Prioritätenmatrix: Prioritäten erkennen und die Produktivität steigern

Projektmanager müssen viele Fähigkeiten mitbringen, um ihre Teams und Projekte stets auf Kurs zu halten. Eine ihrer schwierigsten Aufgaben ist es, bei all den laufenden Arbeitsvorgängen herauszufinden, was zuerst erledigt werden muss. Nehmen wir an, ein Teammitglied arbeitet an zwei Projekten, die beide eine hohe Priorität haben. Wie können Sie die Person bei der Priorisierung der Aufgaben unterstützen und dafür sorgen, dass sie erfolgreich vorankommt?

Eine Prioritätenmatrix ist hilfreich, um Ihre To-do-Liste nach Kriterien wie der Dringlichkeit, Wichtigkeit oder Auswirkung zu sortieren. In diesem Artikel vergleichen wir verschiedene Arten von Prioritätenmatrizen und zeigen Ihnen, wie Sie sie nutzen können, um noch mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Was ist eine Prioritätenmatrix?

In einer Prioritätenmatrix, auch Priorisierungsmatrix genannt, werden Aufgaben oder Projekte nach bestimmten Variablen sortiert. Prioritätenmatrizen können einfach oder komplex sein und von vier Quadranten bis hin zu 20 Zeilen oder Spalten unterschiedlichste Größen annehmen. 

Bei komplexen Prioritätenmatrizen lässt sich genauer feststellen, welche Aufgabe am wichtigsten ist, da sie mehr Spalten und Zeilen enthalten. Der Nachteil komplexer Prioritätenmatrizen besteht jedoch darin, dass dadurch die Prioritätensetzung etwas schwieriger ausfällt. Ziel der Darstellung Ihrer Aufgaben in einer Prioritätenmatrix ist es, einen klaren Aktionsplan zu erstellen.

In einer Prioritätenmatrix mit vier Quadranten kann Ihre Aufgabe einer von vier Kategorien zugeordnet werden. Dabei könnten Sie sich für folgende Optionen entscheiden:

• Große Wirkung und viel Aufwand

• Große Wirkung und wenig Aufwand

• Kleine Wirkung und viel Aufwand

• Kleine Wirkung und wenig Aufwand

Indem Sie Ihre Aufgaben in einer Prioritätenmatrix erfassen, können Sie leichter beurteilen, wie und wann Sie sich welchen To-dos widmen sollten.

Prioritätenmatrix vs. Eisenhower-Matrix

Manchmal werden diese beiden Begriffe synonym verwendet. Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix ist eine Prioritätenmatrix aber ein weitergefasstes Konzept, das vielseitiger anwendbar ist. Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache Prioritätenmatrix, bei der das Zeitmanagement im Zentrum steht. Aufgaben werden dabei basierend auf deren Dringlichkeit und Wichtigkeit in ein Raster eingetragen.

Wenn Sie die Eisenhower-Matrix verwenden, sortieren Sie Ihre Aufgaben nach den folgenden Kriterien:

• Erledigen

• Terminieren

• Delegieren

• Verwerfen

Bei einer handlungsorientierten Prioritätenmatrix sortieren Sie Aufgaben hingegen nach folgenden Kriterien:

• Recherchieren

• Fortfahren

• Vermeiden

• Berücksichtigen

Wann man eine Prioritätenmatrix nutzen sollte

Prioritätenmatrizen sind nützlich, wenn Sie wichtige Vorhaben schnell sortieren und priorisieren müssen. Mit einer Prioritätenmatrix können Sie keine komplexen Berechnungen anstellen und auch keine datenbasierten Entscheidungen treffen, aber Sie können damit einen Plan erstellen, wie Sie Ihre Arbeit erledigen werden.

Nutzen Sie die Prioritätenmatrix, um:

• Aufgaben oder Projekte zu priorisieren

• Ihre Zeit einzuteilen

• Ihr Team auf den gleichen Stand zu bringen

Die Prioritätenmatrix kann bei der Erstellung von Arbeitsplänen oder Workflows sehr hilfreich sein. Auch bei der Konfliktlösung ist sie oft ein nützliches Tool. Teams fällt es manchmal schwer zu entscheiden, bei welchen Aufgaben oder Projekten sie beginnen sollen, was zu Unstimmigkeiten unter den Teammitgliedern führen kann. Hier kann eine Prioritätenmatrix Hilfestellung geben.

So verwenden Sie eine Prioritätenmatrix

Die Prioritätenmatrix ist ein vielseitiges Tool, das Sie in verschiedenen Situationen einsetzen können. Ob Sie Ihre eigenen Aufgaben sortieren oder Teamprojekte managen wollen: Mit den nachfolgenden Schritten bringen Sie Ordnung in Ihre To-do-Liste.

1. Erstellen Sie eine To-do-Liste

Wenn Sie eine Prioritätenmatrix verwenden möchten, erstellen Sie als erstes eine Liste mit allen To-dos, die priorisiert werden müssen. Das mag offensichtlich erscheinen, aber manche nehmen sich nicht die Zeit und überspringen diesen Schritt. Indem Sie aber alle wichtigen Aufgaben erfassen, die Sie erledigen müssen, wird es einfacher, sie zu sortieren und in die Matrix zu übertragen. 

Ihre To-do-Liste kann folgende Punkte umfassen:

• Aufgaben

• Projekte

• Team-Besprechungen

• Telefonate mit Kunden

• Schulungen

• Persönliche Erledigungen

Sie können getrennte Listen für interne und externe To-dos anlegen (zum Beispiel eine teaminterne und eine Liste mit Kundenzugriff). Sie können auch persönliche und berufliche Einträge in getrennten Listen erfassen. Meistens ist es jedoch hilfreich, einen guten Gesamtüberblick über alle To-dos zu haben.

2. Bestimmen Sie die Variablen

Sobald Sie den Umfang Ihrer To-do-Liste bestimmt haben, überlegen Sie sich, mit welchen Variablen Sie Ihre Einträge messen möchten. Um herauszufinden, welche Variablen sinnvoll sind, stellen Sie sich folgende Frage: Welche Merkmale müsste eine Aufgabe aufweisen, um ganz oben auf meiner To-do-Liste zu stehen?

So könnten Ihre Antworten lauten:

• Die Aufgabe ist wichtig

• Die Aufgabe hat eine große Wirkung

• Die Aufgabe erfordert viel Zeit

• Die Aufgabe erfordert einen hohen Aufwand

• Die Aufgabe ist bald fällig

Entscheiden Sie sich dann für zwei dieser Merkmale. Mit diesen beiden werden Sie später die jeweilige Priorität Ihrer Aufgaben bestimmen. Sie könnten zum Beispiel Fälligkeit (also die Dringlichkeit) und Aufwand wählen, weil diese für den Großteil Ihrer Projekte anwendbar sind.

3. Erstellen Sie Ihre Matrix

Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie mit einer einfachen oder komplexen Prioritätenmatrix arbeiten möchten. Bei beiden Matrizen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufgaben mit den zwei ausgewählten Variablen zu messen. Eine komplexe Matrix bietet allerdings den Vorteil, dass Sie genauer ablesen können, wie dringlich eine Aufgabe ist und mit wie viel Aufwand Sie zu rechnen haben.

Wenn Sie sich für eine komplexe Prioritätenmatrix entscheiden, können Sie zum Beispiel anstelle des Quadranten-Systems einer einfachen Matrix fünf Spalten und fünf Zeilen verwenden. Beschriften Sie die Spalten und Zeilen, damit Sie die Aufgaben entsprechend eintragen können. So könnten Sie zum Beispiel die verschiedenen Stufen für die Dringlichkeit und den Aufwand nennen:

Dringlichkeit:

• Kritisch (5)

• Hoch (4)

• Mittel (3)

• Gering (2)

• Niedrig (1)

Aufwand:

• Sehr hoch (5)

• Hoch (4)

• Mittel (3)

• Niedrig (2)

• Sehr niedrig (1)

Außerdem ist es hilfreich, jeder Stufe auch einen Zahlenwert zuzuweisen. Das erlaubt Ihnen, die entsprechenden Zahlen zu multiplizieren, um die Prioritätsstufe der Aufgabe im Raster einzutragen. Sobald Sie jeder Aufgabe einen Zahlenwert zugewiesen haben, können Sie eine Rangliste erstellen. Eine Aufgabe mit einer „kritischen“ Dringlichkeit (5) und einem „mittleren“ Aufwand (3) hätte demnach die Prioritätsstufe 15.

4. Füllen Sie die Matrix mit Aufgaben

Bei der Eintragung der Aufgaben in die Prioritätenmatrix müssen Sie auch einige subjektive Entscheidungen treffen. Da dieses Tool eine schnelle Lösung bietet, um Aufgaben erledigt zu bekommen, müssen Sie auch auf Ihre Erfahrungen und Ihr Wissen zurückgreifen. Tragen Sie vor dem Hintergrund dieser Überlegungen die Aufgaben in der entsprechenden Reihenfolge gemäß den von Ihnen gewählten Variablen in die Matrix ein.

Wenn Sie gerade an zwei Projekten arbeiten, deren Dringlichkeit und Aufwand gleich hoch zu sein scheinen, werfen Sie noch einen gründlicheren Blick auf die Details und suchen nach Gründen, warum das eine Projekt eine höhere Priorität hat als das andere. An diesem Punkt kommen auch weitere Variablen ins Spiel. So kann es zum Beispiel sein, dass beide Aufgaben zwar dringlich sind, aber eine Aufgabe priorisiert werden muss, weil sie nicht nur ebenso dringlich, sondern auch eine größere Wirksamkeit besitzt als die andere. 

5. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan

Nachdem Sie alle Aufgaben in Ihre Prioritätenmatrix eingetragen haben, sollten Sie sich ein klares Bild von der Situation machen können. Die Matrix zeigt, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und für welche noch mehr Zeit ist. Und obwohl die Matrix einen guten Ausgangspunkt bildet, ist es ratsam, in einem nächsten Schritt einen Maßnahmenplan zu erstellen. 

Ein Maßnahmenplan gibt nicht nur an, welche Aufgaben als erstes erledigt werden müssen. Er hilft Ihnen auch, genau zu beschreiben, wie Sie Ihre Ziele erreichen werden. Um mithilfe der Aufgaben in Ihrer Prioritätenmatrix einen Maßnahmenplan zu erstellen, werden Sie:

1. SMART-Ziele festlegen

2. Ressourcen zuweisen

3. Fristen und Meilensteine festlegen

4. Ihren Plan nachverfolgen und bei Bedarf überarbeiten

Verwenden Sie eine Aufgabenmanagement-Software, um Ihren Maßnahmenplan in einer zentralen Informationsquelle zu optimieren. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem Team kommunizieren und Einträge gemeinsam erfassen und nachverfolgen.

Beispiel für eine Prioritätenmatrix

Oben haben wir eine einfache und eine komplexe Prioritätenmatrix gegenübergestellt. In der nächsten Grafik sehen Sie eine komplexe Prioritätenmatrix mit den Messvariablen „Dringlichkeit“ und „Aufwand“. Für eine noch bessere Übersichtlichkeit sorgen die Zahlenwerte und die verschiedenen Farben.

Die ursprüngliche To-do-Liste für diese Matrix könnte so ausgesehen haben:

• Team-Workshop planen

• Budgetvorschlag für Kunde A finalisieren

• Neuen Mitarbeiter einführen

• Leistungsbeurteilungen an den Abteilungsleiter senden

• E-Book für die Firmen-Website verfassen

• Whitepaper für Kunde B bearbeiten

• Dokumente für neuen Mitarbeiter unterzeichnen

Eine priorisierte Version dieser To-do-Liste könnte so aussehen:

• Budgetvorschlag für Kunde A finalisieren (20)

• Neuen Mitarbeiter einführen (15)

• E-Book für die Firmen-Website verfassen (15)

• Whitepaper für Kunde B bearbeiten (12)

• Leistungsbeurteilungen an den Abteilungsleiter senden (10)

• Dokumente für neuen Mitarbeiter unterzeichnen (8)

• Team-Workshop planen (6)

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters und das Verfassen eines E-Books für die Firmen-Website haben beide die Prioritätsstufe 15. Dennoch würde die Einführung des neuen Mitarbeiters auf Ihrer To-do-Liste noch vor dem Verfassen des E-Books kommen, da für diese Aufgabe eine höhere Dringlichkeit besteht. Behalten Sie für das Erstellen der Prioritätenmatrix im Hinterkopf, dass die Dringlichkeit in vielen Fällen die wichtigste und ausschlaggebende Variable ist.

Verwenden Sie Ihre Prioritätenmatrix in Kombination mit einem Aufgabenmanagement-Tool

Wenn Sie sich für eine Prioritätenmatrix entscheiden, um Ihre Aufgaben zu sortieren, ist das ein wichtiger Schritt; aber es ist nur der erste. Nach der Priorisierung wissen Sie, womit Sie beginnen – und dann geht es mit der tatsächlichen Arbeit los. Verwenden Sie die Prioritätenmatrix gemeinsam mit einem Aufgabenmanagement-Tool und profitieren Sie während Ihres gesamten Workflows von der optimalen Unterstützung dieser beiden Instrumente. Neben einer hervorragenden Projektpriorisierung können Sie in Asana Aufgaben verfolgen, Unteraufgaben delegieren und Fristen festlegen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Projekte fristgerecht abschließen.