Einarbeitungsplan: Definition, Erstellung und Vorlage!

Die ersten 90 Tage in einem Unternehmen können bekanntermaßen einschüchternd wirken. Und das liegt auch nicht an einer bestimmten Person oder einem bestimmten Lernprogramm. Ihre neuen Teammitglieder müssen viel lernen, z. B. den Umgang mit verschiedenen Tools und den Teamregeln sowie die Anpassung ihrer eigenen Erwartungen. Wenn Sie neuen Mitarbeitern jedoch Leitlinien und Vorgaben an die Hand geben, können sie vom ersten Tag an voll durchstarten.

Ein Einarbeitungsplan ist der Wegweiser für neue Mitarbeiter durch den Einführungsprozess. Dieser Aktionsplan hilft Ihren Teammitgliedern, sich erreichbare Ziele zu setzen und wichtige Schritte abzuhaken, während sie sich an ihre neue Rolle gewöhnen. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten Komponenten eines Einarbeitungsplan vor und erklären, warum ein solcher Plan nützlich ist.

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan skizziert in der Regel die ersten 90 Tage der neuen Tätigkeit eines Teammitglieds und bringt ihm die Unternehmensrichtlinie, die Zusammenarbeit im Team und die Lernziele näher. Nach der Durchsicht des Einarbeitungsplan sollte ein neuer Mitarbeiter die geplanten Meilensteine und Ziele der ersten Tage sowie die langfristigen SMART-Ziele kennen und verstehen.

Die Benchmarks könnten wie folgt aussehen:

• Tag 1-30: In den ersten 30 Tagen findet ein intensiver Einarbeitungsprozess statt. In dieser Zeit bekommt der neue Mitarbieter einen ersten Eindruck über das Unternehmen und die Prozesse. Er lernt so viel wie möglich über die Unternehmenspolitik, die Teamstruktur und seine Arbeitsbereiche. 

• Tag 31-60: In den darauf folgenden 30 Tagen hat der neue Mitarbeiter die Gelegenheit, das Gelernte in die Tat umzusetzen, indem er neue Aufgaben übernimmt. Dies ist eine wichtige Lernphase, aber es sollte während dieser Zeit auch genügend Raum für Fehler und persönliches Wachstum geboten werden. 

• Tag 61-90: Im dritten Monat des Arbeitsverhältnisses sollte der neue Mitarbeiter langsam in der Lage sein, die Anforderungen seiner Stelle zu meistern. Das bedeutet, dass er jetzt beginnen kann, auf die SMART-Ziele seines 30-60-90-Tage-Plans hinzuarbeiten. Zu diesem Zeitpunkt dürfte Ihr neuer Mitarbeiter imstande sein, die an ihn gestellten Erwartungen zu erfüllen. Auch Feedbackgespräche finden in dieser Zeit statt.

Der Zweck eines Einarbeitungsplans ist es, sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter bereits in der Einarbeitungsphase im Unternehmen willkommen fühlt und die Aufgaben seiner Rolle versteht. Ein Einarbeitungsplan kann für alle neuen Mitarbeiter ähnliche Bestandteile enthalten, wie z. B. die Unternehmensrichtlinien und Ressourcen. Viele Bestandteile des Einarbeitungsplans sind jedoch einzigartig und hängen von der Rolle und den Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen ab.

Was sollten neue Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit leisten?

In der Einarbeitungszeit sollte sich Ihr neuer Mitarbeiter darauf konzentrieren, sich in die Unternehmenskultur zu integrieren und seine Aufgaben zu meistern. In dieser Anfangsphase haben neue Mitarbeiter zwar durchaus etwas Zeit, an anderen Aufgaben mitzuarbeiten. Doch ihr wichtigstes Ziel besteht in dieser Phase darin, sich voll und ganz einzugliedern und einzugewöhnen.

Zu den Leistungen, die Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen erbringen soll, gehören:

• Die Mission des Unternehmens kennenlernen

• Die Unternehmensstruktur und weitere wichtige Informationen kennenlernen, einschließlich der Führungsrollen und aller Teammitglieder

• Die in der Stellenbeschreibung beschriebenen Aufgaben verstehen

• Den Projektstrategieplan von Anfang bis Ende verstehen

• Kurzfristige Ziele auf langfristige Ziele ausrichten können

Nach der Vollendung des Einarbeitungsplans sollten Sie einen Leistungsbericht für den neuen Mitarbeiter erstellen, um seine Fortschritte zu evaluieren. In dieser Zeit können Sie konstruktives Feedback zu den Leistungen des Mitarbeiters geben und ihm zeigen, wie er sich in seiner Rolle weiter entwickeln kann.

Wie erstelle ich einen Einarbeitungsplan?

In der Regel erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eingestellt wird oder unmittelbar nachdem er seine Arbeit aufgenommen hat. Infolgedessen wissen Sie wahrscheinlich nicht viel über die Persönlichkeit oder die Stärken Ihres neuen Mitarbeiters. Daher sollten Sie Ihren Einarbeitungsplan nicht auf die Fähigkeiten des Teammitglieds abstimmen, sondern Ihre eigenen Erwartungen an das neue Teammitglied zugrunde legen, um jeden Einarbeitungsplan individuell anzupassen.

Schritt 1: Fragen stellen

Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben, beginnen Sie Ihren 30-60-90-Tage-Plan damit, sich das Gesamtbild vor Augen zu führen und zu beurteilen, wie Ihr neuer Mitarbeiter in dieses Bild passt. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und stellen Sie sich alle Fragen, die Ihnen zu der Stelle, dem Einführungsprozess und dem Team einfallen. Einige Fragen, mit denen Sie das Brainstorming beginnen können, sind:

• Welche Erwartungen haben Sie an diese Person? 

• Welches konkrete Problem soll die betreffende Person lösen?

• Über welche Kenntnisse sollte diese Person verfügen, um dieser Position gerecht zu werden?

• Was werden die täglichen Aufgaben des neuen Mitarbeiters sein?

• Wie wird sich der neue Mitarbeiter an der Projektentwicklung beteiligen?

Letztlich wird Ihr Einarbeitungsplan Ihrem neuen Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon vermitteln, wie die ersten drei Monate aussehen werden. Die frühzeitige Beantwortung dieser Fragen schafft die Voraussetzungen für den Erfolg und hilft dem neuen Mitarbeiter, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für diese Position einzusetzen. Zudem ermöglicht es ihm oder ihr eine gute Einarbeitung in das Unternehmen.

Schritt 2: Realistische Erwartungen festlegen

Ihr Einarbeitungsplan ist keine tägliche Liste von Aktivitäten, die Ihr neuer Mitarbeiter ausführen soll. Ihr Ziel ist es vielmehr, Ihrem neuen Mitarbeiter bei Arbeitsantritt einen Überblick über seine Rolle und Funktion im Unternehmen zu geben. 

Bei der Erstellung Ihres Einarbeitungsplan sollten Sie auch bedenken, dass ein neues Teammitglied in den ersten Monaten seiner Beschäftigung nur eine begrenzte Menge an Aufgaben erledigen kann. Auch wenn Sie vielleicht einige dringende Aufgaben zu erledigen haben, sollten Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nicht zu schnell zu viel zumuten. 

Überlegen Sie, wie hoch ein angemessenes Arbeitspensum sein sollte, und minimieren Sie dieses Arbeitspensum zumindest in den ersten 30 Tagen. Gehen Sie auch davon aus, dass es eine Lernkurve geben wird. Wenn Sie dann feststellen, dass das Teammitglied schnell aufholt, können Sie ihm nach Bedarf zusätzliche Aufgabenbereiche übertragen. 

Schritt 3: SMART-Ziele definieren

Laut einer Studie von BambooHR aus dem Jahr 2014 verliert ein durchschnittliches Unternehmen in den ersten drei Monaten jeden Monat ein Sechstel seiner neu eingestellten Belegschaft. Wenn ein neuer Mitarbeiter gleich bei seiner Einstellung die vorher definierten SMART-Ziele des Teams kennenlernt, weiß er, worauf er hinarbeiten kann und wie seine Leistung zur Zielerreichung beiträgt. Auf diese Weise motivieren Sie die neuen Teammitglieder und erhöhen so die allgemeine Mitarbeiterbindung. 

Welche Ziele ein neuer Mitarbeiter erhält, hängt von der jeweiligen Funktion und Hierarchieebene des Mitarbeiters ab. Sehen Sie sich nachfolgend einige Beispiele für 90-Tage-SMART-Ziele für verschiedene Stellen an:

• Redaktion: Veröffentlichen Sie drei Artikel für einen unserer Kunden, wobei jeder Artikel den gesamten Veröffentlichungsprozess durchlaufen soll: Angefangen bei der Qualitätskontrolle über die internen und kundenseitigen Korrekturrunden bis hin zum letzten Feinschliff. 

• Kundensupport: Bearbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen 30 Anfragen. Erlernen Sie dafür das interne Computersystem und lösen Sie eine Reihe unerwarteter technischer Probleme. 

• Agentur: Schreiben Sie in Zusammenarbeit mit weiteren Projektbeteiligten einen Werbetext. Bewerben Sie den Artikel dann bei Bloggern und sorgen Sie dafür, dass er auf mindestens drei für den Kunden relevanten Websites veröffentlicht wird.

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollten sich diese darauf konzentrieren, sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden. Durch die Einbeziehung messbarer Ziele in ihren Aktionsplan können die neuen Mitarbeiter eigenständig ein konkretes Projekt in Angriff nehmen. So bekommen sie nicht das Gefühl, immer nur anderen über die Schulter schauen zu dürfen. 

H3: Schritt 4: Einen Mentor zuweisen

Ein Einarbeitungsplan ist kein Dokument, das Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einfach aushändigen können und ihn dann an seine Arbeit schicken. Viel eher soll ihm der Einarbeitungsplan als eine Referenz dienen, während er im Team lernt, seine neuen Aufgaben zu erledigen. 

Weisen Sie jedem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu, der ihm bei Bedarf mit Rat und Tat zur Seite steht. Diese Person wird in den ersten Wochen als Ansprechpartner für alle Fragen zur Verfügung stehen. Ein guter Mentor soll vor allem Orientierungshilfe geben, damit der neue Kollege sich in diesem neuen Arbeitsumfeld nicht so überfordert fühlt.

Achten Sie darauf, dass der zugewiesene Mentor nicht gleichzeitig der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters ist. Auf diese Weise steht ihm jemand zur Seite, an den er sich mit Fragen zur Teamsynergie und zu den Normen des Teams wenden kann. Ihre Aufgabe als Führungskraft besteht vielmehr darin, das größere Ganze zu vermitteln, d. h. die langfristigen Ziele und die besten Vorgehensweisen für die Zusammenarbeit im Team.

Schritt 5: Regelmäßige Rücksprachen einplanen

Bei dem Einarbeitungskonzept sollten Sie auf jeden Fall flexibel sein. Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Einarbeitungsplan genau das beschreibt, was Sie sich von Ihrem neuen Mitarbeiter erhoffen, gibt es keine Garantie dafür, dass die ersten 90 Tage wie erwartet verlaufen. 

Es kann zum Beispiel sein, dass ein anderes Team bereits nach einer Woche die Hilfe Ihres neuen Mitarbeiters benötigt, was die SMART-Ziele, die Sie ursprünglich für ihn festgelegt haben, über den Haufen werfen kann. Es ist auch möglich, dass Ihr neuer Mitarbeiter langsamer oder schneller lernt, als Sie erwartet haben. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, dass es sich bei dem Plan um einen Überblick und nicht um einen Zeitplan handelt, sparen Sie sich die Enttäuschung, wenn dieser geändert werden muss.

Was gehört in einen Einarbeitungsplan?

Der Inhalt eines Einarbeitungsplans hängt von dem Teammitglied ab, das in Ihr Unternehmen kommt. Der Rahmen des Plans sollte jedoch weitgehend gleich aussehen. Ein guter Einarbeitungsplan beinhaltet in der Regel folgende Bestandteile:

• Unternehmensmission: Stellen Sie am Anfang des Einarbeitungsplan kurz die Mission Ihres Unternehmens dar, damit Ihr neuer Mitarbeiter eine Vorstellung davon bekommt, wofür Ihr Unternehmen steht. 

• Orientierungspunkte: Die Orientierungspunkte können Informationen über Ihre Unternehmenskultur enthalten und die Grundwerte Ihres Unternehmens näher erläutern. Dazu gehören zum Beispiel Dinge wie: „Fragen stellen... Wertschätzung von Beziehungen... Teamgeist... Gesundheit steht an erster Stelle...“

• Lernen Sie das Team kennen: Fügen Sie in diesem Abschnitt Bilder und Kurzbeschreibungen der Personen ein, mit denen Ihr neuer Mitarbeiter eng zusammenarbeiten wird. Dies kann eine gute Referenz für den neuen Mitarbeiter sein, wenn er versucht, sich mit den Namen und Rollen im Team vertraut zu machen. 

• Überblick über den ersten Tag: Der Überblick über den ersten Tag ist der einzige Abschnitt des Einarbeitungsplan, in dem ein detaillierter Zeitplan für den neuen Mitarbeiter aufgeführt ist. Auch wenn sich dieser Zeitplan ändern kann, sollten Sie Ihr Bestes tun, um Ihren neuen Mitarbeiter darüber zu informieren, was sie oder er am ersten Arbeitstag zu erwarten hat. Dazu gehören auch Informationen zum Einloggen oder zur Einrichtung der E-Mail und Telefon-Mailbox. Auf diese Weise fühlen sich die neuen Mitarbeiter nicht verloren oder unsicher darüber, was sie tun oder wohin sie sich wenden sollen.

• Wichtigste Prioritäten: In diesem Abschnitt geben Sie einen Überblick über die Aufgabenfelder bzw. Aufgabengebiete des neuen Mitarbeiters und die Anforderungen, die Sie an ihn in seiner neuen Rolle stellen. 

• SMART-Ziele: Wie bereits erwähnt, sollten die SMART-Ziele, die Sie im Einarbeitungsplan auflisten, messbare, arbeitsplatzbezogene Ziele sein, die der neue Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen erreichen soll. 

• Ressourcen: In diesem Abschnitt sollten Sie Links zum Unternehmenshandbuch, zur Stellenbeschreibung, zum Teamverzeichnis und zu anderen relevanten Ressourcen angeben. Sie können diesem Abschnitt alle Ressourcen hinzufügen, von denen Sie glauben, dass sie für das Teammitglied nützlich sein werden, wenn es sich mit dem Unternehmen und der Stelle vertraut macht.

Verwenden Sie diesen Einarbeitungsplan als Grundgerüst, um für jeden neuen Mitarbeiter, den Sie einstellen, einen individuellen Plan zu erstellen und auf ihn anzupassen.

Welche Vorteile hat ein Einarbeitungsplan?

Kommen wir in diesem Abschnitt noch einmal zu den Vorteilen, die ein Einarbeitungsplan bietet. Dieser Plan hat nämlich nicht nur Vorteile für die neuen Mitarbeiter, sondern auch für Sie:

• Leichterer Start: Durch einen gut konzeptionierten Einarbeitungsplan wird der Start im Unternehmen den Mitarbeitern wesentlich leichter gemacht.

• Schnelle Integration: Zudem haben neue Mitarbeiter meist das Gefühl, besser in das Unternehmen integriert zu werden.

• Hohe Identifikation: Durch diese schnelle und eingiebige Integration kann sich der Mitarbeiter besser und stärker mit dem Unternehmen identifizieren.

• Weniger Fluktuation: Dies sorgt im Endeffekt dafür, dass die Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben und das Arbeitsverhältnis nicht vorzeitig beenden.

Dies wiederum hat für Sie den Vorteil, dass Sie intrinisch motivierte Mitarbeiter für das Unternehmen gewonnen haben. Diese bleiben länger, wodurch Sie nicht mehr ständig nach neuen Mitarbeitern suchen müssen.

Optimieren Sie Ihren Einführungsprozess mit einem Arbeitsmanagement-Tool

Wenn Sie vor Ort zusammenarbeiten, kann es sinnvoll sein, Ihren Einarbeitungsplan auszudrucken und ihn Ihrem neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Wenn Sie jedoch jemanden aus der Ferne einarbeiten, müssen Sie Ihren Einarbeitungsplan online weitergeben. Ein effizienter Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Projektmanagement-Software. Sobald Sie den Plan freigegeben haben, können Sie mit der Software die Fortschritte des Teammitglieds verfolgen und überwachen.

Mithilfe einer Projektmanagement-Software können Sie Ihren Onboarding-Prozess direkt mit täglichen Aufgaben ausstatten. Auf diese Weise kann Ihr neuer Mitarbeiter nach Vollendung des Einarbeitungsplans unverzüglich eine aktive Rolle im Team übernehmen. Um Ihr neues Teammitglied auf Erfolgskurs zu bringen, können Sie sich gern einmal unsere kostenlose Vorlage für die Einführung von Mitarbeitern ansehen.