Leitfaden für Executive Dashboards: 10 Tipps für die Berichterstattung und ihre Vorteile

Weltweit nutzen Unternehmen seit Jahrzehnten Daten, um einige der dringlichsten Probleme unserer Zeit zu lösen. Als die Astronauten der Apollo-13-Mission dem Johnson Space Center über Funk „Houston, wir haben ein Problem“ mitteilten, sammelte die Mission Control der NASA schnell alle verfügbaren Daten, um einen Rettungsplan zu erstellen. 

Es gibt viele Möglichkeiten, um Daten in Echtzeit zu verfolgen. Wenn Unternehmen Ihre Daten an einem zentralen Ort erfassen, ist es für Führungskräfte einfacher, Analysen durchzuführen und handlungsweisende Entscheidungen zu treffen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Executive Dashboard ist und warum Sie von diesem Tool für die Berichterstattung profitieren können. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die Erstellung eines Executive Dashboards, sodass Sie später den größten Nutzen daraus ziehen können.

Was ist ein Executive Dashboard?

Ein Executive Dashboard ist eine anpassbare Oberfläche, die Ihre Unternehmensdaten organisiert und grafisch darstellt. Sie können Daten für die Verwaltung von Teamzielen nutzen, oder auch, um Verbesserungen vorzunehmen, Trends zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und vieles mehr. Durch die Darstellung der wichtigsten Daten Ihres Unternehmens in Echtzeit unterstützt Sie Ihr Executive Dashboard bei strategischen Entscheidungen – die bisher dafür nötigen Recherchearbeiten gehören damit der Vergangenheit an. 

Das bieten Executive Dashboards:

• Eine grafische, einfach zu bedienende Übersicht

• An Ihre Bedürfnisse anpassbare Kennzahlen

• Daten aus unterschiedlichen Quellen und Abteilungen

• Eine Struktur, die einfachen Zugriff auf aktuelle Daten ermöglicht

Executive Dashboards sollten Ihnen in kürzester Zeit die relevantesten Informationen Ihres Unternehmens liefern. Zu diesen relevanten Informationen könnten Ihre Key Performance Indicators (KPIs) und weitere Kennzahlen zählen, die für den Erfolgs Ihres Unternehmens von Bedeutung sind.

Arten von Executive Dashboards

Es gibt vier zentrale Arten von Executive Dashboards. Diese unterscheiden sich je nach der Art der Informationen, die Sie in Ihrem Dashboard sehen möchten, und dem Grund, warum Sie sich genau diese Daten anzeigen lassen. 

Zu den vier Arten von Executive Dashboards zählen:

1. Strategische Dashboards: Bei diesen Dashboards liegt der Fokus auf langfristigen Strategien, weshalb sie oft grundlegende Kennzahlen umfassen. Als Manager könnten Sie sich in Ihrem strategischen Dashboard zum Beispiel die jährliche Kundenanzahl oder den Jahresumsatz Ihres Unternehmens anzeigen lassen.

2. Analytische Dashboards: Diese Dashboards enthalten eine Vielzahl an Informationen. Analytiker nutzen diese Art, um Trends zu erkennen oder Vorhersagen zu treffen. In einem analytischen Dashboard könnten Sie zum Beispiel die jährlichen Finanzdaten oder Kennzahlen für die Kundenzufriedenheit erfassen. 

3. Operative Dashboards: Diese Dashboards werden für Vorgänge mit kürzeren Zeitrahmen und operative Prozesse eingesetzt. Denken Sie beispielsweise an Projektbbudgets, die Gesamtausgaben innerhalb eines Quartals und Kosten pro Akquisition. 

4. Taktische Dashboards: Mit taktischen Dashboards wird die Mitarbeiter- oder Projektleistung erfasst. Zu den Kennzahlen für diese Art von Dashboards zählen die Anzahl an Klicks, Seitenaufrufe, Einstellungskosten pro Mitarbeiter und Mitarbeiterleistung.

Manche Executive Dashboards enthalten Elemente aus unterschiedlichen Kategorien. So kann Ihr Dashboard, wenn Sie sich um das Projektmanagement kümmern, zum Beispiel sowohl strategische als auch taktische Elemente umfassen, während das Dashboard eines CFOs vielleicht eher strategische und analytische Elemente anzeigt. 

5 Tipps für die Erstellung Ihres Executive Dashboards

Nutzen Sie diese Tipps, um ein Executive Dashboard zu erstellen, das an die Bedürfnisse Ihres Teams angepasst ist. Damit Sie als Führungskraft wirklich effizient sein können, müssen Sie wissen, welche Daten Ihr Dashboard enthalten soll und wie diese Daten dargestellt werden sollen. 

1. Ermitteln Sie die Zielgruppe

Ihr Executive Dashboard enthält wichtige Kennzahlen, mit denen Sie eine bestimmte Zielgruppe innerhalb Ihres Unternehmens unterstützen möchten. Wenn Sie im Projektmanagement tätig sind, wählen Sie wahrscheinlich Daten aus, die auf Ihren Projekten und Ihren Teammitgliedern basieren. Im ersten Schritt ist es daher zunächst notwendig, die Zielgruppe zu ermitteln, deren Arbeit Sie mithilfe Ihrer Daten fördern möchten. Dann können Sie wirklich informierte Entscheidungen treffen und Ihr Dashboard genau an die Anforderungen dieser Zielgruppe anpassen.

Mit diesen Fragen finden Sie heraus, wer Ihr Dashboard hauptsächlich verwenden wird:

• Welche Ziele verfolgt mein Team?

• Wie kann ich die Leistung meines Teams messen?

• Welche Daten benötige ich, um Verbesserungen in meinem Team oder Unternehmen zu erzielen?

• Welche Daten unterstützen mich dabei, meine Fähigkeiten als Führungskraft zu verbessern?

Sobald Sie Ihre Zielgruppe kennen und die eben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie zum nächsten Schritt weitergehen und die Erfolgskennzahlen für Ihr Executive Dashboard festlegen. 

2. Legen Sie Ihre KPIs fest

Ihre KPIs sind die Leistungskennzahlen, die Sie in Ihrem Executive Dashboard mitverfolgen. Sie können sie als Grafik, Tabelle oder Diagramm darstellen, aber in jedem Fall sollten Sie KPIs auswählen, die für die Zielgruppe, die Sie in Schritt 1 ermittelt haben, nützlich sind. 

Sehen wir uns ein Beispiel an. Wenn Sie für das Projektmanagement in einem Marketingteam zuständig sind, könnte eines Ihrer Teamziele lauten: „Die Inhaltsproduktion für alle Marketingkanäle diversifizieren“. Damit Sie dieses Ziel in Daten umwandeln können, formulieren Sie es zuerst als SMART-Ziel. Die SMART-Version dieses Ziels könnte so klingen: „Pro Monat 10 Inhalte für jeden Kanal produzieren; die Kanäle sind dabei Social Media, E-Mail und die Website.“ 

Bei diesem Beispiel würde Ihr KPI-Dashboard folgende Kennzahlen umfassen:

• Erledigte Projekte nach Kanal sortiert

• Unerledigte Projekte nach Kanal und verantwortlichem Teammitglied sortiert

• Nicht zugewiesene Projekte nach Kanal und Priorität sortiert

• Ein Diagramm, das den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels anzeigt

Ihr Executive Dashboard kann auch andere KPIs enthalten, die Ihnen einen guten Überblick über Ihr Team und strategische Unternehmensziele verschaffen. Denken Sie zum Beispiel an Kennzahlen, die die Leistung Ihrer Teammitglieder oder auch den Gesamterfolg im Marketingbereich messen.

3. Passen Sie Ihr Dashboard an

Bei der Erstellung Ihres Dashboards gilt es aber, mehr als nur die Daten zu berücksichtigen. Genauso wichtig wie die Daten ist es nämlich, sicherzustellen, dass die visuelle Darstellung stimmig ist, damit die Nutzer eine erstklassige Erfahrung erwartet. Außerdem kann die Verarbeitung Ihrer Daten Einfluss auf Entscheidungsprozesse haben. Das Design Ihres Dashboards hängt von Ihren Geschäftstätigkeiten ab. Beachten Sie daher bei der Erstellung am besten die verschiedenen Dashboard-Arten. 

Das Dashboard eines Datenanalytikers wird zum Beispiel eine Unmenge an Informationen beinhalten, und es ist wichtig, eine gute Darstellungsmöglichkeit zu finden, damit all die Informationen sinnvoll genutzt und Trends erkannt werden können.

4. Lassen Sie Ihre Daten für sich sprechen

Die Daten in Ihrem Dashboard sollten eine klare, nachvollziehbare Geschichte erzählen. Ein Daten-Dashboard ist nicht besonders hilfreich, wenn Daten nicht klar visualisiert werden und Sie keine Schlüsse daraus ziehen können. 

Gehen wir nun noch einmal zurück zu unserem Beispiel. Ziel war es, 10 verschiedene Inhalte pro Monat für Ihre Kanäle (Social Media, E-Mail und Website) zu erstellen. In diesem Fall sollte das Dashboard Antworten auf die folgenden Fragen liefern:

• Wieviele Projekte haben wir erledigt und für welche Marketing-Kanäle?

• Wieviele Projekte sind noch unerledigt und für welche Marketing-Kanäle?

• Wie priorisieren wir unerledigte Projekte?

• Wer ist für die Fertigstellung der unerledigten Projekte zuständig?

• Wie weit sind wir noch von unserem Ziel entfernt?

Egal, wer sich Ihr Dashboard ansieht: Mithilfe der angezeigten Daten sollte jede Person, die es öffnet, in der Lage sein, diese Fragen zu beantworten.

5. Nutzen Sie Software zur Berichterstattung

Am besten nutzen Sie eine Software zur Berichterstattung um Ihr Dashboard zu automatisieren und Ihre Daten in Echtzeit nachzuverfolgen. Manche Tools zur Berichterstattung eignen sich zur Darstellung bestimmter Informationen, wie Daten zu SEO und Website-Besuchen. Alternativ gibt es Tools zur Berichterstattung auf Unternehmensebene, die verschiedene Arten von Daten zusammenführen und dadurch die Erstellung umfassender Berichte ermöglichen. Mit einer Software für unternehmensweite Berichte können Sie ein Management-Dashboard erstellen, um den Fortschritt des gesamten Unternehmens im Blick zu behalten.

5 Vorteile von Executive Dashboards

Die Verwendung eines Executive Dashboards bringt unabhängig von Ihrer Position im Management viele Vorteile mit sich. Da Business Dashboards individuell anpassbar sind, können Sie sich damit einen Überblick über jede einzelne Abteilung verschaffen, von der Vertriebs-Pipeline bis hin zum Management von Kundenbeziehung.

1. Analysedaten

Der wahrscheinlich größte Vorteil von Executive Dashboards? Sie bieten Ihnen Einblicke, die Sie auf andere Weise wohl nicht erhalten würden. Mit den damit gewonnen Daten können Sie Ihre Evaluierungen genauestens kontrollieren und Management-Entscheidungen auf der Basis von Fakten treffen. Ohne ein Executive Dashboard ist es schwierig, die vielen einzelnen Bereiche Ihrer Unternehmensdaten zusammenzuführen und das große Ganze zu sehen. 

2. Zeitersparnis

Wenn Ihnen alle notwendigen Informationen an einem Ort zur Verfügung stehen, sparen Sie bei wichtigen Geschäftsentscheidungen Zeit. Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit, also zum Beispiel mit der Suche nach Informationen und dem Wechseln zwischen verschiedenen Tools.

Nehmen wir an, Sie wollen die Mitarbeiterleistung messen oder wissen, wieviel des Gesamtbudgets ausgegeben wurde. Ohne ein Dashboard müssen Sie sich dazu wahrscheinlich durch verschiedenste Funktionen Ihrer Berichterstattungssoftware klicken. Eine solche Software mit Dashboard-Funktion reduziert manuelle Arbeitsvorgänge und bietet Ihnen alle benötigten Informationen auf einen Klick (und Blick). Das Dashboard sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen gebündelt an einem zentralen Ort angezeigt werden und ermöglicht Ihnen so eine schnelle Analyse.

3. Messung der Projektleistung

Ein Projekt kann nur dann als erledigt erachtet werden, wenn die Ergebnisse anhand von Erfolgskennzahlen gemessen wurden. Und genau an diesem Punkt kommt das Executive Dashboard ins Spiel. Wie bereits erläutert, sollten die Daten Ihres Dashboards für sich sprechen bzw. eine Geschichte erzählen. Wenn Sie Ihre KPIs entsprechend wählen, können Sie Hintergrunddaten zum Projekt, den aktuellen Status und mögliche Zukunftsszenarien sehen – alles zentral an einem Ort.

4. Verbesserung der Teamleistung

Ihr Executive Dashboard hat das Potenzial, die Teamleistung zu verbessern, da es Teammitgliedern klar aufzeigt, wie ihre Aufgaben mit den größeren Zielen zusammenhängen. Wenn Ihre Teammitglieder wissen, auf welche Ziele sie hinarbeiten, und ihren Fortschritt in Richtung dieser Ziele beobachten können, wird sie das mit hoher Wahrscheinlichkeit anspornen.

5. Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten

Im Projektmanagement sollte es immer Ihr Ziel sein, Teamprozesse zu verbessern und eine effizientere Führungskraft zu werden. Ihr Executive Dashboard bietet Ihnen eine Übersicht über die Leistung Ihres Teams und Ihrer Projekte. Damit können Sie bei auftretenden Problemen sofort die notwendigen Maßnahmen ergreifen. 

Nutzen Sie unternehmensweite Berichte für die Erstellung Ihres Executive Dashboards

Mit unserem Tool für unternehmensweite Berichte können Sie alle Workflows Ihres Teams miteinander verknüpfen und die Leistung Ihrer Teammitglieder und Projekte in Echtzeit analysieren. Sobald Sie Ihr benutzerdefiniertes Executive Dashboard erstellt haben, genießen Sie einen umfassenden Überblick und können damit datenbasierte Entscheidungen treffen.