Hope for Haiti 透過 Asana 改善更多海地人的生活

海地是一個文化豐富的加勒比海國家，與多明尼加共和國共享一個島嶼，長久以來經常發生天然災害。其中最嚴重的是 2010 年發生的 7.0 級地震，距離該國首都不到 20 英里。雖然死亡人數的估計有多種說法，但許多人認為有超過 20 萬人死亡。2016 年，Matthew 颶風侵襲該國，造成 500 多人死亡，超過 100 萬人無家可歸。

Hope for Haiti 是致力於改善海地人民（尤其是兒童）生活品質的非營利組織，在災難發生之前、期間和之後都在當地弛援。該組織透過關注教育、醫療保健、基礎設施、水源以及向海地企業和企業家提供貸款和補助金的計劃，支持和幫助海地人民擺脫貧困。

Skyler Badenoch 擔任 Hope for Haiti 執行長至今三年，但他對海地的熱愛始於十三年前。事實上，他目睹了 Hope for Haiti 在 2010 年地震發生時如何伸出援手，並且親自參與救援。 如今，他在海地和美國負責監督一支 65 人的團隊。他的團隊中有 10 名成員在美國工作，專注於募款、行銷、行政支援、財務和治理，其他 55 名成員則在海地工作，他們是醫生、護理師、教育工作者和管理人員，全數都是海地人。 這個跨國組織致力於透明度、權責分明和優良治理。他們也是 Charity Navigator 和 Guidestar 等第三方評等平台上，評價最高的非營利組織之一。他們在工作中遵循最佳作法，提升各界對海地和慈善事業的信任。

成長如何帶動變革需求

2007 年，Hope for Haiti 在海地管理 100 萬美元的年度預算和四名員工。與那時相比，他們的員工人數增加了 15 倍，預算增加了 4 倍，這還不包括他們的物資捐贈計劃，該計劃已成長至 1100 萬美元 (超過 10 倍)。 儘管該組織的成長在海地產生了更顯著的影響，但也突顯了許多挑戰，例如低效率的溝通、捐贈者關係和報告製作。

在該組織最近的 SWOT 分析中 (每隔幾年會進行一次)，多位人員認為專案和捐贈者溝通是組織有待改進的領域。因此，Skyler 決定研究能夠幫助他們在同一處進行溝通和管理的平台。

尋求解決方案

憑藉 SWOT 分析結果，Skyler 快速找出可藉由工作管理平台破除瓶頸的四個領域。他需要：

• 盡可能簡化和自動化流程，例如災難應變、緊急規程、補助金申請和管理以及報告。

• 提高整個組織進行中工作的可視度，這樣隊友不需要互相詢問亦可取得更新。

• 從團隊討論、查核到捐贈者關係和報告製作，將溝通集中在同一處。

• 改善專案管理和報告，以便專案順利進行、簡化報告流程，並使捐贈者信任組織。

在試用另一套輕巧的工作管理工具後，Skyler 感到失望，因為該工具不夠直覺也不夠強大，無法滿足團隊的需求。但是，當他的高階主管導師、同事和業界同儕不約而同建議使用 Asana 時，他決定試試看免費版，看看能否滿足組織的需求。

根據他的研究，Skyler 深知想要應用 Asana 的最佳方式，是獲得高階主管的支持。他決定讓核心領導階層先使用 Asana，然後再推廣到組織的其他成員。因此，他開始與團隊一起使用 Asana 來追蹤每週目標設定和查核會議。每週一早上，他們都會在共用的 Asana 專案中新增三項專業目標和一項個人目標。一整週中，隊友會使用評論功能相互查核進度。

使用 Asana 追蹤每週目標很快就成為團隊的直覺。他們可以查看每項目標的狀態，並以這些任務作為每週會議的內建議程，並立即改善了團隊的溝通能力。

全組織推出

雖然 Hope for Haiti 最初使用的是 Asana 的免費版，但他們知道若加入付費功能，勢必能更有效地運作。因此，在 2020 年 3 月中旬，當 Asana 宣布將為在醫學研究和新冠肺炎救援前線工作的非營利組織提供免費的 Asana Business 方案時，Skyler 提出申請，Asana 隨即在接下來的 12 個月為該組織免費提供 Business 方案。

藉助 Asana Business 的力量，Skyler 開始尋求將整個組織的工作轉移到該平台的方法。他們最大、最重要的年度策略計劃率先啟動，Skyler 向 Asana 顧問 求助。在顧問的指導下，Skyler 和團隊將其複雜的多目標、策略和戰術計劃轉化為 Asana 專案。現在，Hope for Haiti 團隊使用專案集來追蹤整個組織的策略計劃，並使用專案工作軸來查看進度並編製狀態報告。憑藉 Asana 中的組織基礎，Skyler 再次確認 Asana 是適合該團隊的解決方案。

在整個組織中使用 Asana

在 Asana 中奠定每週目標和策略計劃專案的基礎後，Skyler 和組織將使用範圍擴大到更多工作流程，包括：

• 補助金申請和管理：美國團隊使用 Asana 管理其募款工作，避免最後時刻一片混亂。 此外，SWOT 分析指出獲得和報告補助金的效率不彰，遂將這些流程轉移到 Asana 中。現在，團隊使用 Asana 管理補助金申請、報告和預期的現金收入。

• 規章法遵性：海地團隊使用 Asana 進行從內部溝通到報告和 COVID-19 規章的所有工作。 發生緊急情況 (例如 COVID-19) 時，團隊會使用 Asana 建立並提出因應規章。例如，他們確立了醫務室收治和治療患者的複雜程序，其中包括測量體溫、洗手站、分發口罩等。他們在 Asana 專案中記錄規章並用於內部溝通，確保每位員工都遵循必要的步驟。

• 追蹤物資捐贈：今年，該計劃的目標是獲得超過 2000 萬美元的捐贈，此金額是平常 1100 萬美元目標的近兩倍，其中包括藥物、醫療用品和器材。這些物資必須運送到海地、進口並分配給合作夥伴和最需要的對象。現在，該流程在 Asana 中進行追蹤，而不再依賴 Excel 試算表。

藉助 Asana 獲得更好的捐贈者體驗

在 Asana Business 版的幫助下，Hope for Haiti 現在能夠加速與捐贈者合作。最近，該組織被職業網球運動員大坂直美選中，成為參與某線上遊戲錦標賽的捐款對象，可獲得 25,000 美元的捐款，用於協助新冠肺炎疫情的救援工作。Hope for Haiti 團隊使用 Asana 來處理此捐款關係，確保傳送正確的資料，並且不會遺漏與大坂直美團隊的每一次互動情形。

Hope for Haiti 收取捐款後，他們希望向大坂直美報告這筆經費發揮的影響力。在使用 Asana 之前，此流程需要處理許多檔案和冗長的電子郵件往返。但是，透過在 Asana 中追蹤捐款所發揮的影響力，團隊能夠在短短幾週內整理出報告，並與大坂直美分享。

回歸基礎

儘管新冠肺炎疫情改變了 Hope for Haiti 的工作重心（並且成為遭遇緊急狀況時使用 Asana 快速回應的範例），但 Skyler 和團隊仍然堅定地致力於推動其核心計劃：改善獲得優質教育的機會、醫療保健、乾淨飲用水、醫療物資捐贈和經濟機會。使用 Asana，Skyler 知道組織對這些計劃的影響，只會隨著新發現的效率措施和流程而更加擴大。

隨著重新建立組織核心價值觀與所實現目標之間的關聯性，Hope for Haiti 將比以往更有能力繼續超越其目標。例如，團隊將使用 Asana 規劃 Hike for Haiti 年度募款活動，該活動集結來自世界各地的參與者，挑戰與長距離走路上學的海地學童同行。Skyler 和團隊希望做出的改變猶如攀登一座高山，但團隊比以往更有能力在 Asana 的幫助下完成這段旅程，並為他們心心念念的海地帶來影響。