie Key Performance Indicators (KPIs)

Um sicherzustellen, dass die wichtigsten Komponenten Ihres Projekts eingehalten werden, sollten Sie die relevanten Key Performance Indicators messen. KPIs sind quantifizierbare Messgrößen, mit denen Projektmanager erkennen können, wie gut sie ihre Projektziele erreichen. Einige Beispiele für KPIs im Projektmanagement sind:

• Erfüllung des Zeitplans

• Einhalten der Kosten

• Ressourcenverteilung

• Budgetabweichung

• Kundenbeschwerden

• Anzahl der Änderungsanfragen

Behalten Sie die Zeit im Auge

Projektmanager wissen: Zeit ist Geld. Die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit hilft Ihnen, die tatsächlichen Kosten zu berechnen und festzustellen, ob die Anzahl der Arbeitsstunden mit der Projektprognose übereinstimmt. Mit Zeiterfassungsbögen oder einer Software zur Zeiterfassung können Manager ganz einfach über die Projektfinanzen berichten und sehen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit einsetzen.

Erstellen Sie regelmäßig Berichte

Die Projektkostenrechnung ist hervorragend geeignet, um den Fortschritt und die täglichen Finanzen für ein Projekt zu verfolgen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, indem Sie regelmäßig Berichte erstellen, um die finanzielle Situation zu überwachen und mögliche Probleme zu erkennen, bevor sie Ihre Arbeit behindern.

Vorteile der Projektkostenrechnung

Die Projektkostenrechnung bietet Ihnen und Ihren Stakeholdern eine detaillierte Nachverfolgung der Finanzen und damit eine Fülle von Vorteilen. Sie können nicht nur die Finanzberichterstattung dank separater Konten einfacher verwalten; die Projektkostenrechnung trägt auch dazu bei, dass Projekte innerhalb ihres festgelegten Umfangs bleiben.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Projektkostenrechnung als Ergänzung zu Ihrer normalen Buchhaltung gehören unter anderem:

• Eine verbesserte Sichtbarkeit der täglichen Einnahmen und Ausgaben

• Genauere Konten für Rechnungen, Ausgaben, Rückstellungen usw.

• Die Möglichkeit zur Nachverfolgung von finanziellen Unterschieden zwischen zwei Projekten

• Echtzeit-Updates über Fortschritt und Rentabilität eines Projekts

• Wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projektangebote

• Genaue Daten über die Abrechnungen und den Fortschritt, die Sie Kunden zur Verfügung stellen können

• Ein verbessertes Ressourcenmanagement

• Berechnung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten, um Umfang und Preise für ähnliche Projekte zu bestimmen

• Geringeres Risiko eines Scheiterns von Projekten dank verbessertem Projektmanagement

Die Projektkostenrechnung wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, die Auftragsarbeiten durchführen, wie zum Beispiel in Bau- oder Ingenieurbüros. Diese Methode kann aber für die unterschiedlichsten Unternehmen nützlich sein.

Keine Budgetüberschreitungen mehr

Es hat noch nie geschadet, ein Multitalent zu sein, Eine tausend und eine Fähigkeit sind noch besser. Wenn Ihr Unternehmen von einem besseren Kosten-, Einnahmen- und Ausgabenmanagement profitieren könnte, ist es vielleicht an der Zeit, die Projektkostenrechnung auszuprobieren.

Wenn Sie die Projektkostenrechnung in Ihren Managementprozess integrieren, kann sie den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Ergebnis und einer Budgetüberschreitung, fehlenden Ressourcen und kostspieligen Verzögerungen ausmachen. Behalten Sie Ihre Finanzen mit Asana im Griff – verwalten Sie Transaktionen und Zeiten, halten Sie die Projektfinanzen im Überblick und erstellen Sie mühelos Finanzberichte. Außerdem können Sie mit unserer Plattform finanzielle Workflows automatisieren und Finanzziele nachverfolgen.