So erstellen Sie Gruppennormen für effektive Teams, mit Beispielen von 7 Asana-Managern

Was, denken Sie, würde passieren, wenn Sie sich zu einer Besprechung als Clown verkleiden? Oder wenn Sie alle Benachrichtigungstöne Ihres Computers auf miauende Katzen umstellen?

Selbst wenn diese Dinge nicht explizit gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, werden Ihre Teamkollegen vielleicht trotzdem Augen machen. Das liegt an den Gruppennormen – impliziten Grundregeln, die Ihr Team befolgt, auch wenn sie nie niedergeschrieben wurden. Gruppennormen bestimmen, wie sich die Gruppe verhält, einschließlich kleiner Details wie allgemein akzeptierter Kleiderordnungen.

Gruppennormen sind in der Regel eher implizit als festgeschrieben, daher haben Sie vielleicht noch nie über sie nachgedacht. Durch das bewusste Etablieren von Gruppennormen können Sie jedoch die Teamzusammenarbeit fördern, die Effizienz steigern und die Effektivität maximieren.

Was sind Gruppennormen?

Gruppennormen sind die vereinbarten oder unausgesprochenen Regeln, die festlegen, wie Teammitglieder interagieren, effektiv zusammenarbeiten und effizient arbeiten. Normalerweise sind Gruppennormen nicht niedergeschrieben. Vielmehr sind sie implizit vereinbarte Regeln und Verhaltensstandards, die sich an den Grundregeln der allgemeinen Unternehmenskultur orientieren. Diese impliziten Werte beeinflussen und geben vor, wie Teammitglieder Entscheidungen treffen, bei der Arbeit kommunizieren und sogar Konflikte lösen.

Selbst wenn Sie noch nie bewusst Gruppennormen erstellt haben, haben Sie sie definitiv schon erlebt. Jede Art von Gruppe – ob Freundesgruppen, informelle Gruppen oder Arbeitsgruppen – hat eine Reihe von Normen, die sie im Laufe der Zeit erstellt und anpasst, auch wenn es den Gruppenmitgliedern nicht bewusst ist.

In diesem Artikel werden wir uns auf die Normen von Arbeitsgruppen konzentrieren, um Ihnen zu helfen, die Normen Ihres Teams zu gestalten. Wenn Sie nicht gerade eine neue Gruppe aus Mitgliedern aufbauen, die noch nie zusammengearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich bereits einige Gruppennormen etabliert. Dazu könnten Dinge zählen wie:

• Die Kommunikations- und Projektmanagement-Tools, die Ihre Gruppe nutzt

• Wie Ihre Gruppe mit Konflikten oder Problemen umgeht

• Wie die Gruppenmitglieder normalerweise miteinander interagieren (formell oder informell)

• Wie Verspätungen zu Besprechungen gehandhabt werden

Durch die klare Identifizierung und proaktive Gestaltung von Gruppennormen können Sie Ihrem Team zu Höchstleistungen verhelfen und dessen Arbeitsweise auf ein neues Niveau heben.

Warum sind Gruppennormen wichtig?

Positive Gruppennormen geben den Teammitgliedern ein Gefühl von Normalität und Stabilität im Arbeitsalltag. Gruppennormen schaffen implizite (oder auch vorgegebene) gemeinsame Wertesysteme, die den Teammitgliedern helfen, ihr Bestes zu leisten. Durch die Beseitigung von Zweifeln und Stress, die durch Unklarheiten entstehen, können die Gruppenmitglieder effektiver zusammenarbeiten und mehr erreichen.

Wenn Teammitglieder Gruppennormen kennen und diese auch verstehen, wissen sie, was von ihnen erwartet wird und können entsprechend handeln. Das Wissen um Ihre Projektprioritäten hilft Ihnen, sich auf die Arbeit mit dem höchsten Wirkungsgrad zu konzentrieren. Genauso hilft es Ihnen, die Erwartungen Ihres Teams zu verstehen, um möglichst effektiv zusammenzuarbeiten.

Gruppennormen helfen Teammitgliedern auch, ihre Zeit bewusster zu nutzen. Zu oft ist unsere Aufmerksamkeit nicht auf unsere Ziele ausgerichtet – wir verbringen zu viel Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit statt mit unseren wichtigsten Aufgaben. Gruppennormen vereinfachen Besprechungen und Kommunikation, indem sie klar definieren, wie Teammitglieder interagieren sollen. Die Umwandlung dieser impliziten Regeln in explizite, teamweite Richtlinien reduziert das Rätselraten darüber, wie die Teammitglieder sich verhalten sollen und erhöht dadurch die Effektivität.

Gruppennormen leisten aber noch mehr:

• Gruppennormen geben den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen und schaffen so ein Gefühl der Zugehörigkeit.

• Gruppennormen erhöhen das Vertrauen, weil alle die gleichen Vorstellungen über die Mission und ihre Rolle darin haben.

• Gruppennormen fördern die Teamarbeit, indem sie Unsicherheit durch Klarheit ersetzen.

• Gruppennormen legen teamweite Richtlinien zu Kommunikationsstilen fest, um wahrgenommenes soziales Faulenzen zu reduzieren.

Wie gute Gruppennormen zu einer gesunden Gruppendynamik führen

Gruppennormen sind die Grundlage für eine großartige Zusammenarbeit und Dynamik in der Gruppe.

Bruce Tuckman beschrieb erstmals 1965 in seinem Phasenmodell, wie sich Gruppen bilden. Nach Tuckman gibt es fünf Phasen der Gruppenentwicklung: Forming (Orientierungsphase), Storming (Konfrontationsphase), Norming (Organisationsphase), Performing (Leistungsphase) und Adjourning (Auflösungsphase).

In der Norming-Phase der Gruppenentwicklung schaffen Gruppen ganz natürlich ihre eigenen Normen. Aber ohne klare Anleitung und Führung werden auch einzelne Mitglieder unweigerlich ihre eigenen Gruppennormen erstellen. Indem Sie Gruppennormen im Vorfeld festlegen, können Sie den Gruppenzusammenhalt sicherstellen.

Beispiele von Gruppennormen für leistungsstarke Teams

Jedes Team hat eigene Gruppennormen – und normalerweise schreiben Teams diese nicht auf. Wenn Ihre Gruppe dennoch eine Liste von Normen aufschreiben würde, könnte diese wie folgt aussehen:

1. Jede Besprechung hat eine zugehörige Tagesordnung, sodass die Teammitglieder pünktlich und vorbereitet zu den Besprechungen erscheinen.

2. Die Teammitglieder verfolgen individuelle To-dos in einem gemeinsamen Arbeitsmanagement-Tool, sodass jeder weiß, wer was bis wann erledigt.

3. Die Teammitglieder kommunizieren über ihre Arbeit in gemeinsam genutzten Tools wie Asana und Slack, sodass jeder Zugriff auf benötigte Informationen hat. Das Team legt Wert auf Transparenz und startet Gruppendiskussionen, wann immer diese möglich sind.

4. Die Teammitglieder sprechen jeden Montagmorgen über ihre Prioritäten. Wenn neue Arbeit anfällt, können sie die Fälligkeitstermine so anpassen, dass sie die wichtigste Arbeit zuerst erledigen und dabei immer noch Projekttermine oder Markteinführungen im Auge behalten können. Aufgaben und Projekte werden mit individuellen KPIs oder OKRs des Unternehmens oder des Teams verknüpft. So wird sichergestellt, dass die Teammitglieder verstehen, welche Arbeit besonders wichtig ist, und diese priorisieren.

5. Die Gruppenmitglieder gehen von positiven Absichten ihrer Kollegen aus und zeigen Führungsstärke. Wenn es zu Unstimmigkeiten kommt, gehen sie diese proaktiv mit etablierten Konfliktlösungsstrategien an.

6. Die Teammitglieder setzen auf klare, schnelle Entscheidungsprozesse. Wenn nötig, verwenden sie eine Entscheidungsmatrix oder Problemlösungsstrategien.

7. Die Gruppenmitglieder bemühen sich, wichtige Beteiligte frühzeitig in den Projektprozess einzubinden. Mithilfe von RACI-Diagrammen identifizieren sie die wichtigsten Beteiligten für ihre Arbeit und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

8. Gruppen- und Teamleiter setzen proaktiv Ressourcen ein, um Burnout zu reduzieren und für eine ausgeglichene Verteilung der Arbeit zu sorgen.

9. Die Gruppenmitglieder bleiben durch Projekt-Statusaktualisierungen auf dem Laufenden, die in einer zentralen Informationsquelle wie Asana geteilt werden.

10. Die Gruppenmitglieder planen Zeitblöcke in ihrem Kalender ein, um sich möglichst lange in den Flow-Zustand versetzen zu können und ihre persönliche Produktivität zu maximieren.

Wie 7 Asana-Manager bewusst Teamnormen erstellen

Gruppennormen sind für Teams das, was die Organisationskultur für Unternehmen ist. Wenn Sie nicht bewusst Gruppennormen schaffen, werden sich diese Normen mit der Zeit natürlich entwickeln – aber möglicherweise nicht unbedingt so, wie Sie es sich wünschen.

Festgelegte Gruppennormen haben viel mit guten Teambuilding-Aktivitäten gemeinsam: Man braucht eine starke Führungskraft, um die Gruppe zu leiten. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir sieben Asana-Teamleiter gebeten, uns zu erzählen, wie sie im Laufe der Zeit Gruppennormen geschaffen haben. Was sie zu sagen hatten, erfahren Sie hier.

Tony Chang, Product Manager, Asana

Wir beginnen unser regelmäßiges Team-Meeting mit der Frage nach dem Gemütszustand der einzelnen Teammitglieder. Wir benutzen dazu die Kategorien Rot, Gelb und Grün – die Stimmung muss allerdings nicht zwangsläufig mit der Arbeit zusammenhängen oder durch sie ausgelöst sein. So können wir das Meeting mit Transparenz und Sensibilität beginnen, was dazu beiträgt, dass wir besser miteinander kommunizieren und einander besser verstehen.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, User Operations Manager, Asana

1. Mit Empathie führen und authentisch sein. Manager im Team gehen mit gutem Beispiel voran, indem sie Einzelgespräche und andere Unterhaltungen empathisch führen. Bei jedem Gespräch bemühen sich die Manager darum, zu verstehen, was im Leben ihrer Teammitglieder vor sich geht.

2. Täglich offene Diskussionen in Team-Huddles. Unser Team trifft sich täglich zu Huddles, um Updates zu Fehlern oder Problemen zu teilen, die bei Kunden auftreten. Diese Treffen sind ein zentraler Bestandteil unseres Tages – sie bringen das Team zusammen, ermöglichen uns, Wissen zu teilen und schaffen Raum für Verbindungen.

3. Von guten Absichten ausgehen. Im User Operations Team gehen wir bei jeder Interaktion von einer guten Absicht aus. So können wir die Arbeit erledigen und uns überlegen, was passieren muss, um eine Lösung zu finden.

4. (Keine peinliche) Stille in Meetings. Wir versuchen, keine Angst vor Stille zu haben. Manchmal brauchen Menschen einfach ein paar Sekunden mehr, um ihre Gedanken und Ideen zu ordnen oder den Mut aufzubringen, etwas zu sagen.

5. Aktives und respektvolles Zuhören. Wir verstehen, dass es die Konversation behindert, wenn wir andere unterbrechen. Wir haben eine Gruppennorm, die vorgibt, den Leuten vollständig zuzuhören, wenn sie sprechen und Feedback oder Ideen äußern.

Greg Dodds, Brand Design, Asana

Wir pflegen eine Kultur des offenen und aktiven Feedbacks, gerade bei unseren Meetings zum Besprechen von Designs. Teammitglieder können in jeder Phase des kreativen Prozesses ihre Arbeit vorstellen und Unterstützung von ihrem Team erhalten. Ohne die Interaktion mit anderen ist Kreativität nur bedingt möglich. Durch unser ständiges Meetings zur Designkritik wird ein sicherer Raum geschaffen, in dem die Mitarbeiter ihre Arbeit in jedem Stadium vorstellen können und frische Ideen und Feedback von anderen bekommen.

Ariel Tavares Grilo, Localization Manager, Asana

1. Ich setze wöchentliche Teambesprechungen an, damit wir uns auf unsere Prioritäten konzentrieren, Updates austauschen und Probleme gemeinsam lösen können. Bei Bedarf ermutige ich das Team auch, diese Zeit zu nutzen, um Kollegen konstruktives Feedback zu geben.

2. Ich teile auch häufig Verantwortlichkeiten und Aufgaben neu zu, wenn Mitarbeiter an bestimmter Arbeit interessiert sind. So kann jeder von uns an Tätigkeiten arbeiten, die für ihn am interessantesten sind, und bleibt dadurch motiviert.

3. Respekt gegenüber anderen ist ein Grundpfeiler des Teams. Deswegen haben wir unsere Beziehung als Team auf Respekt ausgelegt. Auch mit anderen Teams arbeiten wir sehr respektvoll zusammen. Das ist sehr wichtig für den Aufbau eines gesunden Arbeitsumfelds.

Erin Cheng, Head of Public and Analyst Relations

In unserem Team nehmen wir Asanas Grundsatz, sich selbst und anderen gegenüber authentisch zu sein, sehr ernst. Wir haben unser Team während der aktuellen Heimarbeit-Phase aufgebaut und uns noch nie persönlich getroffen. Umso wichtiger ist es, dass wir bodenständig und authentisch bleiben, sowohl bei der Arbeit als auch außerhalb.

Zu Beginn unserer wöchentlichen Teambesprechung und aller Einzelgespräche frage ich immer „Wie geht es Ihnen?“ oder „Wie fühlen Sie sich?“, statt direkt mit der Tagesordnung zu beginnen. Das schafft nicht nur Raum für unsere Teammitglieder, um mitzuteilen, was sie in ihren persönlichen und beruflichen Rollen beschäftigt, es sorgt auch für eine sichere Umgebung und einen kontinuierlichen Dialog, bei dem es nicht nur um die täglichen Aufgaben geht.

Wir bemühen uns auch um absolute Klarheit darüber, wann wir verfügbar sind und wann nicht. Ich habe ein Kleinkind zu Hause, also hole ich die Arbeit oft abends nach, wenn das Kind im Bett ist, oder am Wochenende während der Mittagsruhe. Ich habe meinem Team klargemacht, dass diese Zeiten zwar am besten für meine Arbeit geeignet sind, ich aber nicht erwarte, dass sie online sind und/oder auf Anfragen reagieren. Es ist wichtig, dass jeder in der Lage ist, abschalten zu können.

Durch das Festlegen klarer Erwartungen und Gruppennormen in Bezug auf die Kommunikation und Verfügbarkeit während der arbeitsfreien Zeit kann jeder die Zeit zum Ausruhen und Aufladen bekommen, die er braucht. Niemand muss sich gezwungen zu fühlen, online zu sein, nur weil sein Vorgesetzter online ist.

Sonya Chu, Head of Marketing Analytics, Asana

Slack-Normen nach dem Übergang zu ortsunabhängiger Arbeit

Als das Team zum ersten Mal ortsunabhängig arbeitete, galt es plötzlich eine völlig neue Art der Zusammenarbeit zu finden. Hinzu kam, dass wir auch neue Mitglieder im Team hatten, die andere noch nicht kannten. Statt bestehende Regeln durchzusetzen, erstellten wir sie gemeinsam als Team: Wir tauschten aus, was uns am Herzen lag und welche Normen wir als Team etablieren wollten.

Wir haben zum Beispiel entschieden, dass es wichtig ist, jemandem quasi auf die Schulter klopfen zu können, um eine Frage zu stellen – aber auch, dass es wichtig ist, lange Phasen der Konzentration und des Flow zu ermöglichen. Als Team haben wir entschieden, dass wir lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren; wir waren uns also einig, dass es akzeptabel ist, jederzeit mit jemandem per Slack zu kontaktieren – mit der Maßgabe, dass jede Person ihre eigenen Slack-Benachrichtigungen verwaltet und zu einem Zeitpunkt antworten kann, der ihr am besten passt.

Dumme Fragen stellen

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Analysten schneller und besser arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, dass sie andere Analysten um Input zu ihrer Arbeit bitten können und diesen auch bekommen. Zwar ist jeder im Marketing Analytics-Team sehr aufgeschlossen und hilfsbereit, aber wir arbeiten alle ortsunabhängig und viele aus dem Team sind relativ neu. Deshalb war es für das Team oft schwierig, sich gegenseitig Fragen zu stellen, zumal es nicht immer klar war, wen man fragen konnte. Fragen im Teamkanal zu stellen, fühlte sich unangemessen an, da wir diesen Kanal für Teamankündigungen nutzten.

Einer der Analysten hatte eine großartige Idee, nämlich einen sicheren Raum für Fragen zu schaffen. Dazu wurde ein Slack-Kanal eingerichtet, der „dumme Fragen“ heißt. In Wirklichkeit sind die meisten unserer Fragen gar nicht dumm, aber Raum extra für „dumme„ Fragen zu schaffen, hat den Leuten wirklich geholfen, die Angst zu überwinden, dass ihre Fragen negativ beurteilt werden. Das und die Tatsache, dass die erfahreneren Analysten und ich selbst dies vorleben und unsere eigenen „dummen" Fragen stellen, hat wirklich dazu beigetragen, dass mehr Personen im Team ihre Fragen stellen.

Akira Uchino, Japan Marketing Lead, Asana

Ohne Klarheit geht nichts. Zur Förderung der Klarheit gehört auch, dass ich den Teammitgliedern helfe, eine persönliche Bestleistung zu erreichen. Meine Aufgabe ist es, Teammitgliedern zu zeigen, wozu sie fähig sind. Mit diesem Verständnis haben sie dann eine klare Vision für ihr Wachstum und den Weg dorthin. Dann können wir gemeinsam überlegen, wie sie den nächsten Schritt in diese Richtung machen können und wie das Marketing-Team in Japan weiter wachsen kann.

In Ihr Team investieren

Obwohl der Aufbau von Gruppennormen Zeit braucht, ist diese Zeitinvestition eine Investition in Ihr Team. Klare Gruppennormen beseitigen Unsicherheiten und geben den Teammitgliedern Klarheit darüber, was von ihnen erwartet wird. Auf diese Weise ist jeder auf Erfolg ausgerichtet, und neue Mitglieder können vom ersten Tag an voll durchstarten.

Mehr Tipps dazu, wie Sie Ihre Gruppe fördern und für tolle Teamarbeit sorgen können, finden Sie in unserem Artikel über die 10 einfachen Schritte zur Förderung der Teamzusammenarbeit.