Isolierte Organisationsstrukturen: 4 verbreitete Probleme und wie sie verhindert werden können
Zusammenfassung
Isolierte Organisationsstrukturen sind Gruppen von Mitarbeitern, die aufgrund eines eingeschränkten Informationsflusses von anderen Bereichen Ihres Unternehmens isoliert sind. In diesem Artikel betrachten wir einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team organisieren können, um die Bildung solcher isolierten Strukturen zu verhindern.
Unternehmen organisieren sich oftmals nach bestimmten Teamfunktionen. Das wird als Organisationsstruktur bezeichnet, und das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Ohne die richtigen Tools und Integrationen kann die Aufteilung Ihres Unternehmens nach Funktionen zu isolierten Organisationsstrukturen führen. Zwar können ausgeprägt isolierte Organisationsstrukturen zu Kommunikationsproblemen führen, doch sind sie nicht per se ein negativer Faktor für Unternehmen.
Was ist eine isolierte Organisationsstruktur?
Eine isolierte Organisationsstruktur beschreibt ein Team, eine Abteilung oder eine Gruppe von Personen, die vom Informationsfluss aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens abgeschnitten sind. Das kann sowohl absichtlich als auch unabsichtlich geschehen. Isolierte Organisationsstrukturen entstehen üblicherweise aufgrund der Tatsache, dass verschiedene Teams ihre eigenen Prozesse entwickeln und ihre eigenen spezifischen Tools nutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. So sieht der Workflow Ihres Entwicklungsteams anders aus als der des Marketingteams. Unbeabsichtigt geraten diese Teams dann in eine Art Isolation vom freien Informationsfluss.
Eine derartige Isolation kann auch bei einzelnen Personen entstehen. Wenn ein Mitglied des Unternehmens über wichtige Informationen eines Teams oder Unternehmens verfügt, kann dies zu einer Art Isolierungsmentalität beitragen. Eine Isolierungsmentalität entsteht, wenn Einzelpersonen oder Teams ihr Wissen nicht mit anderen teilen, was wiederum Kommunikationsprobleme verursachen und die Zusammenarbeit erschweren kann. Meistens entstehen solche isolierten Organistationsstrukturen jedoch nicht absichtlich. Oft kommt es dazu, wenn kleine Teams zu wachsen beginnen. Die erfahrenste Person in diesem Team kann eine Art isolierter Struktur bilden, wenn das Team seine Prozesse nicht standardisiert und dokumentiert.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie sich isolierte Organisationsstrukturen bilden können, einige davon absichtlich, andere nicht. Im Folgenden finden Sie einige typische Beispiele:
Isolation durch Abteilung: Dies ist der Fall, wenn eine Abteilung von einer anderen Abteilung abgeschottet ist. Da Unternehmen in der Regel nach Aufgabenbereichen organisiert sind, ist dies die häufigste isolierte Organisationsstruktur.
Isolation durch Rang oder Ebene: Diese Art isolierter Struktur entsteht, wenn Einzelpersonen oder Teams Strategien, Ziele oder andere wichtige Informationen den Teammitgliedern vorenthalten, die sich auf einer höheren oder niedrigeren Ebene im Unternehmen befinden.
Isolation durch Standorte: Diese Strukturen entstehen, wenn Teams auf verschiedene Standorte verteilt arbeiten. Menschen, die im selben Büro zusammenarbeiten, tauschen möglicherweise Informationen persönlich und spontan aus. Dabei wird jedoch versäumt, sie mit Mitarbeitern an anderen Standorten zu teilen.
Isolation durch Zeitpläne: Teams, die in unterschiedlichen Schichten oder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, können je nach Schicht, in der ein Teammitglied tätig ist, isolierte Organisationsstrukturen bilden. Neue Informationen werden möglicherweise an die Mitarbeiter der Tagesschicht weitergegeben, nicht aber an die Mitarbeiter der Nachtschicht.
Können isolierte Organisationsstrukturen gut für das Unternehmen sein?
Isolierte Organisationsstrukturen, sogenannte „Silos“, sind nicht grundsätzlich schlecht für ein Unternehmen. Vielmehr ist es wichtig, eine Organisationsstruktur für die verschiedenen Abteilungen zu schaffen. Gute Strukturen können zu einer positiven Unternehmenskultur, effektiver Kommunikation und effizienteren Arbeitsabläufen beitragen.
Isolierte Organisationsstrukturen können jedoch durch interne Konflikte, unklare Visionen und mangelnde Kommunikation auch auf negative Weise verstärkt werden. Dies führt möglicherweise zu einer geringeren Interaktion mit den zuständigen Teams, zu doppelter Arbeit und zu mangelnder Bereitschaft für Veränderungen. Wenn dies der Fall ist, ist es wichtig, derartige Strukturen aufzubrechen und eine Brücke zwischen den Teams zu schlagen.
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Wodurch werden isolierte Organisationsstrukturen verursacht?
Isolierte Organisationsstrukturen können auf unterschiedliche Weise entstehen. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie sie entstehen, und Lösungen, wie Sie solche Strukturen aufbrechen können, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern.
Isolierungsmentalität unter Führungskräften
Wenn bei Teamleitern eine Isolierungsmentalität herrscht, kann sich diese Haltung auf ihre unmittelbaren Mitarbeiter übertragen. Vorbildwirkung ist ansteckend, und wenn die Führungskraft ein bestimmtes Team negativ beurteilt, so kann dies schnell auf die übrigen direkten Mitarbeiter Einfluss nehmen. Dies führt zu unnötigem Wettbewerb, Missverständnissen und einem eher konkurrierendem Arbeitsumfeld.
Wie man das Problem beheben kann: Wenn Sie mit Führungsteams zusammenarbeiten, sollten Sie klare, unternehmensweite Ziele festlegen. So haben die Führungskräfte eine klare Vorstellung davon, was das übergeordnete Ziel ist und wie die spezifischen Ziele ihres Teams zum Gesamtbild beitragen. Auf diese Weise ist es einfacher zu verstehen, wie jedes Team für einen kleinen Teil des großen Ganzen verantwortlich ist und warum sie zusammenarbeiten sollten. Der Fokus liegt auf dem Erreichen eines größeren Ziels und nicht auf dem Konkurrieren untereinander.
Keine festen Abläufe für die teamübergreifende Zusammenarbeit
Ohne zentralisierte Tools wird jedes Team seine eigenen Tools und Prozesse einführen, um seine Arbeit zu erledigen. Für die Arbeit innerhalb einer bestimmten Abteilung mag das in Ordnung sein, doch bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit kann das zu Problemen führen. Fremde Teams haben nicht notwendigerweise denselben Ablauf, so dass im Ergebnis eine isolierte Organisationsstruktur entstehen kann.
Ohne einen zentralen Ort zur Arbeitsdokumentation fehlt funktionsübergreifenden Teams eine effektive Art, um Informationen auszutauschen oder mit anderen zu kommunizieren. Informationen gehen den Teams verloren, weil sie unterschiedliche Kommunikationsplattformen benutzen und es zu Missverständnissen kommt. Dies kann zu verpassten Terminen, fehlender Dokumentation und doppelter Arbeit führen.
Wie man das Problem löst: Richten Sie eine zentrale Dokumentation der Arbeit über eine Work-Management-Plattform ein. Sollte Ihr Team derzeit keine festgelegten Prozesse für die Kommunikation haben, sollten Sie unbedingt bewährte Verfahren für das Change Management einführen, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen die Nutzung der Plattform versteht. Sobald Ihre Work-Management-Plattform implementiert ist, sollten Sie bei der Einführung neuer Mitarbeiter eine Schulung zur Nutzung der Plattform durchführen. Auf diese Weise wird eine klare Vorstellung davon vermittelt, welche Kommunikation wo stattfindet und wie die Teams zusammenarbeiten.
Ausschließlich extrinsische Anreize
Die Schaffung von Anreizen ist eine gebräuchliche Art, Teammitglieder zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels zu ermutigen. Doch wenn die Arbeit, die durch die Anreize gefördert wird, nicht auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist, leisten die Teammitglieder möglicherweise nur wegen der Anreize ihren Beitrag.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass eine Führungskraft einen Anreiz für ein Marketingteam einrichtet. Die Teamleitung teilt den Teammitgliedern mit, dass sie für jede Anmeldung zu einem bestimmten Webinar einen kleinen Bonus erhalten. Das klingt zunächst nach einer guten Möglichkeit, neue Anmeldungen zu fördern, aber die Teammitglieder könnten das System auch ausnutzen, indem sie so viele Personen wie möglich dazu ermutigen, sich für das Webinar anzumelden, unabhängig davon, wie qualifiziert diese sind. Eine solche Form der extrinsischen Motivation ist nicht zwangsläufig schlecht, doch sollte sie nie die einzige Motivation für Ihr Team sein.
Wie man das Problem löst: Sollten Sie eine Form der extrinsischen Motivation wie einen Anreiz einführen, dann achten Sie darauf, dass sie spezifisch genug sind, um mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu stehen. Es ist auch wichtig, die individuelle intrinsische Motivation Ihres Teams zu fördern. Sollten Sie feststellen, dass sich Teammitglieder für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Arbeit interessieren, sorgen Sie dafür, dass diese Neugierde gefördert wird und unterstützen Sie ihre Interessen.
Isolierte Ziele
Ein Team ohne ein gemeinsames Ziel ist wie ein Boot auf offenem Meer ohne jegliches Ortungsgerät. Ohne ein gemeinsames Ziel entwickeln die einzelnen Abteilungen individuelle Strategien, ohne dabei mit den anderen Teams zusammenzuarbeiten. Dieses fehlende Denken in großen Zusammenhängen führt zu doppelter Arbeit, ineffizienten Prozessen und einem unstrukturierten Arbeitsumfeld.
Wie man das Problem löst: Legen Sie Teamziele fest und machen Sie deutlich, wie sie mit den größeren Unternehmenszielen verknüpft sind. Dies geschieht am besten durch den Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit, mit denen die Arbeit Ihres Teams an die Unternehmensziele gekoppelt wird.
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5 Tipps zur Vermeidung isolierter Organisationsstrukturen in Ihrem Unternehmen
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen so zu organisieren, dass isolierte Organisationsstrukturen vermieden werden und eine kollaborative Zusammenarbeit gefördert wird.
1. Fördern Sie eine transparente Kommunikation
Eine der einfachsten Möglichkeiten, isolierte Organisationsstrukturen aufzubrechen, besteht darin, durch klare Kommunikation eine Brücke zu schlagen. Fängt dies beim Führungsteam an, so hat das gesamte Unternehmen ein gutes Beispiel vor Augen, wie der Informationsfluss ablaufen sollte, wie die Zusammenarbeit im Team funktioniert und wie die Unternehmenskultur zur Erreichung der Ziele beiträgt. Geht das Führungsteam mit gutem Beispiel voran, werden ihre direkten Mitarbeiter deren Verhalten übernehmen. Je mehr Menschen im Unternehmen effektiv kommunizieren, desto besser.
2. Fördern Sie eine regelmäßige übergreifende Zusammenarbeit
Wenn Ihr Team sich in der Zusammenarbeit mit anderen Teams wohlfühlen soll, dann sorgen Sie für entsprechende Gelegenheiten. Bilden Sie funktionsübergreifende Tiger Teams für bestimmte Projekte oder stellen Sie regelmäßige Kontakte zu funktionsübergreifenden Partnern her, um eine enge Bindung zu gewährleisten. Führen Sie bewährte Methoden für die Kommunikation mit anderen Abteilungen ein und legen Sie den Grundstein für eine langfristige Partnerschaft.
3. Erstellen Sie einen gemeinsamen Ort zur Dokumentation der Arbeit
Eine der einfachsten Möglichkeiten, die gemeinsame Nutzung von Informationen durch die verschiedenen Teams zu gewährleisten, ist die Einrichtung eines zentralen Ortes zur Dokumentation der Arbeit. Sobald jeder Zugriff auf die verschiedenen Vorgänge hat, an denen funktionsübergreifende Teams gerade arbeiten, ist die Bildung einer isolierten Organisationsstruktur viel schwieriger. Diese Art von Transparenz unterstützt kollaborative Teams dabei, ihre Arbeit gemeinsam besser zu planen.
4. Verknüpfen Sie die Arbeit mit messbaren Zielen
Es kommt nicht nur darauf an, Ziele zu setzen, sondern auch darauf, welche Ziele Ihr Team tatsächlich erreichen kann. Achten Sie darauf, messbare Zielsetzungstechniken wie SMART-Ziele oder OKRs zu verwenden, sodass Teamleiter, die mit anderen zusammenarbeiten, sich ergänzende Strategien entwickeln und doppelte Arbeit vermeiden können. Sobald die Ziele festgelegt sind, stellen Sie eine Verknüpfung zwischen der von Ihrem Team geleisteten Arbeit und den messbaren Ergebnissen her. Indem Sie die Arbeit Ihres Teams direkt mit diesen messbaren Zielen verknüpfen, können Sie ihnen die Bedeutung ihrer Arbeit verdeutlichen.
5. Führen Sie ein System der gegenseitigen Kontrolle ein
Kein Team sollte die Entscheidungshoheit haben. Legen Sie fest, wie Teams, die häufig zusammenarbeiten, sich untereinander abstimmen, damit es keine alleinige Entscheidungsbefugnis gibt. Obwohl dies nicht häufig vorkommt, kann ein Team ein anderes dominieren, wenn es über mehr Ressourcen oder ein größeres Interesse an der Sache verfügt. Eine Möglichkeit, allen ein Mitspracherecht einzuräumen, unabhängig davon, welchem Team sie angehören, ist die Nutzung von Techniken zur Entscheidungsfindung in der Gruppe.
Die Überbrückung isolierter Organisationsstrukturen zur Steigerung der Produktivität
Verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und optimieren Sie Ihre Organisationsstruktur, um Ihre Teams aufeinander abzustimmen. So können sich die Teams besser auf die Wissensarbeit konzentrieren, die erforderlich ist, um Ihre Ziele zu erreichen, und weniger auf Doppelarbeit und die Pflege der zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen den Teams.
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