Vorlage für einen Änderungsauftrag: Projektumfang ändern leicht gemacht (mit Beispielen)

Schon 1990 haben die Scorpions den „Wind of Change“ besungen. Aber was passiert, wenn Änderungen nicht in der Luft, sondern in einem Projekt liegen? Projektmanager wissen, dass Projektpläne nur selten unverändert bleiben; und die einfachste Möglichkeit, Änderungen im Griff zu behalten, sind Vorlagen für Änderungsaufträge.

Änderungsaufträge bieten eine strukturierte Möglichkeit, Projektänderungen zu kommunizieren, damit das Projekt auf Kurs bleibt und das Team über den weiteren Verlauf des Projekts in Kenntnis gesetzt wird. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Vorlagen für Änderungsaufträge erstellen, damit Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind.

Was ist ein „Änderungsauftrag“ im Projektmanagement?

Ein Änderungsauftrag – im Projektmanagement auch als Änderungsanfrage bekannt – ist jede offizielle und dokumentierte Änderung eines Projektplans. Der Begriff „Änderungsauftrag“ kommt zwar aus der Baubranche, aber Änderungsaufträge können überall verwendet werden, um zu erklären, wie und weshalb ein Projekt vom ursprünglichen Projektumfang abweichen soll.

In Änderungsaufträgen wird festgelegt, welche Art von Änderung Sie (oder andere) wünschen und wie sich diese Änderung auf die Projektergebnisse, das Budget und die Zeitplanung des Projekts auswirken wird. Die häufigsten Gründe für Änderungsaufträge im Projektmanagement sind:

• Neue Anfragen von Stakeholdern

• Planungsfehler oder Versäumnisse

• Fehlerhafte Schätzungen

• Änderungen des Arbeitsumfangs

• Unerwartete Betriebsmittelkosten

• Unvorhergesehene Ereignisse

Projektänderungsaufträge sind keine Seltenheit – selbst bei gründlicher Projektplanung können sich Ihre Projektziele aus unerwarteten Gründen ändern, während Sie an dem Projekt arbeiten. Solange Sie sich auf Änderungen vorbereiten, sind Sie bestens auf den Prozess zur Änderungssteuerung vorbereitet.

Gedruckte vs. digitale Formulare für Änderungsaufträge

Gedruckte Formulare für Änderungsaufträge mögen in der Vergangenheit die einzige Möglichkeit gewesen sein, Änderungen zu steuern und zu kontrollieren, aber eine digitale Form der Änderungssteuerung zeichnet Änderungen zusammen mit den übrigen projektbezogenen Informationen nachvollziehbar auf.

Bringen Sie Ihre Projektänderungen mit dem Rest Ihrer Projektunterlagen in Einklang, um eine einzige Informationsquelle für das gesamte Projekt zu haben. Weitere Vorteile der Nachverfolgung von Änderungsaufträgen über eine digitale Plattform sind unter anderem:

• Einfache Echtzeitüberprüfung des ursprünglichen Plans

• Möglichkeit, Änderungsaufträge mit vielen Personen gleichzeitig zu teilen

• Integration von Änderungsaufträgen in einen automatisierten Change-Management-Prozess

• Flexibilität, das Budget, die Zeitplanung sowie die einzelnen Teammitgliedern zugewiesene Arbeit zu ändern, sobald die Änderung eintritt

Wenn Sie Ihre Vorlagen für Änderungsaufträge in einen größeren Änderungsauftragsprozess integrieren möchten, können digitale Formulare Zeit sparen und für mehr Klarheit sorgen.

Was sind die Bestandteile eines Änderungsauftrags?

Bevor wir zeigen, wie Sie Anfragen für Änderungsaufträge priorisieren und kategorisieren, sollten wir uns die Bestandteile einer Vorlage für einen Änderungsauftrag ansehen. Diese Bestandteile erleichtern die Überprüfung des Änderungsauftrags und ermöglichen ein schnelles Verständnis über die angeforderten Änderung, weshalb sie erforderlich ist und welche Auswirkungen sie mit sich bringt.

1. Beschreibung der Änderung: Im ersten Abschnitt der Vorlage für den Änderungsauftrag sollten Sie kurz das ursprünglich vorgesehene Projektergebnis und die vorgeschlagenen Änderungen daran beschreiben.

2. Aufgeschlüsselte Kosten der Änderung: In diesem Abschnitt listen Sie alle Kosten auf, die mit der von Ihnen vorgeschlagenen Änderung einhergehen. Bei diesen Kosten kann es sich um indirekte oder direkte Kosten handeln, zum Beispiel die Zeit, die Teammitglieder für die Arbeit an dem Projekt aufwenden müssen, die benötigte Software oder Reisekosten.

3. Gesamtkosten der Änderung: In einem weiteren Bereich sollten Sie die Gesamtkosten für die Änderung auflisten, damit diejenigen, die den Änderungsauftrag prüfen, auf einen Blick die Auswirkungen auf das Budget erkennen können. Wenn Sie einige Ihrer Kosten nicht als Summen auflisten können, können Sie diesen Abschnitt leer lassen.

4. Auswirkungen auf den Zeitplan: Beschreiben Sie in diesem Abschnitt, wie sich die Änderung auf den ursprünglichen Projektzeitplan auswirken wird. Wird die Änderung dazu führen, dass das Projekt länger dauert als ursprünglich geplant? Erläutern Sie, wie Sie die Interessen der anderen Beteiligten berücksichtigen wollen, wenn die zeitliche Planung geändert werden muss.

5. Unterschriften: Fügen Sie einen Abschnitt für die Unterschriften der Beteiligten ein, die Ihren Änderungsauftrag überprüfen sollen. Unterschreiben Sie hier auch selbst.

Wie Sie Anfragen zu Änderungsaufträgen kategorisieren und priorisieren

Die Einreichung von Änderungsaufträgen ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Änderungssteuerungsprozesses. Wenn Sie Beteiligten eine Vorlage für einen Änderungsauftrag zur Verfügung stellen, müssen sich diese darüber im Klaren sein, dass die vorgeschlagenen Änderungen nicht automatisch übernommen werden, sondern einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen.

Als Projektmanager werden Sie wahrscheinlich die eingehenden Anfragen zu Änderungsaufträgen verwalten und nach den Informationen suchen, die Sie benötigen, um sie entsprechend zu priorisieren. Nutzen Sie die folgenden Schritte, um zu die eingehenden Änderungsaufträge zu sortieren und zu priorisieren.

1. Überprüfen Sie den eingereichten Änderungsauftrag

Wenn jemand eine Änderungsanfrage einreicht, bestätigen Sie, dass Sie diesen erhalten und verstanden haben und verweisen Sie auf das Änderungsauftragsformular, damit die Änderung dokumentiert werden kann. Viele verschiedene Projektbeteiligte können Änderungsanfragen stellen, darunter:

• Externe Beteiligte

• Abteilungsleiter

• Sie als Projektmanager

• Auftragnehmer bei Bauprojekten

Wenn Ihre Stakeholder noch nie ein Änderungsauftragsformular verwendet haben, sollten Sie ihnen erklären, warum ein solches wichtig ist. Weisen Sie darauf hin, dass sich die Änderung möglicherweise auf andere Bereiche des Projekts auswirkt. Mit einem Änderungsauftragsformular können Sie und die Projektverantwortlichen überprüfen, inwiefern die angefragte Änderung zu den Gesamtzielen des Projekts passt.

Sobald Sie das Änderungsauftragsformular erhalten haben, überprüfen Sie es und besprechen Sie die Änderung mit demjenigen, der das Formular eingereicht hat. Offene Kommunikation bei einer Änderungsanfrage ist das A und O.

Tipp: Bewahren Sie alle Anfragen zu Änderungsaufträgen und Projektänderungen in einer zentralisierten Projektmanagement-Software auf. So hat Ihr Team eine zentrale Informationsquelle für alle Projektinformationen. Wenn die Beteiligten dann neue Änderungsaufträge einreichen, können Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder des Projektteams Einblick in die neue Anfrage haben.

2. Ergänzen Sie fehlende Informationen

Sobald Sie die Änderungsanfrage eines Stakeholders verstanden haben, füllen Sie alle fehlenden Informationen im Änderungsauftragsformular aus. Die Stakeholder sollten ihre Änderung im Anfrageformular beschreiben, aber sie werden wahrscheinlich Ihre Hilfe benötigen, um zu beurteilen, was die Änderung kosten wird und wie sie sich auf den Projektzeitplan auswirkt.

Bei folgenden Abschnitten müssen Sie möglicherweise Hilfestellung geben:

• Kosten der Änderungen: Stakeholder mögen Ihr Projekt finanzieren, aber Sie wissen am besten, wie Sie das Geld und andere Ressourcen einsetzen. Besprechen Sie die Änderung mit dem Anfragenden und erstellen Sie eine detaillierte Auflistung der möglichen Kosten.

• Auswirkungen auf den Zeitplan: Stakeholder wissen meist nicht, wie sich die von ihnen angefragte Änderung auf den Projektzeitplan auswirken wird. Wenn das Projekt bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein soll, müssen Sie die Zeitpläne analysieren und erklären, wie sich die Fristen verschieben werden.

Es ist einfacher, das Änderungsauftragsformular auszufüllen, wenn Sie und der Anfragende zusammenarbeiten. Mit etwas Glück können Sie dem Stakeholder auch eine Art Blick hinter die Kulissen eines Projekts eröffnen.

3. Bestimmen Sie, ob die Änderung vorgenommen werden soll

Nun können Sie die Anfrage in ihrer Gesamtheit betrachten und entscheiden, ob die Änderung vorgenommen werden soll. Wenn Sie eine Änderungsanfrage abwägen, sollten Sie eine Auswirkungsanalyse (Impact Analysis) auf der Grundlage der sieben Elemente des Projektplans durchführen.

Ziele:

• Inwiefern wirkt sich diese Änderung auf unsere Projektziele aus?

• Wird diese Änderung uns am Erreichen unserer Projektziele hindern?

Erfolgskennzahlen

• Wie werden wir den Erfolg messen?

• Birgt diese Änderung potenzielle Risiken?

• Überwiegt der mögliche Nutzen die Risiken dieser Änderung?

Beteiligte:

• Wer sollte an der Genehmigung dieser Anfrage beteiligt sein?

• Wer muss einbezogen werden, wenn wir diesen Änderungsauftrag implementieren?

Umfang:

• Liegt diese Änderung außerhalb unseres ursprünglichen Projektumfangs?

• Wie wird sich die Änderung auf unser Budget auswirken?

• Wir können wir die möglichen zusätzlichen Kosten durch die Änderung ausgleichen?

• Werden wir mehr Personal brauchen, um diese Änderung vorzunehmen?

Projektergebnisse:

• Wie wird das Endprodukt durch diese Änderung verbessert?

• Überwiegt der mit dieser Änderung verbundene Nutzen etwaige Änderungen bei den Kosten, den Ressourcen oder dem Zeitplan?

Zeitplanung:

• Wird sich diese Änderung auf unsere Abgabefrist auswirken?

• Haben wir die nötige Flexibilität, um den Zeitplan zu ändern?

Kommunikationsplan:

• Wie werden wir diese Änderung bei Genehmigung an das Projektteam kommunizieren?

Tipp: Nutzen Sie eine Projektmanagement-Software, um die Auswirkungen der Anfrage auf Ihr Projekt zu visualisieren. Analysieren Sie Kennzahlen wie die Auslastung des Teams, um die Auswirkungen der Änderungen auf den Zeitplan und den Umfang des Projekts zu ermitteln.

4. Fordern Sie die nötigen Ressourcen für die Änderung an

Wenn Sie sich für die Änderung entscheiden, ist der nächste Schritt die Beschaffung der Ressourcen, die Sie dafür benötigen. Vergessen Sie dabei Folgendes nicht:

• Möglicherweise benötigen Sie für die Änderung zusätzliche Teammitglieder

• Wenn Sie mehr Zeit für die Arbeit an diesen Ergebnissen benötigen, kann das andere Projekte verzögern

• Das Geld kann vom Antragsteller kommen, aber für die physischen Ressourcen müssen Anbieter und Hersteller miteinbezogen werden.

• Sie müssen sicherstellen, dass Sie die zusätzlichen Ressourcen innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitrahmens erhalten können.

Zu diesem Zeitpunkt im Änderungsprozess sollte jeder in Ihrem Team hinter der Änderung stehen. Nutzen Sie die Unterstützung anderer beim Anfordern von Ressourcen, damit die Umsetzung erleichtert wird.

5. Nehmen Sie die Änderung in Ihren Projektplan auf

Wenn alle mit der Änderung einverstanden sind und Sie über die für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen verfügen, können Sie die Änderung in den Projektplan aufnehmen. Die nächsten Schritte können wie folgt aussehen:

• Anpassung von Rollen und Verantwortlichkeiten

• Hinzufügen von Projektaufgaben und Meilensteinen

• Änderung des Projektzeitplans

• Anpassen der Projektziele und KPIs

Vergessen Sie nicht, das Änderungsauftragsformular zu unterschreiben und es zusammen mit den übrigen Projektdokumenten zu Referenzzwecken aufzubewahren. Diese digitale Datei kann Ihnen bei zukünftigen Projekten oder bei der Überarbeitung Ihres Änderungsverfahrens nützlich sein.

Tipp: Alle am Änderungsverfahren Beteiligten sollten das Änderungsauftragsformular unterschreiben. Verwenden Sie ein digitales Änderungsauftragsformular, damit Sie Ihren Änderungsauftrag an alle Beteiligten Personen senden können. So haben alle Beteiligten standortunabhängig die Möglichkeit, den unterschriebenen Auftrag zurückzuschicken, wann es für sie am besten passt.

Vorlage für einen Änderungsauftrag (mit Beispiel)

Unten finden Sie eine Mustervorlage für einen Änderungsauftrag. Die Marketingabteilung dieses Unternehmens möchte ein neues Produkt auf den Markt bringen und die Produkteinführung über eine Social Media-Kampagne ankündigen. Der ursprüngliche Plan sah bezahlte Werbung auf Instagram und Facebook vor, aber Sandra Braun wollte einige Änderungen vornehmen.

Das obige Änderungsauftragsformular erklärt die folgenden wichtigen Punkte:

• Vorschlag, die Social Media-Kampagne auf LinkedIn auszuweiten

• Vorschlag, organische Social Media-Beiträge in das Projekt aufzunehmen

• Für die Änderung müssen ein Social Media-Kalender und mehrere organische Social Media-Beiträgen erstellt werden

• Das Projektbudget muss aufgestockt werden, um bezahlte Anzeigen auf LinkedIn und ein mögliches Abonnement für ein Social-Media-Management-Tool zu berücksichtigen.

• Der Projektzeitplan wird (und muss) gleich bleiben

• Das Team braucht zusätzliche Unterstützung, um den Projektzeitplan einzuhalten

Laden Sie unten eine kostenlose Version dieser Vorlage für Änderungsaufträge zur Verwendung in Ihrem Team herunter.

Nutzen Sie Asana-Formulare zur Optimierung des Änderungsauftragsprozesses

Mit einem klaren Änderungsverfahren können Sie Ihren Workflow optimieren, ganz gleich, auf welche Hindernisse Sie stoßen. Wenn Sie zur Verwaltung von Anfragen für Änderungsaufträge digitale Formulare in Asana verwenden, können Ihre Änderungen direkt in Ihr Projektmanagement-System einfließen. So verbringen Sie weniger Zeit mit der Koordination der Arbeit und mehr Zeit mit deren Ausführung.