Krisenmanagement: Alles Wichtige im Überblick!

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie schwärmen Ihren Mitarbeitern vom jährlichen Betriebsausflug vor. Sie können es nicht erwarten, mit Ihren Kollegen bei Spielen und Teambuildingaktivitäten Zeit miteinander zu verbringen. Die Veranstaltung beginnt morgen und Sie möchten, dass alles glatt läuft. 

Der Großteil der Aktivitäten wird unter freiem Himmel stattfinden. Wenn es also plötzlich zu gewittern beginnt, geraten Sie in Panik! Sie hatten sich so darauf konzentriert, die Veranstaltung zu planen, dass Sie sich keine Schlechtwetteralternative überlegt haben. Änderungen in letzter Minute werden Tausende Euro kosten. 

Was kann man daraus lernen? Um eine gute Führungskraft zu sein, braucht man mehr als Positivität und gute Kommunikationsfähigkeiten. Zu wissen, wie Sie sowohl für gute als auch für schlechte Zeiten planen, schafft bei Ihrem Team Vertrauen und zeigt, dass Sie vorbereitet sind.

Krisenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Geschäftsplans, denn ohne ist Ihr Team nicht auf das Unerwartete vorbereitet. Im folgenden Artikel erläutern wir, was ein Krisenmanagementplan ist und wie Sie Ihr Unternehmen auf unsichere Zeiten vorbereiten können.

Was ist eine Unternehmenskrise?

Probleme gibt es in jedem Unternehmen, dies lässt sich gar nicht verhindern. Egal ob dies nun interne Probleme, wie ein fehlender Innovationsgeist, oder externe Probleme, wie Lieferantenausfälle, sind. Doch ab wann spricht man eigentlich von einer Krise?

Eine Unternehmenskrise herrscht dann vor, wenn der Betriebsalltag dauerhaft gestört ist. Probleme arten aus und führen dazu, dass nur noch weitere Schadensereignisse auftreten. Im schlimmsten Fall muss ein Unternehmen im Falle solcher Krisenzeiten den Konkurs anmelden.

Doch genau an dieser Stelle tritt das Krisenmanagement ein. Durch ein gut aufgestelltes Team mit einem Krisenmanager und einem Krisenstab können die Vielzahl an Problemen identifiziert werden und eine Lösung gefunden werden.

Was versteht man unter Krisenmanagement?

Krisenmanagement ist ein sehr breiter Bereich, der viele Aufgaben umfasst. Einige Aufgaben beginnen bereits vor der Krisensituation an sich. Hier geht es um die Krisenvorsorge, in der Schwachstellen ermittelt und Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden. Es ist von essentieller Bedeutung, dass kritische Phasen rechtzeitig erkannt werden, um eine Krise überhaupt zu verhindern.

Ist diese dennoch eingetreten, ist es nun am besten, aktuell wichtige Maßnahmen im Rahmen eines Krisenmanagement-Plans zu identifizieren und als Team diese zu koordinieren. Das Ziel hierbei ist es, die aktuelle Krise einzudämmen und zu verhindern, dass diese in einem Konkurs endet.

Ist die Krise überwinden, gilt es nun, eine Evaluation bzw. Nachbereitung durchzuführen. Warum hat die Krisenvorsorge dieses Problem nicht erkennen oder verhindern können? Welche Anpassungen müssen an en Vorsorgemaßnahmen durchgeführt werden?

Was ist ein Krisenmanagementplan?

In einem Krisenmanagementplan wird dargelegt, wie Ihr Unternehmen im Krisenfall reagieren wird. Krisenmanagementsysteme legen fest, wer Maßnahmen ergreift und welche Rollen gewisse Personen übernehmen. Das Ziel eines Krisenmanagementplans ist es, den Schaden zu minimieren und den Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wiederherzustellen.

Ihr Krisenmanagementplan ist ein lebendiges Dokument, auf das sich Ihr Team beziehen und das es regelmäßig aktualisieren kann. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Plan zu gestalten, aber ein typischer Krisenplan gleicht einer Checkliste. Wenn es zu einem Zwischenfall kommt, kann Ihr Team abhaken, was getan werden muss, um auf die Krise zu reagieren.

Man kann niemals wissen, welche Art von Krise auftreten könnte und wann, aber indem Sie eine Risikoanalyse durchführen, können Sie generelle Bedrohungen identifizieren, die sich Ihrem Unternehmen stellen könnten. 

Das Risiko eines Unternehmens, das sich mit Social-Media-Marketing befasst, eine organisatorische Fehlentscheidung zu treffen, die eine öffentliche Entschuldigung erfordert, ist höher als bei einem Technologieunternehmen. Letzterem drohen eher Cyberangriffe. Auch die Branche, in der Sie tätig sind, kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Krisen zu erkennen und herauszufinden, wie Sie sie bewältigen können. 

Wie führt man Krisenmanagement durch?

Um einen Plan für das Krisenmanagement effizient und effektiv erstellen zu können, sollten Sie ihn in kleinere, leichter durchführbare Schritte unterteilen. Auf diese Weise können Sie wahrscheinliche Risiken erkennen, ohne von der potenziellen Krise als Ganzes überwältigt zu werden. Verwenden Sie zur Gliederung Ihres Plans eine Vorlage für Krisenmanagement mit den folgenden sechs Schritten:

1. Legen Sie Ihr Team zur Krisenbewältigung fest

Bevor Sie den ersten Schritt im Krisenmanagement erledigen können, sollten Sie ein Team aus Führungskräften auswählen, mit denen Sie während des Krisenplanungsprozesses zusammenarbeiten. Zu diesem Team sollten die Personen gehören, die während einer Krise Maßnahmen ergreifen werden. Stellen Sie dieses Team gleich zu Beginn der Planung im Krisenmanagement zusammen, damit alle Beteiligten mit Ihrer Krisenstrategie vertraut sind. 

2. Bewerten Sie die Risiken

Zu Beginn des Planungsprozesses sollten Sie ein Brainstorming durchführen, um die verschiedenen Risiken zu bewerten, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Wie bereits erwähnt, können Sie Ihr Brainstorming mit der Betrachtung von Risiken beginnen, die mit Ihrem Berufsfeld verbunden sind. 

Verwenden Sie ein Risikoregister, um die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Risiko eintritt, zu identifizieren und zu analysieren. Mit einem Risikoregister können Sie Verzögerungen vermeiden und sich auf mögliche Rückschläge vorbereiten. Es kann Ihnen auch dabei helfen, sich ein Bild davon zu machen, welche Risiken am wahrscheinlichsten eintreten werden, damit Sie eine Reaktion auf diese Risiken planen können. 

3. Ermitteln Sie die geschäftlichen Auswirkungen

Sobald Sie die wahrscheinlichsten Risiken, die Ihr Unternehmen betreffen könnten, identifiziert haben, bestimmen Sie mit Hilfe Ihres Krisenmanagement-Teams die geschäftlichen Auswirkungen dieser Risiken. Jedes Risiko kann zu unterschiedlichen Ergebnissen führen, daher ist es wichtig, sie separat zu analysieren. Zu den potenziellen Auswirkungen auf das Geschäft können Kundenabwanderung, Rufschädigung, Umsatzverzögerungen, Einkommensverluste oder Geldstrafen gehören. 

4. Planen Sie die Reaktion

Im nächsten Schritt des Krisenmanagements nehmen Sie jedes Risiko, das Sie identifiziert haben, und bestimmen, welche Maßnahmen Ihr Team ergreifen müsste, um im Falle einer Krise zu reagieren. Wenn Sie beispielsweise in der Softwarebranche tätig sind und Ihr Unternehmen von einem Cyberangriff betroffen ist, brauchen Sie vielleicht jemanden, der das Netzwerk sichert, jemanden, der Ihre Kunden informiert, und eine weitere Person, die sich um die Schadensbewertung kümmert.

5. Konkretisieren Sie den Plan

Sobald Sie sich über die Bedrohungen ausgetauscht haben, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte, von den Auswirkungen auf das Geschäft und davon, wie Sie darauf reagieren können, sollten Sie Ihren Plan für das Krisenmanagement konkretisieren. Ein Krisenmanagementplan ist mehr als nur eine schriftliche oder mündliche Strategie. Er sollte wichtige Elemente wie ein Aktivierungsprotokoll und Notfallkontakte enthalten, auf die wir weiter unten näher eingehen werden. Außerdem müssen Sie mit den wichtigsten Beteiligten zusammenarbeiten, damit jeder weiß, was wann zu tun ist.

6. Überprüfen und aktualisieren Sie den Plan

Sobald Ihr Krisenplan fertiggestellt ist, überprüfen Sie das Endprodukt, um sicherzustellen, dass es keine Lücken gibt. Überprüfen Sie Ihren Krisenmanagement-Plan und aktualisieren Sie ihn mindestens einmal im Jahr, da sich potenzielle Risiken mit der Zeit ändern können.

Was macht gutes Krisenmanagement aus?

Im Krisenmanagement gibt es einige wichtige Punkte, die enthalten sein sollten. Folgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen, dass Sie keine wichtigen Details im Krisenmanagement in Zukunft übersehen.

Risikoanalyse

Bei einer Risikoanalyse werden die potenziellen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte, erfasst und nach Wahrscheinlichkeit geordnet. Die Aufnahme des Risikomanagements in Ihren Notfallplan ist hilfreich, da neue Führungskräfte bei einem Wechsel in der Geschäftsführung darauf zurückgreifen können. 

Protokoll zur Aktivierung

Das Protokoll zur Aktivierung legt fest, wann im Krisenfall gehandelt werden soll. Sie können beispielsweise beschließen, dass Ihre Teammitglieder erst dann Maßnahmen ergreifen, wenn eine Krise ein bestimmtes Ausmaß an geschäftlichen Auswirkungen erreicht hat. Sobald diese Auswirkungen eintreten, wird das Krisenmanagementteam aktiv. 

Kontaktinfo für Notfälle

Geben Sie die wichtigsten Kontaktinformationen für Notfälle an, um den Reaktionsprozess bei Krisen, die externe Hilfe erfordern, zu beschleunigen. Die Liste der Ansprechpartner für Notfälle kann die örtliche Polizei, die Ersthelfer im Krankenhaus und die Feuerwehr ebenso umfassen wie Sanitärdienste, Elektriker, die Giftnotrufzentrale und alle anderen Dienste, die mit den in Ihrer Analyse ermittelten Risiken in Verbindung stehen. 

Reaktionsabläufe

Während ein Protokoll zur Aktivierung genau festlegt, wann Ihr Krisenreaktionsteam auf eine Krise reagieren sollte, werden in den Reaktionsabläufen die Aktionspläne für jede Person beschrieben, wenn diese ausgelöst werden. Verwenden Sie eine Verantwortungsmatrix, auch bekannt als RACI-Diagramm, um die Entscheidungspositionen in Ihrem Krisenreaktionsplan zu klären. Anhand eines RACI-Diagramms kann das Reaktionsteam beispielsweise feststellen, wer für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit und wer für die Kommunikation mit den Mitarbeitern zuständig ist. 

Externe Krisenkommunikationsstrategie

Wenn eine Krise eintritt, sind Ihre internen Abläufe möglicherweise nicht die einzigen, die davon betroffen sind. Sobald eine Krise weit genug fortgeschritten ist, müssen Sie die Situation den wichtigsten externen Beteiligten und der Öffentlichkeit erklären. Ihre Strategie für die externe Krisenkommunikation sollte Angaben darüber enthalten, wer die Informationen übermittelt und wer für die Bearbeitung von Feedback zuständig ist. 

Auswertung nach der Krise

Eine Bewertung nach der Krise erinnert Ihr Team daran, nachzuhaken und zu bewerten, was gut gelaufen ist und was nicht. Sie können dann Ihren Krisenplan mit den gewonnenen Erkenntnissen aktualisieren, um Ihre Reaktionsabläufe zu verbessern und die geschäftlichen Auswirkungen zu verringern. 

Beispiele für Krisenmanagementpläne

Obwohl nicht jede Krise vorhergesagt werden kann, können Sie die verschiedenen Arten von Krisen in Kategorien einteilen und Pläne auf Grundlage der möglichen Ereignisse erstellen. Einige Beispiele für Krisenmanagement sind:

• Finanzielle Verluste: Wenn Ihr Unternehmen einen finanziellen Verlust erleidet, müssen Sie möglicherweise Konkurs anmelden oder Mitarbeiter entlassen. Sie können für dieses Szenario planen, ohne die ursprüngliche Ursache der Finanzkrise zu kennen. 

• Technisches Versagen: Eine technische Panne könnte dazu führen, dass Ihre Kunden für längere Zeit keinen Zugang zu Ihren Diensten haben. Diese Art von Krise wirkt sich auf Ihren Ruf und Ihre Bilanz aus. Daher ist es wichtig, sich darauf vorzubereiten. 

• Umweltkatastrophen: Basierend auf Ihrem Standort können sie sich auf einige Naturkatastrophen vorbereiten. Wenn sich Ihr Unternehmen beispielsweise im Südosten der USA befindet, können Sie einen Krisenplan für Hurrikane erstellen, der Evakuierung, Kundenkommunikation, Wiederaufbau nach der Katastrophe und mehr umfasst. 

• Betriebliche Veränderungen: Auch wenn es nicht wie eine klassische Krise aussieht, sollten Sie einen Plan haben, um sich auf einen unerwarteten Wechsel in der Führungsebene vorzubereiten. Außerdem kann Ihr Betriebsablauf beeinträchtigt werden, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern entlassen und die Öffentlichkeit möglicherweise davon informieren müssen. 

• Betriebliche Vorfälle: Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihr Unternehmen eines Fehlverhaltens beschuldigt wird, und in dieser Krisensituation brauchen Sie einen Reaktionsplan. Dies kann eine öffentliche Entschuldigung und eine Lösung für die Wiedergutmachung beinhalten.

Warum benötigen Sie einen Krisenmanagementplan?

Ein Krisenmanagementplan bereitet Ihr Unternehmen auf eine Katastrophe oder ein unvorhergesehenes Ereignis vor. Mit einem solchen Plan können Sie die Auswirkungen der Krise auf Ihre Mitarbeiter und Ihren Geschäftsbetrieb verringern. Wenn das Team richtig auf das Unerwartete vorbereitet ist, ist die Gefahr von Langzeitfolgen geringer. 

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist es Ihre Aufgabe, gemeinsam mit anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung eine für Sie geeignete Notfallmanagementstrategie zu entwickeln. Vielleicht wissen Sie zunächst nicht, wo Sie anfangen sollen, aber eine Projektplanungssoftware kann Ihnen helfen, sich auf diesem unbekannten Terrain zurechtzufinden. 

Ein gut organisierter Krisenmanagementplan kann Ihrem Unternehmen durch Problemlösungsstrategien helfen, sich nach einem Desaster zu erholen. 

Bereiten Sie Ihr Team mit Krisenmanagement vor

Wenn Ihnen das richtige Werkzeug zur Verfügung steht, ist es einfach, einen Krisenmanagementplan zu erstellen. Nutzen Sie die Projektplanung, um Ihren Aktionsplan wie ein eigenes Projekt zu strukturieren, mit Teamrollen, einem Aktivierungsprotokoll, Reaktionsabläufen und mehr. 

Indem Ihr Krisenplan leicht verständlich und für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugänglich ist, können Sie sich besser vorbereiten und im Falle einer Krise schneller erholen.

Seien Sie bereit, plötzliche Veränderungen zu bewältigen. Verwenden Sie den Geschäftskontinuitätsplan von Asana, um Ihre Geschäftsprozesse zu definieren, festzuhalten und mit Ihrem Team zu teilen.