Prozessmodellierung im Überblick: Definition, Modelle und Beispiele!

Hatten Sie schon einmal eine tolle Idee, wussten aber nicht, wo Sie bei ihrer Umsetzung anfangen sollten? Die Lösung dafür ist, Ihre Ideen zu strukturieren und einen konkreten Plan zu entwerfen.

Die Prozessmodellierung kann bei der Prozessorganisation hilfreich sein. Die Prozessmodellierung ähnelt einem Projektstrukturplan. Sie ist eine visuelle Darstellung des Workflows und kann Ihnen helfen, Probleme und verbesserungsfähige Bereiche zu identifizieren.

Die Prozessmodellierung kann hilfreich sein, wenn Sie im Team Brainstorming-Sitzungen durchführen, Entscheidungen treffen oder Projekte planen. Die dabei entstehenden Prozessmodelle (auch Prozesslandkarten genannt) sind auch für die Prozessdokumentation, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Prozessverbesserung nützlich.

Erfahren Sie, wie die Prozessmodellierung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Sie selbst ein Prozessmodell erstellen. Machen Sie sich auch ein eigenes Bild mit einem Prozessmodellierung Beispiel. Damit können Sie Projektplanung und -kommunikation für ihr Team effizienter gestalten.

Was ist die Prozessmodellierung?

Die Prozessmodellierung ist eine wirksame Methode im Prozessmanagement, um Workflows und Prozesse visuell darzustellen. Dabei wird ein Prozessmodell erstellt, die auch als Flowchart, Prozessablaufdiagramm oder Flussdiagramm bezeichnet wird.

Das Ziel der Prozessmodellierung besteht darin, die relevanten Informationen eines Prozesses kurz und bündig darzustellen. So kann jedes Teammitglied ohne umständliche Erklärungen durch die Prozessbeschreibung verstehen, wie einzelne Prozesse ablaufen. Indem Sie den Prozess von Anfang bis Ende abbilden, können Sie besser verstehen, wie er abläuft, und ineffiziente Abläufe erkennen oder Verbesserungen vornehmen.

Prozessmodelle werden zur Visualisierung aller Arten von Prozessen verwendet, am häufigsten aber zur Prozessanalyse, im Bereich Business Intelligence, für Schulungen, Integrationen oder Prozessverbesserungen. Sie sind nützlich, wenn Sie einen komplexen Prozess darstellen, ein wiederkehrendes Problem innerhalb eines bestimmten Prozesses aufzeigen oder die Verantwortlichkeiten mehrerer Teammitglieder koordinieren müssen.

So funtioniert die Prozessmodellierung

Es ist einfach, ein Geschäftsprozessmodell zu erstellen, entweder auf Papier oder mit Hilfe von Workflow-Management-Software und Vorlagen. Die folgenden Schritte erklären Ihnen die Prozessmodellierung von Grund auf.

Schritt 1: Identifizieren Sie ein Problem oder einen Prozess, der abgebildet werden soll

Bestimmen Sie im ersten Schritt der Prozessmodellierung zunächst den Prozess, den Sie abbilden möchten. Gibt es einen ineffizienten Prozess, der verbessert werden soll? Einen neuen Prozess, den Sie Ihrem Team prägnant vermitteln möchten? Einen komplexen Prozess, zu dem die Kollegen oft Fragen haben? Bestimmen und benennen Sie, was Sie abbilden möchten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste der relevanten Aktivitäten

Dokumentieren Sie alle Aufgaben, die für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind. In diesem Stadium spielt die Reihenfolge keine Rolle. Erstellen Sie einfach eine Liste mit allen Aktivitäten und den jeweiligen Zuständigkeiten.

Es ist eine gute Idee, mit Teamkollegen und anderen wichtigen Prozessbeteiligten zusammenzuarbeiten, damit Sie alle erforderlichen Schritte genau berücksichtigen und den erforderlichen Detaillierungsgrad bestimmen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie festlegen, wo und wann der Prozess beginnt und endet – so wissen Sie, welche Aufgaben enthalten sein müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Schritt 3: Erfassen Sie die Reihenfolge der einzelnen Schritte schriftlich

Nachdem Sie nun eine Liste aller Aktivitäten zusammengestellt haben, müssen Sie diese in der richtigen Reihenfolge anordnen, bis der gesamte Prozess von Anfang bis Ende dargestellt ist. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob Sie im vorherigen Schritt noch etwas übersehen haben.

Schritt 4: Zeichnen Sie ein Flowchart mit Prozessmodellierungssymbolen

Wählen Sie ein geeignetes Format für die Prozessmodellierung und zeichnen Sie den Prozess auf. Stellen Sie dabei die einzelnen Schritte mit grafischen Elementen, wie Prozessmodellierungssymbolen, dar. Es gibt etwa 30 Standardsymbole, die Sie zur Darstellung verschiedener Elemente eines Prozesses verwenden können. Die gebräuchlichsten davon werden wir in diesem Artikel noch näher erläutern.

Schritt 5: Finalisieren und teilen Sie das Prozessmodell

Wenn Sie Ihr Prozessmodell gezeichnet haben, besprechen Sie sie mit anderen wichtigen Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle sie verstehen und mit der Darstellung des Prozesses einverstanden sind. Stellen Sie sicher, dass keine Schritte ausgelassen wurden und dass es keine Redundanzen oder Unklarheiten gibt.

Schritt 6: Analysieren Sie die Übersicht, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden

Nachdem Sie sich davon überzeugt haben, dass das Prozessmodell den Prozess-Workflow genau wiedergibt, können Sie sie auswerten, um Wege zur Verbesserung des Prozesses zu finden.

Mit Hilfe des Feedbacks Ihres Teams können Sie nun ermitteln, wo es Engpässe und Ineffizienzen im Prozess gibt. Welche Schritte lassen sich eliminieren? Welche Aufgaben können effizienter erledigt werden? Sobald Sie diese verbesserungsfähigen Bereiche identifiziert haben, ergreifen Sie geeignete Maßnahmen und überarbeiten dann das Prozessmodell, um die Verbesserungen zu implementieren.

Warum sollten Sie die Prozessmodellierung nutzen?

Die Modellierung von Prozessen ermöglicht es Ihnen, Ideen zu konkretisieren und Prozesse zu optimieren, indem Sie die erforderlichen Schritte visuell darstellen.

So könnte die Prozessmodellierung Ihnen und Ihrem Team helfen:

• Ineffizienzen aufdecken: Hilft Ihnen, Engpässe, Lücken und andere Probleme in einem Prozessablauf zu erkennen.

• Ideen vereinfachen: Teilt komplexe Ideen in kleinere Schritte auf.

• Verständnis erhöhen: Schafft ein besseres Verständnis für einen Prozess.

• Eventualitäten einplanen: Berücksichtigt Unvorhergesehenes und hilft bei der Problemlösung.

• Verantwortlichkeiten delegieren: Koordiniert die Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Personen oder Einheiten.

• Dokumentation erstellen: Ermöglicht die Dokumentation des Prozesses.

• Klar kommunizieren: Vereinfacht die Kommunikation durch ein benutzerfreundliches, visuelles Format.

• Schneller entscheiden: Ermöglicht schnellere Entscheidungsfindung durch schnellere Kommunikation.

• Mitarbeiter unterstützen: Verbessert die Leistung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

• Normen einhalten: Hilft Unternehmen bei der Einhaltung der Normen ISO 9000 und ISO 9001.

Prozessmodellierung Methoden im Detail

Prozessübersichten gibt es in allen Formen und Größen. Sie dienen alle dem gleichen Zweck, aber bestimmte Arten sind besser für bestimmte Projekte geeignet. Hier sind einige der gängigsten Arten der Prozessabbildung im deutschsprachigen und internationalen Bereich:

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

Ereignissgesteuerte Prozessketten sind eine sehr wirksame Prozessmodellierung Methode. Hierbei werden die Prozesse in chronologischer Reihenfolge mit jeweils klar definierten Symbolen dargestellt. 

Der Hauptpunkt dieser Methode zur Prozess Darstellung ist die Beschreibung der Arbeitsabläufe, welche kettenähnlich abgebildet werden. So wird eine Folge an Ereignissen beschrieben. Jedem Ereignis folgt ein weiteres Ereignis

Am besten geeignet für: EPK sollte dann zur Prozessabbildung herangezogen werden, wenn unterschiedliche Sichtweisen des Prozesses abgebildet werden sollen.

Erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK)

Neben der EPK Methode gibt es auch noch eine erweiterte Version. Der grundlegende Unterschied liegt in der Bereitstellung von zusätzlichen Elementen, wie etwa der Organisationseinheit (die Stelle, die den jeweiligen Prozessschritt durchführt) oder dem Informationsobjekt (die zur Durchführung notwendigen Informationen).

Am besten geeignet für: Das eEPK Modell sollte dann verwendet werden, wenn die oben angesprochenen zusätzlichen Elemente expliziert hinzugefügt werden müssen.

Business Process Model and Notation (BPMN)

Die BPM Methode dient ebenfalls zur grafischen Prozess Darstellung. Hier wird die Abfolge der wichtigen Aktvitäten, gemeinsam mit den Informationsflüssen, den Abhängigkeiten und den Beteiligten gezeigt. 

Dieses Modell wurde zur Standardisierung der Prozessmodellierung von der Object Management Group eingeführt. Hierbei können Sie auf 150 vordefinierte Symbole zurückgreifen, um die Prozesse auf einfache Art und Weise darstellen zu können.

Am besten geeignet für: Komplexe Prozesse, die zur Schaffung der Transparenz gegenüber Stakeholdern einfach dargestellt werden müssen.

Flussdiagramme

Die einfachste Form eines Prozessmodells ist ein einfaches Flussdiagramm. Es verwendet Prozessmodellierungsymbole, um die Inputs und Outputs eines Prozesses sowie die Schritte zu veranschaulichen, die zur Vollendung des Prozesses notwendig sind.

Einfache Flusdiagramme können verwendet werden, um neue Projekte zu planen, die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu verbessern, Prozesse zu modellieren und zu dokumentieren, Probleme in laufenden Prozessen zu lösen und Workflows zu analysieren und zu verwalten.

Am besten geeignet für: Darstellung des Ablaufs eines Prozesses von Anfang bis Ende, in der Regel in sequenzieller Reihenfolge.

Allgemeine Prozessmodellierung

Die allgemeine Geschäftsprozessmodellierung, auch bekannt als Top-Down-Modell oder Wertschöpfungskette bietet einen generellen Überblick über einen Prozess. Die Schritte sind auf das Wesentliche beschränkt und die Übersicht geht nicht in die Tiefe.

Ein allgemeines Prozessmodell kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu definieren und ihre wichtigsten Schritte zu identifizieren. Solche Prozessmodelle sind auch nützlich, um Prozesse mit Vorgesetzten oder Dritten zu besprechen, die die Einzelheiten des Vorgangs nicht kennen müssen.

Am besten geeignet für: Die Kommunikation der wesentlichen Schritte eines Prozesses.

Detaillierte Prozessmodellierung

Im Gegensatz zum allgemeinen Prozessmodell enthält ein detailliertes Prozessmodell alle Details zu jedem Schritt und schließt auch Teilprozesse ein. Sie dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt Entscheidungen getroffen werden, sowie die Inputs und Outputs der einzelnen Schritte. Dieses Prozessmodell bietet die umfassendste Übersicht zum abgebildeten Prozesses und ist aufgrund ihres hohen Detaillierungsgrades am effektivsten bei der Ermittlung von Ineffizienzen.

Am besten geeignet für: Die Vermittlung eines umfassenden Verständnisses für einen Prozess, einschließlich aller Details und Eventualitäten.

Swimlane Map

Ein Swimlane Map, auch bekannt als funktionsübergreifendes Flowchart oder Deployment Flowchart, ordnet die Prozessaktivitäten in Swimlanes („Schwimmbahnen“) an, um festzulegen, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist. Die Karte ist in Kanäle unterteilt, und zwar für jeden wichtigen Beteiligten am Prozess. Jede Aktivität wird im Kanal des entsprechenden Beteiligten aufgeführt. Diese Art von Prozessmodell verdeutlicht die verschiedenen am Prozess beteiligten Rollen und die Wechselwirkung zwischen den wichtigen Beteiligten.

Swimlane Maps eignen sich hervorragend dafür, Mitarbeitern ihre Rollen in einem Prozess zu vermitteln und die Verantwortlichkeit zu erhöhen. Sie sind auch nützlich, um Ineffizienzen im Prozess wie Verzögerungen, Redundanzen sowie potenzielle Hindernisse für den Prozess zu erkennen.

Am besten geeignet für: Klärung der Rollen mehrerer wichtiger Beteiligter in einem Prozess.

Wertstromübersicht

Eine Wertstromübersicht ist ein Lean-Management-Tool, das den Prozess der Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung für den Kunden visualisiert. Wertstromübersichten sind in der Regel komplex und verwenden ein einzigartiges System von Symbolen, um den Informations- und Materialfluss zu veranschaulichen, der für den Prozess erforderlich ist.

Mit Hilfe einer Wertstromübersicht lassen sich Daten wie die Durchlaufzeiten und die Anzahl der an den einzelnen Schritten beteiligten Personen dokumentieren. Dadurch können Sie wiederum Bereiche ermitteln, in denen unnötige Abläufe reduziert werden können und Möglichkeiten für die Planung künftiger Projekte aufzeigen.

Am besten geeignet für: Die Beschreibung des Weges, auf dem ein Produkt zum Kunden kommt, und Dokumentation quantitativer Daten über den Prozess.

SIPOC-Diagramm

Das Akronym SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs (Einsatzfaktoren), Process (Prozess), Outputs (Ergebnisse) und Customers (Kunden). Bei einer SIPOC-Analyse handelt es sich weniger um ein Prozessmodell als vielmehr um ein Diagramm, das die Schlüsselelemente des Prozesses identifiziert und als Vorstufe zur Erstellung eines detaillierten Prozessmodells dienen kann.

Wie das Akronym bereits andeutet, sollte das SIPOC-Diagramm fünf Spalten enthalten, die die grundlegenden Schritte und Ergebnisse des Prozesses, die Kunden, die Inputs sowie deren jeweilige Lieferanten umfassen. Ein SIPOC-Diagramm ist nicht nur eine Grundlage für ein detaillierteres Prozessmodell, sondern hilft auch bei der Definition des Umfangs komplexer Prozesse.

Am besten geeignet für: Identifizierung der wichtigsten Elemente und Beteiligten eines Prozesses.

Symbole für die Prozessmodellierung

Bei der Prozessmodellierung werden Symbole aus der Modellierungssprache Unified Modeling Language (UML) verwendet, um Schlüsselelemente in einem Prozessmodell darzustellen – zum Beispiel Schritte, Entscheidungspunkte, Inputs und Outputs sowie die beteiligten Teammitglieder.

Dies sind die gebräuchlichsten Symbole für die Prozessmodellierung sowie Erklärungen zu ihrer Verwendung:

• Start- oder Endpunkt (Terminator): Ovale kennzeichnen den Anfang und das Ende des Prozesses.

• Prozessschritt: Ein Rechteck stellt eine Aktivität oder Aufgabe im Prozess dar.

• Ablauf: Pfeile verbinden Schritte im Prozess und zeigen die Richtung des Ablaufs an.

• Entscheidung: Eine Raute veranschaulicht einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, in der Regel mit „Ja“- oder „Nein“-Optionen, die von diesem Punkt abzweigen.

• Verzögerung: Ein D-förmiges Symbol zeigt eine Verzögerung im Prozess an.

• Dokument: Ein Rechteck mit einem gewellten Unterrand stellt ein Dokument oder eine Information dar, die man lesen kann. Mehrere Dokumente werden durch ein Symbol angezeigt, das aus übereinanderliegenden wellenförmigen Rechtecken besteht.

• Daten: Ein Parallelogramm stellt Daten dar, die ein Input oder Output eines Prozessschritts sind.

• Manuelle Eingabe: Ein Rechteck mit einer schrägen Oberkante steht für einen Schritt, bei dem Daten manuell eingegeben werden müssen.

• Unterprozess: Ein Rechteck mit doppelten vertikalen Linien kennzeichnet einen Unterprozess, der an anderer Stelle definiert wird.

Es gibt noch eine Reihe anderer Symbole, die Sie in Ihre Prozess Darstellung einbauen können, aber diese allgemeinen Symbole sind die wichtigsten, vor allem in der Anfangsphase.

Beispiel zur Prozessmodellierung

Sie können die Prozessabbildung für jede Art von Prozess erstellen, aber vielleicht fragen Sie sich immer noch, wie Sie dieses Instrument in Ihrem Team einsetzen können.

Mit folgendem Prozessmodellierung Beispiel können Sie sich eine bessere Vorstellung einer idealen Prozesabbildung machen:

Methoden der Prozessmodellierung

Sie können Prozessmodelle an Ihre Bedürfnisse und Präferenzen anpassen, aber es gibt auch allgemeine Tipps, die Sie bei der Prozessabbildung beachten sollten, um eine höchstmögliche Effizienz zu erzielen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Prozessmodellierung, mit denen Sie anfangen sollten:

Ihr Prozessmodell planen:

• Legen Sie die Grenzen des Prozesses fest, damit nur notwendige Informationen aufgenommen werden.

• Setzen Sie klare Ziele für den Prozess.

• Bilden Sie nur Prozesse ab, die ein klar definiertes, objektives Ergebnis haben.

Ihr Prozessmodell entwerfen:

• Arbeiten Sie sich rückwärts von den Outputs bis zu den Inputs vor.

• Halten Sie die Unterprozesse möglichst einfach.

• Nehmen Sie alle notwendigen Details auf – nicht mehr und nicht weniger.

• Verwenden Sie standardisierte Zeichen, damit alle Beteiligten die Übersicht gleich verstehen.

Ihr Prozessmodell überprüfen:

• Holen Sie das Feedback aller am Prozess Beteiligter ein.

• Zeigen Sie gegebenenfalls alternative Wege zum Erreichen eines gewünschten Zustandes auf.

• Bilden Sie den Prozess in seinem aktuellen Zustand ab, nicht in einem perfekten oder idealisierten Zustand, und nehmen Sie von dort aus Verbesserungen vor.

Wenden Sie diese Tipps in jeder Phase Ihrer Prozess Darstellung an, damit Sie Ihre Prozessmodelle möglichst effektiv gestalten können.

Lenken Sie Ihre Projekte mit Prozessmodellierung in die richtige Richtung

Die Prozessmodellierung ist ein wirksames Instrument zur Dokumentation und Verbesserung Ihrer Prozesse. Kombinieren Sie die obigen Informationen mit sieben einfachen Schritten zur Erstellung eines Workflows. Mit den richtigen Tools können Sie mit der Prozessmodellierung und -verwaltung beginnen, um für eine klare Kommunikation und verbesserte Effizienz zu sorgen.