Wissensmanagement: Definition und Methoden!

In der heutigen Geschäftswelt ist es mit Sicherheit keine Übertreibung, wenn man sagt: “Wissen ist Macht!” Denn wenn ein Unternehmen viel Wissen generieren und sammeln kann, erzielt es einen ganz klaren Wettbewerbsvorteil.

Der Unternehmensbereich, der sich mit diesem Thema beschäftigt, nennt sich Wissensmanagement. Dabei geht es aber nicht nur um den Erwerb von Wissen, sondern auch um die Verteilung von Wissen zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern. Doch wie genau lässt sich ein solches System in Ihrem Unternehmen implementieren? Und welche Vorteile erhalten Sie dadurch?

In diesem Artikel möchten wir Ihnen alles Wissenswerte zu diesem Thema erklären. Wir zeigen Ihnen, was man genau unter Wissensmanagement versteht und welche Methoden und Tools Sie für eine erfolgreiche Umsetzung nutzen können.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement (auf Englisch: knowledge management) in Unternehmen bezieht sich auf den Erwerb, die Organisation und die Nutzung von Wissen. Durch die richtigen Strukturen und Systeme soll hier das eigens erworbene Wissen generiert, aufbereitet, gespeichert und verwendet werden. 

Wer ist für das Wissensmanagement verantwortlich?

Viele Unternehmen setzen das Wissensmanagement im HR-Bereich an. Die Mitarbeiter sind hier zuständig dafür, Wissen zu sammeln und an alle Mitarbeiter zu vermitteln. Mittlerweile stellen Unternehmen aber immer häufiger einen Chief Information Officer (CIO) oder einen Wissensmanager ein. Dieser Mitarbeiter ist direkt damit beauftragt, sich detailliert um das Wissens- und Informationsmanagement zu kümmern.

Was ist Wissen?

Um näher zu verstehen, welche Kenntnisse im Rahmen des Wissensmanagement überhaupt gesammelt und verarbeitet werden, ist es wichtig zu besprechen, was überhaupt Wissen ist.

Der Begriff Wissen hat viele Definitionen, in diesem Kontext kann er jedoch verstanden werden als “Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen”. Dabei basiert das Wissen zwar auf reinen Informationen, Daten und Fakten, ist jedoch immer an eine spezifische Person gebunden. Diese Person bezeichnet man als “Wissensträger bzw. Wissensträgerin”.

In diesem Zusammenhang wird unter explizitem und implizitem Wissen unterschieden.

Explizites Wissen

Unter explizitem Wissen versteht man all jene Kenntnisse, die in Buchstaben und Zahlen erfasst werden können. Dazu zählen beispielsweise fachspezifisches Wissen oder Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Methoden.

Diese Art von Wissen ist in der Regel frei verfügbar und an keine spezifische Person gebunden. Daher ist es auch dementsprechend einfacher, den Wissenstransfer durchzuführen. Mithilfe von Datenbanken, Handbüchern, Dokumenten oder Verzeichnissen kann das explizite Wissen ideal gesammelt und weitergegeben werden.

Explizites Wissen wird auch “Embrained Knowledge” genannt und kann ganz klar dem Informationsmanagement zugeordnet werden.

Implizites Wissen

Auf der anderen Seite steht das implizite Wissen, welches personengebunden ist. Darunter versteht man subjektive Erfahrungen, kognitive Vernetzungen oder persönliche Denk- und Verhaltensmuster.

Zum impliziten Wissen zählen etwa das Verkaufstalent von Mitarbeitern im Sales, die Überzeugungskraft von Anwälten oder auch der Schreibstil von Mitarbeitern im Marketing.

Dieses Know-How ist schwer in Worte zu fassen, was die Vermittlung umso schwieriger darstellt. Jedoch kann der Wissensaustausch durch Workshops oder intensive Interaktionen mit anderen Personen erfolgen. 

Implizites Wissen ist ebenfalls bekannt unter dem Begriff “Tacit Knowledge” und ein wichtiger Bestandteil im Wissensmanagement.

Warum braucht man Wissensmanagement?

Das Wissensmanagement verfolgt das Ziel, eine sogenannte Wissensdatenbank aufzubauen. Diese soll schlussendlich einen Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen erzielen, denn durch das vernetzte Wissen können Mitarbeiter besser eingeschult und die eigenen Produkte und Dienstleistungen verbessert werden.

Im Detail verfolgt das Wissensmanagement mehrere Ziele, auf die wir hier kurz eingehen möchten.

• Informationsverfügbarkeit: Wissen sollte für alle Mitarbeitenden leicht verfügbar sein. Dabei hilft eine Wissensdatenbank, in der alle Informationen an einem Ort gebündelt sind. Somit kann jeder Mitarbeiter auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

• Wissensverteilung: Wissen sollte nicht auf einzelne Bereiche begrenzt sein. Dieses Silo-Denken kann sich negativ auf den Erfolg und die Produktivität auswirken. Daher werden mit dem Wissensmanagement die verschiedenen Kenntnisse an alle Abteilungen übermittelt.

• Wissenserhalt: Es ist wichtig, das implizite Wissen einer Person so effizient wie möglich an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Denn bei einem Mitarbeiterabgang oder -wechsel könnten wertvolle Informationen verloren gehen, die wichtig für den Unternehmenserfolg sind.

• Innovationsförderung: Um Innovationen vorantreiben zu können, müssen die zuständigen Teams mit allen richtigen Informationen versorgt werden. Auch dafür sorgt das richtige Wissensmanagement.

Wie baue ich ein Wissensmanagement auf?

Es gibt verschiedene Modelle und Methoden, mit denen Sie Wissen in Ihrem Unternehmen sammeln können. In diesem Artikel möchten wir auf zwei wichtige Wissensmanagementsysteme eingehen, die sich auf die unterschiedlichen Arten von Wissen (explizit und implizit) fokussieren.

SECI-Modell

Das SECI-Modell, auch Wissensspirale genannt, wurde von den japanischen Wissenschaftlern Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi entwickelt. Das Modell ist insofern interessant und wichtig, da es das implizite Wissen in den Vordergrund stellt.

Wie bereits angesprochen ist implizites Wissen schwer zu übermitteln, da es an einen Wissensträger gebunden ist. Mit diesem Modell soll jedoch eine Transformation zu explizitem Wissen möglich sein. 

Dazu wurden folgende Phasen definiert:

1. Socialization: Mit der Phase der Sozialisierung beginnt der Prozess des SECI-Modells. Hier steht zunächst einmal die Beobachtung im Vordergrund. Dabei wird ein Umfeld geschaffen, welches Vertrauen und gemeinsames Handeln ermöglicht. Mitarbeiter können sich nun gegenseitig beobachten und miteinander arbeiten, um durch nonverbale Handlungen das implizite Wissen aufzunehmen.

2. Externalization: In der Phase der Externalisierung versuchen die Mitarbeiter jetzt, ihr vorhandenes Wissen mit anderen zu teilen. Dabei hilft es, ein Brainstorming-Meeting durchzuführen. Mitarbeiter können hierbei Fragen stellen und sich gegenseitig dabei helfen, die richtigen Antworten zu finden. Damit soll das Wissen explizit gemacht werden.

3. Combination: Nun folgt die Phase der Kombination. Hier wird das verfügbar gemachte Wissen neu zusammengestellt, denn das geteilte Wissen trifft hier auf neue, individuelle Erfahrungen. Diese Phase ist wichtig, um Innovationen und neues Wissen zu schaffen. 

4. Internalization: Die letzte Phase ist die Internalisierung. Hierbei geht es darum, die neuen Erfahrungen aufzunehmen und in den eigenen Erfahrungsschatz einzubinden. Somit wird das explizite Wissen wieder zu implizitem Wissen.

Der Prozess kann nun wieder von vorne beginnen. Die Mitarbeiter teilen wieder ihr Wissen und integrieren es in ihr eigenes Gedankengebäude. Damit wird sichergestellt, dass das implizite Wissen geteilt und gesammelt werden kann, um es für alle Teilnehmenden im Unternehmen verfügbar zu machen.

Bausteine-Modell nach Probst

Das Bausteine-Modell wurde von Gilbert Probst, einem Schweizer Ökonom, entwickelt. Der Prozess basiert auf einer strukturierten Herangehensweise, welche dafür sorgt, dass Wissen richtig verarbeitet und gesammelt wird.

Dieser Wissensmanagement-Prozess ist wichtig, um das explizite Wissen langfristig zu speichern und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Insgesamt besteht das Bausteine-Modell aus acht verschiedenen Bereichen, die alle Aspekte des Wissensmanagements abdecken.

1. Wissensidentifikation: Bevor Wissen gesammelt werden kann, muss es erst einmal erkannt und lokalisiert werden.

2. Wissenserwerb: Wenn ein Unternehmen noch nicht genug Wissen hat, kann es dieses von externen Quellen beschaffen. Dies können Experten oder andere Organisationen sein.

3. Wissensentwicklung: Durch die richtige Nutzung von Wissen werden neue Fähigkeiten geschaffen und Ideen entwickelt.

4. Wissensverteilung: Wissen sollte innerhalb eines Unternehmens an alle Mitarbeiter verteilt werden.

5. Wissensnutzung: Es muss sichergestellt werden, dass Wissen auch tatsächlich genutzt wird.

6. Wissensbewahrung: Der Abgang von Mitarbeitern kann zum Verlust von implizitem Wissen führen. Deshalb muss wertvolles Wissen langfristig gespeichert werden.

7. Wissensziele: Für ein erfolgreiches Wissensmanagement müssen Ziele festgelegt werden, die die Richtung bestimmen.

8. Wissensbewertung: Die festgelegten Ziele und Aktivitäten sollten regelmäßig überprüft und bewertet werden.

Weitere Wissensmanagement-Methoden

Daneben gibt es noch zahlreiche weitere Methoden, die Sie ebenfalls nutzen können. Entscheiden Sie für sich selbst, welche Methode am sinnvollsten für Ihr Unternehmen ist, um das bestmögliche Wissensmanagement aufzubauen.

• Wissenstreppe nach North: Diese Methode veranschaulicht die Transformation von einfachen Daten hin zu einer Wettbewerbsfähigkeit.

• Knowledge Mapping: Wer visuelle Übersichten bevorzugt, kann sogenannte Wissenskarten verwenden. Diese veranschaulichen komplexe Strukturen auf eine einfache Art und Weise, um leichter Lücken zu identifizieren.

• Potsdamer Modell: Bei diesem Modell geht es hauptsächlich darum, das Wissensmanagement in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren.

Digitales Wissensmanagement mit Asana

Für ein erfolgreiches Wissensmanagement ist es wichtig, dass Sie alle Informationen an einem Ort zentral speichern. Damit machen Sie das Wissen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich, was eine erhöhte Effizienz und Produktivität mit sich bringen kann.

Die meisten Unternehmen setzen heutzutage auf digitale Wissensmanagement-Tools, um Informationen und Kenntnisse abzuspeichern. Ein Tool von Asana bietet Ihnen neben der Speicherung von Wissen noch weitere Vorteile.

Denn Asana kann als Work Management Plattform alle betrieblichen Prozesse und Workflows digital abbilden. Dies beinhaltet aber nicht nur die Aufgaben selbst, sondern auch die Fristen, die Zuständigkeiten und die Abhängigkeiten. Somit erhalten Ihre Mitarbeiter über die Plattform einen Überblick über Ihre Aufgaben und gleichzeitig Zugang zu allen wichtigen Informationen, falls Probleme auftreten oder Hilfe gefragt ist. 

Erfahren Sie hier mehr über Asana und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen:

Unser Fazit

Wissen ist mitunter die wertvollste Ressource von Unternehmen, gerade in der heutigen Geschäftswelt. Deshalb ist es wichtig, ein effizientes Wissensmanagement aufzubauen, um langfristig für einen Wettbewerbsvorteil zu sorgen. 

Die Vorteile liegen klar auf der Hand, denn das Wissensmanagement sorgt für eine erhöhte Transparenz, eine bessere Unternehmenskultur und die Vermeidung von Wissensverlust. 

Wählen Sie dabei eine Methode, die zu Ihrem Unternehmen passt. Sei es nun ein strukturierter und systematischer Prozess oder eine visuelle Darstellung. Wichtig ist, dass Sie dafür sorgen, dass sowohl implizites als auch explizites Wissen leicht zugänglich ist, damit alle Mitarbeiter bestmöglich arbeiten können.