Checklistsjabloon voor de offboarding van werknemers

Werknemers komen en gaan - ben je op beide voorbereid? We structuren vaak ons onboardingproces om onze nieuwe werknemers een vliegende start te bieden, maar we doen niet altijd hetzelfde voor de offboarding. Offboarding, of het proces waarbij we werknemers helpen ons bedrijf te verlaten, is even belangrijk als onboarding, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Het vertrek van een werknemer zal onvermijdelijk invloed hebben op het team, de workflows en de projecten. Je kunt echter deze overgang minder abrupt maken en de verstoringen verminderen met een herbruikbaar sjabloon voor de offboarding van werknemers.

Wat is offboarding van werknemers?

Offboarding van werknemers is het overgangsproces dat plaatsvindt wanneer een werknemer je bedrijf verlaat. Wanneer je een gestructureerd proces voor de offboarding hebt, helpt dat alle verantwoordelijkheden van de werknemer vast te leggen zodat de achterblijvende teamleden het werk dat ze tijdens de overgang moeten coördineren en oppakken begrijpen. Het ondersteunt ook je leidinggevenden en HR-medewerkers de losse eindjes aan elkaar te knopen (zoals het ontvangen van een ontslagbrief en het teruggeven van bedrijfseigendommen.)

De manier waarop het offboarden van de werknemer plaatsvindt hangt af van je bedrijfscultuur en specifieke organisatorische behoeften, maar het proces zou:

• Het team moeten voorbereiden op het vertrek van de medewerker.

• Ervoor moeten zorgen dat je alle noodzakelijke aankondigingen doet.

• De personeelsafdeling moeten helpen het papierwerk te verzamelen.

• Kennisoverdracht moeten faciliteren om concepten, processen en werk-in-uitvoering te verzamelen voorafgaande aan de laatste dag van de werknemer.

• Stappen moeten bieden voor het inzamelen van laptops, ID-kaarten en al het overblijvende materiaal dat bedrijfsbezit is.

• Een exitgesprek moeten omvatten om feedback te ontvangen en de werkervaring voor toekomstige werknemers te verbeteren.

Wat je ook opneemt, de offboarding van een werknemer omhelst altijd vele stappen, waaronder kritische details die makkelijk over het hoofd kunnen worden gezien. Wanneer je een checklistsjabloon voor de offboarding maakt, wordt het bijhouden van het proces makkelijker en weet je zeker dat je voor elke vertrekkende werknemer de juiste dingen doet. Wanneer een vertrekkende werknemer laat weten dat hij of zij vertrekt, hoef je het checklistsjabloon alleen maar te dupliceren en het proces te starten.

Het doel van een digitaal checklistsjabloon voor de offboarding van werknemers

Soms is een oude vertrouwde checklist de perfecte manier om georganiseerd te blijven. Maar in plaats van er elke keer een uit te schrijven of een opgeslagen document af te drukken dat onhandig en moeilijk bij te werken is, kun je een digitaal checklistsjabloon voor de offboarding van werknemers maken. Dit zorgt er niet alleen voor dat je het hele offboardingproces georganiseerd blijft, maar ook dat het offboardingproces in je hele organisatie altijd consistent verloopt.

Op deze manier mis je geen cruciale stappen. Je weet bijvoorbeeld dat je als onderdeel van je offboardingproces informatie moet opsturen naar je zorgverzekeraar. Als je deze stap over het hoofd ziet, kan het zijn dat je werknemer na zijn of haar vertrek niet in aanmerking komt voor uitgebreide zorgverzekering. Dat is niet de beste ervaring die een werknemer kan hebben na het aflopen van het dienstverband. Wanneer je voor iedere werknemer dezelfde checklist gebruikt (gekopieerd van je sjabloon), zorg je ervoor dat je nooit een stap, groot of klein, mist in je offboardingproces.

6 stappen om een checklistsjabloon voor de offboarding te maken

Maak in zes eenvoudige stappen je checklistsjabloon voor het offboarden

1. Controleer het materiaal. Verzamel alles wat je nodig hebt voor een goede offboarding van je werknemers en controleer het. Als je al over bestaande documenten, processen of handleidingen voor het offboarden beschikt, vergeet ze dan niet hier op te nemen. 

2. Neem contact op met andere afdelingen. De manager van de werknemer en de afdeling Personeelszaken houden meestal toezicht op het offboarden, maar het is belangrijk om ook rekening te houden met de behoeften van andere afdelingen. Er kunnen je hier belangrijke bedrijfsbrede stappen te binnen schieten die je misschien over het hoofd hebt gezien, bijvoorbeeld het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst.

3. Maak secties om de taken op de checklist te ordenen. De exacte taken hangen af van de behoeften van je bedrijf, maar neem in ieder geval basale informatie op zoals de naam en functie van de werknemer, papierwerk dat moet worden afgerond en stappen die moeten worden gezet (bijvoorbeeld het plannen van een exit-gesprek).

4. Verbind relevante documenten en informatie. Naast het coördineren van processen, kun je ook projectbeheersoftware gebruiken om documenten rechtstreeks toe te voegen aan de checklist. Je kunt bijvoorbeeld formulieren bijvoegen die moeten worden beoordeeld en ondertekend en daar deadlines aan toewijzen zodat iedereen op schema blijft. 

5. Sla het op een toegankelijke plek op. Om er voor te zorgen dat het checklistsjabloon de consistentie binnen het hele bedrijf verbetert, moet het door de hele organisatie heen worden gebruikt. Zodra je je checklistsjabloon voor het offboarden hebt gemaakt, sla je het op in een universele ruimte waar iedereen toegang toe heeft.

6. Deel het. Deel je sjabloon met iedereen die eventueel werknemers moet offboarden, waaronder leidinggevenden, teamleiders en afdelingshoofden.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in één oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één keer, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort 

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

Veelgestelde vragen