Neu: Koordinieren Sie die Arbeit auf mehreren Ebenen Ihres Unternehmens, indem Sie Portfolios zu Portfolios hinzufügen

Trotz aller Veränderungen am Arbeitsplatz im letzten Jahr hat sich eine Tatsache nicht geändert — die Mitarbeiter verbringen immer noch 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Diese Tätigkeiten, wie etwa das Recherchieren nach Informationen oder Einholen von Status-Updates, rauben Zeit für die sinnvolle, strategische Arbeit, die Ihr Unternehmen voranbringt.

Im Jahr 2018 führten wir Portfolios ein, mit denen Teams die Arbeit rund um die Arbeit reduzieren und ihre wichtigsten strategischen Initiativen mit Projektportfolio-Management organisieren können. Portfolios bilden das Kontrollzentrum für die wichtigsten Vorhaben Ihres Unternehmens und deren Status. Mit Portfolios in Asana können Sie alle Informationen, die Sie für die Führung Ihres Unternehmens benötigen – von der Strategie bis hin zur Umsetzung – an einem Ort verfolgen.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Organisationsstruktur und seine eigene Art und Weise der Informationsverteilung. Um Teams dabei zu helfen, ihre Organisationsstruktur in Asana besser zu erfassen, können Sie jetzt neben Projekten auch Portfolios zu Portfolios hinzufügen. So haben Sie das Arbeitsgeschehen auf allen Unternehmensebenen zu jeder Zeit im Blick.

Arbeitsvorgänge auf der richtigen Ebene erfassen und mitverfolgen

Durch das Hinzufügen von Portfolios zu Portfolios können Sie die Arbeit in Asana besser organisieren und leichter steuern. Mit der Flexibilität, Projekte und Portfolios nebeneinander zu organisieren, stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte das Arbeitsgeschehen auf der richtigen Ebene mitverfolgen kann, ohne den Überblick zu verlieren.

Diese mehrfachen Unternehmensebenen erhöhen die bereichsübergreifende Transparenz und machen es den Teammitgliedern leicht, die Arbeit mitzuverfolgen und darüber zu kommunizieren. Hier ein Beispiel, wie Mitglieder auf verschiedenen Ebenen Ihres Unternehmens Projekte und Portfolios verwenden könnten:

• Einzelne Mitarbeiter, die hauptsächlich in Projekten arbeiten, können mehr Kontext über ihre Arbeit auf Portfolio-Ebene erhalten.

• Teamleiter und Projektmanager können die Arbeit über Projekte hinweg innerhalb eines Portfolios koordinieren. Auf Portfolio-Ebene können sie den Status des jeweiligen Projekts sehen und bei Bedarf auf das Projekt klicken, um weitere Informationen zu erhalten.

• Abteilungsleiter können ein Portfolio erstellen, das sämtliche relevanten Team-Portfolios oder Projekte enthält. So bekommen sie einen Überblick über den Status mehrerer Abteilungsvorhaben aus der Vogelperspektive und können sich ein ganzheitliches Bild davon machen, ob die Abteilung im Hinblick auf ihre Quartalsziele planmäßig oder unplanmäßig vorankommt, oder ob das Erreichen der Ziele gefährdet ist.

• Führungskräfte können sämtliche Portfolios der ihnen unterstellten Mitarbeiter an einem Ort sammeln, um sicherzustellen, dass die Arbeit im gesamten Unternehmen auf dem richtigen Weg ist.

💡Tipp: Genauso wie Sie Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen, fügen Sie ein Portfolio zu mehreren Portfolios hinzu und vermeiden dadurch doppelte Arbeit.

4 Einsatzmöglichkeiten von Portfolios zur effektiven Erfassung und Organisation Ihrer Arbeit

Durch die Möglichkeit, Portfolios zu Portfolios hinzuzufügen, können Sie eine intuitive, navigierbare und anpassbare Übersicht der Arbeitsvorhaben erstellen. Bündeln Sie Informationen auf der richtigen Ebene, damit Beteiligte die Arbeit auf der für sie sinnvollen Ebene einsehen können.

Hier nun vier Beispiele, wie Sie Informationen bündeln und auf einfache Weise flexible Organisationssysteme erstellen können:

„Um den Fortschritt an mehreren Stellen nachverfolgen zu können, muss ich Arbeitsvorhaben manuell duplizieren“

Wenn Sie in einer Abteilung arbeiten, die bei der Aufteilung der Verantwortlichkeiten einer Matrix folgt, müssen verschiedene Leiter in der Lage sein, den Arbeitsfortschritt mitzuverfolgen, der sich auf ihre vertikale oder funktionale Ebene bezieht. Statt jedoch Arbeitsinhalte zu duplizieren, können Sie nun alle relevanten Arbeiten in dem Portfolio ablegen, das für Sie und Ihre Leiter am sinnvollsten ist – ohne den Workflow eines anderen zu stören.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Portfolio für eine neue Markenkampagne im Bereich Kundenmarketing erstellt. Die Arbeit für diese Initiative muss im Kundenmarketing-Portfolio nachverfolgt werden, das von der Customer-Success-Abteilung verwaltet wird. Sie möchten diese Arbeitsvorhaben allerdings auch im Portfolio des Markenteams erfassen, um sie sichtbar zu machen. Anstatt Arbeitsinhalte zu duplizieren, können Sie das Portfolio Kundenmarketing-Markenkampagne sowohl dem Kundenmarketing-Portfolio als auch dem Portfolio des Markenteams hinzufügen. Auf diese Weise behalten die Leiter dieser beiden Abteilungen die Arbeit im Auge, ohne das Organisationssystem der jeweils anderen Abteilung zu stören.

„Als Abteilungsleiter will ich einen Blick aus 10.000 Metern Höhe“

Wenn Sie in einem eher traditionellen oder hierarchischen Unternehmen arbeiten, können Sie Portfolios verwenden, um so viele Arbeitsebenen wie nötig anzulegen. Dadurch sind Teammitglieder in der Lage, weiter ins Detail zu gehen oder den Überblick zu behalten, um zu verstehen, wie die von ihnen betrachtete Arbeit in das Gesamtbild passt.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind der Leiter des Bereichs Umsatzmarketing für die Vertriebsabteilung Ihres Unternehmens. Und Sie möchten genau wissen, ob Ihre Vertriebsteams auf Kurs sind oder nicht. Jeder Leiter eines Vertriebsteams (beispielsweise die Leiter der KMU-, Mid-Market- und Enterprise-Teams) haben ihre eigenen Portfolios, um die Arbeit ihres Teams zu verfolgen. Anstatt jedes Portfolio täglich oder wöchentlich durchzugehen, um einen aktualisierten Statusbericht zu erhalten, können Sie jetzt ein „Master“-Vertriebsportfolio erstellen, das die Portfolios der einzelnen Teams enthält. Wenn etwas unplanmäßig läuft, klicken Sie in das Portfolio der jeweiligen Abteilung, um mehr zu erfahren und sie wieder auf den richtigen Kurs zu bringen.

„Ich möchte all unsere wichtigen Initiativen an einem Ort bündeln“

Wenn es nur wenige oder gar keine Managementebenen gibt, können Sie Portfolios auch verwenden, um separate Arbeitsvorhaben innerhalb eines größeren Portfolios mit allen Vorhaben des Unternehmens zu organisieren. Denken Sie daran, dass Portfolios Hunderte von Projekten enthalten können, also organisieren Sie diese ganz nach Bedarf.

Nehmen wir einmal an, Sie sind der CEO eines Startups. Abgesehen von Arbeitsgruppen und funktionsübergreifenden Initiativen ist Ihr Unternehmen flach aufgebaut. Dennoch brauchen Sie als CEO einen Weg, um zu sehen, woran jeder arbeitet. Indem Sie ein zentrales Portfolio mit den Projekten oder dem Portfolio der jeweiligen Initiative erstellen, haben Sie eine zentrale Informationsquelle für alle wichtigen Arbeiten in Ihrem Unternehmen.

„Ich möchte Informationen und persönliche Projekte zusammen erfassen“

Genau wie bei Projekten können Sie auch bei Portfolios die Berechtigungen auf „privat“ setzen. Legen Sie die aktiven Projekte und Portfolios, auf die Sie häufig zugreifen, an einem einzigen Ort ab, bündeln Sie Informationen, auf die Sie häufig verweisen möchten, oder erstellen Sie Portfolios, die Sie mit einer kleinen Gruppe von Personen für bestimmte Projekte teilen möchten.

Verwalten und steuern Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Portfolios

Unabhängig davon, wie Sie Asana verwenden, können Sie mit Portfolios mehrere Vorhaben mitverfolgen und schnell über den Zustand Ihres Unternehmens berichten. Indem Sie mehrere Organisationsebenen anlegen, können Sie verschiedene Arbeitsebenen einsehen, genauer auf Vorgänge schauen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und überflüssige Details entfernen, die Sie vom großen Ganzen ablenken.

Portfolios sind für alle Asana Business- und Enterprise-Kunden verfügbar. Sind Sie daran interessiert, Portfolios auszuprobieren? Melden Sie sich für eine kostenfreie Business-Testversion an, und legen Sie noch heute los.