瞭解如何以正確的方式制定營運計劃
您已建立了策略計劃，接下來呢？策略計劃是制定未來三到五年長期策略的絕佳方式，但您需要其他計劃文件，才能成功抵達終點。
這類計劃當中，有些會每年制定，例如年度目標和關鍵成果，很自然地會隨時間推進而成長。但若要確實保持進度正常，並且按照自己的遠程目標執行工作，您就需要營運計劃。
什麼是營運計劃？
營運計劃是將策略計劃轉為詳細藍圖，由其概述究竟團隊一週內 (有時甚至是每天) 將採取何行動的流程。營運計劃會包含各團隊或部門需要完成的行動項目和里程碑，以利您執行策略計劃。
試用為營運團隊打造的 Asana營運計劃流程期間，概述各團隊或個人下一季、接下來六個月或下個會計年度的職責。您為營運計劃選擇的細節程度和時間軸，應取決於組織通常變動的速度有多快。若是步調快速的團隊、藍圖需加速達成，不妨建立下一季或下半年的營運計劃。但若組織通常是較長遠的考量，應建立整個會計年度的營運計劃。
營運計劃與策略計劃
策略計劃是商業層級的計劃，闡述接下來三到五年的長期策略。營運計劃在範疇和時間軸兩個面向上相對較小。營運計劃的目標是制定概述為了達成策略目標，您每日必須採取的行動。
閱讀：第一次進行策略規劃？請從此處開始。有別於策略計劃，營運計劃還應著重實施。您團隊每日和每週需要採取哪些行動，才能達成長期策略目標？您需要定期追蹤哪些特定的關鍵績效指標 (KPI)，才能確保團隊朝向自己的目標推進？您的營運計劃應包含這些詳細資訊。
閱讀：營運管理的 7 個職能 (以及您需要加以精熟的技能)應該由誰建立營運計劃？
若要確切掌握誰在何時執行什麼任務，就必須有非常詳細的營運計劃。有鑑於此，應建立與策略計劃規模相當 (時間軸和範疇皆然) 的營運計劃。與其嘗試為整個公司建立營運計劃，不妨建立一個以部門或團隊等級為基礎的營運計劃。若在較大型的公司，您甚至可針對特定計劃建立營運計劃，這就如同詳細的工作計劃一般。
例如，您可建立營運計劃來說明 IT 部門為了支援公司，每日需要執行的任務。IT 部門的營運計劃可包括 IT 團隊成員檢查 IT 請求專案收件匣的頻率為何、計劃的預算詳細資訊、IT 團隊將如何引導新進員工並為其裝設設備，以及團隊開會的頻率如何。
對應建立營運計劃的人而言，有三個層面必須考量：
範疇：營運計劃應說明各活動的相關人員、事件和時間。它應該絕對聚焦於團隊或計劃。
時間軸：視組織變動的速度，您的營運計劃可能橫跨一季、六個月，或一個會計年度。
專案關係人：確認參與營運計劃的人員都與工作的關係緊密，如此它們才能正確的預見和預測哪些工作應包含在計劃當中。
營運計劃的優勢
策略計劃是積極聯合團隊朝向共同目的的絕佳方式。透過定義遠程目標，您可確切表明您想要前往的方向。
營運計劃有助您達成策略目標．根據我們的研究，僅有 26% 的知識工作者非常清楚且理解自己的個別工作與公司的計劃如何相關。藉由建立詳細的營運計劃，您可確切定義自己需要達成哪些短程目標，才能保持進度正常，朝向您的遠程目標邁進。它有助您徹底思考自己目前採取的行動，或您為了按照目標執行專案所需採取的行動。
具體而言，營運計劃：
闡明您團隊每週和每日究竟要做什麼。
提供全方位指南，說明您團隊成員為了達成遠程目標，所需進行的每日營運活動。
設定每日期望的基準，以利您避免進度落後。
制定營運計劃的 5 個步驟
營運計劃流程期間，您不是要建立新計劃或發展新目標，而是要建立營運計劃、評估團隊目前執行的一切事務，以及您為了達成策略目標，每日或每週需要做的所有事。以下說明如何辦到：
1. 先以策略計劃著手
若您尚未這麼做，請先建立策略計劃。您需要長期的遠見和目標，才能再將其分解成每日工作的詳細資訊。以下四個步驟可協助您建立策略計劃：
確認自己的定位
發展您的策略
制定您的策略計劃
分享、監控並管理您的策略計劃
若要深入瞭解，請閱讀我們的策略計劃相關文章。
2. 縮小範疇
為了製作一份詳細的營運計劃，您必須縮小範疇至以團隊、部門、專注領域為核心。營運計劃的範疇將取決於公司的規模。
例如，試想您正要將策略計劃分解成各個不同公司部門的行動計劃。您的行銷團隊橫跨多個職能 (例如：設計、產品行銷、社交媒體、內容製作，以及網頁推廣)。若要掌握各團隊內每日運作的具體情況，您應針對各個較小團隊建立營運行動計劃。
3. 識別關鍵專案關係人
建立營運計劃之前，應先決定由誰參與營運計劃的制定流程。制定營運計劃的團隊成員應與計劃描述之行動，有相對較緊密的關聯性。
若接續以我們的例子來說明，(視團隊規模大小而定) 設計團隊的營運計劃應由設計團隊主管和團隊負責人建立。一旦他們建立了自己的營運計劃，團隊就應與行銷部門主管分享計劃，以便取得最終的核准。
4. 建立計劃
您的營運計劃說明團隊應採取哪些行動，才能在設定的時間範圍內達成您的目標。若要建立營運計劃，請概述：
您團隊的目標
透過營運目標將可完成的交付項目
任何期望的成果或品質標準
人員和資源需求，包括營運預算
您將如何監控及報告進度
若您難以詳載應包含在營運計劃中的所有細節，不妨問自己下列問題：
我們需要達成什麼？這些資訊應該可從您的策略計劃或年度目標取得。
為了達成我們的目標，我們每日必須完成哪些任務？這可能是您目前每日正在執行的任務，或必須啟動的新工作。
這些任務由誰負責？務必確保每一項任務都有一位所有者，如此才不會在對於要向誰詢問問題或取得更新資訊方面存在困惑。
我們的成功指標是什麼？若您尚未這麼做，請務必讓自己的目標確實依循 SMART 架構來制定。
若沿用我們的例子，設計團隊可使用此處的架構來建立他們的營運計劃：
行銷團隊的一部分策略計劃是增加在市場的廣告曝光佔有率，也就是說吸引更多目光注意行銷素材和增加與潛在客戶的互動。為了支持這些目標，設計團隊會：
針對社交媒體團隊製作額外的推廣素材
重新改造網站首頁，以吸引更多潛在客戶
若要在接下來的一年內達成這兩個目標，設計團隊會：
聘用兩位新團隊成員，專責社交媒體互動的工作
與行銷部內的網頁開發團隊合作，建立互動式首頁
為了追蹤及報告進度，設計團隊會使用 Asana 作為關鍵績效指標的集中事實中心，包括：
他們正創作哪些設計
他們在社交媒體上獲得何種等級的參與度
網站更新的進度
這只是設計團隊可用來建立營運計劃的架構。此外，還應在 Asana 這類的工作管理工具中將計劃化為實際行動，從而明晰地呈現團隊為達成目標而需執行的所有工作。藉由工作管理，就能從開始到結束都即時追蹤每項任務。
5. 分享並更新您的營運計劃
建立了計劃後，可與關鍵專案關係人分享該計劃，以利他們瞭解團隊最重要的目標，以及他們每日會執行什麼任務來抵達終點。請在 Asana 這類能即時掌握進度的共享工具中管理您的計劃和更新資訊。
如同專案計劃的任何元素，事情的變化是無可避免的。積極地監控您的營運計劃並報告進度，好讓關鍵專案關係人和團隊成員掌握最新資訊，瞭解您正如何追蹤自己的目標。每個月請透過書面狀態更新來報告進度。
閱讀：如何撰寫高效的專案狀態報告著手制定營運計劃
營運計劃有助確保您在遠程目標有所進展。然而若要讓計劃具有成效，應確保您在可集中存取的工具中追蹤工作。穀倉效應下的資訊和目標無法幫助任何人。與其如此，不妨在工作管理工具中追蹤行動/動作項目和目標。
試用為營運團隊打造的 Asana
