444 eingesparte Arbeitstage bei Beauty Pie – dank Asana

Highlights

Herausforderungen

• Abteilungsdenken und mangelnde bereichsübergreifende Zusammenarbeit führten zu Doppelarbeit und Verzögerungen.

• Ohne effiziente Prozesse und standardisierte Workflows konnten sich Teams kaum auf das Wesentliche konzentrieren – und die Auslieferung von Produkten verzögerte sich.

• Eine fragmentierte Tool-Landschaft erforderte häufige Kontextwechsel, was die Zusammenarbeit erschwerte.

• Kommunikation ohne genaue Abstimmung und eine unklare Rollenverteilung verringerten die Produktivität und sorgten für Verwirrung sowie Frustration bei den Teams.

• Ohne klaren Überblick über Projektrisiko und -fortschritt konnte die Führungsebene nicht rechtzeitig eingreifen oder Kurskorrekturen vornehmen.

Lösung

• Zentralisiertes Projektmanagement: Beauty Pie führte Asana als einzige Informationsquelle für Kommunikation und Projektmanagement ein. Das sorgte für Klarheit bei Zuständigkeiten, verbesserte die Verantwortlichkeit und erleichterte die Zusammenarbeit mit wichtigen Beteiligten.

• Mehr bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Ob Marketing, Kreation, Operations oder Produktentwicklung – die Teams erhielten Einblick in die Projekte anderer Abteilungen. Dadurch ließ sich doppelte Arbeit vermeiden und Zeitpläne blieben auf Kurs.

• Standardisierte Workflows und Automatisierungen: Optimierte Workflows und Prozesse reduzierten den Bedarf an manuellen Abstimmungen. So konnten sich die Teams auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

• Tool-Konsolidierung: Integrationen mit Slack, Zendesk, Google Drive und Jira Cloud verringerten Kontextwechsel und erleichterten zugleich die teamübergreifende Zusammenarbeit.

• Verbessertes Risikomanagement: Durch die Verfolgung von Risiken in Asana konnten Teams potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie sich auf die Projektabwicklung auswirkten.

Ergebnisse

• 444 Arbeitstage wurden mit Asana eingespart, was zu geschätzten Kosteneinsparungen von 124.600 US-Dollar führte. 

• 61 % der Zusammenarbeit fand über Abteilungsgrenzen hinaus statt, was einerseits die Teamarbeit förderte und andererseits das Abteilungsdenken verringerte.

• Aufgaben mit klar zugewiesenen Verantwortlichen wurden doppelt so häufig pünktlich abgeschlossen, was für mehr Klarheit und Verantwortungsbewusstsein in den Teams sorgte.

Effizienz und Abstimmung zwischen Projekten

Beauty Pie entwickelt jedes Jahr über 100 neue Produkte und verbessert rund 50 bestehende – mit klarem Fokus auf Innovation im Bereich Beauty und Wellness. Um ihre Prozesse zu optimieren und besser zu skalieren, wandten sie sich an Asana. Ziel war es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Informationen teamübergreifend zu zentralisieren.

Durch die Standardisierung von Prozessen, klare Verantwortlichkeiten und die Zusammenführung von Tools ermöglicht Asana die nahtlose Zusammenarbeit von Teams in über 12 Geschäftsbereichen – darunter Produktentwicklung, Operations, Onsite-Merchandising und Marketing. Asana vereinfacht komplexe, bereichsübergreifende Projekte. Teams können Aufgaben und Zuständigkeiten leichter verwalten, Beteiligte bleiben auf dem neuesten Stand und die Führungsebene erhält Echtzeit-Einblicke, um Projekte auf Kurs zu halten. Mit Asana als Grundlage für Effizienz kann Beauty Pie skalieren, während es gleichzeitig hohe Qualitätsstandards aufrechterhält und Innovationen im Beauty- und Wellnessbereich vorantreibt.

Die Einführung von Asana bei Beauty Pie

Beauty Pie hatte eine klare Vorstellung davon, wie eine Work-Management-Plattform komplexe Produkteinführungen und bereichsübergreifende Projekte unterstützen sollte. Man hatte erkannt, die Verfolgung des Fortschritts war ineffizient, und so war klar: Es braucht ein skalierbares, intuitives Tool, um Prozesse zu vereinfachen und die Vielzahl an Aufgaben und Abhängigkeiten in jedem Projekt zu verwalten. Nachdem man verschiedene Optionen geprüft hatte, entschied man sich für Asana. Denn damit lassen sich Aufgaben zuweisen, Workloads steuern und dank der Mehrfachzuordnung Abhängigkeiten projektübergreifend im Blick behalten und bereichsübergreifendes Management vereinfachen.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, arbeitete Beauty Pie mit den Digitalexpertinnen und -experten bei Generation Digital zusammen. Das Unternehmen half dabei, interne Asana-Champions zu bestimmen, unterstützte Beauty Pie beim Change Management, etablierte Best Practices für Schulung und Kommunikation und führte ein Daten-Audit durch, um relevante Prozesse zu übertragen. Heute nutzen über 200 Mitarbeitende aus Bereichen wie Marketing, Kreation, Operations, Projektmanagement, Onsite-Merchandising und der Führungsebene Asana – das Tool ist zentral für das Projektmanagement bei Beauty Pie und fördert Zusammenarbeit und Klarheit in allen Abteilungen.

Koordination komplexer Projekt- und Produkteinführungen

Das Produktentwicklungsteam von Beauty Pie verwaltet jedes Jahr über 100 Produkteinführungen. Da jede Produkteinführung 12 bis 24 Monate dauert und die Zusammenarbeit von Teams wie Zulassung, Lieferkette, Qualitätssicherung, Verpackung und Marketing erfordert, ist es eine Herausforderung, alle Beteiligten auf Kurs zu halten. Um den Prozess zu optimieren, wandte sich Beauty Pie an Asana, um den gesamten Zyklus der Produkteinführung zu verwalten.

Vor der Arbeit mit Asana fehlten Beauty Pie standardisierte Workflows, was es schwierig machte, Produkteinführungen auf Kurs zu halten. Jetzt bietet Asana die Klarheit und Struktur, die Teams benötigen, um effektiv zusammenzuarbeiten und Fristen einzuhalten. Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es den Projektmanagern, Prozesse zu standardisieren und gleichzeitig die Workflows an die individuellen Bedürfnisse jedes Projekts anzupassen.

Standardisierte Workflows verbessern die Projekteffizienz

• Die anpassbaren Vorlagen von Asana geben jeder Produkteinführung eine einheitliche Struktur und helfen Teams, wiederholbare Aufgaben während des gesamten Zyklus der Produkteinführung zu verwalten.

• Projektmanager können Workflows bei Bedarf anpassen und profitieren gleichzeitig von der Einheitlichkeit standardisierter Prozesse, wodurch die Vorarbeit reduziert wird.

• Jede Aufgabe hat eine zugewiesene verantwortliche Person, sodass alle im Team genau wissen, wofür sie verantwortlich sind – und wann etwas fällig ist. Das hält Projekte auf Kurs, sodass Fristen eingehalten werden.

• Jedes Team hat auch ein eigenes Aufgabenboard für Produkteinführungen. Wenn ein Mitglied des Teams abwesend ist, kann ein anderes die zugewiesene Arbeit problemlos übernehmen, ohne dass etwas verloren geht.

Wichtige Meilensteine im Blick behalten und planmäßig liefern

• Teams verfolgen wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten für alle Produkteinführungen in Asana, sodass sowohl Führungskräfte als auch beteiligte Personen in Echtzeit einen Überblick über den Projektstatus erhalten.

• Benutzerdefinierte Felder wie Produktkategorien und Priorisierungen helfen den Teams, wichtige Aufgaben schnell zu erkennen. So können sie sich auf kritische Arbeit konzentrieren und Produkte pünktlich auf den Markt bringen.

Transparenz und Zusammenarbeit verbessern

Da mehrere Teams gleichzeitig an Projekten arbeiteten, benötigte Beauty Pie einen besseren Überblick über die Verantwortlichkeiten. Die Mehrfachzuordnung von Asana macht es Teams wie Zulassung, Lieferkette, Qualitätssicherung und Marketing leicht, sich auf ihre spezifischen Aufgaben innerhalb größerer Produkteinführungsprojekte zu konzentrieren, die Verantwortlichkeit zu verbessern und den Teams zu helfen, sich auf ihre Prioritäten zu konzentrieren.

Mehrfachzuordnung für klare Verantwortlichkeiten bei Aufgaben

• Teams verwenden die Mehrfachzuordnung, um ihre Aufgaben projektübergreifend anzuzeigen, und sie sehen nur, was für sie wirklich relevant ist.

• Über dedizierte Projektboards sehen die Teams alle für sie relevanten Aufgaben an einem Ort, was es einfacher macht, Fristen zu verwalten und Engpässe zu vermeiden.

Transparenz verbessert das Workload-Management

• Asana gibt Teams einen klaren Überblick über Projektzeitpläne und Abhängigkeiten und hilft ihnen, Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Wenn Verzögerungen in einer Phase einen Start gefährden, können sich Teams schnell anpassen, um auf Kurs zu bleiben.

• Kleinere Teams, die an mehreren Projekten arbeiten, können ihre Arbeitsauslastung in einer einzigen Ansicht verwalten, wodurch Unklarheiten reduziert werden und sichergestellt wird, dass nichts übersehen wird.

Nahtlose Integrationen verbessern die Zusammenarbeit

• Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive, Zendesk und Jira Cloud ermöglichen es Beauty Pie, ihre vorhandenen Technologien direkt mit Asana zu verknüpfen.

• Teams können in Echtzeit kommunizieren, Dokumente teilen und Aufgaben von einem zentralen Ort aus verwalten, wodurch der Wechsel zwischen Apps reduziert und die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert wird.

Risiko- und Portfoliomanagement optimieren

Neben der Verwaltung von Produkteinführungen verwendet Beauty Pie Asana, um Projektrisiken zu verfolgen, wichtige Initiativen zu verwalten und potenzielle Probleme teamübergreifend zu kommunizieren. Dank wöchentlicher Statusberichte und Echtzeit-Einblicken bietet Asana Beteiligten klare Transparenz über wichtige Projekte. So lassen sich Fortschritte auf einen Blick erkennen und Updates an die Führungsebene weitergeben. Durch die Verfolgung von Risiken und Projektstatus an einem Ort kann Beauty Pie potenzielle Probleme schnell beheben, die Teams auf dem Laufenden halten und Störungen minimieren.

Risikoverfolgung zentralisieren und frühzeitig auf Probleme reagieren

• Jedes Projekt verfügt über einen speziellen Risikoabschnitt, in dem Teams potenzielle Risiken erfassen können – inklusive wichtiger Angaben wie Ursache, Auswirkungen, Gegenmaßnahmen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Schweregrad.

• Mit der Regel-Funktion von Asana werden verschiedene Risiken automatisch in einem zentralen Risikoprotokoll erfasst. Beteiligte sehen das Wesentliche auf einen Blick, und die Projektpläne bleiben übersichtlich.

• Das zentrale Risikoprotokoll ermöglicht es der Führungsebene, Risiken einfach zu bewerten, um sicherzustellen, dass kritische Probleme frühzeitig identifiziert und behoben werden.

Portfoliomanagement optimiert die Entscheidungsfindung

• Asana unterstützt Beauty Pie bei der Verwaltung des gesamten Portfolios an Schlüsselprojekten. Der Status jedes Projekts wird dabei erfasst und mithilfe integrierter Statusaktualisierungen an Beteiligte kommuniziert.

• Benutzerdefinierte Felder wie Risikostufen und Projektpriorität ermöglichen es Teams, den Projektstatus schnell zu bewerten und potenzielle Herausforderungen, die Zeitpläne oder Ergebnisse gefährden könnten, rechtzeitig zu erkennen.

• Beteiligte können Fortschritts- und Risikodaten an einem Ort einsehen, was die Abstimmung mit der Führungsebene erleichtert und Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen ermöglicht.

Mit vernetzter Arbeit in die Zukunft der Kosmetik

Mit Asana als treibender Kraft für den operativen Erfolg ist Beauty Pie bereit für ein nachhaltiges und sicheres Wachstum. Als Gewinner des Asana Tech Visionary Award plant Beauty Pie, weiterhin auf Innovation zu setzen – mithilfe von KI zur Automatisierung von Aufgaben und Reduzierung von Fehlern, damit sich Teams auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren können.

Durch die Integration KI-gestützter Erkenntnisse und prädiktiver Analysen wird Beauty Pie das Projektmanagement weiter optimieren, die Ausrichtung an strategischen Zielen sicherstellen und eine stärkere Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern. Künftig wird der Einsatz von Asana noch ausgeweitet werden. Ziel ist es, einen neuen Standard für Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu setzen, um zu zeigen, was möglich ist, wenn die Arbeit wirklich vernetzt ist.