De drie essentiële elementen van werkbeheer

Het coördineren van werk tussen teams is chaotisch, vooral als u in e-mails of messaging apps moet graven om informatie te vinden. Zonder een systeem voor het plannen, organiseren en uitvoeren van werk op één plek, neemt de verwarring en chaos toe, waardoor teams traag werken, deadlines missen en er niet in slagen om hun meest ambitieuze doelen te bereiken.Werken op afstandkan dit probleem verergeren en voor bijzonder veel stress bij teams zorgen.

Gelukkig kunnen u en uw team deze hordes overwinnen, of u nu samen op kantoor werkt of op afstand en verspreid  over de wereld. Dat is waar werkbeheer - en een werkbeheersysteem - van pas komt.

Maar met zoveel beschikbare opties kan het moeilijk zijn uit te vinden wat u van een tool wilt. Aan het einde van deze handleiding weet u precies wat een werkbeheertool u moet bieden om u te kunnen helpen uw team gesynchroniseerd te houden, deadlines te halen en uw doelen te bereiken.

Wat is werkbeheer en hoe kan het uw team helpen samen te werken?

Laten we om snel de weg te bereiden een definitie geven van wat werkbeheer precies is, voordat we ingaan op hoe een werkbeheersysteem uw team kan helpen meer te bereiken. Zo denken we er bij Asana over:

Werkbeheer is een systematische aanpak voor het orkestreren van de workflows in een organisatie, zoals projecten, lopende processen of routinetaken, om de teams de helderheid te geven die ze nodig hebben om hun doelen sneller te bereiken. Het gaat erom mensen en werk op alle niveaus van een organisatie te coördineren, zodat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk te doen dat het belangrijkst is.”

In principe gaat werkbeheer - in tegenstelling tot projectbeheer - over meer dan alleen maar het afvinken van een taak of het werken aan één enkele deliverable. Het is een brede manier van kijken naar hoe u en uw team werken, het opzetten van langetermijnprocessen en -werkplannen voor een betere coördinatie binnen uw gehele organisatie.

En omdat werkbeheer naar het totaalplaatje kijkt en hoe alle onderdelen van het werk samenhangen, weet iedereen in uw team hoe hun werk bijdraagt aan de bredere bedrijfs- en organisatiedoelen. Het leggen van deze verbinding kan op mensen een stimulerende werking uitoefenen.

We hebben gemerkt dat wanneer u helpt uw teamleden de grotere impact van hun werk op de organisatie te laten begrijpen, ze beter betrokken blijven tijdens een project.”

Hoe ziet werkbeheer eruit wanneer het is geïmplementeerd? Laten we eens kijken naar deze drie pijlers van een werkbeheersysteem om te illustreren hoe werkbeheer er in de praktijk uitziet, en hoe het samenwerking soepeler en minder stressvol maakt.

Pijler één: Organiserende elementen van een werkbeheerssysteem

Welke sector of welk bedrijf maakt niet uit, er zijn altijd drie kernelementen die werk - en een werkplan - binnen een team of organisatie definiëren

• Taken

• Projecten

• Portfolio's

Een werkbeheertool maakt het makkelijk voor teams en organisaties om werk op basis van deze kernelementen te plannen, te organiseren en uit te voeren. Laten we eens dieper ingaan op elk van deze elementen.

Allereerst, taken vertegenwoordigen individuele werkonderdelen, zoals een eerste ronde van bewerkingen aan een blogpost of het controleren van iemands code. Taken kunnen terugkerend zijn, zoals het maken van een maandelijks rapport, of onopvallend, zoals het bijwerken van een websitepagina. Wat uw functie ook is of aan welk project uw team ook werkt, een goed vormgegeven taak moet duidelijkheid verschaffen over drie dingen: wie doet wat en wanneer. Het lijkt eenvoudig, maar als taken worden gemaakt en toegewezen zonder dat meteen duidelijk is wie wat wanneer doet, schept het gebrek aan verantwoordelijkheid verwarring.

Wanneer taken worden gegroepeerd, vormen ze het tweede kernelement van werk: een project. Projecten staan voor het grotere doel dat een team probeert te realiseren, zoals het lanceren van een nieuw product of het starten van een merkcampagne. Met andere woorden, alle projecten, hoe groot of klein ze ook zijn, zijn eenvoudigweg samengesteld uit verschillende (of vele) individuele taken.

Projectportfolio's vormen het derde kernelement van het werk. Kort gezegd zijn het groepen van projecten. Ze zijn het nuttigst voor een manager (of individuele medewerker die betrokken is bij meerdere projecten) die veel zaken bij moeten houden. Het bijhouden van de voortgang met portfolio's zorgt voor transparantie en vertrouwen tussen teams, en creëert naadloze coördinatie op alle niveaus, van directie tot managers en individuele medewerkers. Een projectportfolio in een werkbeheersysteem geeft u in vogelvlucht een overzicht van het gehele initiatief en maakt het vervolgens mogelijk in te zoomen op individuele projecten, helemaal tot op het taakniveau, en zo te zien waar iedereen in uw team mee bezig is.

De beste werkbeheersystemen brengen deze drie elementen naadloos samen, waardoor u en uw team helderheid en verantwoordelijkheid krijgen op elk niveau van uw belangrijkste initiatieven. Die helderheid en duidelijkheid zijn de eerste stappen naar minder stress en meer voortgang. Een werkbeheersysteem creëert de structuur en houdt alles, van de kleine details tot het totaalplaatje, op één plek.

Pijler twee: Dynamische weergaven in een werkbeheersysteem

Hoewel een algehele structuur belangrijk is voor het standaardiseren van de manier waarop werkinformatie wordt vastgelegd en georganiseerd (bv. taken, projecten en projectportfolio's), kan een werkbeheersysteem met dynamische manieren om die informatie te bekijken uw team nog efficiënter laten werken. Dynamische weergaven geven iedereen zijn eigen manier om werk te bekijken en uit te voeren - waarbij elke manier toch binnen het werkbeheersysteem van uw team past.

Op individueel niveau moeten mensen hun eigen taken gemakkelijk en duidelijk kunnen zien, los van de warboel van een groot project. Of het nu een lijst- of een agendaweergave is, iedereen heeft een plek nodig waar hij zijn taken kan zien op een manier die voor hem of haar werkt en die het gemakkelijk maakt om zich te focussen op topprioriteiten. Dit helpt mensen hun dag in te delen, hun eigen werkbelasting in de gaten te houden en taken te prioriteren.

Op projectniveau zijn sommige projecten beter geschikt voor bepaalde soorten weergaven dan andere. Een evenement met een uitgebreide checklist van kleine maar belangrijke taken wordt waarschijnlijk het best gevisualiseerd in een lijstweergave. Maar voor een agile-workflow, zoals webontwikkeling, is een bordweergave misschien beter, en een inhoudsagenda heeft waarschijnlijk baat bij, u raadt het al, een agendaweergave.

Voor grote en complexe projecten met veel belanghebbenden en cross-functional partners is het belangrijk om een werkbeheersysteem te hebben dat mensen in staat stelt tussen verschillende weergaven te schakelen. Een manager Productmarketing kan bijvoorbeeld de ene dag alle deliverables in een lijstweergave willen zien, en de volgende dag een tijdlijnweergave nodig hebben om er zeker van te zijn dat ieders vervaldatums goed op elkaar aansluiten.

Uiteindelijk is er geen goede of foute manier om projecten te visualiseren. Het belangrijkste onderdeel van deze pijler is een werkbeheersysteem te hebben dat flexibel is en waarmee uw team kan overschakelen op de weergave die op dat moment het meest nuttig is.

Pijler drie: Automatiseer projecten met een werkbeheersysteem

Veel van het werk dat we doen bestaat uit doorlopende of zich herhalende processen. Misschien realiseert u zich dat niet eens. Door eenvoudige processen te automatiseren met een werkbeheersysteem kunt u workflows versnellen, het aantal fouten verminderen en uw team helderheid bieden.

De meeste productlanceringen volgen bijvoorbeeld dezelfde stappen, zelfs als er niet dezelfde mensen bij betrokken zijn. Wat als u daar een sjabloon voor zou kunnen maken? Met een werkbeheersysteem kunt u een sjabloon maken voor de projecten en processen die uw team vaak uitvoert, zodat u niet elke keer vanaf nul hoeft te beginnen met het ontwerpen van de workflow. Dit zorgt er ook voor dat niemand in uw team kritische stappen overslaat, zoals goedkeuring van het budget of een handtekening van het juridische team voor creatieve campagnes. Natuurlijk heeft elk project zijn unieke elementen, maar u hoeft het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. Hierdoor krijgt uw team meer tijd en begrijpt het de processen beter.

Met bepaalde werkbeheersystemen, zoals Asana, kunt u ook een aantal van de kleinere taken automatiseren die tijd van uw team in beslag nemen, zoals het toewijzen van het juiste werk aan de juiste teamgenoot, het instellen of verschuiven van vervaldatums, en het op het juiste moment overdragen van werk. Wanneer uw team een werkbeheersysteem met automatiseringsfuncties gebruikt, zorgt het stroomlijnen van veel processen ervoor dat niemand kritische stappen overslaat en dat uw team sneller vooruitgang boekt.

Effectiever samenwerken met een werkbeheersysteem

Met een werkbeheersysteem kunnen u en uw team de overgang maken van reactief management en het aan één project tegelijk denken, naar kijken naar het hele systeem waarin u opereert. Wanneer u in vogelvlucht kunt zien wat er allemaal gebeurt en hoe uw werk verband houdt met bredere initiatieven, kan uw team effectiever en minder gestrest worden.

We zijn productief als we niet alleen denken aan de kortetermijnoplossing, maar aan het systeem op lange termijn. We zijn productief als we niet alleen brandjes blussen, maar ook nadenken over de systemen die moeten worden gebouwd of de processen die kunnen worden verbeterd.”

In plaats van u af te vragen wie wat wanneer doet, naar een document te zoeken via e-mail, of u te herinneren hoe uw team het laatste project heeft gepland, houdt werkbeheer alles voor u georganiseerd. Met een single source of truth kunnen u en uw team solide werkplannen maken in de wetenschap dat u en uw team elkaar ter verantwoording kunnen roepen, en meer bereiken met minder stress.