Christ; Dank Asana im Takt der heutigen Zeit

Mit Asana sind Fragen wie ‘wo finde ich dies und das?’ oder ‘Hast du das schon gemacht?’ überflüssig geworden.”

Das Traditionsunternehmen Christ wurde bereits 1863 gegründet und hat sich bis heute zum größten Schmuck‐ und Uhrenhändler im deutschsprachigen Raum entwickelt. Die Christ‐Gruppe ist heute ein mittelständisches Unternehmen mit über 200 Geschäften in Deutschland und Österreich. Seit bereits mehr als 10 Jahren existiert der Internet‐Shop, der mit ca. 30% Umsatzanteil erheblich zum Wachstum beiträgt. Dieses Wachstum gelang aber nicht allein mit dem Verkauf von Uhren und Schmuck. Zum Wachstumskonzept gehört auch der Zukauf von regionalen und teils alteingesessenen Juwelieren sowie deren Eingliederung in die Christ‐Gruppe. So gehört nicht nur das Premium-Label Brinckmann und Lange aus Bremen ebenfalls zur Christ‐Gruppe, sondern seit 2019 auch der international wachsende Online‐Händler Valmano, der vor allem die Märkte in den Niederlanden, Belgien, Frankreich, Deutschland, Österreich und seit Ende Oktober 2020 auch Schweden bedient. Obwohl vor mehr als 150 Jahren gegründet, bewegt sich die Christ‐Gruppe immer noch im Takt der Zeit ‐ in Sachen Work‐Management dank Asana.

Projektmanagement als Trigger für Neuerungen

Constantin Klause, Director Corporate Development, kommt ursprünglich aus der Unternehmensberatung und ist seit über zwei Jahren als Leiter der Unternehmensentwicklung Teil der Geschäftsleitung von Christ. Er ist für das Transformationsprogramm bei Christ verantwortlich und darüber hinaus in anderen großen Projekten involviert. Als Constantin Klause zum Unternehmen stiess, ist er auf ein großes Know‐How rund um den Schmuck‐ und Uhrenmarkt gestoßen. Ein zentrales Projektmanagement existierte jedoch nicht. Der Arbeitsalltag war eher von abteilungsinternen Projekten geprägt und eine übergreifende Zusammenarbeit oftmals nicht Teil der Unternehmenskultur. Für das Projektmanagement wurden oft externe Referenten herangezogen und die Prozesse wurden meist über zei‐ und arbeitsintensive Excel‐Tabellen abgebildet. Projektfortschritte waren dadurch äußerst langwierig und ineffizient.

Warum Asana?

Dies führte Constantin Klause zu folgender Frage: Wie bekommt man die Mitarbeiter dazu, sich in Projekten zu vernetzen, auszutauschen und mehr in Projekten und Transformationen zu denken? Die Vorgabe lautete: Das Projektmanagement soll einen deutlichen Mehrwert bieten und von Mitarbeitern nicht als Ballast wahrgenommen werden. Nach einer umfangreichen zweimonatigen Recherchephase entschieden sich Klause und sein Team für Asana, das bei Christ nun seit Mai 2019 auch produktiv im Einsatz ist. Die Gründe für seine Entscheidung waren vor allem

• die geringe Einstiegsbarriere für Anwender,

• die große Strukturierungsmöglichkeit für das Projektmanagement,

• die Vielfalt an Kollaborationsoptionen.

• die hohe Transparenz und

• die klare Aufgabenverteilung.

Projektmanagement Asana‐Style

In der Geschäftsleitung von Christ ist man sich bewusst, dass es nicht reicht, möglichst viele Projekte einfach mal anzufangen, sondern auch möglichst viele erfolgreich abzuschließen. In der Organisation herrschte jedoch das Mindset vor, ein Projekt aufzusetzen sei grundsätzlich schwierig und die damit verbundenen Strukturen kompliziert. Das führte häufig dazu, dass Projekte gar nicht erst gestartet wurden. Mit Asana schaffte es Klause, den Mitarbeitern die Hürde für den Start eines Projekts zu verringern. So konnte er erfolgreich vermitteln, dass ein Projekt auch ganz einfach ablaufen kann und keinem komplexen Regelwerk folgen muss. Asana hilft im Ergebnis, die Projekte standardisierter zu steuern und so die Erfolgsquote in die Höhe zu treiben. Wenn ein Mitarbeiter eine gute Idee hat, dann sollte er sie möglichst einfach umsetzen können und nicht an den projekt- organisatorischen Hürden scheitern. Wichtig war es, Dinge vorwärts zu bringen, sich zu vernetzen und Hürden zu nehmen. Dieses Ziel wurde seit der Einführung von Asana bereits größtenteils erreicht.

Ein Projekt in Asana aufsetzen ist easy. Du klickst auf einen Button, lädst fünf Leute ein, verteilst Aufgaben und fügst Daten hinzu. Und schon hast du ein Projekt.”

Skepsis vor Neuerungen

In vielen Unternehmen gibt es bezüglich Neuerungen natürlich auch Mitarbeiter, die sich skeptisch zeigen ‐ so auch bei Christ in Bezug auf Asana. Anfangs wurde zur Einführung nur die Funktionsweise von Asana erklärt. Eine Verpflichtung, Asana zu verwenden, gab es zu diesem Zeitpunkt nicht. Jeder Mitarbeiter durfte zunächst ausprobieren, sich umschauen und das Tool eher spielerisch kennenlernen. Bereits nach wenigen Testläufen waren die meisten Mitarbeiter nicht nur aufgrund der einfachen Funktionsweise sehr begeistert. Um die Akzeptanz des Tools bei den weniger Interessierten weiter voranzubringen, werden derzeit weitere Schulungen abgehalten. Trotzdem ist die Durchdringung beachtlich. Über 150 Mitarbeiter bei Christ verwenden das Tool, das entspricht in etwa 80‐90% der relevanten Personen.

Die Durchdringung von Asana bei Christ liegt bei 80‐90% der relevanten Mitarbeiter. Das ist ein hohe Zahl, wenn man bedenkt, dass die Verwendung auf Freiwilligkeit basiert.”

Asana bringt Ordnung ins Marketing

Marketing ist bei vielen Unternehmen ein tendenziell kreativer und schöpferischer Unternehmensbereich, in dem viele Mitarbeiter mitreden und Ideen beisteuern können ‐ und es auch tun. Das erschwert meist Prozesse, vor allem wenn sie abteilungsübergreifend sind. Umfangreiche und diskussionsintensive Arbeitsschritte waren in der Vergangenheit die Regel in den Marketingabstimmungen bei Christ. Seitdem der Austausch jedoch über Asana abgewickelt wird, hat sich die Situation deutlich verbessert. Alle Teilnehmer haben stets den gleichen Informationsstand und vieles ist klarer, etwa welche Themen im letzten wöchentlichen Meeting diskutiert wurden, was eigentlich auf der Tagesordnung stand, welches Thema für den kommenden Marketing Jour‐fixe vorgesehen ist und bei welchem Meeting wer überhaupt anwesend sein sollte. Es gibt klare Verantwortlichkeiten ‐ Themen werden abgearbeitet und nicht über Wochen”warm gehalten”. Zudem hat die Geschäftsführung direkten Einblick in diese Informationen und kann gegebenenfalls regulierend interagieren.

Die Transparenz ist durch Asana wesentlich gesteigert und die Aufgaben sind sehr viel klarer. Die Mitarbeiter wissen, was wo passiert und nichts wird vergessen.”

Asana ersetzt unzeitgemäße Kommunikationsmittel

In besonders umsatzstarken Jahreszeiten wie etwa Weihnachten ist es sehr wichtig, dass alle Kapazitäten optimal und effizient genutzt werden. In dieser Zeit entstehen für die Organisation viele kleine Aufgaben, die oftmals mit Excel‐Tabellen verwaltet wurden. Bei einem zeitkritischen Meeting war dann jedoch die aktuelle Version des Excel‐Dokuments nicht greifbar. Zudem war die Projektkommunikation per E‐Mail oder Telefon oft mühsam und die Verantwortlichkeiten nicht immer eindeutig geregelt. Constantin Klause lies diese Projekt‐Tabelle eins zu eins in Asana zu übertragen, wodurch das Problem sofort eliminiert wurde: Schnell war das Dokument für alle Beteiligten jederzeit einsehbar, die Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte arbeiteten viel enger zusammen, machten sich mehr Gedanken über ihre eigenen Aufgaben und die eigene Verantwortung und konnten Termine deutlich besser im Blick behalten.

Alle Mitarbeiter tragen ihren Teil am Gesamtprojekt bei und es gibt nur eine Wahrheit. Und die kann jeder in Asana einsehen.”

Asana kann mit JIRA integriert werden

Das IT‐Helpdesk‐System Jira ist in der IT‐Abteilung bei Christ unter anderem zur Planung von Programmieraufgaben im Einsatz. Durch die Integration mit Asana, kann in einem Projekt innerhalb von Asana eingesehen werden, ob es ein verbundenes Ticket in JIRA etwa für eine projektrelevante Programmierung gibt. Durch einen einzigen Klick kann der Inhalt des verbundenen Tickets direkt angezeigt werden.

Spürbare Verbesserung der Effizienz auf breiter Ebene

Die vielfältigen Anwendungsoptionen von Asana bereichern mittlerweile die tägliche Zusammenarbeit abteilungsübergreifend. Mitarbeiter können Aufgaben zuweisen und die eigenen To‐Do’s im Blick behalten. Einige Mitarbeiter stellen sich jetzt selber Aufgaben in Asana ein, die bisher nur in Outlook vorhanden waren, aber dort niemand sonst sehen konnte. Viele regelmäßige Besprechungen werden mittlerweile nur noch über Asana dokumentiert, weil es sehr einfach ist, etwa eine Agenda zu erstellen, Teilnehmer einzuladen oder Aufgaben zuzuweisen. In Asana abgelegte Protokolle über vergangene Termine und Jour Fixe sind auch zu einem viel späteren Zeitpunkt noch bequem abrufbar. Da immer mehr Mitarbeiter mit Asana arbeiten, kommt es zu deutlich weniger Unklarheiten, ob ein Kollege eine E‐Mail bereits gelesen hat oder er seine aktuellen Aufgaben kennt.

Die Vorteile von Asana werden am schnellsten nutzbar, wenn von Anfang an klare Anweisungen für den Einsatz und entsprechende Schulungen gegeben werden.”

Berichte für die Geschäftsführung

Damit die Geschäftsleitung über alle Vorgänge auf dem aktuellen Stand ist, sind die Mitarbeiter angehalten, regelmäßig Status Reports an das Management zu schicken. Mit Asana muss die Management‐Ebene nicht länger auf einen Anruf oder eine Email warten. Stattdessen kann die Geschäftsleitung in Asana komfortabel über Markierungen in Rot, Orange oder Grün erkennen, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. Aktuell gehen bei Christ Bemühungen in die Richtung, ein spezielles Reporting für das Management anzulegen, Funktionen des Tools mit der Geschäftsleitung einzutrainieren und Standardprozesse für das Projektreporting zu implementieren. Damit erhofft sich Constantin Klause weitere deutliche Vorteile für das Berichtswesen. Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, rechnet Klause mit einem weiteren deutlichen ROI-Sprung durch die Verwendung von Asana. Als weitere Schritte zur Optimierung sieht er die Einführung von generellen Standards und das durch Asana standardisierte Onboarden von Mitarbeitern.

Hilfreich ist auch der Kontakt zum Entwicklungsteam in San Francisco, um etwa ein optimiertes Reporting für die Geschäftsleitung aufzusetzen.”

Direkter Draht zum Asana‐Development

Für das Management wird bei Christ ein besonderes Reporting hinsichtlich des Projektmanagements erstellt. Hier wünscht man sich möglichst automatisiert eine gezielte und komprimierte Art, relevante Inhalte speziell für einen CEO bereitzustellen. Gerade im mittelständischen Bereich fehlt häufig die Zeit solche Informationen manuell etwa via PowerPoint zusammenzustellen. Klause ist diesbezüglich mit den Entwicklern von Asana in Kontakt, um diese Anforderungen in Asana zu erfüllen, etwa mit den bereits vorhanden Funktionen “Portfolios” und “Dashboards” oder auch durch zukünftige Funktionserweiterungen. Da Asana sehr eng mit Kunden in Kontakt steht ist Kundenfeedback bei Asana stets willkommen.