5 Tipps für eine Kultur des Wissensaustauschs

Wir teilen jeden Tag Informationen mit anderen. Eine kurze Textnachricht, eine Unterhaltung beim Kaffee oder ein Telefonanruf sind Beispiele für das Teilen von Wissen. Auch am Arbeitsplatz ist Wissensaustausch allgegenwärtig. Aber um Wissen zu dokumentieren und aufzubewahren, brauchen Sie eine Strategie, einheitliche Kommunikation und regelmäßige Updates. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das schaffen.

Was ist Wissensaustausch?

Beim Austausch von Wissen geht es um die Entwicklung von Prozessen, die Unternehmen dabei helfen, teamübergreifend auf wichtige Informationen zuzugreifen. Es gibt verschiedene Kategorien des Wissensmanagements. Beim Teilen von Wissen geht es allerdings um den konkreten Prozess der Weitergabe von Informationen, damit Ihre Teammitglieder wissen, wie Sie auf das Wissen zugreifen und es mit anderen Teammitgliedern teilen können.

Es gibt drei zentrale Arten von Wissen:

• Explizites Wissen: Dies ist die einfachste Form des Wissens. Solche Informationen können leicht mit anderen geteilt werden, weil man Sie einfach festhalten und kommunizieren kann. Ein Beispiel für explizites Wissens wären Anweisungen zur Anmeldung bei einem E-Mail-Konto.

• Implizites Wissen: Implizites Wissen lässt sich am besten mit „Learning by Doing“ erklären. Diese Art von Wissen wird erlernt, indem man explizites Wissen anwendet. So können Sie beispielsweise Informationen über das Führen eines Fahrzeugs lesen, aber das eigentliche Fahren lernen Sie erst, wenn Sie sich hinters Steuer setzen.

• Stilles Wissen.: Hierbei handelt es sich um Informationen, die Sie anhand persönlicher Erfahrungen erlernen. Diese Informationen lassen sich nicht so leicht mit anderen teilen, da sie häufig eine persönliche oder kulturelle Komponente enthalten. Beim Teilen dieser Informationen geht es meist um das Erlernen von Fähigkeiten über einen längeren Zeitraum. Das Führen eines erfolgreichen Verkaufsgesprächs ist ein gutes Beispiel für stilles Wissen. Sie können das Skript für Ihr Verkaufsgespräch zwar auswendig lernen, aber um das Geschäft tatsächlich abzuschließen, müssen Sie Ihrem Gegenüber zuhören und auf kleine Details achten. Ein Gespür hierfür können Sie nur durch viel Übung und Erfahrung bekommen.

Wissensaustausch vs. Wissensmanagement

Wissensaustausch und Wissensmanagement sind unterschiedliche Prozesse, aber eng miteinander verbunden. Das Teilen von Wissen ist Teil des Wissensmanagements. Wissensmanagement ist die proaktive Strategie, Informationen zu organisieren, zu erheben und aufzubewahren.

Stellen Sie sich diesen Prozess wie eine öffentliche Bibliothek vor: Beim Wissensmanagement geht es darum, die Bücher zu sammeln und zu entscheiden, wie Sie in die Regale einsortiert werden. Beim Wissensaustausch geht es um den Prozess, diese Bücher mit den Leuten zu teilen, die diese Informationen benötigen.

Die Vorteile von Wissensaustausch

Wissensaustausch ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Es setzt den Rahmen dafür, wie Informationen innerhalb des Unternehmens kommuniziert und miteinander geteilt werden, unabhängig von Ihrer Position. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Gründe dafür, warum Sie den Austausch von Wissen als Teil Ihrer Unternehmenskultur fördern sollten.

Kontakt zu anderen Teammitgliedern

Der Austausch von Wissen zwischen Teammitgliedern hilft dabei, Zusammenarbeit und Teamwork zu verbessern. Sie können wichtige Informationen miteinander teilen, wie zum Beispiel die Prozesse Ihres Teams, die bevorzugte Art der Kommunikation und Strategiedokumente. So verhindern Sie, dass wichtige Informationen unauffindbar sind und können das Wissen miteinander teilen, das Ihr Team braucht, um erfolgreich an einem Projekt zusammenzuarbeiten.

Eine gut dokumentierte Informationsquelle

Durch das Teilen von Wissen kann Ihr Team eine zentrale Quelle für wichtige Informationen schaffen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Teamprozesse handeln oder auch um einen Verhaltenskodex für den Arbeitsplatz. Wenn jemand aus Ihrem Team nach Informationen sucht, weiß er oder sie genau, wo sie zu finden sind.

Keine Probleme der Zugänglichkeit zu Wissen

Wenn Ihre Teammitglieder relevante Informationen regelmäßig in eine Datenbank einpflegen und sie mit dem Rest des Teams teilen, haben alle Teammitglieder Zugriff auf wichtige Informationen. Die Informationen sind also nicht nur für eine einzelne Person zugänglich. Wenn außer dieser Person niemand sonst Zugriff auf die Informationen hat, wäre es ziemlich problematisch, wenn die Person krank wird oder das Unternehmen verlässt. Wenn das Wissen hingegen mit dem Team geteilt wird, haben alle die nötigen Informationen, um die Arbeit am Laufen zu halten, unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Teammitglieder.

5 Tipps für den Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen

Das Teilen von Wissen ist nicht die Aufgabe einer einzelnen Person oder eines einzelnen Teams. Vielmehr ist das gesamte Unternehmen dafür verantwortlich, das alle Informationen korrekt zur Verfügung gestellt werden. Hier sind einige Tipps, wie Sie den Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen fördern können.

1. Entwickeln Sie eine Strategie für das Wissensmanagement

Wenn Sie in Unternehmen gerade erst damit anfangen, Wissen miteinander zu teilen, können Sie mit der Entwicklung einer Strategie für Wissensmanagement und Kommunikation beginnen. Die Entwicklung einer Strategie für das Wissensmanagement im Unternehmen funktioniert am besten, wenn Sie mit anderen Teammitgliedern zusammen arbeiten, um zu entscheiden, welche Informationen dokumentiert werden sollten. Wenn es Ihnen schwerfällt zu entscheiden, welche Informationen wichtig sind, stellen Sie sich folgende Frage: Welche Informationen benötigen Ihre Teammitglieder und funktionsübergreifenden Partner, um Ihre Arbeit zu erledigen?

Sind Sie immer noch unschlüssig, welche Informationen Sie in Ihre Strategie für das Wissensmanagement aufnehmen sollten? Versuchen Sie, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Gibt es einen bestimmten Prozess oder ein bestimmtes Verfahren, das jemand befolgen muss, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen?

• Welche Informationen benötigen die Beteiligten regelmäßig, um zu diesem Projekt beitragen zu können?

• Welche Informationen braucht mein Team, falls ich unerwartet ausfalle und nicht zur Verfügung stehe?

• Welche Informationen sind unerlässlich, um den laufenden Geschäftsbetrieb zu gewährleisten?

2. Fördern Sie den Aufbau der passenden Kultur

Die Kultur des Wissensaustauschs beginnt an der Unternehmensspitze. Wenn Führungskräfte zu Transparenz bereit sind und ihre eigenen Prozesse offenlegen, sind die Angestellten eher bereit mitzumachen. Die Geschäftsführung sollte dafür sorgen, dass das Teilen von Wissen einheitlich und auf natürliche Weise möglich ist.

Dies können Sie zum Beispiel dadurch erreichen, indem Sie Bereiche am Arbeitsplatz einrichten, die das organische Teilen von Wissen fördern. Bereiche für die Zusammenarbeit wie beispielsweise Konferenzräume erleichtern die Kommunikation untereinander. Wenn Ihr Team remote arbeitet oder einem hybriden Büromodell folgt, können Sie den Wissensaustausch entweder durch gemeinsame Videokonferenzen unterstützen oder asynchron durch Wissensdatenbanken und Projektmanagement-Tools.

3. Stellen Sie verschiedene Wege zum Teilen von Wissen bereit

Ihre Teammitglieder haben unterschiedliche Fähigkeiten und Präferenzen beim Austausch von Wissen. Eines Ihrer Teammitglieder ist vielleicht besonders gut darin, Informationen schriftlich zusammenzufassen, während andere es bevorzugen, Informationen verbal zu kommunizieren. Ihre Teammitglieder teilen Informationen also möglicherweise auf unterschiedliche Art und Weise. Unabhängig davon, wie Ihr Wissen geteilt wird – zum Beispiel ein Video oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung – sollte es an einem zentralen Ort für alle zugänglich sein. Am besten gelingt dies mit Hilfe einer Plattform für das Wissensmanagement, die unterschiedliche Dateiformate unterstützt.

4. Identifizieren Sie die Experten im Team

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist, gibt es in Ihrem Team bestimmt ein paar Leute, die Experten darin sind, wie Prozesse funktionieren. Wenn Ihr Unternehmen noch relativ jung ist, können Sie diejenigen identifizieren, die die Prozesse erstellen, und sie bitten, sie aufzuschreiben. Bei größeren Unternehmen können Sie mit den Teamleitern zusammenarbeiten, um das konkrete Fachwissen der einzelnen Teammitglieder zu bestimmen. Es wichtig, dass Sie Prozesse und Informationen dokumentieren, damit Ihre Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können.

Hier bei Asana verwenden wir Areas of Responsibility (AORs). Die Person, die für einen bestimmten Bereich zuständig ist, ist auch dafür verantwortlich, das für diesen Aufgabenbereich relevante Wissen zu dokumentieren. So ist jeder dafür verantwortlich, Informationen und Wissen mit allen anderen zu teilen. Außerdem lässt sich so ein breiter Themenbereich abdecken, ohne dass etwas verloren geht.

5. Erstellen Sie eine kooperative Wissensdatenbank

Ihre Teammitglieder mögen zwar unterschiedliche Präferenzen haben, wie sie Informationen miteinander teilen, aber es sollte einen zentralen Ort geben, an dem all diese Informationen gesammelt werden. Eine digitale Wissensdatenbank ermöglicht Ihren Teammitgliedern, Informationen einfach hochzuladen und bei Bedarf zu aktualisieren. Mit digitalem Wissensmanagement ist Ihr Team auch immer auf dem Laufenden, da Informationen in Echtzeit aktualisiert werden können. So vermeiden Sie, dass Ihre Teammitglieder auf veraltete oder unnötige Informationen zugreifen.