Spotify 團隊運用 Asana 推動計劃向前邁進

Spotify 於 2008 年推出，是當今音樂行業營收的領軍企業，擁有 4.56 億名使用者，為數百萬名藝術家提供版稅付款。該公司專注於透過其核心廣告合作夥伴關係和 Spotify 高級訂閱來增加收入。其也在投資新的計劃，例如一流的網路廣播平台、有聲讀物和原創內容。

Spotify 的許多員工使用 Asana 來管理工作並實現增長目標，包括為客戶製作廣告活動和開發新業務的營收團隊，以及確保員工無論身在何處都能擁有完成工作所需技術的 IT 團隊。藉助 Asana，他們可以與機構協作、將手動流程自動化，並讓領導層掌握目標的進度檢視。Asana 透過自動化佈建進行集中管理，以支援其全球遠端優先的員工，讓他們持續徹底改變音訊串流產業。

自動化 Asana 管理 

位於米蘭的一家飯店、倫敦的一張辦公桌、東京的一處安靜場所：Spotify 的 Work from Anywhere 計劃鼓勵員工將筆記型電腦佈置在最適合自己的地方。隨著公司在全球發展，團隊需要協作工具來保持彼此連結，Spotify 員工自 2013 年以來便一直採用 Asana。

Spotify 的資深應用程式工程師 Chris Sanchez 在初始設定期間與 Asana 客戶團隊密切合作，以便微調系統管理控制、安全性和自動化。現在透過其身分和存取管理平台將佈建和取消佈建自動化。他說：「Asana 最棒的點在於，人們可以自動上線和離線，並自行建立專案。」 

Spotify 專屬的 Asana 客戶團隊可提供進階訓練，並幫助團隊將工作流程移至平台。如果員工有疑問，可以直接指派任務給他們的 Asana 客戶團隊，或在專屬的 Slack Connect 頻道中進行詢問。可在 Asana 專案中使用自助訓練，客戶團隊會定期發佈更新，並在發佈時分享新功能的影片。

藉助 Asana 擴展規模

Spotify 的營收團隊使用 Asana 來擴展營運、將手動工作流程自動化，並以全球連結組織的形式試驗新計劃。

創意營運、擴展行銷服務團隊：增加廣告收入

擴展行銷服務中的創意營運團隊接管了售後活動生產工作的全部範圍，並從不同的電子郵件工作流程轉移到集中化的 Asana 工作流程，從而支援不斷增長的客戶活動量。 

當客戶經理透過 Asana 表單提交行銷活動請求時，此提交便會建立 Asana 任務，供創意營運團隊進行分流。接著，他們使用包含執行步驟的專案範本，並將其指派給內部專案經理或第三方機構。隨著行銷活動開發的進展，Asana 規則功能可將各個步驟自動化。

Asana 儀表板提供行銷活動狀態的即時報告，提供全盤檢視，供瞭解每個機構正在進行的工作、SLA 交付，以及所產生的資產數量。經理可以查看行銷活動何時逾期，以及哪些機構和隊友尚有能力提供協助。

Spotify 資深經理 Blair Wilson 表示：「互連性是 Asana 的亮點。從計費到第三方生產，再到行銷活動範本，我們的所有系統都放在一處，並且可以互相溝通，從中獲得自訂報告。」

創意營運團隊現在大規模執行全球廣告製作。這得益於團隊可以管理的活動總數增加了 50%，以及每個專案經理每月可以處理的活動數量增加了 100%，此舉使他們能夠生產更多的客戶廣告活動，從而推動 Spotify 的營收增長。

營收工程團隊：支援營收來源並建立新的營收來源

Spotify 的營收工程團隊收到來自專案關係人的大量功能請求。他們先前透過各種管道 (例如試算表、聊天室、電子郵件等) 來管理這些內容，但後來改用 Asana 來進行集中接收，並設計了一個在產品開發週期中接受請求並報告其狀態的流程。 

專案關係人填寫 Asana 表單，請求新功能或增強功能，此功能可建立 Asana 任務，並根據表單中指定的類型，自動指派給正確的產品經理以進行分流。 

當產品經理承諾進行工作時，該任務也會新增至主要追蹤工具 Asana 專案，該專案可在一處地方顯示所有請求的功能，供專案關係人和營收工程部門查看工作進度。任務上的自訂欄位表示產品週期中的功能狀態，以及使用 Asana-JIRA 整合追蹤的開發進度相關的更多技術詳細資訊。提出請求的專案關係人已作為協作者新增至任務，並在自訂欄位值變更時接收自動通知，以便反映功能的進度。 

新的可視度消除了許多大型群組狀態會議的需求，並透過非同步彙整和傳送更新，簡化以前為狀態報告提取資料的耗時過程。 

網路基礎架構與營運團隊：讓員工隨時隨地工作

Spotify 的網路基礎架構與營運團隊於 2018 年開始使用 Asana，為世界各地的新辦事處管理技術實施。之前，他們透過試算表、電子郵件、聊天和其他工具與當地團隊和外部供應商進行協調。 

當團隊發現 Asana 時，他們建立了一個範本，擷取專案中每個階段的內部、網路和外部技術實施需求。讓外部承包商輕鬆加入專案並指派任務，並可直接改善管理全球多個辦公室組建的團隊的權責分明和透明度。此舉顯著提高了他們按時建立新辦公室及跨時區協作的能力，而無需花費數小時的會議來保持資訊同步。  

多年來，團隊已將更多工作移至 Asana，而且現在從管理 IT 藍圖、軟體遷移到日常工作，在平台上執行著不同的工作流程。Harry 可以監督其專案集內所有正在進行的專案，以便瞭解需將時間投入在何處，並且可以輕鬆地向領導階層報告進度。

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Spotify 的團隊將繼續在 Asana 中管理工作並簡化流程，服務於公司為聽眾提供最佳音訊體驗的宗旨。